物資管理優(yōu)化

高鵬 何健威 曹斌

摘 要：在中國海油持續(xù)高速發(fā)展期間，長期以來在實際工作中存在的“重采購、輕庫存”現(xiàn)象，已產(chǎn)生了相當(dāng)大一部分的積壓庫存。這部分物資通常為設(shè)備中的配件，基本使用專用物資數(shù)據(jù)進行管理，因為缺乏規(guī)范數(shù)據(jù)的嚴格標(biāo)準，數(shù)據(jù)質(zhì)量相對較低，存在很多“一物多碼”的情況，甚至影響到了領(lǐng)導(dǎo)層的決策，但這也意味著物資管理有很大的優(yōu)化空間。本文論證了對專用物資數(shù)據(jù)描述中的關(guān)鍵特征量（品牌、配件號等）進行標(biāo)準化管理，并結(jié)合制造廠商協(xié)同、物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管控等手段應(yīng)用到實際業(yè)務(wù)中，優(yōu)化專用物資數(shù)據(jù)，達到提升物資管理水平，實現(xiàn)降本增效的目的。

關(guān)鍵詞：物資管理優(yōu)化;專用物資數(shù)據(jù);關(guān)鍵特征量標(biāo)準化;管理應(yīng)用

1 前言

1.1 背景

在中國海油持續(xù)高速發(fā)展期間，長期以來在實際工作中存在的“重采購、輕庫存”現(xiàn)象，已因此產(chǎn)生了相當(dāng)大一部分的積壓庫存。究其原因，與原物資標(biāo)準不適合海油業(yè)務(wù)需求和物資數(shù)據(jù)質(zhì)量低（標(biāo)準化程度低，數(shù)據(jù)重復(fù)率高、描述不明確等）是息息相關(guān)的，高質(zhì)量的數(shù)據(jù)是開展物資管理工作的重要前提條件，而物資標(biāo)準是物資數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。為提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，促進集中采購，物資共享，降本增效，提升管理水平夯實基礎(chǔ)，推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，總公司采辦部在2012年啟動了物資標(biāo)準化項目，將原61大類物資標(biāo)準，優(yōu)化為新43大類物資標(biāo)準

新物資標(biāo)準與原物資標(biāo)準相比，做出了精簡物資層級，優(yōu)化分類維度，完善分類說明，增加屬性說明等改進，極大的改善了物資標(biāo)準的科學(xué)性、使用性，為提高物資數(shù)據(jù)質(zhì)量，優(yōu)化物資管理工作奠定了基礎(chǔ)。

1.2 物資管理

物資管理是從物資的需求開始，到平庫、采購、倉儲，最終出庫、調(diào)撥/轉(zhuǎn)讓，涵蓋物資從需求到消耗的全生命周期。物資管理工作包括：物資標(biāo)準及數(shù)據(jù)管理、倉儲資源管理、物資虛擬庫、物資調(diào)撥/內(nèi)部轉(zhuǎn)讓、倉儲物資處置、庫存監(jiān)控及優(yōu)化、賬外物資管理等工作。物資標(biāo)準及數(shù)據(jù)管理，在物資管理的前端控制需求，是物資管理工作的基礎(chǔ)。高質(zhì)量的物資數(shù)據(jù)環(huán)境，對物資管理工作起到事半功倍，提綱挈領(lǐng)的作用。

1.3 物資數(shù)據(jù)的應(yīng)用

物資數(shù)據(jù)是企業(yè)各個環(huán)節(jié)之間的“通用語言”。高質(zhì)量的物資數(shù)據(jù)，能夠降低溝通成本，提高工作效率，增強統(tǒng)計準確性，減少重復(fù)采購。

1.4 專用物資數(shù)據(jù)優(yōu)化

專用物資數(shù)據(jù)占數(shù)據(jù)總量的65%，存在很多一物多碼的物資，有很大的優(yōu)化空間。通過優(yōu)化專用物資數(shù)據(jù)，可以降低重復(fù)采購，減少積壓庫存。

1.5 關(guān)鍵特征量標(biāo)準化

關(guān)鍵特征量指專用物資數(shù)據(jù)中的“品牌（或制造廠）”、“配件號”等確定物資唯一性的屬性值，關(guān)鍵特征量標(biāo)準化是優(yōu)化專用物資數(shù)據(jù)質(zhì)量的有效途徑。關(guān)鍵特征量標(biāo)準化也是物資標(biāo)準化的其中一種形式。

1.6 關(guān)鍵特征量標(biāo)準化的應(yīng)用

關(guān)鍵特征量標(biāo)準化結(jié)合制造廠商協(xié)同（確定填寫規(guī)則）和物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管控（數(shù)據(jù)調(diào)整和單據(jù)切換），才能將標(biāo)準化的成果落地。

