公安局檔案信息化管理促進(jìn)思路與措施分析

李瑞　李宇

摘 要：公安局是我國重要的政府機(jī)構(gòu)之一，檔案管理非常重要，公安局現(xiàn)有的工作條件和未來發(fā)展需求對檔案管理提出了新要求。在此基礎(chǔ)上，本文試圖對公安局推進(jìn)檔案信息化管理的思路和措施進(jìn)行分析，并給出了相關(guān)細(xì)節(jié)，分析旨在完善相關(guān)理論，促進(jìn)后續(xù)工作的有序開展和進(jìn)一步優(yōu)化。

檔案信息化是一個(gè)偉大的現(xiàn)代檔案管理的趨勢，公安局檔案具有非常重要的價(jià)值，管理應(yīng)該基于當(dāng)前，面向未來，不斷優(yōu)化。到目前為止，公安局的檔案工作系統(tǒng)繁雜，其內(nèi)容主要包括文檔、基建文件、設(shè)備文件，音頻和視頻文件，屬性文件，物理文件，司法鑒定文件，等，管理相對繁瑣，分析相關(guān)內(nèi)容的后續(xù)工作有一定的積極意義。

一、公安局檔案信息化管理工作的推動(dòng)思路

（一）傳統(tǒng)檔案管理模式不足的推動(dòng)

公安局檔案信息管理工作的主要推動(dòng)力是傳統(tǒng)的檔案管理模式的不足。對公安局現(xiàn)有檔案管理工作的分析，很容易發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)模式的諸多不足，如檔案保存，檔案積累，檔案的搜索等問題。以“信息孤島”問題為例，信息孤島是指在互聯(lián)網(wǎng)模式下，組織的信息與整個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)隔離，人員無法通過互聯(lián)網(wǎng)訪問，組織不能將信息上傳到網(wǎng)絡(luò)。相關(guān)工作有一定的不利影響。如果公安部門需要派出所提供一些檔案，在非信息方式下，派出所應(yīng)當(dāng)打印紙質(zhì)檔案并將其送交公安，費(fèi)時(shí)費(fèi)力信息模式只能傳輸?shù)轿募⒃诰€傳輸。傳統(tǒng)檔案管理模式不足是推動(dòng)公安局信息管理的主要思路之一。

（二）現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基本要求

公安局在工作中不斷積累，并不斷完善公安工作，在多種變化的情況下，公安工作進(jìn)一步增加檔案數(shù)量和管理難度，傳統(tǒng)模式下的精細(xì)化管理是在上述原因的共同作用下，檔案信息管理其思路是提高工作效率，這也是現(xiàn)代檔案管理體系建設(shè)的基本要求。由于我國社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的需求，勞動(dòng)者和就業(yè)人員單位在改革開放前的簡單就業(yè)關(guān)系變得非常復(fù)雜，檔案混亂無序，而更多的信息化應(yīng)用檔案保存和處理可以使其過程變得很快。

（三）社會(huì)發(fā)展的無形助力

檔案信息管理的基本支持來自三個(gè)方面，一是技術(shù)支持，二是理論支持，三是硬件支持。這三種支持離不開社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式的缺陷，快速發(fā)展的條件足夠的技術(shù)，完善的社會(huì)發(fā)展理論，是檔案信息管理成為可能的必要條件。檔案信息管理，技術(shù)，建模技術(shù)，檢索技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)等為信息化檔案建設(shè)提供技術(shù)支持;層次理論，備份理論，安全理論，管理理論，從理論層面，使檔案信息管理具體規(guī)范有序;計(jì)算機(jī)，輸出設(shè)備，通信設(shè)備是進(jìn)一步升級(jí)加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展的硬件支持。綜上所述，社會(huì)科技的發(fā)展促進(jìn)了公安局檔案信息化的發(fā)展。

二、公安局檔案信息化管理工作的舉措

（一）明確檔案分類

公安局檔案種類繁多，包括訴訟文書、文件檔案、基礎(chǔ)設(shè)施檔案、設(shè)備檔案、音像檔案、財(cái)產(chǎn)檔案、實(shí)物檔案、鑒定檔案等。對檔案進(jìn)行信息管理和數(shù)據(jù)庫建設(shè)是十分必要的。確保所有文件的正確分類。如果出現(xiàn)混亂，將大大降低信息檔案的建設(shè)效果和管理效果?？尚械姆椒ㄊ窃诂F(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)行詳細(xì)的管理，并在施工和進(jìn)場時(shí)建立監(jiān)控系統(tǒng)。負(fù)責(zé)輸入和檢查，確保分類準(zhǔn)確，輸入正確。

（二）健全管理體系

公安局的檔案信息管理的基本要求是構(gòu)建一個(gè)相對完善的管理組織結(jié)構(gòu)，由主管負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，監(jiān)督檔案相關(guān)工作，與其他部門合作，以及安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)具體事務(wù)的管理，相關(guān)部門人員進(jìn)行檔案管理的兼職工作。員工可以負(fù)責(zé)日常條目記錄和檢查，項(xiàng)目檔案的數(shù)量，并與員工溝通，確保工作的有效性。

（三）強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)

檔案信息管理工作，要讓每一位工作人員負(fù)起責(zé)任，也要做到落實(shí)。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)，監(jiān)督管理和領(lǐng)導(dǎo)，督促檔案管理人員完成日常事務(wù)，對本部門和人員要進(jìn)行協(xié)調(diào)，并通過培訓(xùn)。明確責(zé)任，推動(dòng)相關(guān)人員重視檔案管理工作，依靠相關(guān)制度，使管理工作得到有效落實(shí)，如明確不同人員的責(zé)任、錄入和校對人員的責(zé)任，確保類別的準(zhǔn)確性、不出現(xiàn)錯(cuò)誤等。

（四）加大保障力度

所有公安都必須加大檔案建設(shè)投入，確保設(shè)備管理完善，如工作所需的高速掃描儀，性能良好的計(jì)算機(jī)，充足的記憶和必要的打印機(jī)。同時(shí)，保護(hù)的力度還包括檢查機(jī)制等，責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)避免遺漏和錯(cuò)誤。

（五）注意網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全是非常重要的問題，特別是公安局的檔案。它包含很多重要的文件。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫時(shí)，有必要將殺毒軟件應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)控并完成數(shù)據(jù)庫建設(shè)。先進(jìn)行備份，備份完成后，還應(yīng)該建立一個(gè)授權(quán)機(jī)制，以防止入侵到文件系統(tǒng)，造成系統(tǒng)的破壞。

三、總結(jié)

通過對公安局檔案信息管理的推動(dòng)思想和措施的分析，了解了相關(guān)的基本內(nèi)容。目前，公安局檔案信息管理工作的推進(jìn)思路包括傳統(tǒng)檔案管理模式的推進(jìn)、現(xiàn)代檔案管理體系建設(shè)的基本要求、技術(shù)發(fā)展的無形輔助。相應(yīng)的措施包括：明確檔案分類，完善管理制度，加強(qiáng)職責(zé)落實(shí)，提高安全性，注意網(wǎng)絡(luò)安全的五個(gè)方面。在后續(xù)工作中，運(yùn)用上述理論將有助于促進(jìn)和改進(jìn)公安局檔案信息管理工作。