預立卷在特高壓交流輸變電工程檔案管理中的應用

舒云 楊山 劉波

工程檔案作為電網(wǎng)工程的重要組成部分，它是工程建設活動中形成的原始且具有保存價值的歷史記錄，是真實反映工程從規(guī)劃、設計、施工、運行、維護、改擴建及總結(jié)評價的重要依據(jù)，對電網(wǎng)工程發(fā)展和技術創(chuàng)新、工藝優(yōu)化等起到重要作用。國家電網(wǎng)有限公司交流建設分公司（以下簡稱“國網(wǎng)交流公司”）在總結(jié)三峽輸變電工程、特高壓交流試驗示范工程等40多個單項工程檔案管理經(jīng)驗后，在后續(xù)特高壓交流輸變電工程現(xiàn)場，探索并應用檔案預立卷管理，旨在促進和提升項目資料在工程建設期間的同步管理、安全保管及工程竣工后的歸檔、移交等工作。

特高壓輸變電工程檔案管理的特點

由于特高壓交流輸變電工程的專業(yè)性和特殊性，與500kV輸變電工程相比，1 000kV特高壓交流輸變電工程建設規(guī)模大、管理模式新、參建單位多，從檔案專業(yè)角度來看，其項目資料形成方式、歸檔要求及承載形式，在收集、整理、歸檔等階段，管理極為復雜，對檔案管理提出了嚴峻的挑戰(zhàn)，具體情況見表1。

管理理念新，質(zhì)量要求高

特高壓交流輸變電工程檔案推行“全員、全過程、全方位”的管理理念，工程檔案遵循“統(tǒng)一領導、統(tǒng)一標準、分工負責、同步完成”的原則。在工程建設的全過程管理中，全面實現(xiàn)“四個百分百”的質(zhì)量要求：歸檔率百分百，要求移交的歸檔資料齊全、完整；電子化率百分百，要求在提供紙質(zhì)文件的同時，制作全套電子文件并與紙質(zhì)文件保持一致；準確率百分百，要求竣工圖真實、準確，竣工草圖與工程設計變更一致，施工原始記錄數(shù)據(jù)準確，記錄和文件簽字/蓋章完備，各項文件原件歸檔；案卷合格率百分百，要求案卷題名準確、規(guī)范，組卷系統(tǒng)、規(guī)范，裝訂整齊。

涉及對象廣，責任主體多

從工程建設的四個階段（項目前期、工程前期、工程建設和總結(jié)評價）來看，所形成并需歸檔的文件資料類別近200類，歸檔文件項目約1 600項，資料涉及的形成單位從項目法人、建管單位、工程各參建單位到政府相關部門、檢測機構(gòu)、物資供應單位多達百余家，竣工后所形成的工程檔案近萬卷。

建設工期短，過程收資緊

從建設周期來看，不同電壓等級的輸變電建設項目建設周期不同，如500kV輸變電工程與1 000kV特高壓交流輸變電工程的建設工期相差6～9個月，這對于特高壓交流輸變電工程資料在確保準確率和歸檔率的前提下，對及時收資提出了更高要求。

參與人群多，流動性頻繁

特高壓交流輸變電工程參建人員眾多，從工程科研、管理人員到一線的施工人員，均是項目資料形成的主體對象。尤其是在單位工程（分部工程）完工后，參與群體的進（退）場變動頻繁，且不同人群，對項目資料的認知及重視程度也不同，這給檔案管理工作帶來了一定影響。

特高交流壓輸變電工程檔案預立卷管理思路、要求及流程

國網(wǎng)交流公司作為特高壓交流輸變電工程項目管理專業(yè)化公司，為落實國網(wǎng)公司總部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、專業(yè)公司指導支撐、省公司建設管理的新的項目管理模式，全面提升工程檔案管理水平，通過不斷探索和總結(jié)，在行業(yè)內(nèi)率先推行應用項目檔案預立卷管控措施。

預立卷管理的思路

預立卷是將應歸檔的文件資料以立卷形式收集、整理并分類存放，但暫不對其進行案卷技術加工的一種方式。

預立卷管理的思路是按照分階段歸檔條件確認的方式替代實質(zhì)性歸檔移交的開展，即結(jié)合工程現(xiàn)場實際條件，使各階段[工程開工準備階段、地基基礎（基礎施工）階段、主體結(jié)構(gòu)（桿塔組立）階段、電氣安裝（導地線架設）階段]所應形成的項目資料達到歸檔移交的條件。其條件確認標準：一是分階段工程實體已完工或基本完工；二是階段性資料達到立卷要求；三是建設管理單位已組織資料檢查并完成閉環(huán)；四是通過國網(wǎng)交流公司驗收并滿足分階段檔案歸檔要求。

預立卷管理的要求

建立檔案管理制度，做到有章可循。工程主要參建各方建立健全各層級的檔案管理制度，為項目資料的收集、整理、后續(xù)歸檔及保管與利用等，提供管理依據(jù)和制度保障。

健全檔案工作機制，明確分工，各負其責。在工程開工之初成立檔案協(xié)調(diào)工作組，主要負責對工程資料全過程的收集、整理、歸檔等工作并進行組織協(xié)調(diào)和督導落實。健全檔案工作機制的作用在于明確各層級、崗位的檔案主體職責，對日常工作中的問題及時溝通、交流，解決在工程建設過程中治理的問題，確保項目資料真實、及時、有效收集與整理。

