數(shù)字化時(shí)代語(yǔ)境下高校檔案管理創(chuàng)新探析

摘 要：檔案管理是高校整體教育教學(xué)和管理體系中的重要內(nèi)容，具有不可忽略的獨(dú)特價(jià)值，而當(dāng)下數(shù)字化時(shí)代語(yǔ)境下高校檔案管理工作面臨著歷史性的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，構(gòu)建基于現(xiàn)代信息技術(shù)語(yǔ)境下的檔案管理機(jī)制成為高校最為緊迫的命題之一。本文緊密圍繞數(shù)字化時(shí)代語(yǔ)境下高校檔案管理機(jī)制創(chuàng)新這一特定主題，立足高校檔案管理信息化建設(shè)的具體實(shí)踐，重點(diǎn)闡述和探討相應(yīng)的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代 高校 檔案管理 創(chuàng)新

隨著我國(guó)整體社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展特別是現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷優(yōu)化，信息技術(shù)已然全面而深刻地滲透到了社會(huì)生活的方方面面，一定意義上正在解構(gòu)包括高等院校檔案管理等諸多行業(yè)的傳統(tǒng)生存業(yè)態(tài)和即有發(fā)展模式，在這樣的時(shí)代語(yǔ)境下構(gòu)建基于當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代語(yǔ)境下的檔案管理機(jī)制成為高校內(nèi)部教育教學(xué)與管理體系中最為重要的命題之一，直接關(guān)系著高校檔案管理這一板塊的健康可持續(xù)發(fā)展，具有重要的價(jià)值，需要各相關(guān)主體的高度重視和積極探索。當(dāng)前時(shí)代時(shí)域下信息化進(jìn)程的持續(xù)擴(kuò)張對(duì)高校檔案管理整體機(jī)制提出了優(yōu)化創(chuàng)新的切實(shí)需求，同時(shí)一定意義上這也是新時(shí)期提高檔案管理水平、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重要機(jī)遇，本文以下立足數(shù)字化時(shí)代背景下高校檔案管理機(jī)制創(chuàng)新這一特定命題，以當(dāng)前高校內(nèi)部檔案管理實(shí)際和管理信息化建設(shè)探索經(jīng)驗(yàn)為具體依托，重點(diǎn)闡述檔案管理信息化的時(shí)代意義，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步探討相應(yīng)的創(chuàng)新策略，以和學(xué)界同仁交流互動(dòng)。

一、數(shù)字化語(yǔ)境下高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇剖析

檔案是包括高等院校等多元化主體內(nèi)部管理體系中不可或缺的重要資料，具有獨(dú)特的參考價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。作為高校這一特定主體而言，檔案是記錄學(xué)校發(fā)展歷程、積淀獨(dú)特校園文化的重要途徑，同時(shí)也是現(xiàn)實(shí)層面上服務(wù)學(xué)生、促進(jìn)教學(xué)與管理的重要形式，是學(xué)校具體推進(jìn)教育教學(xué)活動(dòng)、落實(shí)科學(xué)決策的重要依據(jù)，其價(jià)值不可小覷，因此相應(yīng)的檔案管理工作顯得尤為重要，必須給予高度重視，這是首先必須明晰的基本要點(diǎn)，也是我們進(jìn)行深入探究的思想基礎(chǔ)。

實(shí)際上檔案管理工作是我國(guó)高校內(nèi)部教育教學(xué)與整體管理體系中的永恒命題，各大高校在過(guò)去的若干年時(shí)間中已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，也不同程度地形成了相應(yīng)的工作機(jī)制，這是我們?cè)谛聲r(shí)期持續(xù)優(yōu)化與完善高校內(nèi)部檔案管理相關(guān)工作的基礎(chǔ)。當(dāng)前社會(huì)語(yǔ)境下，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展特別是以現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為具體依托的數(shù)字化技術(shù)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系中的持續(xù)滲透，高校內(nèi)部檔案管理工作的社會(huì)環(huán)境發(fā)生了變化，要求相應(yīng)的檔案管理機(jī)制必須做出必要的優(yōu)化調(diào)整，這是檔案管理工作適應(yīng)新時(shí)期、呼應(yīng)新需求的必然選擇。數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)對(duì)于高校檔案管理工作而言首先是歷史性的挑戰(zhàn)，一定意義上意味著高校即有的檔案管理模式面臨著嚴(yán)峻的現(xiàn)實(shí)危機(jī)，這在具體的管理實(shí)踐中可以普遍而真切地感受得到，在現(xiàn)代信息化語(yǔ)境下傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，普遍存在效率低下、手段落后以及服務(wù)體驗(yàn)差等結(jié)構(gòu)性問(wèn)題，這是傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，同時(shí)這種狀況的普遍存在實(shí)際上就意味著構(gòu)建基于現(xiàn)代數(shù)字化時(shí)代語(yǔ)境下的高校檔案管理機(jī)制成為相關(guān)主體必須面對(duì)的重大命題，是擺在我們面前的挑戰(zhàn)之一;但同時(shí)我們也必須清醒地認(rèn)識(shí)到，某種意義上數(shù)字化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展對(duì)于高校檔案管理機(jī)制的優(yōu)化創(chuàng)新是一大歷史性機(jī)遇，技術(shù)的優(yōu)化與完善為檔案管理機(jī)制的整體性優(yōu)化更新提供了必要條件，現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)在高校檔案管理工作中具有自身獨(dú)特的價(jià)值和意義，只要相關(guān)主體抓住機(jī)遇、在實(shí)際檔案管理工作中有機(jī)地融入現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)，就可以切實(shí)而有效地提高學(xué)校檔案管理的質(zhì)量與水平，這是目前高校即有探索和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)體現(xiàn)出的基本命題，需要完美的高度重視和積極探索。

