論實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的優(yōu)化策略

白利忠

摘 要：隨著時代發(fā)展社會進(jìn)步，各個領(lǐng)域的發(fā)展均已達(dá)到一定高度，粗略的看似乎已經(jīng)沒有了優(yōu)化空間，但是從細(xì)微的來看，還是存在很大問題，其中針對辦公室相關(guān)工作的行政管理在制度、組成、分配等方面的優(yōu)化尤為重要，也是諸多不同行業(yè)管理層方面較為看重的問題。文章通過分析辦公室行政管理細(xì)節(jié)優(yōu)化的存在意義進(jìn)行探索，針對某些問題提出建設(shè)性意見，為管理優(yōu)化貢獻(xiàn)一份思路。

關(guān)鍵詞：行政管理發(fā)展優(yōu)化管理方案

1 辦公室行政管理精細(xì)化工作存在的問題

1.1 精細(xì)化管理目標(biāo)缺乏

在辦公室行政管理中，想要對精細(xì)化管理實施，首先精細(xì)化管理目標(biāo)要完善、明確。在辦公室行政管理中，沒有明確的精細(xì)化管理目標(biāo)，沒有績效考核體系等，在遇到管理上的問題后，就會有相互的推諉等問題出現(xiàn)。在行政管理精細(xì)化實施中，如果管理目的不夠明確，那么就會影響和制約精細(xì)化管理的實施。在辦公室行政管理中，明確的考核制度、管理目標(biāo)等沒有形成，就會對管理職能的發(fā)揮造成影響，同時也會影響到員工工作、歸屬感、責(zé)任感等。當(dāng)前在辦公室的行政管理中，精細(xì)化管理目標(biāo)的缺乏，將影響著精細(xì)化管理工作的正常順利開展。

1.2 有效的量化管理手段缺乏

在辦公室行政管理的精細(xì)化實施中，缺乏有效的量化管理手段是影響管理效率的主要因素。在辦公室的日常行政管理中，沒有具體化、量化等，沒有有效的分配行政管理中的各項工作，進(jìn)而對管理造成影響。其次員工的工作考核內(nèi)容與其工作的內(nèi)容在日常的行政管理中有一定的出入，為此會造成工作脫節(jié)。因為沒有量化和細(xì)化行政管理中的各項工作，在一些指標(biāo)的制定中，也沒有從實際的操作性上入手進(jìn)行制定，為此使一些指標(biāo)在工作中的實施受到影響。因為在管理中缺乏科學(xué)有效的量化管理手段，為此造成精細(xì)化管理工作效率不高，無法有效的提高辦公室行政管理效率。

2 辦公室行政管理精細(xì)化內(nèi)容與要求

第一，定崗、定責(zé)，保證權(quán)責(zé)制衡。實踐中要嚴(yán)格按照定崗、定責(zé)原則之間要求，對辦公室責(zé)任體系進(jìn)一步健全。其中，定崗主要是依據(jù)辦公室職能及具體工作流程，對工作崗位進(jìn)行科學(xué)的設(shè)置;定責(zé)主要是對崗位職責(zé)進(jìn)行明確界定，并確定工作銜接的程序與界定，從而明確分工、各司其職;定標(biāo)準(zhǔn)則主要是按照局部或整體功能的最大化要求，將管理標(biāo)準(zhǔn)分解到具體的工作崗位上，從而形成一個科學(xué)合理的工作規(guī)范。

第二，流程優(yōu)化與運(yùn)作有序保障?？茖W(xué)而簡約的工作流程，對于推動辦公室管理的科學(xué)化與精細(xì)化具有非常重要的作用。基于現(xiàn)代管理理論，對辦公室工作流程進(jìn)行優(yōu)化與完善。根據(jù)其職能，進(jìn)行信息調(diào)研，從而使辦公室工作能夠依流程而進(jìn)行。對于該流程而言，其設(shè)計過程中應(yīng)當(dāng)保障目標(biāo)明確，并實現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的無縫銜接與有機(jī)配合。

第三，考核評議與績效提高。首先要確定考核標(biāo)準(zhǔn)與要求，對程序性和易量化的辦公室工作，應(yīng)當(dāng)盡可能地保障量化指標(biāo)設(shè)計的科學(xué)性;非程序性或主觀性較強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行定性評價指標(biāo)設(shè)計。通過科學(xué)合理和方法，結(jié)合現(xiàn)代行政管理信息系統(tǒng)，生成科學(xué)的工作指標(biāo)。對實踐難以量化的指標(biāo)，可以輔以人工方式來提高其考核之效率。

第四，制度完善，夯實基礎(chǔ)。健全政務(wù)服務(wù)到事務(wù)管理，由外部協(xié)調(diào)至內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的辦公室工作管理機(jī)制，盡可能地避免存在管理空白。同時還要注意健全重大事項的集體決策與專家咨詢、聽證以及決策評估民主決策機(jī)制，并以此來提高輔助決策的質(zhì)量。對當(dāng)前的機(jī)制進(jìn)行清理，合理的就保留下來，并對其進(jìn)行必要的補(bǔ)充，過時的就予以及時的廢止，從而形成一個科學(xué)、完善、有效的管理體系。

第五，強(qiáng)化保障，不斷改進(jìn)其管理手段。實踐中應(yīng)當(dāng)依托當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)信術(shù)，實現(xiàn)其科學(xué)的流程運(yùn)轉(zhuǎn)和工作評價，并保證其標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和信息化，這也是全面推進(jìn)企業(yè)辦公室行政工作科學(xué)化與精細(xì)化管理的必然選擇。

