大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理與利用探討

仝英

摘 要：隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，對于高校檔案的管理也提出了新的要求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版管理慢慢地轉(zhuǎn)變?yōu)榇髷?shù)據(jù)化的管理，所現(xiàn)階段的大數(shù)據(jù)時(shí)代將迎一個(gè)新的挑戰(zhàn)，這會(huì)給各大高校管理者和學(xué)生帶來了便利，無論是從檔案的收集還是對于檔案的儲(chǔ)存，大數(shù)據(jù)的技術(shù)更是可以發(fā)揮巨大的作用，并且為高校的檔案管理利用提供一個(gè)好契機(jī)。有鑒于此，本文在通過對相關(guān)文獻(xiàn)以及自己多年工作經(jīng)驗(yàn)情況下，主要就大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理與利用展開探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校學(xué)生檔案管理;新時(shí)代

在這個(gè)信息不斷擴(kuò)增的新時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)用戶對信息技術(shù)提出了更高的要求。特別是對于高校學(xué)生檔案管理工作這一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的節(jié)奏。因此，大數(shù)據(jù)化的網(wǎng)絡(luò)信息儲(chǔ)存為了高校管理者提供了一個(gè)優(yōu)質(zhì)的平臺。相比而言，大數(shù)據(jù)化的網(wǎng)絡(luò)管理比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理更適合高校學(xué)生，保存的方法更加的簡單方便。與此同時(shí)，這種新的挑戰(zhàn)，對于廣大高校管理者和學(xué)生都是一個(gè)全新的體驗(yàn)。

一、高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

許多高校學(xué)生檔案的現(xiàn)狀，還是走傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的路線，但是毋容置疑，科技推動(dòng)了時(shí)代的變化，近幾年來，各個(gè)高校都在擴(kuò)收學(xué)生，人數(shù)倍增。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代高校管理者對學(xué)生的管理，從中會(huì)增加了檔案館的工作量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案如果保存不好，往往很容易導(dǎo)致檔案信息因此而丟失。在這種情況下我們應(yīng)該充分利用起當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下相關(guān)信息技術(shù)來開展高校學(xué)生檔案管理與利用工作。在這一方面中，大數(shù)據(jù)化的檔案管理更勝一籌，它免除了煩瑣的工序，方便廣大高校學(xué)生查找，不易丟失，所以大數(shù)據(jù)成為了高校管理學(xué)生檔案的一個(gè)方法，可以通過大數(shù)據(jù)的分析，清楚地了解高校學(xué)生的情況。通過各種各樣的數(shù)據(jù)顯示和學(xué)生在校表現(xiàn)情況，輔導(dǎo)員給的評判中，了解到每一個(gè)學(xué)生的情況，更好地方便高校管理者管理學(xué)生，并且在學(xué)生發(fā)生突發(fā)情況下，做出適當(dāng)?shù)姆婪洞胧瑫r(shí)可以提供一系列的理性決策。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校學(xué)生檔案的需求和挑戰(zhàn)

1.高校對學(xué)生檔案的需求

結(jié)合實(shí)踐來看，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校學(xué)生檔案管理工作要更加細(xì)化、精簡、系統(tǒng)、深化，能更好地實(shí)現(xiàn)最優(yōu)管理和分析決策。為此要做出相應(yīng)地改變：

（1）學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的改變

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)中，有便利的一方面，同時(shí)也有煩瑣的一面。時(shí)代的變化，信息量的增長，相關(guān)的檔案也應(yīng)該迅速的增長。學(xué)生的檔案信息量已不是傳統(tǒng)紙質(zhì)的保存能滿足的，大量個(gè)人檔案不僅需要占據(jù)不小的存儲(chǔ)空間，同時(shí)收集與分類歸檔工作困難性也大大增加。同時(shí)高校在面對著大量的學(xué)生檔案保管、提取以及利用上都會(huì)面臨著極大的挑戰(zhàn)。

