加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的策略

劉濤

摘 要 在當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，人力資源管理成為市場建設(shè)的一個重要內(nèi)容，而其中一個重要項目就是干部人事檔案管理，再加上信息技術(shù)的快速發(fā)展，加強(qiáng)對干部人事檔案信息化管理顯得極為重要?；诖?，本文在分析加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理重要性的基礎(chǔ)上闡述相關(guān)管理策略。

關(guān)鍵詞 干部人事檔案；信息化管理；重要性；策略

干部人事檔案主要是對干部個人信息的詳細(xì)記載，如個人資料、工作業(yè)績、工作水平、工作經(jīng)歷等等。通過干部人事檔案，可以全面了解相關(guān)干部的有關(guān)情況，為干部的選拔任用和日常管理工作奠定基礎(chǔ)。因此，如何實現(xiàn)干部人事檔案信息化的高效管理成為新時代人力資源部門亟需思考和解決的一個問題。

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）有利于檔案查詢

信息化管理的基礎(chǔ)就是以人事檔案數(shù)據(jù)為處理對象，借助現(xiàn)代信息技術(shù)將檔案信息全部錄入或以圖片、視頻載入到計算機(jī)，用電子文檔替換傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。不斷改革傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，有效地提高人事檔案信息資源的收集、檔案信息化管理可以方便相關(guān)人員查詢資料，并進(jìn)行動態(tài)增補(bǔ)信息與存檔。特別是在存檔人員基數(shù)龐大的情況下，信息化管理可以節(jié)約大量的查詢時間，查詢效率更高。

（二）規(guī)范了檔案管理

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，信息化檔案管理方式具有一個顯著的優(yōu)勢就是：在輸入人員資料的時候，內(nèi)容、字體、格式、大小等都是按照相關(guān)規(guī)定所完成的，所有資料都十分規(guī)范整齊。另外，在遷移干部人事檔案的時候，紙質(zhì)檔案容易發(fā)生丟失的情況，而信息化檔案則可以直接進(jìn)行數(shù)據(jù)共享或遷移，檔案信息的利用率得到進(jìn)一步提高。

（三）檔案保存更安全

在以往紙質(zhì)檔案保存中，由于受到紙張與筆墨的影響，時間一長就十分容易出現(xiàn)字跡模糊、紙張泛黃等問題，在查閱的時候就會造成信息不準(zhǔn)確、閱覽不方便等情況發(fā)生。而信息化檔案，其屬于電子檔案，它主要是通過大數(shù)據(jù)或者硬盤記載檔案，即便檔案是很長一段時間的保存，也不會輕易出現(xiàn)檔案字跡模糊等的情況。另外，在信息化的檔案管理中，還可以對檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行安全加密，保證了檔案的信息安全性的同時也大大提高了對檔案信息化保存的效率和長久性。

二、干部人事檔案信息化管理的策略

（一）加強(qiáng)干部人事檔案管理的制度建設(shè)

在對干部人事資料檔案管理中，一個重要的內(nèi)容就是信息的完整性與其真實性，而檔案的管理制度就是規(guī)范和確保信息完整性與其真實性的關(guān)鍵。因此，要規(guī)范和加強(qiáng)對干部人事資料檔案管理規(guī)章制度的規(guī)范和建設(shè)，確保人事檔案信息的完整性與其真實性。在規(guī)范和加強(qiáng)對干部人事檔案管理規(guī)章制度的建設(shè)時，可以從以下幾個方面著手，首先，對人事信息輸入制度進(jìn)行完善；其次，制定完善的信息采集要求；最后，針對管理環(huán)境、管理人員、信息輸入輸出、數(shù)據(jù)安全等方面建立安全管理制度。

（二）加強(qiáng)對檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

檔案信息化管理人員需要具備一定的計算機(jī)專業(yè)能力與操作能力，為此，要加大培養(yǎng)信息化管理人才的力度。首先，積極聘請高素質(zhì)的信息化人才，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)；其次，定期開展培訓(xùn)活動，不斷增強(qiáng)現(xiàn)有管理人員的信息知識基礎(chǔ)與信息操作能力；最后，在個人績效考核中納入檔案信息化管理建設(shè)成效，給予管理人員較多職業(yè)晉升通道的機(jī)會，從而進(jìn)一步提高他們的工作積極性。

（三）創(chuàng)新工作模式

在檔案管理中，隨著不同時期的發(fā)展，管理模式與方法也發(fā)生了較多改變，并起到了一定的積極作用，但是在當(dāng)前信息化時代下，以往的管理模式與方法已經(jīng)不適應(yīng)發(fā)展要求，不得不進(jìn)行創(chuàng)新，其中主要包含檔案管理工作六個環(huán)節(jié)與操作手段的創(chuàng)新。最重要的就是創(chuàng)新立卷制度，改進(jìn)工作手段，對檔案部門所實行的步驟繁瑣、呆板的流程進(jìn)行簡化，如組卷的形式與裝訂手段，其要如何做到即快速完成檔案輸入與歸檔程序，又不影響后期的調(diào)動利用。針對該問題，首先要取消一些不必要的環(huán)節(jié)與步驟，縮短歸檔周期，加快立卷速度；其次，相關(guān)工作人員在日常工作中，要多動腦，結(jié)合工作實際在各個管理環(huán)節(jié)中積極創(chuàng)新，為歸檔立卷工作提供便利，這樣，檔案管理工作也會事半功倍。現(xiàn)階段很多檔案部門都應(yīng)用計算機(jī)完成檔案管理工作，但是僅限于檔案的輸入、輸出與查閱，在其他方面很少應(yīng)用到計算機(jī)。再者，通過詳細(xì)觀察我們可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代技術(shù)還可以應(yīng)用到檔案管理各個方面，如檔案號用條碼代替，這樣不僅安全，還十分便捷，在查詢檔案的時候所用時間也比較少。另外，現(xiàn)代技術(shù)還可以應(yīng)用到檔案管理其他方面，如信息交流、業(yè)務(wù)工作等方面，從而快速解決具體問題，提高管理效率。

三、結(jié)語

總的來說，在當(dāng)前干部人事檔案信息化建設(shè)中，雖然取得了一定進(jìn)展和成效，但是由于信息技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，干部人事檔案信息化管理還需要進(jìn)行革新，因此，在具體工作中，相關(guān)部門要加強(qiáng)對技術(shù)與設(shè)備更新的重視度，積極培養(yǎng)信息化人才，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，從而進(jìn)一步提高干部人事檔案信息管理的效率與水平。

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