高職院校采購計劃管理系統(tǒng)研究

蘇小蓉

摘要：采購工作作為高職院校后勤工作的重要方面，影響到學校的正常運轉。為改變高校采購計劃管理方面的盲目性、無序性、低效性，本文對高職院校采購計劃管理系統(tǒng)設計進行研究。在分析當前高職院校采購工作常見問題的基礎上，提出建設采購計劃管理系統(tǒng)的必要性，并根據(jù)采購計劃管理系統(tǒng)的構建原則，明確設計思路，提出管理系統(tǒng)的初步架構，為高職院校采購計劃管理系統(tǒng)設計和開發(fā)提供參考。

關鍵詞：采購計劃：管理：高職院校：系統(tǒng)

采購是高職院校學校管理工作的重要部分，維系著學校的正常運轉和教育教學秩序，關系師生員工的切身利益和學校的長遠發(fā)展。采購需要遵循以需求為原則，事先做好采購計劃。作為高職院校，采購的物品和服務涉及各個方面。為了使采購最優(yōu)化管理，盡可能減少采購成本，需要加強對采購計劃的管理。在信息技術飛速發(fā)展的今天，借助電腦軟件系統(tǒng)對各項事務進行管理已成為一個趨勢，在各行各業(yè)中都得到了廣泛的應用。采購計劃管理系統(tǒng)在企業(yè)、大型商店等單位得到了廣泛的應用，取得了良好的效果。但在當前高職院校采購計劃管理中，采用軟件系統(tǒng)進行系統(tǒng)化、高效化管理的還比較少見，造成上述情況的一個很重要的原因在于缺乏與高職院校采購實際相匹配的管理系統(tǒng)。雖然現(xiàn)在市場上有很多ERP管理系統(tǒng)，但對于高職院校的采購計劃管理，存在諸多不相適應的地方。因此，本文對高職院校采購計劃管理系統(tǒng)進行研究，在結合高職院校采購實際的基礎上，遵循采購工作的基本原則和系統(tǒng)設計的基本規(guī)范，提出高職院校采購計劃管理系統(tǒng)設計構想，為高職院校采購計劃管理系統(tǒng)設計開發(fā)提供思路和參考。

一、當前高職院校采購工作中常見的問題及應用采購計劃管理系統(tǒng)的必要性

（一）當前高職院校采購工作中常見的問題

1.采購工作計劃性不強

采購的集約化、高效化要求采購工作必須具有計劃性。通過相關調查發(fā)現(xiàn)，當前部分高職院校在采購工作中并未形成未雨綢繆、提前計劃的習慣，采購計劃管理工作滯后。第一，體現(xiàn)在采購隨意性較大，任由各部門及各實際操作人按照自己的想法實施，缺乏統(tǒng)籌協(xié)調、科學調度，臨時性、小零散采購項目較多。第二，體現(xiàn)采購工作前瞻性不足，一些部門照搬照抄往年的采購計劃，未能根據(jù)實際需要，預見性地做好采購計劃。第三，采購趕急圖快、應付了事，在填報采購計劃時不嚴謹，所需采購物資羅列不準確，論證不仔細，沒有確定詳細準確的采購方案和采購清單，沒有事先預估采購項目的價格，造成采購計劃存在較大的盲目性，在實際執(zhí)行中遇到一些困難。

2.采購工作中缺乏信息溝通

高職院校的采購往往由后勤部門負責，但采購具體項目和計劃往往由學院各部門、單位提出。一方面在采購計劃制定中，缺乏橫向的聯(lián)系和溝通。提出項目采購計劃的各部門、各單位缺乏與匯總計劃的后勤部門的溝通聯(lián)系，后勤部門缺乏對采購計劃的統(tǒng)籌協(xié)調，在計劃的確定中大都是單向的信息溝通，從而影響到采購計劃的科學性。另一方面，在采購過程中缺乏與采購來源企業(yè)的縱向溝通，容易出現(xiàn)信息理解失誤或信息的有效流通受到阻礙，造成采購計劃的實現(xiàn)與之前存在較大的偏差。