2 物資管理與專用物資數(shù)據(jù)的現(xiàn)狀及分析

2.1 物資管理現(xiàn)狀及分析

目前中國海油的當(dāng)前庫存中存在著大量的積壓庫存，這部分積壓庫存不僅占壓了資金，共享率低，且很大程度上影響了領(lǐng)導(dǎo)層的決策。問題的產(chǎn)生原因及影響分析如下：

積壓庫存：因需求人員不了解當(dāng)前已有庫存的情況，平庫不到位，仍進行重復(fù)采購造成。

共享率低：因需求人員對物資的使用習(xí)慣不同，導(dǎo)致物資在一個公司下的多個工廠之間，或者多個公司之間的共享率低。

資金占壓：因積壓庫存僅自身貨值就占用了大量資金，且為了管理這些積壓庫存，還要額外付出人工成本、場地費用等。

影響決策：因積壓庫存，重復(fù)采購等造成的影響，庫存管理混亂，難以整合同類物資，做出精準的分析，很大程度上影響了領(lǐng)導(dǎo)層的決策，不利于集中采購、聯(lián)儲共備等工作的開展。

積壓庫存的主要物資是備件類物資，備件類物資約占全集團整體庫存量的46.8%，是物資管理工作的重中之重。備件類物資在SAP上基本都使用專用物資數(shù)據(jù)進行庫存管理，其一物多碼的現(xiàn)象非常普遍，通過優(yōu)化專用物資數(shù)據(jù)，在物資管理的前端進行把控，是解決以上問題的有效途徑。

2.2 專用物資數(shù)據(jù)現(xiàn)狀及分析

2.2.1專用物資數(shù)據(jù)現(xiàn)狀

目前專用物資數(shù)據(jù)中很多物資因為缺少嚴格的標(biāo)準，描述中有很多差異，存在著大量一物多碼的數(shù)據(jù)。因為編碼不統(tǒng)一，需求者很難了解到要購買的物資是否已有庫存，在這種情況下，就容易產(chǎn)生重復(fù)采購、積壓庫存，造成額外成本。

截止至2017年6月9日，中國海油SAP系統(tǒng)中有效的物資數(shù)據(jù)總量約為162萬條，其中專用物資數(shù)據(jù)約為103萬條，約占總量的64%。

2.2.2專用物資數(shù)據(jù)產(chǎn)生的主要原因

專用物資數(shù)據(jù)主要是設(shè)備上使用的配件，制造廠商為了保護自身利益，防止用戶向其他廠家訂購，通常都會對這些配件的規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等信息進行技術(shù)封鎖。而用戶一般只能通過廠家提供的手冊查找配件號，裝配位置號、設(shè)備序列號等信息，確定要使用的物資，其很難像通用物資數(shù)據(jù)一樣，掌握到詳細的規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等信息，只好按專用物資數(shù)據(jù)進行提報。

2.2.3專用物資數(shù)據(jù)描述規(guī)則的多樣性

專用物資數(shù)據(jù)的一個關(guān)鍵特征量是品牌（或制造廠），每個品牌（或制造廠）都有自己的物資描述規(guī)則，在專用配件模板上，14個屬性（關(guān)鍵特征量）的任意組合也多種多樣，即使是相同的品牌（或制造廠），用戶在不知情的情況下，為了準確的買到想要的配件，往往會填寫盡可能多的已知信息，而且不同的用戶，其需求、掌握的信息、填寫習(xí)慣也不同，這些條件綜合起來，最終造成了相同品牌（或制造廠）的數(shù)據(jù)，也存在很多一物多碼的情況。盡管總公司出臺了專用物資數(shù)據(jù)一級規(guī)范，但是這也沒有精準的解決相同品牌（或制造廠）下規(guī)則統(tǒng)一的問題。

以品牌為CAT的物資為例，在與廠家溝通后，了解到其一個配件號代表著唯一的物資，那么它的物資數(shù)據(jù)描述規(guī)則僅為“物資名稱+品牌+配件號”這一種就可以了，但是實際數(shù)據(jù)中，常見的描述規(guī)則就有10余種，理論上允許存在的描述規(guī)則多達4000余種（這是由于專用配件模板有12個選填屬性造成的）。

2.2.4專用物資數(shù)據(jù)相同品牌（或制造廠）下關(guān)鍵特征量的差異性

以品牌為ATLAS COPCO的物資為例，在與廠家溝通后，了解到其關(guān)鍵特征量為品牌和配件號兩個屬性，且僅有一種標(biāo)準的規(guī)則，品牌填寫ATLAS COPCO，配件號為10位數(shù)字，中間無空格和特殊字符。在該品牌下已有的物資數(shù)據(jù)中，品牌有62種不同寫法，配件號有8種不同寫法。