（2）快捷方便的需要改變

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要做好樣品，打印出來，學(xué)生填寫，回收一一放入檔案袋，這一過程是需要花費(fèi)很多資源。而在科技不斷發(fā)展的情況下，這就意味著學(xué)生檔案信息不僅時(shí)效性更高，并且提取與利用也更為便捷。從實(shí)際情況來看，目前不少高校已經(jīng)逐步開展學(xué)生檔案數(shù)字化管理工作，并且也取得了一定成績，然而現(xiàn)階段比較突出的一個(gè)問題在于尚未建立起一套高效的信息管理系統(tǒng)，這樣不僅會(huì)導(dǎo)致學(xué)生檔案數(shù)字化管理與相關(guān)信息利用效果大打折扣。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校學(xué)生檔案的挑戰(zhàn)

時(shí)代不斷變遷，信息不斷更新以及學(xué)生檔案管理與利用要求地不斷增加，在這種情況下各大高校學(xué)生檔案管理工作將面臨著越來越多的挑戰(zhàn)，我們?nèi)绾斡行У貞?yīng)對它們就成為了當(dāng)前一大主要任務(wù)。

（1）學(xué)生檔案安全的挑戰(zhàn)

不管是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息還是大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息，安全保障是一個(gè)很關(guān)鍵的問題。學(xué)生檔案里面有很多信息是很隱私，為了防止信息泄露，檔案館必須要做好安全這一方面工作。

（2）學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)

①數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與記錄的挑戰(zhàn)

如何更為有效地做好學(xué)生檔案信息存儲(chǔ)與記錄是當(dāng)前我們所面對的一大難題。在以外由于各種因素所致，學(xué)生檔案記錄往往是其基本信息，在校的經(jīng)歷，政治表現(xiàn)，獎(jiǎng)勵(lì)狀況等。這些信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能掌握學(xué)生的在校的動(dòng)態(tài)情況。近幾年這項(xiàng)工作內(nèi)容在不斷增加，雖然部分高校增多了諸如社會(huì)實(shí)踐、實(shí)習(xí)等方面記錄內(nèi)容，然而事實(shí)上它們還是不能滿足當(dāng)前社會(huì)和高校對于學(xué)生信息全面掌握的要求。大數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)要擴(kuò)大，高校必須在這一方面要做出改變。這些記錄和存儲(chǔ)導(dǎo)致學(xué)生檔案資料數(shù)量的指數(shù)增長。數(shù)字化的檔案管理將迎來一個(gè)全新的視角。

②數(shù)據(jù)化處理的挑戰(zhàn)

高校檔案館在處理海量化的數(shù)據(jù)上存在的比較嚴(yán)重的問題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，滿足現(xiàn)代用戶對信息的多樣化、高效化、個(gè)性化、專業(yè)化的需求。這已經(jīng)不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理能夠解決的。大數(shù)據(jù)化的網(wǎng)絡(luò)可以從海量數(shù)據(jù)中，根據(jù)學(xué)生檔案信息中提取更加有效的信息。因而為了達(dá)到這一目的，這就要求我們構(gòu)建起一套具備自動(dòng)化分析、搜索以及提取功能的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這樣將會(huì)極大程度地提升高校學(xué)生檔案信息管理與利用效率。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校學(xué)生檔案管理的措施

