淺談高校本科學(xué)院教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題及對(duì)策

孔媛

摘 要：高校本科教學(xué)檔案管理是高校本科教學(xué)的重要組成部分，也是高校針對(duì)性開(kāi)展教育工作的依據(jù)。但由于諸多因素影響，目前高校本科教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，從不同的層面，包括認(rèn)識(shí)層面、管理層面、信息處理層面等都存在問(wèn)題，必須得到高度重視。本文筆者將結(jié)合自身學(xué)校的教學(xué)管理工作，談一談高校本科院校的教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，找尋其問(wèn)題所在，并積極提出解決對(duì)策及改進(jìn)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校本科；教學(xué)檔案管理；現(xiàn)狀；問(wèn)題；對(duì)策

近年來(lái)隨著我國(guó)教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校本科學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作也愈加重要，它是高校本科在開(kāi)展教學(xué)實(shí)踐工作及師生在教學(xué)管理活動(dòng)中所直接形成的、能夠被儲(chǔ)存查閱的文字、圖表、音像等歷史記錄。但在調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)，目前高校本科教學(xué)檔案管理有效性并不高，存在諸多問(wèn)題。本文筆者也將結(jié)合近幾年我校的教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，從問(wèn)題入手，為開(kāi)展有效的高校本科教學(xué)檔案管理工作提供改進(jìn)對(duì)策。

一、高校本科學(xué)院教學(xué)檔案的內(nèi)涵及管理工作的意義探析

這里所談到的高校本科教學(xué)檔案，主要是指圍繞本科教學(xué)活動(dòng)所產(chǎn)生的各種具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料，包括本科階段的教育教學(xué)計(jì)劃、教師教學(xué)日歷、教師工作涉及、考試監(jiān)考安排、教學(xué)大綱、學(xué)生課表等等。

之所以要開(kāi)設(shè)教學(xué)檔案，是因?yàn)榻虒W(xué)檔案是學(xué)校開(kāi)展教育教學(xué)工作的一個(gè)記錄、概括和總結(jié)，它能夠客觀地反映每個(gè)學(xué)院的教育教學(xué)工作，更是各個(gè)學(xué)院進(jìn)行教學(xué)管理的檢查有效參考憑證。通過(guò)開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作，不僅能夠促進(jìn)本學(xué)校教學(xué)教育事業(yè)發(fā)展，推動(dòng)教師教學(xué)工作的進(jìn)步，也能夠在一定程度上推動(dòng)整個(gè)地方本科教育的發(fā)展。它能夠記錄本科學(xué)校的教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)，為后續(xù)的教學(xué)活動(dòng)提供指導(dǎo)，有效的提高本科院校的教育教學(xué)質(zhì)量，更好地提高本科院校教學(xué)活動(dòng)的有效性，肩負(fù)責(zé)任培養(yǎng)社會(huì)需要的人才。

二、高校本科學(xué)院教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題及原因探析

在開(kāi)展高校本科院校教學(xué)檔案管理工作的過(guò)程中我們不乏發(fā)現(xiàn)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展以及信息時(shí)代的來(lái)臨，高校各個(gè)學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作已經(jīng)落后于時(shí)代發(fā)展要求，其管理工作的有效性大大降低，不再滿(mǎn)足于當(dāng)下高校本科對(duì)教學(xué)檔案管理的需求。經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)，目前高校本科學(xué)院教學(xué)檔案管理工作主要在認(rèn)知層面、體制機(jī)制層面、規(guī)范化層面存在問(wèn)題，需要加以正確認(rèn)識(shí)和分析。

1.本科學(xué)院教學(xué)檔案管理工作開(kāi)展中存有認(rèn)識(shí)不足問(wèn)題

雖然高校本科教育工作者能夠認(rèn)識(shí)到本科教學(xué)檔案管理工作的重要性，但在實(shí)際行動(dòng)意識(shí)上仍然較弱，存在兩大認(rèn)識(shí)問(wèn)題。首先部分教育工作者無(wú)論是在微觀層面還是在宏觀層面都將各學(xué)院的檔案管理工作放置在教學(xué)工作的末端，沒(méi)有及時(shí)的檢查、記錄、創(chuàng)新、發(fā)展，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作的存在許多缺陷。其次一些教育管理工作者雖然在行動(dòng)上開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作，但存在某些錯(cuò)誤觀念，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作走入誤區(qū)。如教學(xué)者認(rèn)為檔案收集、管理、儲(chǔ)存不重要，因此在教學(xué)工作中對(duì)信息歸檔不重視，導(dǎo)致信息遺漏、缺失。再如學(xué)校沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，檔案管理人員經(jīng)常是“兼職人員”教務(wù)員或者教學(xué)秘書(shū)，而他們往往身兼數(shù)職無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理的專(zhuān)業(yè)性、實(shí)效性要求。有些本科院校甚至缺少教學(xué)檔案管理工作所應(yīng)用的基礎(chǔ)設(shè)備，忽視經(jīng)費(fèi)的投入，頻繁的更換教學(xué)管理人員，導(dǎo)致檔案管理混亂不堪，難以發(fā)揮其有效價(jià)值。

