檔案信息化建設現狀、問題及對策

李宇　李瑞

“信息化帶動工業(yè)化”戰(zhàn)略實施以來，國家信息化建設水平迅速提高，信息化投入不斷增加。檔案部門也調整了發(fā)展思路，更加注重信息化建設，與時俱進，努力推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展。同時，要注意發(fā)展中存在的問題，解決問題，促進檔案信息化建設水平的提高。

1.檔案信息化建設的現狀

1.1 各地對檔案信息化建設都給予了高度重視

近年來，地方檔案行政管理部門陸續(xù)部署了檔案信息化建設，取得了一定的成效。2002年，中國檔案局網站開通。隨后，各省檔案部門也按計劃開通了檔案信息網站。計算機輔助檔案管理的實施和檔案的數字化得到了迅速的提高。地方檔案部門也取得了一定的成效。在檔案館中建立了檔案數據庫，大大提高了檔案工作的效率。

1.2 我國檔案信息化環(huán)境有了明顯改善

隨著科學技術水平的提高，信息技術的提高，我國檔案信息硬件環(huán)境、軟件環(huán)境已明顯改善，在內部局域網建立檔案，檔案管理信息技術的同時迅速增加，政策法規(guī)環(huán)境改善，檔案信息資源內容豐富，檔案信息化人才增加，人員素質不斷提高。

2.檔案信息化建設中存在的問題

2.1 信息化建設中規(guī)則不足

從檔案系統(tǒng)的現狀來看，信息化是獨立的，各取其所需，不形成完整的統(tǒng)籌安排，協(xié)調推進的態(tài)勢，許多檔案在信息化建設過程中沒有長期規(guī)劃，存在問題。在解決這一問題的同時，沒有統(tǒng)一的標準對檔案信息化建設、使用數量進行規(guī)范。由于數據和格式的不一致，導致檔案信息管理混亂，影響了信息傳遞和接收的效率。

2.2 數字檔案資源短缺，結構不合理

當前，我國多數檔案館的館藏資料仍以紙質檔案為主，數字檔案資源不夠豐富且單一，這必然會影響檔案信息化的工作效率。

2.3 在電子政務中的重要性沒有得到顯示

當前，多數有效信息仍有政府掌握，而政府中的絕大多數信息仍有政府掌握，政府的多數信息則置于檔案館中，檔案信息化的建設不僅對檔案管理現代化推動有重要意義，但目前在我國尚未形成政府信息資源開發(fā)的模式，導致其在電子政務中的作用不夠凸顯。

2.4 專業(yè)型人才較少

盡管近年來這一問題有了一定程度的改善，但從發(fā)展的需求來說，仍然出于供不應求的現狀，這在一定程度上制約了檔案數字化工作的開展。

2.5 相應的立法及規(guī)范化管理體系不夠完善

與發(fā)達國家相比，我國的檔案信息化立法規(guī)范建設相對較為緩慢，立法工作較為滯后，影響到我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3.解決檔案信息化建設應采取的措施

3.1 實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一原則

檔案信息化建設是為了將檔案信息資源整合到一起，實現資源的共享，為各級領導及機關服務，這就要求在新時期做好檔案信息化建設的統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一規(guī)范，避免各自問政的情況，加快檔案信息化建設的步伐。

3.2 調整館藏結構，推動數字化檔案館建設

制約發(fā)展因素和其他環(huán)境，各級檔案仍然依靠傳統(tǒng)載體檔案和一些數字檔案。因此，很有必要豐富當前數字集合，調整結構，促進傳統(tǒng)載體檔案的信息化進程，擴大數量。信息資源的總量。數字檔案館與傳統(tǒng)檔案相比，有更多的功能和服務的廣度和深度、質量和信息已得到改進。文件，用戶還可以快速、準確地消除時間和空間。得到你所需要的資源在網絡上。數字檔案館的檔案信息資源的收集信息不僅是自己的檔案，但是也在互聯網上的信息可以進行排序和合并到虛擬集合。

3.3 將檔案信息化與電子政務相結合

檔案信息資源是電子政務信息資源最重要的公共建設，這要求把它置于政務環(huán)境建設的狀態(tài)，考慮檔案信息的建設，結合檔案信息資源的開發(fā)和應用，參與電子政務建設，管理模式一體化的形成。與電子政務建設部門進行更多溝通，安排全面信息化建設，爭取檔案信息進入電子政務，依托電子政務網絡，網站，發(fā)布信息和數據，積極開展檔案網站服務，方便用戶查詢和使用，提高檔案利用率。

3.4 加大檔案信息化技術人才的培養(yǎng)力度

檔案信息化技術是一項專業(yè)工作。除掌握專業(yè)檔案知識外，還應掌握計算機技術、網絡技術等現代技術。檔案部門應盡快建立一支具有較強現代信息技術能力的專業(yè)隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。為了提高現有人員的培訓水平，檔案部門還必須加強領導的綜合素質，普及計算機實驗室的知識，提高檔案工作部門的整體水平;二是積極開展技術培訓，提高檔案工作部門的綜合素質。以不同的方式交流，創(chuàng)造良好的學習環(huán)境，激發(fā)員工的積累。最后，加強人才引進，大力引進具有良好專業(yè)技能和計算機技能的復合型人才，為復合型人才創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，促進我國檔案信息化建設水平的提高。

3.5 加快檔案信息化法制與標準化的進程

加快檔案信息法律制度建設，根據現行規(guī)章制度的要求，加快電子文件和行政法規(guī)的研究和制定，形成有效的激勵約束機制，促進檔案信息法律制度建設。提高檔案信息建設水平。同時，要建立健全檔案信息標準體系，學習、宣傳和執(zhí)行檔案局制定的檔案信息建設標準，制定和完善地方標準和實施辦法，解決檔案信息建設中存在的問題。檔案館建設，按照現行標準和規(guī)定，逐步完善我國檔案信息管理體系，實現國際發(fā)展目標。

結束語

綜上所述，檔案信息化是檔案管理未來發(fā)展的必然趨勢。在新時期，檔案館建設必須立足實踐，不斷提高檔案服務的現有水平，提高檔案工作的競爭力，促進檔案服務水平的提高，促進檔案事業(yè)在中國的發(fā)展。