3 辦公室工作中管理細(xì)節(jié)優(yōu)化方案

3.1 重視企業(yè)文化

在諸多不同領(lǐng)域的行業(yè)中，很多企業(yè)在發(fā)展到一定高度后都紛紛開始注重企業(yè)文化的培養(yǎng)。企業(yè)是由員工組成的，因此企業(yè)的發(fā)展空間盡管受制于發(fā)展策略，但是在很大程度上也取決于組成員工的個人素養(yǎng)，而企業(yè)文化的培養(yǎng)有利于提高員工的個人素養(yǎng)，無論是個人的品德修養(yǎng)還是對企業(yè)的責(zé)任感、重視程度等等，都有不小的影響。在具體的管理細(xì)節(jié)優(yōu)化中，以企業(yè)文化為角度出發(fā)，可以在針對具體工作的同時提高工作質(zhì)量和效率，在企業(yè)文化的影響下，員工對待工作從個人角度來說將更加認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)，有利于提高工作質(zhì)量效率以及企業(yè)的發(fā)展空間。同時不同員工的不同能力體現(xiàn)也能達(dá)到最大效用，針對某些特殊工作員工遵從于責(zé)任心會更加用心的去處理，對待企業(yè)的事物也將更加細(xì)心，從而實現(xiàn)對工作和企業(yè)發(fā)展的雙向促進(jìn)。

3.2 個人素養(yǎng)

企業(yè)是由員工組成的，企業(yè)工作也是由員工進(jìn)行的，企業(yè)發(fā)展空間也有一部分是受員工影響的，因此企業(yè)員工對企業(yè)的影響是至關(guān)重要的。企業(yè)員工個人素養(yǎng)不僅僅體現(xiàn)在個人工作質(zhì)量和效率上，處事態(tài)度、工作能力、協(xié)調(diào)能力等等都是個人素養(yǎng)的體現(xiàn)，這些東西都會對整體工作過程產(chǎn)生或多或少的影響，累積到總體就是對工作的致命影響。企業(yè)員工的工作態(tài)度、工作能力、工作目標(biāo)等等都是需要人為的去培養(yǎng)去引導(dǎo)，不能光靠員工自己發(fā)展，這樣不僅員工個人能力得不到發(fā)展，企業(yè)在激烈競爭中反而會遭到淘汰，管理細(xì)節(jié)優(yōu)化的一大重點(diǎn)就是在于培養(yǎng)員工的個人素養(yǎng)，讓員工個人素養(yǎng)的方方面面在精確的細(xì)節(jié)管理之中有計劃有目的性的得到培養(yǎng)和提高，從而使其在企業(yè)工作過程中能夠有相應(yīng)的能力來處理，在企業(yè)發(fā)展上貢獻(xiàn)力量。

3.3 嚴(yán)格制度執(zhí)行

管理細(xì)節(jié)優(yōu)化在辦公室工作中不能僅憑自身開展，不僅沒有確切的可依據(jù)內(nèi)容，也無法令人信服，因此管理細(xì)節(jié)優(yōu)化相對應(yīng)的制度來支撐，而管理細(xì)節(jié)優(yōu)化本身就是在執(zhí)行制度。制定相關(guān)的制度來確保管理細(xì)節(jié)優(yōu)化能夠順利開展，首先制度要針對辦公室工作的具體內(nèi)容來制定，要對辦公室工作中涉及到的一切盡可能的涵蓋其中，確保管理工作不出現(xiàn)漏洞，在工作流程上保證完整，在工作細(xì)節(jié)上保證得當(dāng)。

3.4 細(xì)節(jié)優(yōu)化概念加強(qiáng)

辦公室工作開展管理細(xì)節(jié)優(yōu)化不能只是單純的針對管理或者細(xì)節(jié)開展工作，在工作進(jìn)行過程中要盡可能的去推廣管理細(xì)節(jié)優(yōu)化的概念，讓企業(yè)員工在受管理細(xì)節(jié)優(yōu)化的同時理解管理細(xì)節(jié)優(yōu)化的存在意義，辦公室的組成人員都應(yīng)該對管理細(xì)節(jié)優(yōu)化有著一定高度的充分認(rèn)識，讓他們都理解管理細(xì)節(jié)優(yōu)化的優(yōu)勢與內(nèi)容，從而在工作當(dāng)中也開始開展管理細(xì)節(jié)優(yōu)化，不僅能夠幫助辦公室管理細(xì)節(jié)優(yōu)化工作的進(jìn)行，更有利于其個人素養(yǎng)的培養(yǎng)，在一定程度上讓其個人工作質(zhì)量和效率有所提高，推動了企業(yè)的發(fā)展。

3.5 經(jīng)濟(jì)優(yōu)化

辦公室管理細(xì)節(jié)優(yōu)化最直觀的體現(xiàn)就是減少了工作過程中不必要的人力物力開支，從效益上來講節(jié)省了成本增加了盈利空間，從聲譽(yù)上來講這是企業(yè)工作優(yōu)秀的一個體現(xiàn)，無論哪點(diǎn)都表現(xiàn)了企業(yè)工作的成功，因此經(jīng)濟(jì)優(yōu)化的優(yōu)勢不能只存在于管理工作中，也要充分體現(xiàn)和實踐到企業(yè)工作中的方方面面。

4 總結(jié)

現(xiàn)代化管理的重要組成就是精細(xì)化管理，對精細(xì)化管理實施，可以促進(jìn)各項工作的順利進(jìn)行，提升工作效率，并創(chuàng)作更多的經(jīng)濟(jì)效益，所有在辦公室的行政管理中，非常必要實施精細(xì)化管理，可以將精細(xì)化管理策略在實際的管理中進(jìn)行實施，促進(jìn)精細(xì)化的實施。

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