2.本科學(xué)院教學(xué)檔案管理工作機(jī)制不健全、模式老化

高校本科教學(xué)檔案管理工作之所以在當(dāng)下難以有效開(kāi)展，是因?yàn)楸究聘鱾€(gè)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作機(jī)制不健全，管理模式十分落后無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展要求、教育發(fā)展要求，嚴(yán)重降低了檔案管理工作的有效性。筆者發(fā)現(xiàn)，在檔案管理工作中一些部門(mén)很少提及檔案管理工作，即使形成了相應(yīng)的文件教材，但由于缺乏管理制度、沒(méi)有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也導(dǎo)致教學(xué)檔案管理無(wú)法順利進(jìn)行。由于檔案管理工作機(jī)制不健全，沒(méi)有系統(tǒng)的、全面的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃，因此在登記、存放、借閱等方方面都存在忽視，這些弊端的總和效應(yīng)導(dǎo)致學(xué)院甚至學(xué)校的一些教學(xué)重要文件流失，不利于學(xué)校的而教學(xué)工作開(kāi)展。

目前本科教學(xué)檔案管理工作中的工作人員大多數(shù)都是非檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，因此管理人才結(jié)構(gòu)不合理。絕大部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作“一知半解”，更談不上跟隨時(shí)代要求變革和創(chuàng)新管理工作。檔案管理工作崗位人員，更換頻繁，也是導(dǎo)致檔案管理工作交接混亂的一項(xiàng)重要原因。

信息技術(shù)高速發(fā)展的今天進(jìn)入信息時(shí)代的高校本科教學(xué)檔案管理工作面臨嚴(yán)重問(wèn)題，即管理模式老化?，F(xiàn)如今大部分學(xué)校的教學(xué)檔案仍然是紙質(zhì)檔案，教學(xué)存檔也不全面，各院系、各專(zhuān)業(yè)之間的檔案難以交流與對(duì)接，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法滿(mǎn)足教育要求，更與時(shí)代相脫節(jié)。

3.本科學(xué)院教學(xué)檔案管理規(guī)范化程度低下、內(nèi)容殘缺

規(guī)范、系統(tǒng)以及完整是本科高校各學(xué)院開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作所必須滿(mǎn)足的基本要求之一。但在工作中我們不難發(fā)現(xiàn)，高校本科教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化程度、歸檔完整率并不高，甚至處于十分低下的層次。有些教學(xué)工作者或管理人員無(wú)法行事及時(shí)有效的對(duì)接，導(dǎo)致教材無(wú)法及時(shí)歸檔，材料缺失、漏歸現(xiàn)象十分常見(jiàn)。甚至一些教師在記錄教學(xué)檔案時(shí)存在“敷衍了事”的現(xiàn)象，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案記錄。如在教學(xué)活動(dòng)中有的教師記錄個(gè)人出席人數(shù)，有的教師則記錄總體出席人數(shù)等，在歸納檔案時(shí)造成了繁雜問(wèn)題。

本科教學(xué)檔案管理工作中的編研工作滯后問(wèn)題也是本科教學(xué)檔案管理規(guī)范化程度低下的一個(gè)重要原因。一些高校本科學(xué)校的編研工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上教學(xué)檔案管理工作的要求，甚至根本沒(méi)有開(kāi)展與之相對(duì)應(yīng)的工作，使得教學(xué)檔案管理工作的推進(jìn)效率并不高、教學(xué)檔案的利用率十分低下。

三、高校本科學(xué)院教學(xué)檔案管理的改進(jìn)措施及對(duì)策探析

正是基于上述所說(shuō)，目前在高校本科教學(xué)檔案管理工作中存在諸多問(wèn)題。而高校本科教學(xué)檔案管理工作又十分重要，因此高校本科教育管理工作者必須采取合適的措施及策略來(lái)改進(jìn)本科教學(xué)檔案管理工作，“對(duì)癥下藥”解決上述問(wèn)題，以提高高校各個(gè)專(zhuān)業(yè)本科教學(xué)檔案管理工作的有效性。