3.采購工作缺少監(jiān)督

采購工作作為高職院校直接以貨幣為媒介進行的商品交換，掌握著大量資金的使用權，必須得到有效的監(jiān)督，否則容易出現(xiàn)一些違規(guī)行為。當前采購工作雖然透明化程度得到了很大程度的提高，一些大宗物品的采購通過政府采購平臺進行。但對采購計劃制定、采購實施、采購制度落實情況等缺乏全程的監(jiān)督，導致在某個環(huán)節(jié)仍然存在一些風險點。

（二）高職院校采購工作中應用采購計劃管理系統(tǒng)的必要性

鑒于此，為解決上述問題，進一步規(guī)范、科學高職院校采購計劃管理工作，構建一個高職院校采購計劃管理系統(tǒng)是十分有必要。一方面，信息化是當前社會發(fā)展的趨勢，在各行各業(yè)的管理中，借助信息技術可提高工作效率成為一種業(yè)界的共識。另一方面，采用信息系統(tǒng)對高職院校采購計劃進行管理，能解決當前高職院校采購中存在的弊病。比如借助信息系統(tǒng)的優(yōu)勢可以增強采購的計劃性，加強各部門、各單位之間的信息溝通，并通過信息系統(tǒng)提高采購計劃管理的透明性，構建無死角、全方位的監(jiān)督體系，使高職院校采購工作規(guī)范化、陽光化、高效化，進而提高高職院校管理水平。

二、高職院校采購計劃管理系統(tǒng)構建初步設想

（一）高職院校采購計劃管理系統(tǒng)構建原則

1.實用性原則

高職院校采購計劃管理系統(tǒng)必須以實用性為最高準則，設計構建高職院校采購計劃管理系統(tǒng)是為提高其采購計劃的質量和效果。因此，在設計的過程中也必須與高職院校采購實際情況相吻合，與高職院校采購工作實際需求保持一致。在系統(tǒng)構建中，要在實現(xiàn)功能的同時，盡可能方便操作，操作界面簡單友好，適合不同崗位和不同計算機技術水平的人員使用。要易于維護，保持穩(wěn)定性，為采購工作的順利實施提供保障。

2.規(guī)范性原則

采購計劃工作的規(guī)范性決定了采購計劃管理系統(tǒng)的規(guī)范性，要按照采購工作制度要求設計系統(tǒng)，在系統(tǒng)功能架構中，要符合采購制度的要求，比如操作權限、數(shù)據(jù)權限等，將采購制度體現(xiàn)在操作系統(tǒng)的約束中，將系統(tǒng)的規(guī)范性演變?yōu)楦呗氃盒２少徲媱澋囊?guī)范性。

3.交互性原則

采購計劃管理作為一個多方參與的系統(tǒng)工作，在使用過程應該改變單向溝通的特點，通過其交互性來加強采購計劃管理的信息溝通，通過信息溝通加強采購計劃的科學性、合理性。

（二）高職院校采購計劃管理系統(tǒng)設計思路與架構

1.高職院校采購計劃管理系統(tǒng)設計思路

一是實現(xiàn)采購標準化。改變采購的隨意性，實現(xiàn)采購程序、采購產品、采購計劃的標準化。二是實現(xiàn)價格合理化。采購計劃管理系統(tǒng)的使用并不是追求最低的價格，而是追求價格的合理化，在產品、服務與質量之間取得一個最佳的平衡。采購計劃管理系統(tǒng)的設計也應該遵循價格合理化思路，以最合理的成本采購最可靠、質量最好的商品及服務。三是流程透明化。管理系統(tǒng)的流程要公開透明，每個流程的責任人，操作的記錄都要相對透明化，且每個流程的相關信息，比如采購的物品、采購的廠家、采購競價的過程都要能接受相關方面的監(jiān)督，讓采購計劃真正全方位無死角。四是管理自動化，作為信息系統(tǒng)的一個獨特優(yōu)勢就是自動化管理，節(jié)約人力物力，借助計算機的計算能力和算法的自動計算特征，實現(xiàn)采購計劃管理，比如資料報送、資料匯總、信息發(fā)布、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等方面管理自動化。

