論新形勢下建筑工程檔案的有效管理

劉波

摘 要：我國建筑行業(yè)自改革開放發(fā)展至今已經(jīng)取得了非常不錯(cuò)的成果。建筑工程檔案是工程重要技術(shù)參數(shù)和建設(shè)過程的記錄、集合，具有重要的參考價(jià)值和借鑒意義，做好檔案管理工作勢在必行。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理

引言

我國建筑行業(yè)之所以發(fā)展迅速，離不開各行業(yè)的大力配合。眾所周知，工程施工涉及的領(lǐng)域多，工序復(fù)雜，一套完整的工程檔案資料能夠有效地保障工程施工的安全性、科學(xué)性，反映管理者對企業(yè)內(nèi)部控制管理的重視程度。與此同時(shí)，國家層面也提高了對工程項(xiàng)目檔案建設(shè)的重視程度，明確指出要把工程項(xiàng)目檔案建設(shè)提上議事日程，提高對檔案管理的緊迫感和重要性的認(rèn)識。

一、建筑工程檔案管理工作的重要性

（一）通過檔案管理可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供依據(jù)。

建筑工程涉及到的環(huán)節(jié)多、領(lǐng)域廣、施工程序復(fù)雜，如果未能對其活動進(jìn)行詳細(xì)的資料保存記錄，工作開展就會混亂無序。建筑工程施工會產(chǎn)生大量資料，這些資料既是活動開展的體現(xiàn)，又能為質(zhì)量與管理水平提升提供幫助，企業(yè)需要建立科學(xué)的管理制度，落實(shí)建筑工程檔案管理，體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控管理水平。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)與企業(yè)之間的競爭越來越激烈，為了在激烈的市場競爭中存活下來，就需要領(lǐng)導(dǎo)者擁有大量的、可靠的信息。領(lǐng)導(dǎo)者可以充分利用檔案信息，在實(shí)際工作中不斷創(chuàng)新，利用各種新技術(shù)，為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供重要依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)健康快速的發(fā)展。

（二）通過規(guī)范化工程檔案管理工作促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的工作效率與經(jīng)濟(jì)效益。

從宏觀層面來看，國家對于建筑施工檔案管理有相應(yīng)規(guī)定，工程建設(shè)必須嚴(yán)格管理檔案資料，如果資料不符合要求，則可以認(rèn)定為工程不合格，規(guī)范的實(shí)施從一定程度上增強(qiáng)了企業(yè)檔案管理工作科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性。從質(zhì)量控制工作來看，質(zhì)量控制需要達(dá)成相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，而標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成則需要項(xiàng)目施工過程規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化，通過資料對作業(yè)過程進(jìn)行記錄，可以為質(zhì)量控制工作開展奠定基礎(chǔ)，同時(shí)也可以提升項(xiàng)目質(zhì)量水平。

（三）工程檔案的特點(diǎn)體現(xiàn)為政府、企業(yè)以及人們提供更可靠的信息。

1、真實(shí)性。一般情況下，工程檔案資料與工程建設(shè)相同步，把工程報(bào)批、施工、竣工等各個(gè)環(huán)節(jié)的活動真實(shí)記錄下來，要求所記錄的內(nèi)容與工程建設(shè)實(shí)際狀況高度符合。2、實(shí)用性。工程檔案資料應(yīng)該具備很強(qiáng)的實(shí)用性，常用于工程建設(shè)工作的考核，并為工程竣工結(jié)算提供重要依據(jù)。3、整體性。工程檔案資料以文字記錄的方式，把整個(gè)工程施工過程完整地記錄下來，是反映施工的最原始資料，用于指導(dǎo)全過程施工，并能為同類型工程施工提供參考依據(jù)。

二、新形勢下建筑工程檔案有效管理的思考

在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案管理工作顯得越來越重要。但是隨著社會的發(fā)展，檔案信息的數(shù)據(jù)不斷增加，規(guī)模也越來越大，如果我們?nèi)匀徊捎脗鹘y(tǒng)的管理模式必然會出現(xiàn)工作中的失誤，無法適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的要求。因此隨著新技術(shù)、新設(shè)備的不斷涌現(xiàn)，檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)期，通過新技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化、數(shù)字化方向發(fā)展，成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。要做好新形勢下建筑工程檔案管理從以下幾方面思考：

（一）資源配置

除了相應(yīng)的硬件設(shè)施外，關(guān)鍵的是建立檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，完成自動編目、自動檢索、自動統(tǒng)計(jì)、借閱自動管理等日常管理事務(wù)，讓數(shù)據(jù)庫技術(shù)與檔案信息組織有序化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化。建立一個(gè)檔案計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，是一個(gè)綜合性的“集成”系統(tǒng)，又分兩個(gè)部分：橫向集成的管理系統(tǒng)和縱向集成的管理系統(tǒng)。其中：橫向集成的管理系統(tǒng)包括：管理信息系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng);縱向集成的管理系統(tǒng)包括：檔案目錄中心和信息中心。

（二）新技術(shù)的應(yīng)用

傳統(tǒng)的檔案管理中.檔案需要分類裝訂.然后撰寫相關(guān)信息最后手工抄寫目錄，耗費(fèi)大量人力且過程繁瑣又低效。在實(shí)際工作中，檔案管理工作者可以通過新技術(shù)的引入來提高檔案管理工作水平，使企業(yè)獲得長足的發(fā)展。例如：RFID（Radio Frequency Identification），即無線射頻識別，是一項(xiàng)自動識別技術(shù)。一套完整的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識別與通訊等多種技術(shù)于一體，主要原理是利用無線電波對標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫、識別。利用RFID技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)非接觸式數(shù)據(jù)采集，方便隨時(shí)查找檔案名目，有助于實(shí)現(xiàn)動態(tài)實(shí)時(shí)管理。RFID讀寫器可以同時(shí)從多個(gè)標(biāo)簽中讀取信息，比傳統(tǒng)掃描方式快100倍。此外，RFID標(biāo)簽的數(shù)量存儲量也很大而且可重復(fù)使用，還可以設(shè)置密碼。RFID技術(shù)的應(yīng)用可以大幅提高信息管理的效率。

