事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策

楊繼志

摘 要：隨著信息化社會的發(fā)展，我國的事業(yè)單位檔案管理工作也迎來了改革浪潮。在事業(yè)單位中，檔案管理涉及到的相關(guān)內(nèi)容比較繁瑣，內(nèi)容也比較廣泛，利用檔案信息對事業(yè)單位可以制定工作規(guī)劃，但是在事業(yè)單位實際的事業(yè)單位檔案管理工作中存有一些問題，其的存在影響著事業(yè)單位的良好發(fā)展。本文重點對事業(yè)單位檔案管理工作中存有的問題進(jìn)行深入的分析研究，究其根源，并展開積極的探討制定有效的解決措施，改善檔案管理中存有的問題，促進(jìn)事業(yè)單位良好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 問題 解決措施

在我國的事業(yè)單位中，檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較多，其是一項比較繁瑣的工作，需要一定的專業(yè)技能和耐心。隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位中的檔案管理工作也在不斷的提升完善，但是檔案管理涉及到的信息資源以及數(shù)量比較龐大，種類繁多，在檔案管理過程中難免會出現(xiàn)問題，為了進(jìn)一步提高檔案管理工作的水平，優(yōu)化檔作用案管理流程，發(fā)揮檔案信息，必須重視檔案管理工作的有效開展。

一、目前事業(yè)單位檔案管理工作中存有的問題

1.對于檔案管理工作不夠重視

事業(yè)單位的發(fā)展具有自身一定的特性，過于追求收益最大化，使得管理高層對于檔案管理工作的重視度不夠，長期以往下來，檔案管理工作人員對于其工作內(nèi)容也就不夠重視，再加上檔案管理工作內(nèi)容比較繁瑣無味，產(chǎn)生的業(yè)績不夠突出，高層領(lǐng)導(dǎo)對于其的不重視或者也可以說是認(rèn)知偏差，自認(rèn)為只要把資料信息管理好就是工作做到位了，導(dǎo)致管理工作在開展中難以實現(xiàn)質(zhì)的突破，過于安于現(xiàn)狀，發(fā)揮不出檔案管理工作的作用。

2.檔案管理工作欠缺完善的管理機(jī)制

不夠重視事業(yè)單位中的檔案管理工作，使得檔案管理工作難以有序的開展。另外，檔案管理工作中沒有相對完善的管理機(jī)制，或者有制度但是沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案管理工作認(rèn)知不全，不愿投入更多資金和人力進(jìn)行檔案的管理，最終結(jié)果就是事業(yè)單位中的檔案管理工作沒有形成有效的機(jī)制用來約束和提升工作質(zhì)量，工作人員難以積極熱情的投入到檔案管理工作中去，出現(xiàn)問題不積極耐心的解決，過于應(yīng)付差事，檔案更新管理出現(xiàn)差錯等等，阻礙了事業(yè)單位良好的發(fā)展。

3.檔案管理采用信息化技術(shù)程度有待加強(qiáng)

信息技術(shù)的快速發(fā)展已經(jīng)影響和深入到各行各業(yè)中去，信息技術(shù)的不斷更新升級，計算機(jī)、多媒體等信息技術(shù)對于檔案管理工作而言，能夠更好的保存檔案，提高工作效率，是現(xiàn)在乃至未來檔案管理重要的管理工具。但是事業(yè)單位在檔案管理采用信息化技術(shù)上，管理強(qiáng)度還有待提高，檔案管理工作內(nèi)容并沒有和信息化技術(shù)相融合，對于應(yīng)用信息化技術(shù)管理檔案內(nèi)容不夠?qū)I(yè)，建立的管理系統(tǒng)也不夠完善，難以實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息。在這里，很多事業(yè)單位對信息技術(shù)的應(yīng)用有待提高，阻礙了事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

4.檔案管理工作人員的專業(yè)能力有待加強(qiáng)

隨著事業(yè)單位檔案管理工作越來越信息化，對檔案管理工作人員的專業(yè)能力要求也是越來越高，但是現(xiàn)在的事業(yè)單位對于檔案管理工作人員的要求不高，相關(guān)的專業(yè)知識培訓(xùn)以及指導(dǎo)也不到位，可想而知，專業(yè)的檔案管理工作人才是存有缺口的，再加上對于檔案管理工作的認(rèn)知不夠全面，覺得沒有發(fā)展前景，流動性強(qiáng)，使得檔案管理工作中難以有長久的專業(yè)的工作人員投入到檔案管理工作中去，造成現(xiàn)在檔案管理工作人員專業(yè)能力提升不上去，阻礙事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

二、事業(yè)單位檔案管理工作相關(guān)問題的解決措施

1.提高事業(yè)單位檔案管理工作的重視度

對于檔案管理工作提高重視度，將涉及到的檔案信息進(jìn)行科學(xué)的分析歸類，能夠為事業(yè)單位向后的發(fā)展提供可以參考的準(zhǔn)確資料信息，將事業(yè)單位中重大事件作出詳細(xì)的記錄。提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案管理工作的重視度，進(jìn)而引起檔案管理工作人員的重視，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行檔案內(nèi)容的分析整理，加大對檔案管理地位的宣傳，讓事業(yè)單位全員都能夠認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展。

2.建立完善的檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位中檔案管理工作能夠有序開展得力于完善的檔案管理機(jī)制的約束和指導(dǎo)，檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較繁多，一套完善的檔案管理機(jī)制能夠?qū)n案信息進(jìn)行全面的統(tǒng)一的管理，不僅能夠充分的利用檔案資料的價值，還能保障檔案資料相對的完整。除此之外，也要注重人力、物力以及財力的支持，引入信息化技術(shù)和設(shè)備，提高領(lǐng)導(dǎo)層的重視度，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理環(huán)境，規(guī)范檔案管理秩序，發(fā)揮檔案管理機(jī)制的作用。

3.提高檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用

檔案管理工作內(nèi)容較多，應(yīng)用信息化技術(shù)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息的全部錄入，建立對應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫，還能通過信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資料的統(tǒng)一格式統(tǒng)一錄入的原則，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理，便于檔案的檢索，提高工作效率，發(fā)揮檔案作用。同時還可以通過對計算機(jī)的設(shè)置，建立搜索關(guān)鍵詞，增加信息的檢索能力。

4.提高檔案管理人員的專業(yè)能力

檔案管理工作人員不僅需要具備較強(qiáng)的綜合能力，還需要專業(yè)的檔案管理能力。檔案管理工作面對信息化的社會，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)足夠重視并且安排定期的培訓(xùn)指導(dǎo)或者專業(yè)講座，進(jìn)行外出學(xué)習(xí)以及專業(yè)技術(shù)交流用來提高工作人員的檔案管理專業(yè)能力，滿足檔案管理工作人員的職業(yè)需求，提高自身檔案管理綜合素質(zhì)，從而提高檔案管理工作效率。

結(jié)束語

總之，事業(yè)單位在面對檔案管理工作中雖然存有一些問題，但是能夠通過文中對應(yīng)的有效解決措施來改善問題，提高檔案管理的重視度，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)能力的培養(yǎng)，建立完善的檔案管理機(jī)制，提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力，以此保障事業(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

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