如何做好新形勢(shì)下的檔案管理工作

李曉婷

【摘? 要】經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，各個(gè)單位越來越重視檔管理工作。檔案是單位發(fā)展的真實(shí)歷史記錄，是單位發(fā)展過程中的重要基礎(chǔ)憑證，因此檔案管理工作對(duì)單位的發(fā)展有重要作用，需要引起單位的高度重視?，F(xiàn)實(shí)存在的是很多單位檔案管理沒有擺上重要工作議事日程，沒能發(fā)揮檔案對(duì)單位各項(xiàng)工作的促進(jìn)作用，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。新形勢(shì)下，要不斷提升社會(huì)和單位全員檔案意識(shí)，借鑒學(xué)習(xí)一切檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，配備適應(yīng)檔案工作發(fā)展需求的檔案隊(duì)伍，滿足檔案發(fā)展需求。

【關(guān)鍵詞】經(jīng)濟(jì)社會(huì);案管理;發(fā)展需求

檔案是國家的寶貴財(cái)富，同時(shí)也是單位的重要信息資產(chǎn)，對(duì)單位的發(fā)展有積極促進(jìn)作用，它是單位工作的真實(shí)歷史記錄，是單位發(fā)展的重要參考憑證和依據(jù)材料。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，過去傳統(tǒng)單一的檔案管理模式已經(jīng)不適合社會(huì)的需要，阻礙了檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。新形勢(shì)下只有適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求，積極對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，及時(shí)解決檔案管理中的實(shí)際問題，才能使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，從而促進(jìn)單位的健康可持續(xù)發(fā)展。

一、正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性

檔案是單位工作活動(dòng)的真實(shí)記錄，它以文件、照片、音像、實(shí)物、會(huì)計(jì)等形式記錄著單位在社會(huì)活動(dòng)中的事件，是整個(gè)單位的歷史發(fā)展全貌。例如，當(dāng)單位舉辦重要活動(dòng)遇到難以抉擇的問題是，可以通過查閱有關(guān)其他活動(dòng)形成的檔案，從中分析研判，確定合理的解決方案，過去的檔案就發(fā)揮了其應(yīng)有的價(jià)值，節(jié)省了時(shí)間，提高了決策水平和工作效率。同時(shí)在解決當(dāng)下重要問題的同時(shí)，把解決問題的方式方法也通過檔案記錄和留存下來，為以后單位發(fā)展解決問題提供更有益的參考，這樣檔案的重要性就顯現(xiàn)出來，其作用將會(huì)是其他方面無法替代。單位形成的檔案在促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展的同時(shí)，單位檔案的最終歸屬是國家和社會(huì)，做好檔案管理工作就是為國家積累財(cái)富，這些檔案財(cái)富在以后也必將為社會(huì)發(fā)展發(fā)揮重要價(jià)值作用。

二、檔管理工作中存在的問題

1、對(duì)檔案管理工作重視程度不夠。近年來，社會(huì)檔案意識(shí)明顯增強(qiáng)，但是還普遍存在重視程度不夠的問題。體現(xiàn)在單位管理中最突出的是單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，檔案保管場(chǎng)所做不到“三室分開”，沒有配備適合檔案管理崗位的專職檔案管理人員，很多都是文書兼職檔案員，有的甚至是臨時(shí)工作人員安排在檔案這個(gè)涉密崗位上，這些都是領(lǐng)導(dǎo)不重視的有力體現(xiàn)。這樣的狀況直接導(dǎo)致檔案管理水平的低下，阻礙了單位檔案水平的有效提升。這就要求爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，配備綜合素質(zhì)較高的人員承擔(dān)檔案管理工作任務(wù)，并且加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提升專業(yè)技能水平，勝任檔案管理崗位要求，從而保障單位檔案工作的健康發(fā)展。

2、設(shè)施設(shè)備落后。很多單位沒有專門的檔案室，只是在辦公室配備幾個(gè)簡單的廚具，檔案的安全管理得不到有效保證，檔案收集不齊全，文件凌亂排列，丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響檔案的管理工作。其次有些單位的檔案管理環(huán)境很差，檔案存放在沒有鎖具的文件柜中，檔案安全管理防火、防盜、防丟失等“九防”要求無從談起，管理混亂，人員復(fù)雜，容易造成檔案的損壞和丟失，這些都阻礙了檔案管理工作的有效開展。