2.高職院校采購計劃管理系統(tǒng)架構

高職院校采購計劃管理系統(tǒng)主要包括：采購計劃申報子系統(tǒng)、采購計劃收集子系統(tǒng)、采購計劃統(tǒng)籌子系統(tǒng)、庫存管理子系統(tǒng)、訂單生成子系統(tǒng)、采購計劃監(jiān)督子系統(tǒng)。

采購計劃申報子系統(tǒng)為高職院校各部門通過該系統(tǒng)進行采購計劃申報，每個部門安排一個管理員統(tǒng)一申報。該子系統(tǒng)還需建立采購商品及服務目錄，根據(jù)學校的需要，通過集體商定進入該系統(tǒng)的商品和服務目錄。在采購計劃申報時，讓申報者從申報目錄中選擇，從而使采購商品和服務標準化。

采購計劃收集子系統(tǒng)即對各部門提出的采購申請進行審核與匯總。在各部門提出采購申請后，學校管理部門通過該子系統(tǒng)對采購申請進行審核，確定通過與否，對初審通過的采購申報計劃進行匯總。

采購計劃統(tǒng)籌子系統(tǒng)，指在對采購申報計劃進行匯總后，總的采購申報計劃可能超出學校的總體財政支出計劃或者超出采購物品數(shù)量，則需要通過采購申報總計劃進行統(tǒng)籌協(xié)調。在系統(tǒng)中，按照輕重緩急的原則對采購物品或服務進行分類，在財力有限的情況，優(yōu)先采購急需的物品和服務。存在爭議的情況，通過該系統(tǒng)向各部門反饋采購意見，各部門對采購意見進行調整。經(jīng)過多次調整優(yōu)化，最終形成一個完善的采購計劃。

庫存管理子系統(tǒng)指對當前學校庫存的物品和未履行完的服務進行管理。采購作為一個補充物品或服務的過程，需要以現(xiàn)存的物品和服務作為基礎。并且，采購進來的物品和服務也需要進行管理。因此，要通過庫存管理子系統(tǒng)查看現(xiàn)有的庫存狀態(tài)以及采購物品及服務的使用情況。

訂單生成子系統(tǒng)指高職院校采購主管部門匯總采購計劃后，對采購商品及服務進行歸類，盡可能地改變分散采購的形式，將同類型的物品集中進行采購。該子系統(tǒng)還要包含對各供貨單位的資質進行審核，在符合條件的供貨單位中選取最優(yōu)的單位作為供貨對象。

采購計劃監(jiān)督子系統(tǒng)即對整個采購計劃管理過程進行監(jiān)督，監(jiān)督是否按照采購各項制度進行采購計劃申報，是否存在重復采購和超范圍采購的行為以及是否存在浪費的現(xiàn)象，在供貨單位的確定中是否按照采購有關法律法規(guī)，是否遵循了節(jié)約高效的原則等。在系統(tǒng)中，如果存在違規(guī)行為，系統(tǒng)可以自動預警并生成建議反饋給監(jiān)督人員。監(jiān)督人員也可以通過該子系統(tǒng)隨時叫停涉嫌違規(guī)的采購計劃有關工作。

三、結語

高職院校采購計劃管理系統(tǒng)對于提高高職院校采購計劃管理的效率和規(guī)范性、科學性具有重要的意義，能解決當前高職院校采購計劃管理中所存在的一些問題和弊病，也能使高職院校采購標準化、合理化、透明化。因此，有必要加強當前高職院校采購計劃管理系統(tǒng)的建設，以不斷提高高職院校采購工作水平。

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