計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用分析

摘 要：自動(dòng)化是現(xiàn)代化辦公室的發(fā)展方向，隨著時(shí)代的發(fā)展，自動(dòng)化也越來越被大企業(yè)所重視，比如現(xiàn)在的“無紙化辦公”，都是現(xiàn)代化辦公的內(nèi)容。而計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)就是無紙化辦公的基礎(chǔ)技術(shù)。在此背景下，筆者提出將計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)與辦公自動(dòng)化結(jié)合的設(shè)計(jì)思路。將計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)靈活運(yùn)用在辦公自動(dòng)化中，不僅能夠推進(jìn)“無紙化辦公”的快速發(fā)展，也能夠促進(jìn)辦公自動(dòng)化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：自動(dòng)化；無紙化辦公；辦公自動(dòng)化；計(jì)算機(jī)掃描

中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2019）04-0120-03

Application of Computer Scanning Technology in Office Automation

JIANG Sha

（Liaoning Normal University Haihua College，Shenyang 110167，China）

Abstract：Automation is the development direction of modern offices. With the development of the times，automation has also been paid more and more attention by large enterprises. For example，the current “paperless office” is the content of modern office. Computer scanning technology is the infrastructure for paperless office. Based on this，the author puts forward the idea of combining computer scanning technology with office automation. The computer scanning technology is used flexibly in office automation，it will not only promote the rapid development of “paperless office”，but also promote the development of office automation.

Keywords：automation；paperless office；office automation；computer scanning

0 引 言

0.1 辦公自動(dòng)化定義

計(jì)算機(jī)作為現(xiàn)代化的核心產(chǎn)物，是信息科學(xué)的重要組成部分，它的誕生和發(fā)展大大推動(dòng)了現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步和繁榮。辦公自動(dòng)化即Office Automation（簡(jiǎn)稱為OA），是企業(yè)或者事業(yè)單位為了提高工作人員的工作效率以及工作質(zhì)量，減少人員在工作中造成的誤差，利用互聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來進(jìn)行辦公的新型辦公方式。它的作用主要體現(xiàn)在以下方面：第一，收集企業(yè)內(nèi)部信息，包括基層信息、高層信息，并自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)和備份；第二，利用軟件自帶的聊天系統(tǒng)加強(qiáng)員工之間的信息交流，提高其工作效率。

0.2 辦公自動(dòng)化的優(yōu)點(diǎn)

辦公自動(dòng)化有諸多優(yōu)點(diǎn)，主要體現(xiàn)在以下方面：第一，可以提高工作人員的工作效率；第二，可以節(jié)約辦公成本；第三，可以保證公司內(nèi)部機(jī)密不被泄露；第四，方便工作人員之間溝通；第五，便于發(fā)布公司內(nèi)部通知、通告以及活動(dòng)。例如：寶馬公司內(nèi)部采用OA辦公，每天可以處理上萬份文件，且每份文件都能準(zhǔn)確無誤地發(fā)送給文件接收者，每份文件從發(fā)送到接收不到一秒的時(shí)間。使用OA之后，文件只可以在OA中查看，而不可以通過外部渠道讀取，因此可以避免泄密問題的發(fā)生。而且，通過OA可以直接觀察公司內(nèi)部的通告，便于工作人員辦公。

0.3 辦公自動(dòng)化（OA）的組成

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要由兩大部分組成：硬件部分和軟件部分。硬件部分包括：計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)等。這些設(shè)備也需要專門的軟件來管理，比如，文字處理軟件、計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、專項(xiàng)工作程序軟件等，整個(gè)OA系統(tǒng)就是靠這些軟件把每個(gè)硬件連接起來。

1 辦公自動(dòng)化軟件（OA）

現(xiàn)在辦公自動(dòng)化一般使用軟件OA，但是OA只能使用電腦端上線，每次發(fā)送圖片文件時(shí)，需要先將圖片傳送到電腦上，然后再通過復(fù)制、上傳等步驟在OA中發(fā)布，而且接受者也只能通過電腦下載，然后再通過數(shù)據(jù)線等連接工具傳送到手機(jī)端或者打印機(jī)上，在這個(gè)過程中，圖片需經(jīng)過二次傳輸，這樣不僅會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，有時(shí)甚至還會(huì)造成文件損壞，使用戶無法準(zhǔn)確讀取。

1.1 OA軟件的功能模塊

該軟件功能包括：工作協(xié)調(diào)、信息交流、審批流程、管理文檔、存儲(chǔ)功能、系統(tǒng)部分、計(jì)算器、萬年歷、會(huì)議記錄、信息發(fā)布等。

