淺談工程物資采購(gòu)的問(wèn)題與管控

李彥欽

摘要：工程物資是建筑所需的工具、燃料和材料等。工程物資采購(gòu)是工程順利開(kāi)展的基礎(chǔ)和前提，做到對(duì)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的有效管控，是正常開(kāi)展采購(gòu)工作的重要保障?；诖?，本文總結(jié)了現(xiàn)階段施工企業(yè)采購(gòu)工程材料存在的主要問(wèn)題，并提出了管控建議，以提高施工企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。

關(guān)鍵詞：工程物資：材料采購(gòu)：采購(gòu)管控

大到整個(gè)企業(yè)，小到某項(xiàng)具體的工作，可以說(shuō)企業(yè)內(nèi)部管控是否到位是能否成功的關(guān)鍵。就工程項(xiàng)目而言，物料采購(gòu)能否得到有效管理和控制，對(duì)于降低項(xiàng)目成本和提高項(xiàng)目效率具有重要意義。但是，由于項(xiàng)目分散、人員流動(dòng)性大，施工企業(yè)的管理水平普遍不高。在當(dāng)前的環(huán)境下，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，各公司的利潤(rùn)逐漸減少。因此，加強(qiáng)對(duì)施工企業(yè)建筑材料采購(gòu)的管理和控制具有重要意義。本文總結(jié)了現(xiàn)階段工程材料采購(gòu)中常見(jiàn)的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的控制措施，以加強(qiáng)建筑材料的采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

一、現(xiàn)階段工程物資采購(gòu)存在的問(wèn)題

（一）采購(gòu)人員素質(zhì)參差不齊

目前，一般施工企業(yè)采購(gòu)部門的人才管理都很不到位，人員整體素質(zhì)不高，教育水平參差不齊，專業(yè)采購(gòu)人員在企業(yè)中的比例太低。在實(shí)際工作中，施工企業(yè)招聘的采購(gòu)人員大部分是由公司員工的親友介紹的，未對(duì)所招聘人員的道德水平和專業(yè)知識(shí)進(jìn)行考察。同時(shí)，施工企業(yè)也很少有采購(gòu)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，他們很少對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行專業(yè)采購(gòu)知識(shí)的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致很多施工單位采購(gòu)人員工作極不專業(yè)，隨意散漫，他們無(wú)法預(yù)測(cè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，也無(wú)法準(zhǔn)確理解和管理供應(yīng)商和采購(gòu)合同。

（二）采購(gòu)流程混亂

1.采購(gòu)計(jì)劃缺乏統(tǒng)籌性

雖然大多數(shù)建筑企業(yè)在采購(gòu)材料之前都制定了相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃，但實(shí)際上，這些采購(gòu)計(jì)劃缺乏實(shí)用性。主要原因是這些采購(gòu)計(jì)劃過(guò)于籠統(tǒng)，缺乏總體規(guī)劃，與項(xiàng)目的實(shí)際情況不相適應(yīng)。因此，采購(gòu)過(guò)程中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)實(shí)際所需要的材料種類、數(shù)量與采購(gòu)回來(lái)的材料不匹配的情況。

2.采購(gòu)申請(qǐng)與審批執(zhí)行不力

目前，許多施工企業(yè)在工程物資采購(gòu)的申請(qǐng)和審批過(guò)程中分工不明確，沒(méi)有相應(yīng)的崗位職責(zé)規(guī)范，導(dǎo)致審查員、采購(gòu)人員和供應(yīng)商串通舞弊的情況時(shí)有發(fā)生。

（三）供應(yīng)商管理混亂

實(shí)際工作中，建筑施工企業(yè)為了全面了解物資的供應(yīng)商，通常需要一套全面、完整的供應(yīng)商管理體系。這樣，每個(gè)項(xiàng)目部都能上傳自己項(xiàng)目的供應(yīng)商資料，以便其他項(xiàng)目的采購(gòu)人員更簡(jiǎn)便地采購(gòu)物料。但目前，許多建筑施工企業(yè)還沒(méi)有建立完整的供應(yīng)商管理體系，各項(xiàng)目部自行采購(gòu)，供需關(guān)系復(fù)雜.這不僅需要很多時(shí)間，而且效果也不是很好。另外，各項(xiàng)目部采購(gòu)的物資，即使是從同一個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)，數(shù)量不一樣，所以獲得的價(jià)格與售后也不盡相同。因此，實(shí)際工作中，同一個(gè)供應(yīng)商可能出現(xiàn)在企業(yè)中不同項(xiàng)目的供應(yīng)商資料庫(kù)中，并且對(duì)于不同的項(xiàng)目，即使是同一供應(yīng)商，其提供的材料價(jià)格也與售后服務(wù)也可能不同。