預立卷管理流程

（1）制訂節(jié)點計劃。開工之初，建設管理單位組織現(xiàn)場參建各方，結(jié)合工程檔案歸檔范圍和一級網(wǎng)絡計劃中各單位工程的節(jié)點時間，確立階段性資料歸檔條件的案卷條目、節(jié)點時間，報國網(wǎng)交流公司備案。

（2）對過程進行管理。包括案卷裝具確定、題名建立等。工程建設中，資料形成單位按歸檔范圍開展資料收集和整理工作，分類存放工程資料，建立案卷目錄和卷內(nèi)目錄，適時對資料的完整性、齊全性進行檢查，做到隨時整理核查。

（3）實施階段（過程）檢查。建設管理單位組織資料形成單位，于階段性歸檔節(jié)點時間前30天內(nèi)，開展本階段資料的整理、審查、閉環(huán)工作，完成預立卷案卷清冊及卷內(nèi)說明的編制工作。

（4）進行階段驗收。建設管理單位復查并確認閉環(huán)后，國網(wǎng)交流公司在階段性歸檔節(jié)點時間前7天內(nèi)，組織開展“檔案分階段移交條件”檢查確認工作。

（5）開展預立卷工作。把滿足條件的工程資料以預立卷形式，嚴格按照檔案管理制度妥善存放于各資料形成單位現(xiàn)場項目部。同步完善遺留項資料的收集整理工作，做好資料變動記錄。

預立卷管理通過在浙北—福州特高壓交流輸變電工程中探索應用、在淮南—南京—上海特高壓交流輸變電工程推行應用，有效解決了現(xiàn)場“重實體、輕檔案”、文件材料收集不及時、管理混亂等問題。國網(wǎng)交流公司總結(jié)提煉后，進一步完善并優(yōu)化預立卷管理措施，并同國家電網(wǎng)有限公司相關職能部門，編制完成《特高壓交流工程檔案管理手冊》《特高壓交流工程檔案管理標準化手冊》等，進一步明確規(guī)范預立卷在特高壓交流輸變電工程項目管理中的要求，提升特高壓交流輸變電工程檔案管理水平。

特高壓交流輸變電工程檔案預立卷管理成效

特高壓交流輸變電工程檔案預立卷管理的應用與推廣，從根本上解決了以往項目檔案因事后管理而產(chǎn)生的管控壓力，通過抓實事前、事中管理，嚴抓事后把關的管理模式，有效提升了項目資料全過程標準化管理水平和項目檔案管理水平。

以榆橫—濰坊1 000kV特高壓交流輸變電工程為例，該工程作為落實國家大氣污染防治行動計劃重點建設的12條輸電通道之一，是特高壓骨干網(wǎng)架的重要組成部分，途徑陜西、山西、河北、山東四省，新建變電站3座、開關站1座、擴建站1座，雙回線路全長1 059.3km，項目資料形成單位超過120家。現(xiàn)場通過深化應用檔案預立卷管控措施，形成近9 000卷檔案，在工程竣工投運后兩個月內(nèi)完成移交工作，比既定的管理目標提前一個月完成，成為特高壓交流工程建設史上“竣工投運后移交檔案最快的工程”。檔案質(zhì)量滿足四個百分百質(zhì)量要求，一次性通過工程檔案竣工驗收，尤其是在工作體系、制度建設、管理創(chuàng)新及檔案整理等方面，得到驗收組的一致好評。

綜上所述，預立卷在特高壓交流輸變電工程中的應用，有效解決了因工程現(xiàn)場內(nèi)外因素而造成的項目資料收集、整理等管理環(huán)節(jié)中存在的收集不及時、資料缺陷、人員頻繁更換等問題。同時，也提高了項目資料在工程建設全過程中收集與整理的質(zhì)量和效率，提升了現(xiàn)場項目資料管理水平，為工程投運后的移交、專項驗收提供質(zhì)量保障，詳見表2。

結(jié)語

預立卷管理是從項目管理本質(zhì)出發(fā)，結(jié)合工程項目內(nèi)容、特點及管理模式，通過工程各參建單位對現(xiàn)場形成的文件材料，按組卷模式進行管理的一種工作模式。從檔案專業(yè)角度來看，預立卷管理能防止項目資料在收集、整理、歸檔階段出現(xiàn)找補資料、反復修改資料、資料管理不到位等問題，有效保證項目資料的及時性和完整性，確保與工程建設同步形成。

預立卷的應用，其本質(zhì)在于前端控制和過程管理，能有效預防及管控項目建設中項目資料因管理制度、技術標準、組織機構(gòu)、人員素質(zhì)、管理經(jīng)費等問題造成的收集不及時、不齊全，整理組卷不規(guī)范、不完整的問題，確保項目資料全過程受控。從項目建設體系來看，預立卷管控能進一步優(yōu)化項目檔案管理體系建設，明確職責和具體要求，并能融入項目安全、質(zhì)量等其他專業(yè)管理、協(xié)同開展的一種管控手段。