2.2.5專用物資數(shù)據(jù)優(yōu)化需解決的問題

因為用戶難以了解到物資的實際規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等信息，所以現(xiàn)階段不考慮將其轉(zhuǎn)為通用物資數(shù)據(jù)的方式去優(yōu)化，僅在專用物資數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進行優(yōu)化。下面提出優(yōu)化專用物資數(shù)據(jù)需解決的問題：

1.關(guān)鍵特征量“品牌（或制造廠）”的標(biāo)準化。

將相同品牌（或制造廠）的不同寫法進行標(biāo)準化處理，才能統(tǒng)計出該品牌（或制造廠）下全量的物資數(shù)據(jù)。

2.相同品牌（或制造廠）下描述規(guī)則的標(biāo)準化。

以品牌（或制造廠）為基準，對該品牌（或制造廠）下物資數(shù)據(jù)的描述規(guī)則進行標(biāo)準化處理。

3.其他關(guān)鍵特征量的標(biāo)準化。

配件號、設(shè)備型號、設(shè)備名稱等關(guān)鍵特征量的標(biāo)準化。

4.已存在物資數(shù)據(jù)描述的標(biāo)準化。

按關(guān)鍵特征量標(biāo)準化、描述規(guī)則標(biāo)準化的要求，調(diào)整物資數(shù)據(jù)描述。

5.物資數(shù)據(jù)描述統(tǒng)一后業(yè)務(wù)單據(jù)的切換。

物資數(shù)據(jù)描述調(diào)整后，會出現(xiàn)多條物資數(shù)據(jù)合并為一條新編碼的情況，這時需要將舊編碼的采購訂單、庫存等業(yè)務(wù)單據(jù)切換到新編碼上。

3 關(guān)鍵特征量標(biāo)準化的管理應(yīng)用

專用物資數(shù)據(jù)優(yōu)化，首先應(yīng)做到關(guān)鍵特征量“品牌（或制造廠）”的標(biāo)準化（關(guān)鍵特征量標(biāo)準化）;之后統(tǒng)計出采購金額、庫存金額高的品牌（或制造廠），優(yōu)先選取排名靠前的品牌（或制造廠），和其制造廠商進行溝通，確定該品牌（或制造廠）下物資的描述規(guī)則和關(guān)鍵特征量的標(biāo)準寫法（制造廠商協(xié)同）;最后進行物資數(shù)據(jù)描述的調(diào)整，以及業(yè)務(wù)單據(jù)的切換（物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管控）。

3.1 關(guān)鍵特征量標(biāo)準化

抽取專用物資數(shù)據(jù)全部的關(guān)鍵特征量“品牌（或制造廠）”，按以下規(guī)則進行標(biāo)準化處理。

1.排除貿(mào)易商、代理商。

2.不允許使用國家企業(yè)信用管理平臺、中國執(zhí)行信息公開網(wǎng)等國家網(wǎng)站上公布的信譽不良的制造廠商。

3.相同品牌（或制造廠）只允許有一種標(biāo)準寫法。

4.國內(nèi)廠家，及在中國成立的中外合資企業(yè)，需填寫該公司官網(wǎng)最新的制造廠中文全稱。

5.國外廠家需填寫該公司官網(wǎng)的英文品牌（使用大寫英文字母），不能帶有CO.＼LTD.＼LLC＼INC＼BV＼SA＼GMBH等表示公司含義的詞匯。

6.國外大型企業(yè)下獨立經(jīng)營的子品牌，填寫英文子品牌。

標(biāo)準化處理后的品牌（或制造廠），可在物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管控中進行調(diào)整。

3.2 制造廠商協(xié)同

品牌（或制造廠）標(biāo)準化后，將品牌（或制造廠）作為關(guān)鍵字在MDM系統(tǒng)中搜索已有的物資數(shù)據(jù)，之后根據(jù)其物料編碼在SAP中導(dǎo)出采購記錄和當(dāng)前庫存，將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)處理后，統(tǒng)計出采購金額、庫存金額排名靠前的品牌（或制造廠）。然后與制造廠商進行溝通，確認該品牌（或制造廠）下物資數(shù)據(jù)的描述規(guī)則和關(guān)鍵特征量的標(biāo)準寫法。最后將溝通的規(guī)則總結(jié)為該品牌（或制造廠）物資數(shù)據(jù)的規(guī)范要點，在集團范圍內(nèi)應(yīng)用。

制造廠商協(xié)同應(yīng)遵循以下原則：

1.優(yōu)先選取采購金額、庫存金額高的品牌（或制造廠）。

2.描述規(guī)則應(yīng)盡量避免產(chǎn)生重復(fù)數(shù)據(jù)，做到一物一碼。

3.采取用戶的合理化意見。

3.3 物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管控

通過和廠家溝通，確定描述規(guī)則和關(guān)鍵特征量的標(biāo)準寫法后，已有的數(shù)據(jù)會有很多不滿足當(dāng)前的標(biāo)準，且會有很多重復(fù)數(shù)據(jù)，這時需要對其物資描述進行調(diào)整。

