新時期高校畢業(yè)生檔案管理分析

◆摘 要：伴隨著我國“科教興國”戰(zhàn)略的具體實施，我國的教育事業(yè)開始迅猛發(fā)展，同時高校畢業(yè)生的數(shù)量也開始逐年增多，基于此，對于高校畢業(yè)生的檔案管理工作的重要性便開始凸顯了出來。下面本文將針對高校畢業(yè)生檔案管理當中存在的問題進行闡述分析，隨后提出相應(yīng)的高校畢業(yè)生檔案管理可行性策略。

◆關(guān)鍵詞：新時期；高校畢業(yè)生；檔案管理

檔案對于高校畢業(yè)生來說具有極為重要的意義，其上面記錄了學生在小學、初中、高中、大學當中所有的檔案，包括學習情況、畢業(yè)情況等，同時檔案也會關(guān)系到學生以后的就業(yè)安排、轉(zhuǎn)正定級、工齡計算等方面的內(nèi)容，在一定程度上來說，其也是用人單位對于學生考量的要素之一。基于此，便需要給予高校畢業(yè)生檔案管理足夠的重視。但是在實際當中，針對于高校畢業(yè)生檔案的管理仍然存在著些許問題，下面本文將針對其中存在的問題進行深入的討論分析。

1當前高校畢業(yè)生檔案管理工作當中存在的問題

1.1高校畢業(yè)生對于檔案的重要性認識不足

當前，我國的社會當中主要的經(jīng)濟模式便是公有制經(jīng)濟模式為主體，多種所有只經(jīng)濟共同發(fā)展的社會注意經(jīng)濟制度，而在我國的這種經(jīng)濟模式下，便使得多數(shù)的民營企業(yè)和私營企業(yè)開始發(fā)展了起來，進而使市場的重心轉(zhuǎn)移。而部分私營企業(yè)或者是民營企業(yè)在進行人才招聘的過程當中，忽視了應(yīng)聘者的檔案審核工作，同時也沒有給予檔案管理工作足夠的重視，這種現(xiàn)象的產(chǎn)生便造成了高校畢業(yè)生對于自身檔案的重要性認識不足的現(xiàn)象。同時，用人單位這種招聘的形式也會在學生當中形成一個潛移默化的影響，即，檔案對于以后的就業(yè)并沒有那么重要。這樣便會使高校畢業(yè)生忽視對于自身檔案的管理與保存，甚至在有的時候還會造成檔案損壞或者是檔案遺失的情況，這種情況的出現(xiàn)，便給我國的檔案管理工作造成了一定的難題。

1.2高校畢業(yè)生檔案管理機制有待完善

在我國的高校當中，對于學生檔案的管理有著一定的差距，部分學生是由學生所在的院系進行保存，也有部分院校由學生統(tǒng)一進行保存，甚至在一些管理較差的學校當中還會將學生檔案發(fā)放給學生令其自行保存，以上種種現(xiàn)象的出現(xiàn)，都會在一定程度上對于檔案管理工作造成一定的影響。造成以上情況的主要原因便是在高校當中，沒有針對于學生的檔案管理工作制定出一套統(tǒng)一的檔案管理機制，進而使檔案管理工作出現(xiàn)混亂、疏忽的現(xiàn)象，同時這種情況也給檔案管理工作人員提升了工作難度，繼而使其工作量增大，同時在這種管理方式下，檔案保存的質(zhì)量也無法得到保證。若是在保存的過程當中一旦出現(xiàn)問題，便會對于學生以后的工作、考研、考公務(wù)員等造成一定的影響，這樣情況的出現(xiàn)也會使檔案管理工作失去本來的意義，進而使我國對于檔案管理工作投入的人力、物力、財力等方面的資源付諸東流。

1.3高校畢業(yè)生檔案管理手段落后

目前，對于高校畢業(yè)生檔案管理工作手段的落后也是檔案管理工作當中一個較為主要的問題。在當前的檔案管理工作當中，主要應(yīng)用到的便是手工操作的管理方式，這種管理方式存在著一定的局限性，同時在管理的過程當中效率也較差，并且，還受到管理人員的影響，若是檔案管理人員在進行檔案管理的過程中出現(xiàn)誤差或者疏忽，便會使檔案管理工作的準確性受到損害。與此同時，通過手工操作進行檔案管理的方式也會給相應(yīng)的檔案管理人員帶來大量的工作量，進而使其工作的質(zhì)量不能夠得到全面的保證。所以，在進行檔案管理的過程當中，需要適當引入現(xiàn)代化的手段對于檔案進而管理，這樣才能夠使檔案管理工作更加精準且安全。

