提升事業(yè)單位檔案服務效率的策略

張瑞

摘 要：事業(yè)單位檔案管理應當具備服務意識，做到在信息化檔案技術快速發(fā)展的背景下提高檔案管理工作的服務水平，進一步挖掘和使用檔案信息，更好的發(fā)揮檔案信息為事業(yè)單位發(fā)展和社會服務的作用。本文要探討提高事業(yè)單位檔案資源服務水平的策略，找出事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化改革的方法。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案服務;質(zhì)量提升

事業(yè)單位提供檔案服務履職能力，應當加強專業(yè)技術人才的培養(yǎng)，促進事業(yè)單位檔案管理更好的適應新形勢的需要，著力在信息技術改革的背景下提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和總體水平。

1.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1檔案收集信息不足

在新一輪事業(yè)單位改革過程中，事業(yè)單位的職能定位越來越清晰，事業(yè)單位涉及的社會服務項目越發(fā)的明確，由于事業(yè)單位檔案管理改革速度不同，因此部分事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力還有待提高，還要形成一個涵蓋范圍廣，時間持續(xù)性長，保證檔案服務連續(xù)性，防止出現(xiàn)檔案管理真空的機制。

1.2檔案管理技術待提高

事業(yè)單位還要完善檔案管理技術，注重提高檔案管理工作的效率，強調(diào)形成綜合化和實時化的檔案管理工作機制。重點應當提高檔案信息的利用效率，優(yōu)化檔案管理工作模式，進一步解決檔案管理設備不足的問題。當前事業(yè)單位的檔案管理經(jīng)費有限，一些單位缺乏長遠的檔案管理事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，沒有在全面調(diào)配的基礎上抓住檔案管理改革的重點，不能根據(jù)實際情況引進專業(yè)的檔案管理設備，造成設備的匹配性不足，檔案管理設備、技術人才與檔案實際需要脫節(jié)問題。

1.3檔案管理人員的問題

事業(yè)單位的檔案管理工作人員數(shù)量不足，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技術水平和操作能力有限。當前事業(yè)單位檔案管理加強檔案管理技術人員的培養(yǎng)工作，促進事業(yè)單位檔案管理人員掌握先進的檔案管理工作方法。要求檔案管理人員明確管理方法，解決以往重管理與輕服務的問題。由于事業(yè)單位缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才，因此不少事業(yè)單位還不智能信息化、大數(shù)據(jù)、云存儲時代檔案管理工作需要。

2.事業(yè)單位檔案管理主要特點

2.1數(shù)字技術快速發(fā)展

數(shù)字化檔案管理是近年來事業(yè)單位檔案管理改革的方向，采用數(shù)字化技術可以提高檔案管理工作的效率，但是數(shù)字化檔案管理的前期投入高，成本費用相對較大，后期需要不斷的進行技術更新。采用信息化的方式可以提高檔案管理的效率，解決傳統(tǒng)檔案管理工作存在的現(xiàn)實問題。數(shù)字化技術主要采用計算機進行聯(lián)接，強調(diào)以科學的方式進行信息錄入，從而達到提高檔案服務效率目標。

2.2開發(fā)智能管理系統(tǒng)

提高事業(yè)單位檔案管理效率的關鍵在于開發(fā)智能檔案管理系統(tǒng)，要求在統(tǒng)一的管理平臺滿足全社會的檔案使用需要。當前事業(yè)單位普遍的在上級部門主的要求下按照了專業(yè)項目的檔案管理系統(tǒng)，人事與財務檔案的智能化管理系統(tǒng)發(fā)展速度較快，有條件的事業(yè)單位正在籌備和發(fā)展以業(yè)務檔案為核心的智能化管理系統(tǒng)與共享平臺。

