如何規(guī)范化做好醫(yī)院檔案管理工作

吳茗

【摘要】：對(duì)于醫(yī)院而言，醫(yī)院檔案管理是其中非常重要的一部分，所以相關(guān)人員需要對(duì)其加以重視，但就目前我國(guó)大部分醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，醫(yī)院管理人員不但沒(méi)有對(duì)檔案管理加以重視，反而在管理的過(guò)程中存在許多問(wèn)題，因此，如何改進(jìn)并完善醫(yī)院檔案管理逐漸成為相關(guān)人員所研究的重點(diǎn)課題，本文也將針對(duì)醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善思路進(jìn)行相關(guān)的闡述。

【關(guān)鍵詞】：醫(yī)院檔案管理 措施 規(guī)范化

引言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院從事醫(yī)療活動(dòng)直接形成的原始記錄，是醫(yī)院發(fā)展的歷史證明。醫(yī)院檔案管理亦稱檔案工作，是醫(yī)院檔案室對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理、提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的總稱，也是醫(yī)療事業(yè)單位最基本的組成部分。隨著醫(yī)改工作的不斷深入以及醫(yī)療信息建設(shè)的不斷推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理工作面臨著適應(yīng)新形勢(shì)、創(chuàng)新管理的問(wèn)題。本文簡(jiǎn)要闡述了醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并對(duì)問(wèn)題的成因進(jìn)行分析，提出了醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新路徑。

1當(dāng)下醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.1檔案管理制度不完善

當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理制度還不夠完善，未將檔案室工作職責(zé)明確下來(lái)，也未制定相應(yīng)的查閱制度。因?yàn)闄n案管理人員不清楚自己的責(zé)任，所以很少將檔案歸檔、查詢等程序落到實(shí)處，依法管理檔案的意識(shí)不強(qiáng)。

1.2檔案管理現(xiàn)代化水平不高

伴隨科技水平的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院建設(shè)管理工作中的應(yīng)用逐漸普及。然而，醫(yī)療建設(shè)的耗資量較大，檔案管理很難獲取直接經(jīng)濟(jì)效益，所以普通醫(yī)院更偏向于投入醫(yī)療服務(wù)而降低檔案管理資金，所以嚴(yán)重制約了檔案管理工作現(xiàn)代化水平的提升。當(dāng)前，大部分醫(yī)院仍采用人工管理方式，未對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)加以利用，所以醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集并不完整，檢索難度增加且浪費(fèi)了大量的人力資源。

1.3檔案管理法規(guī)落實(shí)不到位

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的發(fā)展愈加迅速，開(kāi)始向科學(xué)化、信息化管理方向邁進(jìn)，國(guó)家也按照我國(guó)檔案的發(fā)展現(xiàn)狀制定了《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案管理違紀(jì)違法行為處分規(guī)定》等多種檔案管理法律法規(guī) 目前，由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的管理比較松散，造成醫(yī)院檔案管理工作不受重視，醫(yī)院相關(guān)檔案管理制度法規(guī)不完善，甚至檔案管理法規(guī)制度存在空白情況，明顯阻礙了醫(yī)院檔案管理的有序發(fā)展。

2醫(yī)院檔案管理建設(shè)的相應(yīng)策略

2.1依托電子化檔案管理平臺(tái)

目前階段，伴隨醫(yī)院辦公的信息化水平與自動(dòng)化水平的提高，人工檢索很難與檔案服務(wù)需求相適應(yīng)。而醫(yī)院檔案管理的信息化水平，將對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用產(chǎn)生直接的影響。

2.2運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科技的進(jìn)步使得信息化技術(shù)隨之出現(xiàn)在了現(xiàn)如今的生活當(dāng)中，且在時(shí)間的不斷推移之下逐漸得到了人們的高度重視與廣泛運(yùn)用。因此，為了有效改善現(xiàn)如今醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題，相關(guān)人員可采用現(xiàn)代化管理的手段，如：計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理。