1.4檔案管理人員專業(yè)能力不強

在檔案管理人員對于檔案進行管理的過程當中，其自身的專業(yè)能力不強也是其中一個較為顯著的問題。目前，在高校檔案管理工作當中，仍然存在部分檔案管理人員管理意識不強、管理手段單一、管理效率落后的情況。而造成這種情況的主要原因便是由于檔案管理人員自身的知識儲備量不足以勝任該項工作，或者是其對于相關(guān)檔案管理方面的技能不夠嫻熟，這樣便會使檔案管理工作受到一定的影響，繼而使高校畢業(yè)生的檔案管理工作的質(zhì)量得不到提升，甚至在嚴重的時候還會造成高校畢業(yè)生檔案的完整性受損、檔案遺失的情況，進而給高校畢業(yè)生以后的工作就業(yè)、考研或者是考公務(wù)員等方面的發(fā)展帶來限制。

2高校畢業(yè)生檔案管理策略

2.1提升高校畢業(yè)生對于檔案的重視程度

在實際當中，若是想要提升高校畢業(yè)生的檔案管控力度，首先便需要提升高校畢業(yè)生對于自身檔案的重視程度。在管理的過程當中，高校可以適當?shù)拈_展提升檔案管理意識的宣傳大會，或者是通過學校的廣播、宣傳欄等多方面對于檔案管理的重要性進行宣傳，甚至在必要的時候，高校還可以通過舉辦以“重視檔案管理”為主題的活動，對于檔案管理的重要性進行適當?shù)男麄髦v解，使學生了解到檔案對于自身來說有什么作用，以及在畢業(yè)之后檔案怎樣處理等方面的內(nèi)容，這樣才能夠使高校畢業(yè)生充分重視其對于自身檔案的管理，進而使畢業(yè)生能夠在畢業(yè)之后對于自身檔案進行完好的保存，通過這樣的方式，能夠提升高校畢業(yè)生檔案管控力度。

2.2完善高校畢業(yè)生檔案管理機制

在高校對于畢業(yè)生檔案管理的過程當中，完善相應(yīng)的檔案管理機制也是檔案管理工作的一項重要舉措。在上文當中提到，高校畢業(yè)生檔案管理工作的混亂是由于在高校當中沒有一套統(tǒng)一的、完整的檔案管理制度，基于此，高校對于畢業(yè)生的檔案管理便需要完善檔案管理機制的建設(shè)。在這個過程當中，高校需要對于畢業(yè)生檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行充分的考量，例如：檔案的儲存、檔案的交接、檔案的整理、以及檔案的調(diào)取等，以上方面的內(nèi)容都是在完善管理機制過程當中需要注意到的方面，只有將這些方面都充分考慮到，才能夠使高校檔案管理工作更加具有科學性可言。

2.3加強檔案管理信息化建設(shè)

我們當前所處的時代是一個信息技術(shù)極為發(fā)達的時代，所以，在進行檔案管理工作的過程當中，也需要通過現(xiàn)代化手段來對于學生檔案進行管理，例如：通過信息化技術(shù)來管理高效畢業(yè)生的檔案，能夠在一定程度上使檔案管理人員的工作效率得到質(zhì)的提升，同時也能夠減輕檔案管理人員的工作量，繼而使檔案管理工作的質(zhì)量能夠得到全面的提升。并且，通過信息化手段對于檔案進行管理，還能夠避免在工作的過程當中出現(xiàn)人為的失誤造成高校畢業(yè)生檔案的受損或者是遺失。

2.4強化檔案管理人員專業(yè)技能

在實際的工作當中，通過提升檔案管理人員專業(yè)技能的方式也能夠在一定程度上提升檔案管理工作的質(zhì)量。高校可以針對于檔案管理人員開展定期的技能提升培訓(xùn)大會，在大會上面對于檔案管理人員的知識盲點進行補足，同時向其傳授檔案管理經(jīng)驗，從而使高校畢業(yè)生檔案管理工作能夠得到全面且根本的落實，并且也能夠使檔案管理工作人員將自身的知識與實踐相結(jié)合。同時在培訓(xùn)過后，還需要令檔案管理人員根據(jù)本次培訓(xùn)，書寫一些心得體會，進而深化本次培訓(xùn)大會的效果。通過這樣的方式，能夠使檔案管理人員的專業(yè)技能得到全面的提升，進而使檔案管理工作質(zhì)量得到保證。

3結(jié)束語

綜上所述，高校畢業(yè)生檔案管理工作具有極為重要的意義，其能夠?qū)τ诟咝．厴I(yè)生在以后的工作就業(yè)、考研、考公務(wù)員等方面造成一定的影響，所以在進行檔案管理的時候，相關(guān)的檔案管理工作人員需要以嚴謹?shù)膽B(tài)度、負責的精神來進行畢業(yè)生檔案管理的工作，同時在工作時還需要適當引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，這樣才能夠使檔案管理工作的質(zhì)量得到充分的保證。

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作者簡介

秦佳（1987.12.01—），性別：男；民族：漢；籍貫：河南商丘；學歷：本科；職稱：助理館員；工作單位：商丘醫(yī)學高等?？茖W校；研究方向：檔案管理。