（四）采購(gòu)合同不規(guī)范

到目前為止，許多建筑企業(yè)還沒(méi)有制定標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)合同，沒(méi)有對(duì)材料的采購(gòu)進(jìn)行規(guī)范的要求，有時(shí)甚至直接從供應(yīng)商處獲得所需類型和規(guī)格的建筑材料而不使用合同。然而使用標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)合同可以避免采購(gòu)時(shí)出現(xiàn)空子，從而在未來(lái)與供應(yīng)商的合同糾紛中確保企業(yè)的利益不受損害。此外，許多建筑企業(yè)在簽訂采購(gòu)合同方面沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的管理機(jī)制，他們不對(duì)合同進(jìn)行審查，簽字或是蓋章都非常的隨意。

（五）信息溝通不及時(shí)

1.外部信息溝通渠道少

施工物資的采購(gòu)中，能否獲取完整的供應(yīng)商信息和市場(chǎng)信息是采購(gòu)成功的關(guān)鍵。因此，采購(gòu)人員應(yīng)清楚了解市場(chǎng)采購(gòu)情況、物資供應(yīng)和需求情況等。采購(gòu)部只有在需要物資供應(yīng)時(shí)才會(huì)聯(lián)系供應(yīng)商，聯(lián)系方式也比較單一，經(jīng)常以電話為主要的溝通手段，而缺少實(shí)地的考察。當(dāng)采購(gòu)部門從供應(yīng)商那里獲得市場(chǎng)信息時(shí)，供應(yīng)商有時(shí)為了自己的利益會(huì)隱藏一些關(guān)于質(zhì)量或價(jià)格信息。由于采購(gòu)部獲取的外部信息不完整，這也勢(shì)必會(huì)損害公司在采購(gòu)過(guò)程中的利益。

2.企業(yè)內(nèi)部缺乏有效的信息溝通

對(duì)于當(dāng)今的許多建筑企業(yè)來(lái)說(shuō)，各項(xiàng)目部與總公司之間的信息傳遞往往是通過(guò)電話或總部派人來(lái)項(xiàng)目上檢查進(jìn)行的，公司內(nèi)部的信息溝通渠道少且耗時(shí)。目前施工企業(yè)由于項(xiàng)目分散，人員流動(dòng)性大，大多沒(méi)有建立起完善的針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層和員工之間的信息溝通渠道，實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)獲得的信息往往都具有滯后性，因此，領(lǐng)導(dǎo)層在獲得這些滯后和扭曲的信息后做出的決策很可能會(huì)對(duì)企業(yè)不利。同時(shí)，在工程物資采購(gòu)過(guò)程中，各個(gè)項(xiàng)目部的人員溝通也并不暢通，就采購(gòu)工作而言，各個(gè)項(xiàng)目部采購(gòu)上經(jīng)常是相互獨(dú)立，甚至還隱瞞部分信息不與別的項(xiàng)目部進(jìn)行資源共享，比如各自供應(yīng)商的名稱、采購(gòu)的價(jià)格等，這就造成在購(gòu)買相同的物資時(shí)價(jià)格也可能不盡相同。

二、管控措施

（一）規(guī)范采購(gòu)人員及其職責(zé)

建筑施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)招聘合格的采購(gòu)人員。從事采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員應(yīng)具有與其職務(wù)相適應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德。建筑施工企業(yè)工程物資采購(gòu)的全過(guò)程不得由同一部門完成，企業(yè)應(yīng)明確各個(gè)部門的職責(zé)，將工作細(xì)分開(kāi)來(lái)，對(duì)于施工企業(yè)采購(gòu)工作中不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)相互分離，例如申購(gòu)、審核、執(zhí)行和會(huì)計(jì)記錄等工作就不能由同一個(gè)人來(lái)完成。

（二）加強(qiáng)采購(gòu)預(yù)算管理

建筑施工企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)預(yù)算管理制度，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際需要和經(jīng)濟(jì)原則編制采購(gòu)預(yù)算。企業(yè)采購(gòu)預(yù)算按照現(xiàn)場(chǎng)施工人員上報(bào)的需求計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算管理部門下發(fā)的審批執(zhí)行程序執(zhí)行。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)及時(shí)對(duì)采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)的實(shí)際情況進(jìn)行比較分析，并對(duì)分析結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和上報(bào)。

