公安檔案信息化管理的思考

朱飛艷　嚴(yán)明明

在新的歷史時期，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，公安檔案信息化管理已成為公安檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢和發(fā)展方向，全面落實(shí)和推行公安檔案信息化建設(shè)勢在必行。

一、公安檔案信息化管理的必要性

充分運(yùn)用科技手段提高檔案管理水平，已成為檔案安全管理和開發(fā)檔案資源的有效途徑和必由之路。

（一）信息存儲的高密度性。計(jì)算機(jī)儲存是利用數(shù)字化技術(shù)把有關(guān)檔案信息，如文字、圖像、聲音、視頻等轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)能夠識別的二進(jìn)制數(shù)形式進(jìn)行存儲，還可用 CD—R 或用 DVD 的密度刻錄保存，大大節(jié)省了空間。

（二）信息傳遞的可操作性。利用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行制作、存儲、檢索、管理和使用的電子檔案，可以進(jìn)行異地查詢、復(fù)制等信息操作。

（三）信息查詢的快捷性。檔案管理信息化的實(shí)施，使檔案利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)在線和計(jì)算機(jī)自動檢索功能獲取檔案信息，查詢各種檔案資料省時省力。

（四）資料保存的安全性。電子文件將資料記錄于載體上的同時，可對載體上的數(shù)字信息進(jìn)行壓縮編碼、加密等處理，適用于公安保密工作的需要，還可以將檔案資料復(fù)制進(jìn)行備份或異地保存，避免了紙質(zhì)檔案發(fā)霉、發(fā)脆、蟲蛀等不利于檔案安全保存的問題。

二、公安檔案信息化管理中存在的突出問題當(dāng)前，公安檔案信息化管理中在軟件、硬件上存在的一些問題和短板，已經(jīng)成為新時期公安檔案變革發(fā)展的巨大障礙，因此，我們必須從戰(zhàn)略的層面更加理性地作出思考。

（一）力量薄弱，素質(zhì)不高。一是檔案員素質(zhì)不高。有的綜合檔案員工作積極性和熱情都很高，但因檔案知識欠缺、文化素質(zhì)、微機(jī)操作水平不高，致使檔案信息化管理質(zhì)量、專業(yè)化程度不高。二是檔案崗位不穩(wěn)定。在基層派出所，大多數(shù)檔案管理員是由內(nèi)勤兼任，且變動頻繁，業(yè)務(wù)銜接不順暢。三是工作精力顧不過來。尤其是基層派出所內(nèi)勤既要面對上級各個部門數(shù)十幾種業(yè)務(wù)，又要疲于多頭應(yīng)對其他工作，很難全身心集中精力投入“檔案信息化”建設(shè)中，影響了檔案工作效能。

（二）保障乏力，配套不全。近年來，公安機(jī)關(guān)雖然加大了對檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)的投入，改善了辦公條件，但還有一些基層單位檔案管理硬件設(shè)施不配套，設(shè)施陳舊落后;有的單位只是將普通辦公室、住房或其它用房充當(dāng)檔案庫房，這些庫房往往面積小、陰暗潮濕，連起碼的去濕機(jī)、滅火器也配備不全;有的單位還將一些其它雜物堆積于檔案庫房。

三、全面提升公安檔案信息化管理水平的途徑和策略如何切實(shí)推進(jìn)公安檔案“信息化”建設(shè)，全面提升公安檔案信息化水平，本人認(rèn)為應(yīng)從以下四個方面下功夫：

（一）注重夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，助推檔案信息化管理深入開展。一是規(guī)范歸檔材料收集工作。要制訂、完善、健全收集制度，創(chuàng)新收集手段，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合;要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時收集;要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的實(shí)物。二是規(guī)范檔案整理工作。要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡明、保管期準(zhǔn)確、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表填寫無錯漏、案卷裝訂結(jié)實(shí)美觀。三是規(guī)范檔案管理工作。要實(shí)行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用;要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實(shí)檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，配置防潮、防濕、防火等安全保管和保護(hù)設(shè)備;要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作。

（二）要注重公安電子檔案與紙質(zhì)檔案兼容并存。紙質(zhì)檔案和電子檔案是兩種不同載體的檔案，有著各自的特點(diǎn)，它們既有相對的獨(dú)立性，又具有統(tǒng)一性。我們在實(shí)際工作中，既要做到重視電子檔案的錄入和傳輸，又要做到紙質(zhì)檔案的妥善保管，使其繼續(xù)發(fā)揮應(yīng)有的作用。只有將二者有機(jī)地結(jié)合起來，充分發(fā)揮各類檔案信息資源，才能更好地為公安工作和社會服務(wù)。

（三）加強(qiáng)電子文件歸檔和接收的集中化管理。通過建立公安檔案信息管理系統(tǒng)局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)與上、下級的互聯(lián)。分縣局機(jī)關(guān)檔案室將基層派出所檔案工作納入全局檔案信息管理系統(tǒng)平臺，這樣不僅可以通過網(wǎng)絡(luò)對派出所檔案收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，而且可以通過網(wǎng)絡(luò)跟蹤掌握各派出所檔案工作的真實(shí)情況，及時發(fā)現(xiàn)和有針對性的幫助解決存在的問題，提高派出所檔案管理整體水平。同時，通過與省廳、市局的互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為現(xiàn)實(shí)斗爭和廣大群眾提供方便優(yōu)良的服務(wù)。

（四）加強(qiáng)檔案信息化管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。檔案管理人員的素質(zhì)是決定檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。電子檔案的管理人員，必須熟練掌握計(jì)算機(jī)操作及相關(guān)設(shè)備維護(hù)技術(shù)，同時還要熟悉檔案管理基礎(chǔ)知識及各項(xiàng)公安業(yè)務(wù)知識，并具有一定的寫作能力。這就要求我們在加強(qiáng)公安檔案信息化建設(shè)中要以檔案專業(yè)人才、計(jì)算機(jī)專業(yè)人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源管理專門人才隊(duì)伍建設(shè)。