分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展

王靜萍 林玉亮

摘 要：在最近幾年里，隨著科學技術(shù)的不斷完善，信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理當中得到了廣泛的使用。依賴于信息技術(shù)更新服務(wù)觀念的手段，對此項工作的服務(wù)水平、服務(wù)效率等方面均起到了一定的促進作用，是有效提高事業(yè)單位檔案使用價值的主要方式。對此，本文從以下幾個方面圍繞著事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展展開論述，供相關(guān)人士參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);事業(yè)單位

引言

站在客觀的立場來講，檔案管理信息化建設(shè)是在緊跟時代潮流之下衍生出來的產(chǎn)物，依賴于計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新型科技做好核算、處理等一系列工作，構(gòu)建與之相匹配的檔案信息管理平臺，在不斷提高檔案管理水平的基礎(chǔ)上，為所有檔案信息的共享與運用提供重要的參考依據(jù)。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

針對檔案管理人員來說，其在具體使用檔案管理信息化期間，應(yīng)當熟知檔案管理信息建設(shè)的重要性，只有這樣才能從根本上確保相關(guān)人員在具體操作期間可以嚴格按照既定標準進行，以此來促進其檔案管理水平的全面提高。

1.1優(yōu)化檔案信息資源配置效果

和其他組織機構(gòu)進行對比可以發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位對檔案管理提出了很多的要求，通過信息化建設(shè)可以在很大程度上降低問題出現(xiàn)的頻率，通過檔案信息系統(tǒng)的有效運用，為此項工作提供了強而有力的技術(shù)支持，完善了檔案信息資源的配置效果，對推動事業(yè)單位的健康發(fā)展有著積極的作用。

1.2有效降低事業(yè)單位的檔案風險

我們都知道檔案管理活動會因環(huán)境等因素而受到干擾，通過信息化建設(shè)就能在無形當中解決這一難題，并將其存在的安全隱患消滅在萌芽之中，為增強事業(yè)單位檔案管理的安全性提供應(yīng)有的保障。

1.3為事業(yè)單位創(chuàng)造效益與發(fā)展價值

事業(yè)單位通過信息化建設(shè)，可以在無形當中優(yōu)化以往的檔案管理形式，在有效節(jié)約資金的基礎(chǔ)上，迎合內(nèi)部職工的實際需求，促使員工主動為單位的發(fā)展出謀獻策，最大限度地為社會公眾提供更加便捷化的服務(wù)，以此來實現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展價值的最大化。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展

2.1采取分步驟建設(shè)方法

就檔案管理信息化建設(shè)而言，其應(yīng)當在全面了解管理實際的基礎(chǔ)上，遵循由淺入深的工作理念不動搖，嚴格按照既定標準對信息化建設(shè)實施分階段推進以及優(yōu)化完善。與此同時，事業(yè)單位還應(yīng)當在全面了解檔案管理情況的同時，對信息化建設(shè)的構(gòu)建方向加以明確，這樣才能制定出切實可行的規(guī)劃。第一，針對信息化建設(shè)的初期階段來說，其目標是為了實現(xiàn)檔案的信息化，迎合日常的檔案工作，妥善處理檔案分析、歸檔等相關(guān)方面的處理模式;第二，對檔案管理信息化建設(shè)進行深層次的分析，靈活運用互聯(lián)網(wǎng)、計算機系統(tǒng)等各種新型科技，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建與之相匹配的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以此來對資金做好相應(yīng)的信息化核算工作;第三，執(zhí)行高層次的信息化建設(shè)，以此來實現(xiàn)對檔案管理的預(yù)算、風險控制等諸多功能，構(gòu)建科學合理的檔案管理信息化運行機制。

2.2提升財務(wù)管理信息化的應(yīng)用程度

針對事業(yè)單位來說，其在進行檔案管理信息化建設(shè)的時候，無法保障所有部門中的每一個員工都能靈活運用檔案管理信息化系統(tǒng)的運用模式，顯然這樣會在很大程度上影響到其未來發(fā)展的腳步，甚至還會對整個信息化建設(shè)水平帶來不利影響。基于這種背景下，事業(yè)單位在開展檔案管理信息化建設(shè)期間，一定要主動使用培訓、學習等各種手段，促使全體員工都能不斷學習新的知識與技能，將以往的檔案管理形式加以轉(zhuǎn)變，不斷加深信息化建設(shè)的廣度與深度，以此來促進其檔案管理質(zhì)量與效率的全面提升。對信息化建設(shè)進行大力推廣，以此來推動事業(yè)單位檔案管理和現(xiàn)代化技術(shù)的契合性，繼而從根本上促進其專業(yè)化服務(wù)水平的不斷提高。

2.3構(gòu)建完善的檔案信息化建設(shè)體制

眾所周知，檔案管理信息化建設(shè)工作自身就具有一定的繁瑣性，再加之受到各種因素的影響，其在具體建設(shè)與推廣當中應(yīng)當借助于健全的檔案信息化建設(shè)體制的科學引導(dǎo)。基于此，事業(yè)單位應(yīng)當在全面了解檔案管理特征的基礎(chǔ)上，構(gòu)建與之相匹配的檔案信息化建設(shè)體制，對信息化建設(shè)的發(fā)展目標以及主要任務(wù)加以明確，以此來完善信息化建設(shè)過程中的每項工作。不僅如此，加大資金投入的力度，構(gòu)建完善的信息化系統(tǒng)，將提高檔案管理質(zhì)量當作核心內(nèi)容，積極研究滿足自身發(fā)展的核算模式、預(yù)算功能等，繼而為檔案管理工作的順利打下扎實的基礎(chǔ)。通過構(gòu)建切實可行的檔案信息建設(shè)體制，可以在無形當中實現(xiàn)資源共享的目的，全面發(fā)揮其最大價值，繼而促使檔案管理數(shù)據(jù)庫可以朝著集成化的方向發(fā)展。

2.4強化軟硬件設(shè)施配置，配備專業(yè)人才

如果想要確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的正常進行，那么就離不開軟硬件設(shè)備的大力支持。事業(yè)單位應(yīng)當在充分結(jié)合檔案管理實際狀況的基礎(chǔ)上，對單位所要用到的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施做好相應(yīng)的配置與更新工作，以便可以減少對信息化建設(shè)帶來的不利影響。在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設(shè)的日益完善，事業(yè)單位逐漸將目光放在了檔案管理的風險上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發(fā)生技術(shù)性的失誤而造成成本的過度浪費。除此之外，事業(yè)單位在進行信息化建設(shè)期間應(yīng)當主動培養(yǎng)各種各樣的人才，同時還要主動引進薪酬激勵等相關(guān)機制，目的是為了促使全體員工都能端正自身的工作態(tài)度，不斷增強檔案管理信息化應(yīng)用意識，要求相關(guān)工作者要具備與之相匹配的操作能力;在信息化建設(shè)期間，加大人員培訓和考核的力度，能夠在無形當中促進其財務(wù)管理信息化水平的全面提高。

結(jié)語

總而言之，基于信息化快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作一定要做到與時俱進，緊跟時代的腳步，特別是在管理工作當中不斷添加科學化、信息化等相關(guān)元素，并且在順應(yīng)時代發(fā)展的基礎(chǔ)上完善與優(yōu)化檔案管理的理念意識，只有這樣才能促進事業(yè)單位部門檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

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