文書檔案整理之我見

魏恭權(quán)

摘要：隨著時(shí)代的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，文書檔案管理工作日益重要，但在當(dāng)前工作中，文書檔案管理還存在很多不足，本文做了一系列的分析，并對(duì)文書檔案整理方法進(jìn)行了對(duì)比揚(yáng)棄，提出了合理化建議。

關(guān)鍵詞：文書檔案;整理;建議

一、文書檔案管理建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）認(rèn)識(shí)不到位。在一個(gè)單位中，上至高層領(lǐng)導(dǎo)，下到普通職工，一提到檔案管理工作，能夠在工作和行為中重視的人寥寥無(wú)幾，能夠在專題會(huì)議上或?qū)ｍ?xiàng)檢查中認(rèn)可檔案管理工作已是十足的進(jìn)步了，因?yàn)闄n案管理工作并不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)，并不能聲勢(shì)顯赫地開展業(yè)務(wù)工作，是一項(xiàng)枯燥乏味、默默無(wú)聞的內(nèi)勤事務(wù)，文書檔案管理人員多為身兼數(shù)職且更換頻繁，無(wú)法保證可持續(xù)發(fā)展。

（二）管理不規(guī)范。由于文書檔案管理工作受重視程度不高，在實(shí)際工作中管理不規(guī)范、混亂便不足為怪了。筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，文書檔案整理之初的收集文件工作都存在很多問(wèn)題：有的單位或部門文件收發(fā)在業(yè)務(wù)部門空降后便直接執(zhí)行，無(wú)需閱辦，沒(méi)有督辦，為了方便自己工作，文件在部門或個(gè)人手中“私藏”，在歸檔工作中自然不在整理之列：文件歸檔無(wú)歸檔章，文件不編號(hào)不編目，缺少文卷備考表等已是當(dāng)前大多單位和部門的通病，文書檔案的規(guī)章制度不健全，管理利用效率低下，檔案內(nèi)容問(wèn)題頻發(fā)，文書檔案管理模式傳統(tǒng)老舊，無(wú)法得到長(zhǎng)足的發(fā)展。

（三）檔案員能力不強(qiáng)。文書檔案管理的關(guān)鍵在檔案員。檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著文書檔案的發(fā)展和利用。一些單位部門的檔案員不經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，不通過(guò)專項(xiàng)學(xué)習(xí)就直接上崗，在工作中不懂文書檔案的分類歸檔，不會(huì)閱卷裝訂，不為檔案編號(hào)編目，直接造成管理混亂。

二、文書檔案整理的方法

當(dāng)前，文書檔案的整理不外乎兩種方法，即文書立卷整理法和歸檔文件整理法。

文書立卷整理法是比較傳統(tǒng)的整理檔案方法，是把相互關(guān)聯(lián)的文件組合立卷并裝訂的管理方法，其組卷、編制卷內(nèi)文件目錄、案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、案卷目錄等一系列工作比較復(fù)雜、繁瑣。

歸檔文件整理法主要依據(jù)2000年12月6日發(fā)布并自2001年1月1日起正式實(shí)施的《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行的，也是隨著計(jì)算機(jī)普及應(yīng)用而出現(xiàn)的一種新的整理方法，以計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件為前提條件，以單件文件為單位，逐件歸檔，這種整理方法操作簡(jiǎn)單，檢索方便，使用效率高，極大地保持了文件的原貌。

相比較以上兩種文書檔案整理方法，前者組合方法復(fù)雜繁瑣，案卷分類主觀隨意性大，且案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)很難統(tǒng)一，檔案員工作量大;后者則化繁為簡(jiǎn)，降低了整理方法的復(fù)雜性，減少了立卷分類的主觀性，還原了文件的原本，所以《歸檔文件整理規(guī)則》主薦歸檔文件整理法。

三、文書檔案整理工作之建議

（一）提高認(rèn)識(shí)，對(duì)歷史負(fù)責(zé)。文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位發(fā)展以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的真實(shí)記錄，是執(zhí)行上級(jí)主管部門政策的依據(jù)和遵循，是開展業(yè)務(wù)活動(dòng)、部署作、出臺(tái)決策的憑證和參考，對(duì)單位部門的歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)發(fā)展服務(wù)，是對(duì)當(dāng)前工作和未來(lái)工作的指導(dǎo)，有著極其重要的作用。各單位部門要加大宣傳力度，提高認(rèn)識(shí)程度，做好資金保障，要制定完善的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)。文書檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，而且還具有一定的機(jī)密性，這就要求文書檔案管理人員具有很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，良好的職業(yè)道德，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作態(tài)度以及扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)。

（二）規(guī)范流程，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)。文書檔案整理的基本原則是“便于保管利用”，這也是檢驗(yàn)歸檔文件整理法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。要充分發(fā)揮文書檔案在現(xiàn)實(shí)工作中的服務(wù)作用，就要規(guī)范整理流程。以歸檔文件整理法為例，首先是分類方法很重要，要對(duì)已裝訂完畢的文件進(jìn)行分類，根據(jù)年度、組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），保管期限類目組合，有六種分類方法，不同的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位根據(jù)自身實(shí)際可選擇其中的一種方法。目前，“保管期限一年度一組織機(jī)構(gòu)”分類法和“保管期限一年度一問(wèn)題”分類法在實(shí)際工作中運(yùn)用較普遍，也是便于檢索、便于移交檔案館的整理分類法。其次是文件排列是關(guān)鍵，要針對(duì)本單位制定的分類方案進(jìn)行文件排列，值得注意的是對(duì)具有保存價(jià)值但未及時(shí)歸檔的文件，應(yīng)排列在當(dāng)年同一保管期限的相應(yīng)類別文件的最后，可在目錄中對(duì)應(yīng)文件的原題名后括號(hào)標(biāo)注，避免出現(xiàn)“死檔”現(xiàn)象。再次是蓋章編目要齊全，歸檔章應(yīng)蓋在一份文件的首頁(yè)，但有時(shí)文件首頁(yè)除文件正文外還會(huì)有領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章等，歸檔章位置得不到保障，并且容易破壞文件的“歷史原貌”，筆者更推崇另附紙張加蓋歸檔章的方法。編制目錄要按件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目填寫齊全，便于檢索。最后是裝盒整理要完備，文件目錄、備考表等材料完備并按順序裝入檔案盒，做到歸檔質(zhì)量高，閱檔無(wú)紕漏。

（三）創(chuàng)新管理，替未來(lái)著想。隨著時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，傳統(tǒng)的文書檔案管理方法已越發(fā)不能適應(yīng)快節(jié)奏的工作。在實(shí)際工作中，要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代化信息的作用，把檔案管理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化和電子化，實(shí)現(xiàn)文書檔案的高效管理和高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃志誠(chéng).歸檔文件整理與文書立卷之比較[J].檔案.2002（ 04）：48-49.