檔案信息化建設中怎樣做好著錄標引工作

陳曉芹

一、著錄標引工作在檔案信息化建設中的重要性

檔案描述和索引是一個重要的實現檔案信息化建設工作。它的目的是準備電腦檔案應用系統(tǒng)的數據。描述和索引的質量決定了整個應用程序文件系統(tǒng)的質量。描述和索引是一個重要的步驟在檔案的數字化，檔案的檢索和利用的保證，和檔案信息化建設的先決條件。

二、怎樣做好檔案信息化建設中的著錄標引工作

（一）適應檔案信息化建設，提高著錄標引質量

1.遵循相關標準統(tǒng)一著錄格式

目前，沒有統(tǒng)一的要求和宏觀調控檔案計算機檢索系統(tǒng)的建立。通常開發(fā)，設計并實現了由各單位根據自己的檢索系統(tǒng)的要求。它缺乏通用的類型和很難實現資源共享。描述的內容的差異也非常明顯。這些格式的矛盾最終會影響計算機管理系統(tǒng)的檢索效率。

2.科學標引方法

由于不同的索引方法，自存檔和索引進行工作與索引的索引工具使用的規(guī)則是不同的。在90年代，我們主要使用主題詞匯和自由的結合，特別是在解放之前，中國共產黨中央委員會和中央調查局索引根據主題詞匯的檔案，檔案的主題是能夠更好的顯示在索引。更準確的是轉換檔案概念的主題，關鍵字不包括在詞匯索引，和自由詞進行嚴格的登記制度。這種方法使得質量指數更好和檢索效率較高。唯一的缺點是，索引速度太慢，難以滿足快速發(fā)展的需要檔案檢索系統(tǒng)。

3.確定檔案著錄標引深度

在歸檔和索引工作中，我們必須注意客觀地揭示檔案中討論的問題或研究問題。有必要考慮檔案的適當索引深度，并考慮檔案主題檔案的清晰程度。禁止混合個人意見;應根據檔案的要求以及文件主題的重要性對其進行索引，不超過八個關鍵字，對于人員的任免，參與任免的部門和人員應逐一編入索引。涉及多個主題或問題的幾個基本方面的概念應該被編入索引，例如工作總結，會議記錄等，并且應該分別索引若干并行事項或問題。文件索引不足，文件檢索方法少，特異性強，將大大降低文件使用效率。文件太深，會浪費時間和計算機存儲空間，降低工作效率。因此，制定合理的檔案選擇和索引方案以確定檔案的可行深度尤為重要。一般而言，類似或類似的主題文件，文件的數量應該被精細索引，并且文件存儲器可以被相對粗略地索引。

4.檔案著錄中采用標準工具

提高檔案質量指數，是國家發(fā)展的必要采取相關工具。一些使用“中國檔案圖書館”的同義詞進行主題標引，一些使用“中國主題句”，有些人用自己的同義詞庫單位，部門，工業(yè)，和一些使用關鍵字索引。記錄工作中使用的工具不匹配，導致更多的混亂關鍵字索引，索引語言，影響計算機管理系統(tǒng)的檢索效率。

5.著錄標引要與檔案檢索相結合

編目索引的主要目的是檢索，完成編目索引是計算機檢索的基礎之一。編目人員應使用檢索主題分析參與文件，了解用戶需求，通過文件檢索策略和設計方法和實踐經驗，未來編目工作的索引，從使用檢索的角度，有針對性，準確地揭示主題，文件，以確保數據質量，促進檔案建設的信息化。

（二）加強著錄管理，推進檔案信息化建設

1.提高著錄標引人員的業(yè)務水平

建設檔案信息需要存儲檔案描述兩個索引技術也需要理解復雜的計算機技術檔案，現有的檔案人員如何實現這一目標？一般來說，編目人員應首先掌握檢索語言;又必須有一定的歷史知識，檔案工作的專業(yè)知識和經驗，分析和總結問題的能力，收集檔案的形成背景、記憶、特征和歷史檔案和更好地理解之間的連接描述文件的內容。隨著時代的數字檔案信息、文件存儲、描述、存儲、利用將由計算機輔助管理。編目人員也應該盡快掌握，計算機知識和計算機基本的職業(yè)技能，工作相關的知識和技能的應用在檔案管理的工作。

2.建立相對穩(wěn)定的專業(yè)隊伍

由于缺乏對檔案數據準備的重要性和專業(yè)性的理解，許多單位沒有安排具有較高知識水平和業(yè)務能力的專業(yè)人員來完成這項工作。他們中的大多數是臨時工作人員，他們在沒有長期概念的情況下做了一段時間的臨時工作。仍有許多單位是檔案的保管人，并從事錄音和索引工作。沒有正式培訓，沒有穩(wěn)定的專業(yè)數據工作團隊，記錄人員的業(yè)務能力難以提高，數據質量也受到影響。索引工作實際上是一項非常技術性的工作。任何想要從事錄音和索引工作的檔案管理員都必須經過重新學習和培訓。這將使記錄和標記工作的質量和數量，并便于文件的檢索和利用。

3.加大對著錄標引工作的組織管理

描述性標引工作的組織管理是描述性標引工作的重要組成部分，是對描述性標引校對工作的嚴格要求和統(tǒng)一管理。具體做法：標引前，要系統(tǒng)地了解全面引進要標引檔案的基本情況、機構設置、機構演變、干部配備和管轄范圍。在標引工作中，要特別注意對黨和國家歷史階段的工作重點和具體時期的政策的認識，經常性地開展工作研討會使描述和索引工作更加準確，確保了檔案數據的質量。在工作中，要合理安排編目和標引工作，注意對輸入的計算機檔案數據進行核對和驗證，避免一人長期核對，鼓勵專業(yè)人員相互核對和驗證。這將有助于我們互相學習，及時發(fā)現問題，提高編目和索引的水平。

三、結論

總之，檔案信息化建設是一項長期而艱巨的任務，做好檔案著錄標引工作是開發(fā)檔案信息資源的有效保障。因此，檔案信息化建設在與時俱進的發(fā)展過程中，我們必須加強對檔案信息資源的管理，必須做好描述文件的索引工作，為檔案的利用、檢索提供更有效的服務。