（三）團(tuán)隊(duì)建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)科技技術(shù)的時(shí)代，檔案自動化、信息化、數(shù)字化的建設(shè)，是提高檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ)和手段。需要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的熟練掌握程度，提高處理、辨別、判斷能力，是檔案信息資源的本質(zhì)需求。因此只有不斷的發(fā)展檔案管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平，熟練的掌握專業(yè)知識，才能夠不斷的適應(yīng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

1、多角度的培養(yǎng)建設(shè)檔案管理隊(duì)伍，確保檔案管理工作持續(xù)發(fā)展

建設(shè)檔案管理隊(duì)伍可以從規(guī)范化、制度化、持續(xù)化和信息化角度出發(fā)培養(yǎng)建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍。第一，制訂檔案人力資源規(guī)劃。優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，吸收檔案專業(yè)學(xué)歷的人員，從企業(yè)層面出發(fā)，統(tǒng)籌考慮檔案人才資源的合理配置和結(jié)構(gòu)優(yōu)化以及檔案人才資源管理綜合體系構(gòu)建等事項(xiàng);第二，健全管理機(jī)制，建立檔案人才評價(jià)方式?？茖W(xué)制訂崗位職責(zé)和目標(biāo)責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)和自身建設(shè)目標(biāo)相一致。實(shí)行科學(xué)量化的嚴(yán)格考核，按照目標(biāo)責(zé)任和崗位責(zé)任逐項(xiàng)考核。實(shí)施績效獎懲機(jī)制，對成績突出的先進(jìn)人員予以獎勵，對未按制度辦理、不能按時(shí)完成任務(wù)和玩忽職守造成工作損失的給予必要的處分;第三，建立持續(xù)化的隊(duì)伍用人選人機(jī)制。即從考慮檔案工作人員相對穩(wěn)定的角度，嚴(yán)格從制度上控制不合理的人員流動，明確檔案管理人員進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案隊(duì)伍的相對穩(wěn)定。

2、建立健全檔案隊(duì)伍培訓(xùn)機(jī)制，提升管理者綜合素養(yǎng)

采用多種形式、有計(jì)劃有步驟地加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)。主要從這幾方面體現(xiàn)：第一，抓好政治思想教育，筑牢思想。需要樹立正確的人生觀、價(jià)值觀、責(zé)任感、事業(yè)心，做到政治立場堅(jiān)定，保證相關(guān)法律法規(guī)和政策的貫徹執(zhí)行;第二，抓好專業(yè)培訓(xùn)提升，夯實(shí)業(yè)務(wù)。制訂檔案管理人員短期和中長期培訓(xùn)計(jì)劃，通過舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、專題業(yè)務(wù)講座、業(yè)務(wù)研討會和學(xué)術(shù)交流會，并結(jié)合檔案現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用，不斷提升檔案管理的專業(yè)水平;第三，抓好綜合素質(zhì)提升，優(yōu)化結(jié)構(gòu)。在進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)的時(shí)候，可以考慮從自然科學(xué)、美學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)等方面對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，拓寬檔案人員的視野，拓寬檔案工作的思路;第四，抓好經(jīng)費(fèi)保障，確保實(shí)施。每年撥出一定的經(jīng)費(fèi)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保各項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃能夠順利實(shí)施。當(dāng)然，為了減少檔案人員培訓(xùn)管理層面的人力物力以及時(shí)間投入，企業(yè)也可以在社會上聘用那些專業(yè)優(yōu)秀的檔案管理人才，以此來有效的提升企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)實(shí)力，進(jìn)而為企業(yè)的工程質(zhì)量掌控與提升奠定良好的基礎(chǔ)。

3、加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，增強(qiáng)檔案隊(duì)伍的責(zé)任感和事業(yè)心

以檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展為目標(biāo)，在檔案管理隊(duì)伍中提倡解放思想，更新觀念，勤于思考，勇于創(chuàng)新，創(chuàng)造性地開展工作，不為個(gè)人得失而驕傲、失落，具有優(yōu)秀的奉獻(xiàn)精神。

三、做好竣工、驗(yàn)收工作，保障檔案的質(zhì)量

充分發(fā)揮工程竣工驗(yàn)收檔案的憑證作用，在工程竣工驗(yàn)收階段，要根據(jù)《建筑工程檔案歸檔范圍》的要求，全面審核、檢查工程建設(shè)中的文件，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并查缺補(bǔ)漏，確?？⒐げ牧系耐暾?、準(zhǔn)確性、及時(shí)性。另外，制定工程竣工驗(yàn)收備案制度和建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例等條文，重視工程驗(yàn)收工作，并確保檔案驗(yàn)收和工程竣工驗(yàn)收同步。

結(jié)語

在新形勢下，隨著經(jīng)濟(jì)社會的持續(xù)發(fā)展，建筑工程建設(shè)事業(yè)的發(fā)展更加迅速，檔案管理作為建設(shè)建筑工程的重要部分之一，對建筑事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展意義重大。因此，在實(shí)際工作中必須充分認(rèn)識建筑工程檔案管理的重要性，做好資源配置和團(tuán)隊(duì)建設(shè)，增強(qiáng)檔案管理人員的信息化意識，有效推進(jìn)建筑工程檔案管理信息化建設(shè)。