二、數(shù)字化語(yǔ)境下高校檔案管理優(yōu)化策略探究

在系統(tǒng)剖析當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代語(yǔ)境下高校檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇這一基礎(chǔ)性命題的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步探討數(shù)字化時(shí)代語(yǔ)境下高校檔案管理機(jī)制創(chuàng)新策略是整體命題中最為核心的命題。而事實(shí)上盡管檔案管理這一命題對(duì)于高校而言早已不是陌生的內(nèi)容，各個(gè)學(xué)校都有相應(yīng)運(yùn)行多年的管理機(jī)制和操作流程，但數(shù)字化語(yǔ)境下的檔案管理對(duì)于高校而言絕對(duì)是一個(gè)全新的挑戰(zhàn)，基于現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的檔案管理需要從整體結(jié)構(gòu)上對(duì)以往傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化調(diào)整，涉及到的領(lǐng)域和層面多元化的，這需要一個(gè)相對(duì)漫長(zhǎng)的探索和完善階段，因此就當(dāng)前的實(shí)際情況而言高校數(shù)字化語(yǔ)境下的檔案管理依然是一個(gè)開(kāi)放性的重大命題，需要各個(gè)相關(guān)主體從各自的視角和領(lǐng)域進(jìn)行積極探究，本文以下主要從三個(gè)方面進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新策略剖析。

1.高校相關(guān)主體要深刻理解當(dāng)前時(shí)代語(yǔ)境下推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的獨(dú)特價(jià)值，從組織架構(gòu)、工作模式等系列層面進(jìn)行全面優(yōu)化

如前所述，當(dāng)前隨著我國(guó)現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化時(shí)代已經(jīng)全面到來(lái)，多元化的數(shù)字設(shè)備已然滲透到了社會(huì)生活的方方面面，在這樣的時(shí)代語(yǔ)境下作為高校檔案管理這一特定命題而言如何積極實(shí)現(xiàn)與信息化技術(shù)的有機(jī)融合是最為重要的工作內(nèi)容，直接關(guān)系著高校檔案管理模式的優(yōu)化更新和可持續(xù)發(fā)展，具有重要的意義。

實(shí)際上在當(dāng)前社會(huì)語(yǔ)境下強(qiáng)化構(gòu)建基于數(shù)字化時(shí)代語(yǔ)境下的高校檔案管理模式創(chuàng)新的必要性來(lái)源于兩個(gè)因素，一方面是現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中的獨(dú)特優(yōu)越性，如查閱便捷、保存方便及傳輸簡(jiǎn)單等，這些優(yōu)越性對(duì)于有效破解傳統(tǒng)檔案管理模式難題、促進(jìn)檔案管理優(yōu)化提質(zhì)具有重要意義;另一方面在當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代語(yǔ)境下高校即有的檔案管理機(jī)制在實(shí)踐操作過(guò)程中遭遇了系統(tǒng)性困境，普遍性地存在效率低下、操作復(fù)雜等弊端，積極探索和拓展檔案管理模式的新路徑逐漸成為重要的命題，而構(gòu)建基于數(shù)字化時(shí)代語(yǔ)境下的檔案管理新模式是已經(jīng)被證明的一條值得持續(xù)探索的途徑。鑒于此，高校相關(guān)主體要深刻理解當(dāng)前時(shí)代語(yǔ)境下推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的獨(dú)特價(jià)值，提高認(rèn)識(shí)，從組織架構(gòu)、工作模式等系列層面進(jìn)行全面優(yōu)化工作。