2.3管理應用的便捷化

以往事業(yè)單位的檔案管理較為繁瑣，檔案管理的操作程序多，檔案管理的難度大，存在著數(shù)據(jù)信息易疏漏和錯誤的問題。事業(yè)單位檔案管理與服務效率提升的關鍵在于優(yōu)化檔案使用程序，簡便不必要的檔案管理手續(xù)，從而達到節(jié)省檔案應用的時間，滿足用戶的個性化使用需要，全面提高檔案服務效能的目標。

3.事業(yè)單位提升檔案服務效率的策略

3.1引進自動化的模式

事業(yè)單位為了達到提高檔案信息服務質(zhì)量的目標，還要引進自動化的管理模式，注重在信息技術的輔助下提高檔案管理工作水平。例如，事業(yè)單位檔案管理應當形成數(shù)字化的管理模式，注重以數(shù)字技術、身份認證、掃描技術與智能管理技術提高檔案管理的水平。重點運用數(shù)字查詢技術提高檔案管理效率，基于數(shù)據(jù)信息技術達到批量化檔案管理的目標。還要優(yōu)化檔案管理工作體系，保證各種數(shù)據(jù)信息的兼容性，基于主流的檔案管理技術發(fā)展趨勢，切實做好檔案高層次應用的準備，圍繞著數(shù)字化技術，不斷引進先進的自動化、智能化的檔案管理設備與管理平臺。強調(diào)合理的分配專業(yè)技術人員，在做好傳統(tǒng)紙制檔案管理的基礎上更好的加強信息化檔案管理，從而明確檔案管理體系，解決檔案管理的現(xiàn)實困境。

3.2采用互動管理模式

為了提高事業(yè)單位檔案管理的科學性，應當采用互動化的檔案管理方式，注重加強檔案數(shù)據(jù)信息的管理工作，有效的減少互動性數(shù)據(jù)信息的使用，互動化管理模式可以提高事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量。首先，應當圍繞著事業(yè)單位的內(nèi)部數(shù)據(jù)信息互動開展檔案管理具體工作，應當明顯確數(shù)據(jù)信息的傳遞方法，修訂建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)類型、格式、報送時間與修訂校對機制。其次，還要形成良好的職責分工，在事業(yè)單位檔案管理人員不足的情況下，有效發(fā)揮專業(yè)技術部門在檔案管理中的輔助作用。第三，應對社會對事業(yè)單位檔案資源的使用需要。進一步在上級主管部門，國家檔案管理機關的要求下進行檔案管理改革，引進統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，進一步保證涉及業(yè)務工作的行政、人事、財務數(shù)據(jù)檔案與對口機關有效進行數(shù)據(jù)信息的傳遞。還要提高檔案的開放性，定期組織開展檔案成果展，從而滿足社會群眾對事業(yè)單位檔案的使用需要。

3.3提高檔案管理服務水平

事業(yè)單位應當組建優(yōu)質(zhì)的檔案管理團隊，提高管理團隊的服務能力，從以往的以檔案管理人才培養(yǎng)向檔案服務人才培養(yǎng)轉(zhuǎn)型，全面提高檔案管理人員的服務意識。一方面，加強檔案管理人員的信息化水平，提高檔案管理人員運用計算機與用戶進行檔案共享和溝通互動的技術能力。另一方面加強檔案管理人員的職業(yè)意識，促進檔案管理人員大數(shù)據(jù)、智能化、共享化檔案管理的理念下轉(zhuǎn)型工作方式，創(chuàng)新工作方法，提高檔案數(shù)據(jù)信息挖掘與個性化推送服務的能力。

事業(yè)單位的檔案信息是社會的寶貴財務，事業(yè)單位應當提高檔案數(shù)據(jù)信息利用率，注重優(yōu)化檔案管理工作方式，加大數(shù)據(jù)信息的收集工作力度，保證檔案數(shù)據(jù)信息完整性，解決檔案技術不過關的問題，事業(yè)單位應當檔案數(shù)字化信息管理機制，有效降低運行成本，推動檔案信息的充分共享，在良好的開放機制下滿足全社會的應用需要，進一步提升事業(yè)單位檔案的服務水平。

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