1.2 OA軟件的特點(diǎn)

由于辦公講究高效率、低成本、方便快捷，因此辦公軟件的設(shè)計(jì)也是基于這幾種因素。以下是OA辦公軟件的五個(gè)優(yōu)點(diǎn)：

（1）易于操作，每種軟件在使用前都需要經(jīng)過培訓(xùn)或者自學(xué)，而上網(wǎng)基本人人都會(huì)，因此把OA軟件設(shè)計(jì)成網(wǎng)頁(yè)形式，便于工作人員操作，甚至無技術(shù)的車間工人也可以操作；

（2）穩(wěn)定性，OA軟件必須具有穩(wěn)定性，尤其是集團(tuán)公司，因?yàn)榧瘓F(tuán)公司的人員比較多，同一時(shí)段內(nèi)需要處理的問題也比較多，因此，在運(yùn)行的時(shí)候必須保證軟件的穩(wěn)定性，避免因小問題導(dǎo)致整個(gè)集團(tuán)的業(yè)務(wù)正常運(yùn)行受影響；

（3）易與其它軟件對(duì)接。由于每個(gè)公司的業(yè)務(wù)不同，其生產(chǎn)過程也不一樣，因此每個(gè)公司所需要的軟件功能也大不相同，而如果公司購(gòu)進(jìn)整套的軟件就會(huì)造成資源浪費(fèi)，基于此，OA軟件設(shè)計(jì)了多種接口，且用戶可根據(jù)需要添加功能，用戶可將其根據(jù)軟件設(shè)計(jì)預(yù)留的接口與OA進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)需要的功能。這樣既能為公司節(jié)省不必要的支出，又能滿足公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)需求；

（4）實(shí)用性。企業(yè)在不斷發(fā)展，而且其內(nèi)部員工的知識(shí)水平也是參差不齊，為了滿足企業(yè)不斷發(fā)展和員工軟件操作的需求，OA軟件應(yīng)不斷更新，根據(jù)客戶業(yè)務(wù)需求增加功能模塊。軟件解決問題的方式通常有：按產(chǎn)品定制、按項(xiàng)目定制、按平臺(tái)定制。

2 辦公自動(dòng)化與計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)結(jié)合方法

2.1 計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)

計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)是將圖片、紙質(zhì)文件通過某些設(shè)備或者某些手段轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件的技術(shù)方法。通常情況下，先將某些文件通過激光掃描或者拍照，然后再利用軟件技術(shù)進(jìn)行銳化加工，得出電子文件。

2.2 計(jì)算機(jī)掃描設(shè)備

計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)需要有掃描儀或者拍照設(shè)備?，F(xiàn)在的大型打印機(jī)一般都有掃描功能。很多人認(rèn)為打印機(jī)所具有的掃描儀功能基本都是最基本的掃描功能，不能還原紙張的本來色彩，只能掃描出黑白的電子文件；同時(shí)認(rèn)為專業(yè)的掃描儀只能掃描一些圖紙、底片等辦公用品，而且操作起來也很麻煩，需專業(yè)人員操作。在科技飛速發(fā)展的今天，掃描儀的強(qiáng)大功能早已經(jīng)突破人們意識(shí)中的限制。功能齊全的掃描儀對(duì)于企業(yè)商務(wù)辦公處理流動(dòng)量大、存儲(chǔ)量大的信息意義重大。掃描儀可以將紙質(zhì)票據(jù)電子化，方便存檔和查閱。以下是市面上幾種功能不同的掃描儀及軟件。

只具掃描功能的掃描儀，其外形設(shè)計(jì)輕巧簡(jiǎn)約，不占桌面空間。通過一鍵操作便可完成掃描工作，可有效提高辦公效率。其包括掃描儀完整的功能，例如自動(dòng)色彩偵測(cè)、以文字方向自動(dòng)旋轉(zhuǎn)、輸出多張圖像、刪除空白頁(yè)、填補(bǔ)裝訂孔、去除背景、消除噪聲、字符增強(qiáng)等。掃描前不需對(duì)文件排序，只需簡(jiǎn)單地把文件放入掃描儀，便能使其進(jìn)行掃描工作。

通過掃描直接把紙質(zhì)文件變成Word或者Excel文件的掃描儀。它是軟硬件結(jié)合的文字、表格、圖片、公式錄入系統(tǒng)。只需一鍵操作就可以把紙質(zhì)版文檔轉(zhuǎn)換成可以編輯的電子文檔。除此之外，它還能識(shí)別不同國(guó)家的語(yǔ)言，支持中文、英文、日文、韓文以及簡(jiǎn)體和繁體錄入。還能自動(dòng)識(shí)別下劃線、斜體字，版面還原比較精準(zhǔn)。

