談如何做好人事檔案管理工作

李江濤

一、人事檔案管理工作中存在的主要問題

1.對人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，人們對人事檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此。一些單位領(lǐng)導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入議事日程，由此形成“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉，用起來需要”的狀況。這樣會導致人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。隨著人事制度改革向縱深推進，機構(gòu)調(diào)整，內(nèi)部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。在設(shè)備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，檔案辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等安全基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式。

3.人事檔案收集工作缺乏力度。一是收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴格。二是收集的材料不全面。三是一些歸檔的材料還不夠真實和準確。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強的真實性和唯一性。但是，在實際檔案中，“三齡一歷”（年齡、工齡，黨齡、學歷）虛假現(xiàn)象較為嚴重。有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

4.人檔分離、棄檔不用的人員數(shù)量不斷增加。隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?，人才的流動造成成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。

5.人事檔案材料制作不規(guī)范。干部檔案材料須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16開規(guī)格的檔案材料以及對那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊。但是，近幾年來，時常有A4紙規(guī)格的材料歸檔，如《大專院校畢業(yè)生登記表》、《晉升職稱審批表》、《先進工作者呈報表》等等。這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“項天立地、漫無邊際”，這樣人為的重復(fù)勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

6.人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。有的單位雖然把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

二、新時期干部人事檔案管理工作的對策與思考

1.提高認識，加強領(lǐng)導，進一步做好人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，并將其納人議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核、分級分類指導、等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設(shè)。

2.加強檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。干部檔案管理部門要積極爭取領(lǐng)導的支持，做好檔案管理設(shè)施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置密集架或者鐵質(zhì)的檔案柜;庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;應(yīng)經(jīng)常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設(shè)備。

3.健全管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下工夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

4.注重人事檔案材科收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術(shù)職稱晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，和真實性態(tài)。

5.改進和完善檔案功能，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留。二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，如涉及養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、企業(yè)保險等內(nèi)容;側(cè)重對工作業(yè)績的評價;增加一些其他諸如勞動技能、學習獎懲、專業(yè)特長等方面的材料，以便使其具有的功能更加適合用人單位對人才的需求。三是補充其他有關(guān)求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務(wù)，減少“棄檔”現(xiàn)象。

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業(yè)帶來了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進的機遇。我們應(yīng)該抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照人才市場發(fā)展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，從而讓人事檔案更好地服務(wù)于干部人事管理。