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高教學(xué)檔案管理重視程度

本科院校教育管理工作者及領(lǐng)導(dǎo)必須端正對(duì)本科院校教學(xué)檔案管理工作的態(tài)度，認(rèn)識(shí)到本科教學(xué)檔案管理工作的價(jià)值及重要性。只有確保學(xué)校層面重視檔案管理工作，才能夠確保人力、資金、基礎(chǔ)河北的投入，才能夠?yàn)閷W(xué)校進(jìn)行有效的檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。這就要求，學(xué)校管理人員要做到“三大支持”。首先要支持學(xué)校開(kāi)展檔案管理工作，適當(dāng)?shù)陌才殴芾砣藛T，并制定有關(guān)的檔案管理工作內(nèi)容，嚴(yán)格尊重檔案管理工作的相關(guān)要求。其次要支持學(xué)校檔案管理工作人員的工作反饋活動(dòng)，及時(shí)記錄在案，進(jìn)行針對(duì)解決，以確保檔案管理工作中問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)、問(wèn)題及時(shí)解決。此外要加大對(duì)學(xué)校檔案管理工作的資金與資源支持，針對(duì)性的下放資金，以滿(mǎn)足學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的需要，從而為學(xué)校開(kāi)展檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

2.明確職責(zé)，提高檔案管理工作人員素質(zhì)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)檔案管理工作的支持工作及領(lǐng)導(dǎo)工作，而檔案管理工作實(shí)施的關(guān)鍵在于管理人員。因此為確保本科學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作能夠切實(shí)游俠的進(jìn)行，高校必須優(yōu)化本科教學(xué)檔案管理工作人員，通過(guò)多種方式提升他們的專(zhuān)業(yè)能力及業(yè)務(wù)素質(zhì)，以確保檔案管理工作人員能夠滿(mǎn)足檔案管理工作的要求。

這就要求學(xué)校要對(duì)檔案管理工作人員開(kāi)展豐富的培訓(xùn)活動(dòng)，讓檔案管理部門(mén)的工作人員明確自身職責(zé)所在，在不斷學(xué)習(xí)與提升下更好地提高自身的素質(zhì)，以為檔案管理工作提供人才保障。

3.建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、制度化檔案管理制度

高校本科的教學(xué)檔案管理工作必須嚴(yán)格尊重相關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)進(jìn)行工作開(kāi)展，包括《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》《高等學(xué)校教學(xué)檔案工作規(guī)范》等等。這些非法律法規(guī)為學(xué)校的本科教學(xué)檔案管理工作提供了方向和適當(dāng)?shù)墓芾碇笜?biāo)，能夠有效指導(dǎo)本科的教學(xué)檔案管理工作。

為確保本科學(xué)校的檔案管理工作能夠切實(shí)有效的進(jìn)行，高校必須建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、制度化的檔案管理制度，要從領(lǐng)導(dǎo)層面、實(shí)施層面、監(jiān)督層面、反饋層面等多層面入手，環(huán)環(huán)相扣，確保檔案管理工作能夠系統(tǒng)、流暢的進(jìn)行。

4.注重開(kāi)展本科教學(xué)檔案管理編研工作

編研工作是高校開(kāi)展檔案管理工作中的重要內(nèi)容，學(xué)校要重視教學(xué)檔案的編研工作。首先要將所收集到的有關(guān)的教學(xué)檔案資料進(jìn)行鑒別工作，去偽存真、去劣存優(yōu)，以確保檔案的基礎(chǔ)編纂工作能夠有效完成。其次，要及時(shí)的對(duì)所收集到的檔案“查漏補(bǔ)缺”，確保檔案資料能夠清晰、全面的被存檔，按照類(lèi)別編號(hào)加以合理的存儲(chǔ)。此外，要針對(duì)具有專(zhuān)門(mén)價(jià)值和特殊意義的教學(xué)檔案進(jìn)行專(zhuān)門(mén)存儲(chǔ)和記錄，以確保合理的利用和及時(shí)的保存，更進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的有效進(jìn)行。

5.做好檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

在信息社會(huì)的大背景下，信息化、網(wǎng)絡(luò)化成為了本科院校開(kāi)展傳統(tǒng)檔案管理工作面臨的最大問(wèn)題。為滿(mǎn)足時(shí)代要求，提高高校本科教學(xué)檔案管理工作的有效性。高校在開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作的過(guò)程中必須積極迎合時(shí)代發(fā)展要求，從多角度推動(dòng)學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以提高其管理有效性。

首先本科院校在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)要確保管理工作人員具備一定的信息技術(shù)能力，能夠靈活應(yīng)用信息技術(shù)規(guī)整、管理檔案信息。其次，為確保檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)更加有效，學(xué)校要及時(shí)的額引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和信息設(shè)備，以滿(mǎn)足檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的要求。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校教育管理工作者必須認(rèn)識(shí)到本科院校檔案管理工作的重要性，不斷的豐富、完善它的存在，讓高校教學(xué)檔案成為高校開(kāi)展教育工作的寶貴財(cái)富。在探析教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀、解決教學(xué)檔案管理的問(wèn)題過(guò)程中為高校教學(xué)檔案管理工作注入活力。

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