三維掃描儀。其以被掃描物體的高度，大小、形狀、顏色等不同點(diǎn)的位置信息為基礎(chǔ)，在電腦虛擬環(huán)境中創(chuàng)建數(shù)字模型。它由手持式掃描儀、連接線、電腦、軟件等幾部分構(gòu)成。具有逆向設(shè)計(jì)、檢測(cè)物體表面粗糙度以及外觀顏色、外表溫度，機(jī)器人導(dǎo)向、測(cè)量醫(yī)學(xué)信息、游戲素材創(chuàng)作等功能。三維掃描儀一般會(huì)根據(jù)不同的需求使用不同的重建技術(shù)，但也有其局限性，它們往往受制于物體的表面特性，比如激光技術(shù)的三維掃描儀不適用于表面易變質(zhì)或者脆弱的物體，光學(xué)技術(shù)的掃描儀不適用于表面閃光或者透明的物體。

通過拍照將紙質(zhì)版文件轉(zhuǎn)換成電子文檔的軟件，例如CS掃描王軟件，可以先將需要轉(zhuǎn)換的文件進(jìn)行拍照處理，然后利用軟件的智能識(shí)別功能對(duì)圖片進(jìn)行銳化加工，得到電子文檔。該方法操作起來比較簡(jiǎn)單，不受位置的限制，且?guī)в修D(zhuǎn)發(fā)功能，能把得到的電子文檔通過無線網(wǎng)絡(luò)傳送給每個(gè)需要的人員。

2.3 當(dāng)前計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)與辦公自動(dòng)化的結(jié)合方法

要想將掃描技術(shù)與辦公自動(dòng)化融合在一起，必須解決軟件之間的接口問題。因?yàn)楝F(xiàn)在的OA軟件與掃描儀生產(chǎn)廠家不同，軟件與其不能像插件一樣結(jié)合在一起，這就給辦公自動(dòng)化與掃描技術(shù)融合帶來很多麻煩。當(dāng)前的掃描儀與辦公自動(dòng)化的結(jié)合方法如下。

第一，硬件使用USB數(shù)據(jù)線，軟件互相獨(dú)立。當(dāng)前掃描儀與計(jì)算機(jī)最常見的連接方式是USB數(shù)據(jù)線連接。掃描儀與計(jì)算機(jī)是兩個(gè)辦公設(shè)備，掃描時(shí)，需在計(jì)算機(jī)上啟動(dòng)相應(yīng)掃描儀軟件，然后打開掃描儀對(duì)文件進(jìn)行掃描，將掃描得到的電子文件通過USB數(shù)據(jù)線傳送到電腦上，最后通過電腦下載可以編輯存儲(chǔ)的電子文件。而軟件方面，掃描儀軟件與OA軟件之間沒有直接的接口，只有通過電腦轉(zhuǎn)送，才可以在OA軟件上使用，因此掃描儀與OA軟件使用起來非常不方便。

第二，使用無線網(wǎng)絡(luò)連接，軟件互相獨(dú)立。隨著時(shí)代的發(fā)展，無線網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已經(jīng)普及。有些手持掃描儀不需要使用數(shù)據(jù)線，可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離掃描，并且掃描后的電子文件可以通過無線網(wǎng)絡(luò)，傳送到自己的電腦上，這種掃描儀打破了距離的限制，較使用USB數(shù)據(jù)線的方法具有一定的便捷性，但是其在OA軟件上使用仍需通過電腦。而軟件之間沒有接口，因此其使用起來還是比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

2.4 辦公自動(dòng)化如何與計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)更好結(jié)合

首先，OA廠家在設(shè)計(jì)軟件的時(shí)候，可以將軟件做成開放型軟件，預(yù)留出軟件的接口數(shù)據(jù)，這樣掃描儀廠家可以利用廠家公布的接口數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)軟件，掃描軟件安裝后就如同一個(gè)插件鑲嵌在OA軟件中，啟動(dòng)OA軟件時(shí)，對(duì)應(yīng)的插件也會(huì)隨之啟動(dòng)，這樣使用硬件終端掃描的文件可以直接傳入到OA軟件中使用，簡(jiǎn)化了下載、上傳的流程，給軟件使用帶來了極大的便利。

其次，現(xiàn)在的掃描設(shè)備與計(jì)算機(jī)連接時(shí)都需要使用驅(qū)動(dòng)軟件。因此，OA軟件也可以在軟件中集成掃描儀驅(qū)動(dòng)程序，使掃描儀直接與OA軟件融合在一起，這樣就會(huì)使軟件使用起來比較方便。

最后，OA軟件可以設(shè)計(jì)支持移動(dòng)終端，比如軟件在手機(jī)上運(yùn)行，手機(jī)可以利用攝像頭將所需的文件掃描成電子文件，然后通過手機(jī)端進(jìn)行編輯，并通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到公司的服務(wù)器上。這種方法更加簡(jiǎn)單、快捷，可以使接受者在第一時(shí)間接收到所需文件，接收者也可以隨時(shí)利用手機(jī)進(jìn)行編輯，然后轉(zhuǎn)發(fā)給別人或者傳給發(fā)送者。如此一來會(huì)大大提高員工的工作效率。