（三）規(guī)范企業(yè)采購(gòu)流程

施工單位應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范采購(gòu)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。首先，企業(yè)應(yīng)制定相關(guān)的規(guī)章制度，確保不相容職務(wù)的相互分離，規(guī)定具體的崗位職責(zé)。對(duì)于走完各個(gè)流程的采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)指定企業(yè)的采購(gòu)部執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。申購(gòu)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況并本著節(jié)約的原則編制。實(shí)際工作中，如果出現(xiàn)采購(gòu)物資過(guò)剩的現(xiàn)象，企業(yè)也應(yīng)制定相關(guān)的懲罰措施。對(duì)于需要補(bǔ)充采購(gòu)的情況，也應(yīng)當(dāng)有采購(gòu)員、采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理和分管副總的簽字，才可執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。

（四）加強(qiáng)供應(yīng)商的選擇和管理

企業(yè)應(yīng)當(dāng)本著公平、公正的態(tài)度和原則選擇材料供應(yīng)商，進(jìn)行招標(biāo)或詢價(jià)采購(gòu)。招標(biāo)前，應(yīng)該檢查和確定供應(yīng)商資格、資金狀況和產(chǎn)品狀態(tài)。參與競(jìng)標(biāo)或比價(jià)的供應(yīng)商應(yīng)相互獨(dú)立，不存在關(guān)聯(lián)方關(guān)系。

施工單位應(yīng)規(guī)范供應(yīng)商庫(kù)的管理，建立供應(yīng)商檔案，并由專人保管。同時(shí)及時(shí)更新合格供應(yīng)商名單，做好檔案管理的工作。企業(yè)應(yīng)建立健全的供應(yīng)商評(píng)估體系和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，并定期評(píng)估供應(yīng)商（至少每年一次），根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類，建立有效的供應(yīng)商激勵(lì)約束機(jī)制。

（五）規(guī)范采購(gòu)合同的管理

建筑施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)簽訂工程材料采購(gòu)合同，合同應(yīng)按照物資類別制定固定的模板格式。對(duì)于工程物資的采購(gòu)合同，均應(yīng)采用書面形式。建筑企業(yè)施工材料采購(gòu)合同的簽訂，應(yīng)按下列流程進(jìn)行。

合同洽談：在簽訂合同前，施工企業(yè)應(yīng)指定專人與供應(yīng)商就所采購(gòu)物資的具體事項(xiàng)進(jìn)行洽談，談判工作不應(yīng)由一人獨(dú)自完成。

合同審批：建筑施工企業(yè)在簽訂大型或重要的物資采購(gòu)合同前，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)企業(yè)相關(guān)部門責(zé)任人的審批。建筑施工企業(yè)的工程材料采購(gòu)合同，必須經(jīng)審查員審查合格后方可簽訂。

合同訂立：審批完成的采購(gòu)合同應(yīng)蓋企業(yè)合同專用章并由企業(yè)法人簽字確認(rèn)。

企業(yè)應(yīng)指定專門部門或人員對(duì)已簽訂的工程材料采購(gòu)合同進(jìn)行歸檔管理。合同管理人員應(yīng)妥善保管好合同，并對(duì)合同進(jìn)行分類和歸檔。對(duì)于采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，企業(yè)也應(yīng)及時(shí)關(guān)注，對(duì)于實(shí)際工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，也要及時(shí)解決。

（六）加強(qiáng)信息傳遞

為了提高采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本，信息在工程材料采購(gòu)中具有十分重要的作用。在采購(gòu)過(guò)程中，企業(yè)內(nèi)部溝通主要集中在財(cái)務(wù)部門與采購(gòu)部門之間的賬目核對(duì)：采購(gòu)部與生產(chǎn)車間就材料的供應(yīng)是否及時(shí)，也應(yīng)及時(shí)溝通。對(duì)于企業(yè)與外界的溝通，主要是企業(yè)就目前市場(chǎng)行情、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的把握是否及時(shí)，因此企業(yè)可以通過(guò)商務(wù)談判等形式就相應(yīng)供應(yīng)商的資質(zhì)、貨源、質(zhì)量、價(jià)格、墊資情況等進(jìn)行全面了解，以發(fā)現(xiàn)可能存在的問(wèn)題。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于建筑公司來(lái)說(shuō)，做好工程材料采購(gòu)的管理和控制，不僅可以顯著提高施工質(zhì)量，縮短工期，也可以降低工程造價(jià)，穩(wěn)步提高施工企業(yè)的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。在工程材料的采購(gòu)管控中，企業(yè)需要加大力度規(guī)范采購(gòu)人員及其職責(zé)，嚴(yán)格按照采購(gòu)流程辦事，強(qiáng)化對(duì)供應(yīng)商的選擇和管理，規(guī)范合同格式，加強(qiáng)企業(yè)與外部及企業(yè)自身內(nèi)部的信息溝通，大力提高企業(yè)采購(gòu)效率，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)更好地向前發(fā)展。

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