調(diào)整過程中需完成以下事項：

1.導(dǎo)出該品牌（或制造廠）下全量的數(shù)據(jù)。

2.已有關(guān)鍵特征量的規(guī)范。

3.向二級單位征集缺失的關(guān)鍵特征量。

4.向二級單位確認問題數(shù)據(jù)。

5.向廠家確認數(shù)據(jù)的準確性。

6.變更后的描述通過MDM系統(tǒng)同步SAP系統(tǒng)。

7.生成新舊對照表（新舊描述信息的對照關(guān)系表）。

在描述調(diào)整完畢后，應(yīng)開始業(yè)務(wù)單據(jù)的切換。為防止舊編碼繼續(xù)產(chǎn)生業(yè)務(wù)單據(jù)，應(yīng)根據(jù)新舊對照表在SAP中開啟這些數(shù)據(jù)的源頭控制，否則單據(jù)切換工作將難以結(jié)束，源頭控制需要對不再使用的舊編碼進行采購凍結(jié)或刪除處理。舊編碼業(yè)務(wù)單據(jù)向新編碼的切換，需要二級單位自行完成。

切換過程中需完成以下事項：

1.開啟源頭控制。

2.切換進度的把控。

3.擴展工廠數(shù)據(jù)的處理。

4 物資管理優(yōu)化

4.1 管理提升

通過關(guān)鍵特征量標(biāo)準化的管理應(yīng)用，優(yōu)化專用物資數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，減少一物多碼的情況，帶來物資管理的提升如下：

1.提高數(shù)據(jù)量、采購金額、庫存金額、單價、供應(yīng)商、物資共享、類別分布等數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確率，供管理者決策。

2.多條物料編碼合并成一條后，各編碼的庫存也隨之合并，可以降低重復(fù)采購，減少積壓庫存，進而減少資金的占用。

3.不同單位間的需求合并，提高了物資共享率，通過聯(lián)儲共備，也可達到降庫存的目的。

4.數(shù)據(jù)量、庫存量減少，為倉儲管理帶來便利，進而降低人工成本、場地租金等倉庫運維費用。

4.2 成功案例

4.2.1提高統(tǒng)計準確率

將物資數(shù)據(jù)中的關(guān)鍵特征量“品牌（或制造廠）”進行標(biāo)準化規(guī)范，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果的準確性。

案例：

統(tǒng)計某單位2015年采購品牌為“SOLAR TURBINES”物資的金額。

分析：

品牌標(biāo)準化前：可通過采購“供應(yīng)商”維度統(tǒng)計，但由于供應(yīng)商分為制造商、貿(mào)易商等形式，難以準確統(tǒng)計該品牌的采購金額。

品牌標(biāo)準化后：可通過“物料”維度，直接通過“品牌”進行統(tǒng)計，提高了統(tǒng)計的準確性。

結(jié)果：

從SAP中導(dǎo)出2015全年數(shù)據(jù)，按上述分析：通過“供應(yīng)商”維度，統(tǒng)計該品牌物資采購1，624萬元;經(jīng)過“品牌”標(biāo)準化，從“物料”維度，統(tǒng)計該品牌物資采購金額達1，739萬元，即額外統(tǒng)計出采購該品牌物資115萬元。

通過開展此項工作，已經(jīng)將專用類別數(shù)據(jù)的24，551個“制造廠或品牌”屬性進行規(guī)范，規(guī)范后為11，897個，精簡比例51.5%，可提高品牌（或制造廠）維度統(tǒng)計分析的準確率。

4.2.2合并庫存

通過關(guān)鍵特征量標(biāo)準化的管理應(yīng)用，將一物多碼的物資進行統(tǒng)一，整合庫存，即可減少重復(fù)采購，降低積壓庫存。

案例：

制造廠商為“SOLAR TURBINES”，配件號為“912740C1”的密封圈（該品牌下的物資一個配件號代表唯一的物資）。渤海片區(qū)共使用7條數(shù)據(jù)，分散在10個庫存地點，庫存總量198件，經(jīng)與該單位溝通，確認其安全庫存僅需11件即可。

通過與索拉透平公司協(xié)同工作，已將其15，637條配件數(shù)據(jù)縮減至7，292條，縮減比例達53.3%?？纱蠓档痛祟惻浼齑婕百Y金占壓。

作者簡介：

高鵬（1991.3—），男，物資標(biāo)準化工程師，2013年畢業(yè)于天津理工大學(xué)物流管理專業(yè)，獲學(xué)士學(xué)位，目前在中海油能源物流有限公司主要從事物資標(biāo)準及數(shù)據(jù)管理工作。