1.大數(shù)據(jù)高校學(xué)生檔案的收集

為了促使高校更好地管理與利用學(xué)生檔案信息，這就要求我們基于大數(shù)據(jù)背景下對其開展統(tǒng)一化管理。首先目前不少地方學(xué)生檔案收集標(biāo)準(zhǔn)上存在著一定問題，主要為各大高校對學(xué)生檔案的收集都缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不利于進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，為此，檔案館應(yīng)該制定一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。比如，讓高校輔導(dǎo)員統(tǒng)一進(jìn)行動(dòng)態(tài)輸入，以方便大數(shù)據(jù)的提取，這樣才能有助于科學(xué)全面系統(tǒng)地反映高校學(xué)生動(dòng)態(tài)發(fā)展變化。高校在收集學(xué)生檔案收集時(shí)，確定有一個(gè)有效的目標(biāo)，建立一個(gè)檔案庫，擴(kuò)大數(shù)據(jù)收集范圍。不僅僅是收集傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)生檔案，還應(yīng)該包括其在校、社會(huì)實(shí)踐以及實(shí)習(xí)等相關(guān)信息，我們除了可以用電子文檔形式以外，還可以利用視頻等方式將其收集好，這樣既確保檔案信息全面性，又避免了單一文字的枯燥。

2.大數(shù)據(jù)高校學(xué)生檔案的管理

對于高校學(xué)生檔案的管理必須充分利用數(shù)字化技術(shù)，很多高校特別重視檔案的數(shù)字化技術(shù)，可以把所有收入的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。高校檔案館必須有計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員，做好一套完整的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅可以更好地服務(wù)于管理者和學(xué)生，還能根據(jù)學(xué)生的需要，自動(dòng)提取出模糊的、潛在的數(shù)據(jù)，從而挖掘出學(xué)生中更多的隱含信息，也能夠把學(xué)生的個(gè)人隱私保護(hù)起來。有效地減少資源的浪費(fèi)。并且對檔案館的人員要進(jìn)行專門的培訓(xùn)，重視學(xué)生檔案的管理。

3.大數(shù)據(jù)高校學(xué)生檔案的利用

大數(shù)據(jù)化信息的有效利用才是一個(gè)高校學(xué)生檔案管理的重點(diǎn)。對于高校學(xué)生檔案的工作，檔案館的管理者要做到最大化的利用。因此，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管方式是第一個(gè)步驟，快速建立學(xué)生檔案信息的網(wǎng)站系統(tǒng)，利用好學(xué)生對網(wǎng)絡(luò)的興趣，提高大數(shù)據(jù)化的網(wǎng)站信息處理器。該處理器能解決學(xué)生信息查詢網(wǎng)絡(luò)崩潰問題，優(yōu)化了高校管理者對學(xué)生的掌握情況，為之后的管理方式提供更為有效的信息采集。大數(shù)據(jù)化的檔案管理最大化的解決高校與其他高校的連接，各自檔案館的人員可相互學(xué)習(xí)，討論，合作。但學(xué)生的檔案信息是不可泄露的。這樣可以讓智能化的檔案數(shù)據(jù)提升到一個(gè)更高的新層次，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。

4.大數(shù)據(jù)高校學(xué)生檔案的保護(hù)

信息時(shí)代的快速發(fā)展，高校學(xué)生對于隱私較為敏感。為此，大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理必須要滿足安全這一方面。檔案館要做足這一方面的工作，可以在網(wǎng)站外圍設(shè)置一個(gè)安全系統(tǒng)。系統(tǒng)里面的程序不會(huì)因?yàn)閺V大用戶的使用而產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)崩塌。

四、結(jié)語

總而言之，面對大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來的信息技術(shù)革命，更好地促進(jìn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作發(fā)展，讓傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)化的管理方式，更好地為管理者提供高效管理，保管好學(xué)生檔案信息。所以這就需要高校務(wù)必緊貼大數(shù)據(jù)時(shí)代這一背景，并借助于相關(guān)技術(shù)來開展學(xué)生檔案管理與利用工作，把它作為一項(xiàng)全新的工程。不斷收入學(xué)生的最新信息，從而為高校與企業(yè)準(zhǔn)確掌握他們情況打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。另外，高校在條件允許下可以引進(jìn)一些更為先進(jìn)的信息技術(shù)或者軟件，以此提升檔案管理與利用效率，并為畢業(yè)生提供更有價(jià)值的信息，促使高校學(xué)生檔案產(chǎn)生最大的社會(huì)效益。

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