淺談檔案網(wǎng)站建設(shè)的必要性及措施

劉廣超　沈潔

近年來，根據(jù)國家有關(guān)政府機(jī)關(guān)網(wǎng)站管理的要求，很多單位都逐漸關(guān)閉了門戶網(wǎng)站，這就對(duì)我們檔案的利用工作產(chǎn)生了很大的影響，因?yàn)橐坏╅T戶網(wǎng)站被關(guān)閉，那么檔案網(wǎng)站建設(shè)也就無從談起。從微觀講，檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案利用網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的第一步，是一個(gè)單位面向公眾的窗口;從宏觀來說，檔案網(wǎng)站建設(shè)是國家檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是信息時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)和社會(huì)信息化的必然要求。

那么，我們?yōu)槭裁葱枰ㄔO(shè)檔案網(wǎng)站呢？我們又該如何對(duì)其進(jìn)行建設(shè)呢？

首先，我們認(rèn)為，檔案網(wǎng)站具有以下功能：

1.宣傳功能

檔案部門收集保管檔案的最終目的是為了提供利用，只有在深入了解認(rèn)識(shí)檔案的基礎(chǔ)上才能更好地利用。宣傳、介紹檔案工作，擴(kuò)大檔案工作的影響，是檔案利用工作的基礎(chǔ)，而檔案網(wǎng)站正是利用網(wǎng)絡(luò)這一信息共享平臺(tái)，打破時(shí)空限制限制，通過網(wǎng)站欄目的設(shè)置，及時(shí)發(fā)布單位的檔案工作信息，能夠全方位、多角度地對(duì)本單位的檔案工作進(jìn)行宣傳，也為下一步的提供利用打好基礎(chǔ)。

2.展示功能

作為一種真實(shí)的歷史記錄，檔案不僅有著參考憑證價(jià)值，其較高的美學(xué)價(jià)值也不應(yīng)被人忽視。檔案網(wǎng)站可以通過對(duì)單位檔案內(nèi)容的全面展示，與社會(huì)分享傳統(tǒng)之美。同時(shí)這種展示不局限于一地甚至一國，它可以傳到世界各地，這對(duì)宣揚(yáng)中華民族也是大有裨益的。

3.利用功能

利用是發(fā)揮檔案價(jià)值的直接途徑。提高檔案的利用效率，增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)水平，這是所有檔案工作者都需要區(qū)深入研究的問題。檔案網(wǎng)站的建設(shè)則較好的解決了這一難題，它對(duì)檔案利用的服務(wù)方式

有了全新的突破，即由“上門查檔”轉(zhuǎn)變?yōu)椤熬W(wǎng)絡(luò)查檔”、“不見面查檔”。通過網(wǎng)站設(shè)立的利用窗口，利用者可以自行上網(wǎng)查找，搜索檔案目錄，調(diào)出要查找的檔案，實(shí)現(xiàn)自己的利用目的。

4.交互功能

檔案網(wǎng)站能夠“廣開言路”，及時(shí)收集訪問者的意見和建議，通過網(wǎng)站點(diǎn)擊次數(shù)及滿意度調(diào)查功能，了解公眾對(duì)單位檔案工作的評(píng)價(jià)。同時(shí)，網(wǎng)站的留言功能可以及時(shí)傾聽訪問者的心聲，及時(shí)回復(fù)訪問者的問題，真正實(shí)現(xiàn)了單位與利用者的交流。

既然檔案網(wǎng)站建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)如此多的功能，因此下面我們需要重點(diǎn)談一下檔案網(wǎng)站建設(shè)的主要措施：

第一，豐富檔案的內(nèi)容信息。一方面，可以在網(wǎng)站中放置大量文書、照片、實(shí)物檔案信息;另一方面，還可以在網(wǎng)站中放置一些音頻、視頻等影像資料，甚至可以建立網(wǎng)上展廳，豐富網(wǎng)站內(nèi)容信息。

第二，提高網(wǎng)站受眾面。檔案網(wǎng)站建設(shè)需要考慮語言不通問題，如滿文檔案可以考慮在網(wǎng)站后臺(tái)增加語言翻譯工具，以滿足不同的受眾需求。針對(duì)經(jīng)常性的、利用頻次較高的檔案信息，我們還可以考慮網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)功能，由專業(yè)人士在線予以解決。

第三，信息安全不能忽視。雖然網(wǎng)站建設(shè)對(duì)檔案工作有著較高好處，但是網(wǎng)絡(luò)并非安全之地，容易受到外來攻擊。因此，對(duì)于上網(wǎng)的檔案信息要嚴(yán)格注重信息安全，做到“逢上必審”，避免信息泄露。