2.3建立完善的檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理制度的規(guī)范化，這是保證檔案資料及時(shí)收集、安全保持及有效利用的關(guān)鍵。對(duì)此醫(yī)院要建立完善的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案庫(kù)房管理制度》和《檔案安全保密制度》等，將檔案歸檔范圍、整理分類及保管期限等明確下來(lái)，讓工作程序不斷規(guī)范，這樣檔案的收集、管理、利用等才更加規(guī)范。檔案管理制度要和醫(yī)院其他管理制度銜接好，保證形成一個(gè)總體管理制度體系，同時(shí)還要在員工崗位責(zé)任制中納入檔案管理制度，這樣才能引起相關(guān)人員的重視，保質(zhì)保量地完成檔案管理工作任務(wù)，并注意規(guī)范自己的工作行為，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。這樣醫(yī)院檔案管理才能更加規(guī)范，發(fā)揮出促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的作用。

2.4實(shí)行醫(yī)院檔案手工管理與信息管理

高科技時(shí)代，信息化管理技術(shù)不斷發(fā)展，并逐漸與醫(yī)院手工操作的檔案管理工作融合了起來(lái)，轉(zhuǎn)變成了醫(yī)院管理檔案、促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的重要手段。其主要表現(xiàn)有：首先，在信息化管理技術(shù)的支持下，檔案管理人員可實(shí)時(shí)把握不同部門(mén)、不同科室當(dāng)前的檔案管理情況，并借助系統(tǒng)劃分檔案類型，進(jìn)而構(gòu)建起先進(jìn)的檔案管理資源庫(kù)。其次，信息化系統(tǒng)的引進(jìn)有利于進(jìn)一步健全檔案的電子化建設(shè)，使電子文件得到妥善管理和利用。最后，管理部門(mén)可借助電子系統(tǒng)生成、優(yōu)化調(diào)整、存儲(chǔ)和隨時(shí)調(diào)閱電子檔案，并構(gòu)建規(guī)范化的制度，使紙質(zhì)與電子檔案得到有效協(xié)調(diào)，從而推動(dòng)醫(yī)院檔案的手動(dòng)管理能逐步和信息管理實(shí)現(xiàn)一體化，確保醫(yī)院檔案能為相關(guān)管理工作提供良好的服務(wù)支持。

2.5提高醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性與科學(xué)性

醫(yī)院檔案管理工作要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展，關(guān)鍵是要增強(qiáng)檔案管理的專業(yè)性與科學(xué)性。專業(yè)性體現(xiàn)在檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。科學(xué)性體現(xiàn)在檔案管理的數(shù)字化、信息化以及智能化。一是要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理專業(yè)人員的配備，確保醫(yī)院檔案管理人員結(jié)構(gòu)的合理性與穩(wěn)定性。具體來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案室的管理人員應(yīng)配備具有檔案管理專業(yè)知識(shí)的人員，醫(yī)院各科室的檔案管理人員也應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)。二是應(yīng)制定完善的醫(yī)院檔案管理制度與規(guī)范，健全醫(yī)院檔案管理機(jī)制，將檔案管理工作納入醫(yī)院績(jī)效考評(píng)體系，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。三是要與上級(jí)檔案管理部門(mén)保持密切聯(lián)系，建立通暢的交流渠道，開(kāi)展具有針對(duì)性的交流指導(dǎo)活動(dòng)，定期或不定期地聘請(qǐng)檔案方面的專家、學(xué)者就醫(yī)院檔案管理信息化、規(guī)范化等進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案的作用不容小覷，特別在新時(shí)期背景下，醫(yī)院檔案管理工作更為重要。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，科學(xué)合理地采用改革策略，與社會(huì)發(fā)展需求相適應(yīng)，對(duì)檔案管理模式加以完善，綜合開(kāi)發(fā)并保管檔案。但檔案管理具有長(zhǎng)期性特征，醫(yī)院內(nèi)部各級(jí)部門(mén)都需要給予高度重視，培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)水平，對(duì)醫(yī)院檔案信息加以充分利用，確保檔案管理的規(guī)范性發(fā)展。

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