3、管理方式落后。因?yàn)闄n案的作用發(fā)揮是是滯后的，所以導(dǎo)致很多單位對(duì)檔案管理的重視程度不夠，一直保持著過去傳統(tǒng)的管理方式，仿佛是單位的“世外桃源，與世無爭”，查閱利用仍然是“坐地守?cái)偂保銇聿?，我被?dòng)應(yīng)付查閱的狀態(tài)，檔案僅僅是保管而已，檔案的開發(fā)利用和科學(xué)管理無從談起。加之，很多檔案管理崗位的檔案人員年齡偏大，思想保守，知識(shí)僵化，缺少必備的檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案的保管收集利用各個(gè)環(huán)節(jié)把握不準(zhǔn)確，缺乏工作激情，導(dǎo)致檔案資料收集不齊全，影響了以后的利用，造成檔案管理的工作不能適應(yīng)快速發(fā)展的單位的需要，限制了檔案管理水平的有效提升。

三、做好檔案管理工作的對(duì)策

1、提高思想認(rèn)識(shí)。當(dāng)下，隨著社會(huì)檔案意識(shí)的普遍提升，檔案工作比以前得到了一定重視，但是重視程度還有不少差距，還不同程度的存在著一系列亟待解決的問題。首先是要通過改變傳統(tǒng)檔案管理理念，來改變傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，更新管理理念，從領(lǐng)導(dǎo)層面關(guān)心重視檔案工作和檔案工作者。通過關(guān)系檔案工作，為檔案管理工作提供好的工作環(huán)境，形成好的工作氛圍;通過關(guān)心檔案工作者，促進(jìn)和提升檔案工作者的工作積極性。在一定意義上領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視與提升檔案管理工作水平是相輔相成的，只有這樣，檔案趕禮人員才能認(rèn)真負(fù)責(zé)的做好檔案管理工作，從而提高檔案管理工作水平。其次是要提高對(duì)現(xiàn)代信息化技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，通過現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用來提升管理效能，減少不必要的工作量，調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性，主動(dòng)改變自己的守舊思想，更新檔案管理的理念，自覺投入到檔案管理工作中，使管理工作更加科學(xué)合理，提升檔案管理水平和效率。所以，新形勢(shì)下，提高對(duì)檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)是必要的，只有認(rèn)識(shí)提高了才能逐步改變過去思想僵化保守的傳統(tǒng)檔案管理思想理念，推動(dòng)檔案管理工作水平的全面提升。

2、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要具備一定專業(yè)素質(zhì)的人員才能做好各項(xiàng)檔案管理工作。可以說，檔案管理人員水平的高低，在一定程度上檔案管理水平高低的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，所以要想提高檔案管理工作的水平，就要能夠提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠勝任檔案管理工作要求，并積極認(rèn)真的做好各項(xiàng)檔案管理工作。為此，單位完善各項(xiàng)檔案管理制度，為檔案管理工作的開展提供保障，通過相應(yīng)的制度來約束管理工作，提升檔案管理工作水平，充分發(fā)揮檔案管理工作在單位發(fā)展中的基礎(chǔ)保障作用。管理制度不要忽略培訓(xùn)和獎(jiǎng)懲方面的要求，比如建立定期培訓(xùn)制度，通過培訓(xùn)提高思想認(rèn)識(shí)和專業(yè)技能;建立考核、獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰制度，用制度制約和激勵(lì)檔案管理人員的工作責(zé)任心和工作積極性。

總之，檔案管理工作是單位的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，對(duì)單位的發(fā)展作用不容忽視，只有不斷提高思想認(rèn)識(shí)，采取有效措施，才能提升檔案管理工作水平，更好地服務(wù)于單位各項(xiàng)工作。特別是新形勢(shì)下現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，急需要在當(dāng)下檔案管理工作中予以合理應(yīng)用，通過先進(jìn)的管理技術(shù)，提高檔案管理的質(zhì)量，滿足行單位的需要，促進(jìn)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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（作者單位：濰坊市市政公用事業(yè)服務(wù)中心）