2.立足數(shù)字化傳媒途徑，打造基于現(xiàn)代信息化平臺(tái)基礎(chǔ)上的高校檔案服務(wù)機(jī)制

涂子沛老師在其重要代表作品《大數(shù)據(jù)：正在到來(lái)的數(shù)據(jù)革命》一書(shū)中明確闡述道，所謂的大數(shù)據(jù)絕不僅僅是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)數(shù)量的眾多，這是對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的片面認(rèn)識(shí)，大數(shù)據(jù)的精髓在于“每個(gè)數(shù)據(jù)都能在互聯(lián)網(wǎng)上獲得生命、產(chǎn)生智能，散發(fā)活力和光彩”，如何讓大數(shù)據(jù)條件下的高校檔案資料“獲得生命”、“散發(fā)活力和光彩”？我們認(rèn)為在這個(gè)過(guò)程中需要我們?cè)跈n案服務(wù)這一環(huán)節(jié)上將工作做細(xì)，這是非常重要的內(nèi)容。在實(shí)際工作過(guò)程中各大高校檔案館可以根據(jù)具體的情況因地制宜地選擇基于現(xiàn)代信息化語(yǔ)境下的檔案服務(wù)機(jī)制，這是一個(gè)開(kāi)放性的命題，沒(méi)有“放之四海而皆準(zhǔn)”的標(biāo)準(zhǔn)模式，最為常見(jiàn)的策略如高校檔案館可以打造相應(yīng)的微信公眾號(hào)、新浪博客甚至QQ群等互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，及時(shí)公布和推送諸如課程特點(diǎn)、考試安排、活動(dòng)策略等相應(yīng)的文件，學(xué)生可以依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)便捷地查閱到學(xué)校的相應(yīng)文件，這是不受時(shí)空限制的，在實(shí)際操作過(guò)程中大大提高了高校檔案服務(wù)的工作效率，值得持續(xù)探索。

3.數(shù)字化時(shí)代語(yǔ)境下積極構(gòu)建依托現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上的高校檔案咨詢和互動(dòng)機(jī)制，這是整體檔案管理體系中的重要環(huán)節(jié)

眾所周知，在高校實(shí)際檔案管理過(guò)程中學(xué)校教師和學(xué)生經(jīng)常因?yàn)楣芾頇C(jī)制的落后而導(dǎo)致相關(guān)事宜咨詢不方便、收集檔案資料不及時(shí)等問(wèn)題，這一定意義上都是傳統(tǒng)檔案管理和檔案服務(wù)弊端的集中體現(xiàn)，需要引起我們的高度重視。而有效破解上述問(wèn)題的重要途徑之一即積極構(gòu)建基于現(xiàn)代化信息技術(shù)條件下的高校檔案咨詢和互動(dòng)機(jī)制，這是當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代語(yǔ)境下整體優(yōu)化高校檔案管理機(jī)制的重要內(nèi)容，需要相關(guān)主體的高度重視和持續(xù)探索，如高校檔案館可以打造互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)基礎(chǔ)上的檔案咨詢渠道，學(xué)生和教師通過(guò)這一數(shù)字化渠道可以較為便捷地與檔案館的專業(yè)人員進(jìn)行交流互動(dòng)，而鑒于檔案館工作人員有限、接待能力普遍不足這一問(wèn)題，相關(guān)人員可以依托微信公眾號(hào)等平臺(tái)將常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行集中展示，這無(wú)形中提高了檔案服務(wù)的質(zhì)量，同時(shí)也全面提升了數(shù)字化時(shí)代語(yǔ)境下的檔案管理能力。

三、結(jié)語(yǔ)

整體上而言，現(xiàn)代數(shù)字化語(yǔ)境下的高校檔案創(chuàng)新管理是一個(gè)宏大而系統(tǒng)的命題，其重要性和緊迫性顯而易見(jiàn)，目前對(duì)這一命題的研究已經(jīng)得到了學(xué)界的高度重視，一系列相應(yīng)的主題研究成果正在持續(xù)涌現(xiàn)，這些即有主題研究成果從理論研究和實(shí)踐探索兩個(gè)層面上進(jìn)行了較為系統(tǒng)的基礎(chǔ)性研究工作，而事實(shí)上隨著現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展和高校檔案管理信息化水平的不斷提高，需要關(guān)注和優(yōu)化的領(lǐng)域是多元化的，這需要學(xué)界的持續(xù)探索。

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作者簡(jiǎn)介：李松，性別：男，工作單位：廣東嘉應(yīng)學(xué)院檔案館，職稱：檔案館員。