將掃描儀與電腦兩種硬件設(shè)備連接到一起的方法有以下幾種。

（1）用硬件連接電纜。這種電纜是沒有國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的，不同型號(hào)的不同設(shè)備使用的電纜可能不同，使用硬件連接電纜時(shí)，如果電纜損壞，更換就很麻煩，有時(shí)候只有生產(chǎn)廠家才會(huì)有這種連接電纜，因此，這種連接方法不太適合工廠以及家庭使用。

（2）USB連接線。USB連接線是根據(jù)國(guó)家通用標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)，因此更換比較方便，使用也比較方便，即插即用。符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的USB連接線在正常情況下可以使用很長(zhǎng)時(shí)間，且設(shè)備成本也不會(huì)很高。但由于某些廠家生產(chǎn)的數(shù)據(jù)線不符合標(biāo)準(zhǔn)，如果使用了這種數(shù)據(jù)線，則會(huì)導(dǎo)致設(shè)備失靈，甚至數(shù)據(jù)丟失。

（3）藍(lán)牙連接。藍(lán)牙連接可以打破電纜連接及空間的限制。藍(lán)牙設(shè)備連接簡(jiǎn)單，只要第一次連接成功，以后只要開機(jī)便可以自動(dòng)連接。但是藍(lán)牙連接也有其局限性，藍(lán)牙信號(hào)容易受距離的影響，如果距離達(dá)到20米以上，則藍(lán)牙將無法連接，造成連接失敗。

（4）無線網(wǎng)絡(luò)連接。隨著無線網(wǎng)絡(luò)的普及，無線網(wǎng)絡(luò)信號(hào)基本覆蓋了城市的每個(gè)角落。因此，如果移動(dòng)設(shè)備與電腦之間利用無線網(wǎng)絡(luò)傳輸方式，就可以避免場(chǎng)地及距離的影響，穩(wěn)定快速地傳輸信息。無線網(wǎng)絡(luò)連接在逆向設(shè)計(jì)中使用較多。例如，大型設(shè)備在進(jìn)行逆向設(shè)計(jì)時(shí)，有時(shí)可能因?yàn)轶w積的原因無法進(jìn)入室內(nèi)，此時(shí)的移動(dòng)端就可以利用無線網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，從而順利地測(cè)量出被測(cè)物體的三維模型。

3 辦公自動(dòng)化與計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)結(jié)合發(fā)展的建議

辦公自動(dòng)化與掃描技術(shù)結(jié)合，可以在很大程度上幫助公司員工將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件，大大提高工作人員的工作效率?？萍际前央p刃劍，其發(fā)展在給人們的工作和生活帶來便利的同時(shí)，也有可能給用戶帶來信息安全隱患或者增加用戶成本。例如：企業(yè)內(nèi)部保管資料的安全性、企業(yè)采購(gòu)設(shè)備的費(fèi)用等問題。

若OA軟件采用開放性設(shè)計(jì)，則容易被黑客利用或者被惡意攻擊，給公司造成重大損失。因此，軟件開發(fā)企業(yè)應(yīng)采用加密機(jī)制，對(duì)接口進(jìn)行加密設(shè)置，密碼只對(duì)該軟件的用戶開放，這樣即使有插件安裝，也不會(huì)對(duì)企業(yè)安全造成很大的影響。

移動(dòng)掃描設(shè)備功能較為齊全，集成了掃描及無線電發(fā)射等模塊，設(shè)備成本較高，如果給員工單獨(dú)配備，則費(fèi)用較高，因此筆者建議軟件開發(fā)企業(yè)開發(fā)支持安卓或者iOS系統(tǒng)的APP，使普通員工通過手機(jī)APP，使用手機(jī)攝像頭即可完成掃描任務(wù)，在提高工作效率的同時(shí)，也可以節(jié)省不必要的開支。

4 結(jié) 論

綜上所述，辦公自動(dòng)化具有提高效率、節(jié)約成本、方便溝通等諸多優(yōu)點(diǎn)。掃描設(shè)備的優(yōu)化升級(jí)，軟件的不斷更新都可以不斷促進(jìn)辦公自動(dòng)化的發(fā)展。相信在不久的將來，掃描技術(shù)與辦公自動(dòng)化水平的結(jié)合將會(huì)更加緊密，從而在更大程度上為辦公帶來便利。

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作者簡(jiǎn)介：姜莎（1996.10-），女，漢族，遼寧大連人，本科，學(xué)士，研究方向：計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)。