信息化視角下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

吉克輛亮

摘 要：我們現(xiàn)處于一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，每個(gè)人都有諸多的信息需要存儲(chǔ)和管理，但隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)代文書檔案管理工作也應(yīng)該符合時(shí)代潮流進(jìn)行一定程度的創(chuàng)新。作為文書檔案的管理人員不僅需要從各個(gè)角度全面認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，還需要應(yīng)用新時(shí)代所提供的新技術(shù)和方法進(jìn)行管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新，盡可能利用更少的資源和人力提升管理水平。本篇文章就針對信息化視角下的文書檔案管理工作創(chuàng)新內(nèi)容進(jìn)行簡單探究。

關(guān)鍵詞：信息化視角;文書檔案管理工作;創(chuàng)新

當(dāng)代社會(huì)靠著信息化技術(shù)不斷推進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，有效的對于所有信息資源進(jìn)行了開發(fā)和存儲(chǔ)。而檔案儲(chǔ)存作為所有信息資源當(dāng)中比較重要的一個(gè)部分，在信息時(shí)代也更應(yīng)該利用信息化技術(shù)來進(jìn)行合理創(chuàng)新。文書檔案主要是記錄了從過去到現(xiàn)在所有企事業(yè)的發(fā)展歷程。我們雖然處于信息爆炸且科技迅速發(fā)展的時(shí)代當(dāng)中，文書檔案的管理工作仍然受到了一定的限制和約束，所以急需我們對于文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從現(xiàn)代化的視角下不斷推動(dòng)文書檔案的管理工作，使其檔案的價(jià)值能夠得到更大程度的體現(xiàn)[1]。

一、文書檔案管理工作的意義

如果我們在信息爆炸的時(shí)代下，能夠巧妙的應(yīng)用電子和信息的技術(shù)手段對于所有文書檔案進(jìn)行收集、管理和分類，逐步向文書檔案管理的信息化邁入，那么對于當(dāng)今企事業(yè)的意義是非常重大的，能夠極大提高文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。

首先，信息化管理文書檔案能夠減輕檔案管理的難度。由于信息內(nèi)容繁雜且量較多，所以在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)是比較繁瑣的，如果能夠使用信息化的檔案管理系統(tǒng)，那么就能夠更加有效的對于各個(gè)種類的檔案進(jìn)行整體的把控和細(xì)節(jié)的分類，極大的減輕管理工作人員在對于檔案進(jìn)行管理時(shí)的操作難度。

其次，信息化管理文書檔案也能夠使文書檔案管理工作更加科學(xué)。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對于文書檔案進(jìn)行管理，可以在高效水平下實(shí)現(xiàn)各類檔案之間的數(shù)據(jù)銜接和轉(zhuǎn)換，也可對于不同形式的文檔進(jìn)行識(shí)別、查詢和儲(chǔ)存。在實(shí)際應(yīng)用過程當(dāng)中，極大發(fā)揮了其科學(xué)性[2]。

最后，信息化管理文書檔案也能夠充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，大幅度提高文檔管理信息的利用率。通過信息化的技術(shù)手段對于文書檔案內(nèi)容進(jìn)行管理，可以在較高識(shí)別率的基礎(chǔ)上提升文書檔案內(nèi)容檢索效果，并且支持多樣化的查詢和搜索任務(wù)，還能夠?qū)崿F(xiàn)不同類別文書檔案之間信息的關(guān)聯(lián)查找。這些靈活的利用方式對于企事業(yè)今后利用文書檔案都是能夠起到很大幫助作用的。

如果能夠有效的提高文書檔案管理工作的能力，也能夠更好的在實(shí)際工作當(dāng)中促進(jìn)文書與檔案工作進(jìn)行銜接，建立起周全且高效的管理制度也能夠?yàn)楹罄m(xù)利用文書檔案提供便捷性。在單位需要為某些決策提供依據(jù)時(shí)，優(yōu)質(zhì)的文書檔案管理就發(fā)揮了巨大的作用。

二、信息化管理文書檔案的創(chuàng)新方法

（1）建立一套完整周全的檔案信息化管理系統(tǒng)

由于當(dāng)前信息技術(shù)的應(yīng)用范圍非常的廣泛，所以我們想要對于文書檔案進(jìn)行信息化管理，應(yīng)該要全面利用自動(dòng)化的辦公方式，例如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦等等。讓這些設(shè)備提高我們對于文書檔案的管理效率，同樣在使用這些信息化設(shè)備的同時(shí)，也可以學(xué)習(xí)利用其對于文書檔案進(jìn)行信息化加工的能力。借助信息技術(shù)構(gòu)建周全的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔管理的實(shí)時(shí)性、完整性和可操作性[3]。并在實(shí)際工作過程當(dāng)中鼓勵(lì)管理員工盡快學(xué)習(xí)和掌握信息化管理系統(tǒng)的操作。

（2）建立較為專業(yè)的文檔管理工作團(tuán)隊(duì)

在建立好信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上，還需要一支專業(yè)的隊(duì)伍來對于信息進(jìn)行歸納和整理。由較為專業(yè)的人士進(jìn)行針對性工作，能夠盡可能提高文檔管理工作的效率和質(zhì)量。一定要確保擁有計(jì)算機(jī)操作能力的專業(yè)人士進(jìn)行檔案的信息化管理。所以在檔案管理的過程當(dāng)中，應(yīng)該要對管理人員進(jìn)行一系列知識(shí)內(nèi)容的培訓(xùn)，例如信息技術(shù)知識(shí)和信息技術(shù)操作方法及規(guī)程等等，盡可能的提高管理人員的專業(yè)度和檔案管理工作能力，并提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。將文書檔案管理交由專業(yè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行操作才能夠?qū)崿F(xiàn)信息化文書檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展。

（3）加強(qiáng)涉及文書檔案管理工作當(dāng)中各部門之間的溝通與協(xié)作

文書檔案管理過程當(dāng)中所涉及的部門是比較廣的，只有各部門之間擁有較流暢的協(xié)作度和高效的協(xié)作效率，才能夠確保文書檔案管理過程的高效性[4]?？梢越⑵饘ｉT的監(jiān)督管理團(tuán)隊(duì)，對于文檔管理工作進(jìn)行監(jiān)測，將管理過程當(dāng)中出現(xiàn)的意外情況和問題進(jìn)行分析并提交給團(tuán)隊(duì)，以便于后續(xù)對于問題進(jìn)行解決和管理工作的完善。一定要在不斷的交流和溝通過程當(dāng)中，優(yōu)化文書檔案管理的工作模式和管理制度，以確保文書檔案管理工作環(huán)境的安全性和數(shù)據(jù)的完整性。

結(jié)束語

在當(dāng)今信息技術(shù)不斷高速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境之下，繁雜的文書檔案管理工作更應(yīng)該要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展而做出創(chuàng)新的改變，這同樣也是數(shù)據(jù)化時(shí)代和信息數(shù)據(jù)化趨勢對于文書檔案管理工作所提出的要求。首先建立起全面的管理制度，然后再操作過程當(dāng)中不斷完善和優(yōu)化，使文檔管理工作信息化順利的開展。

參考文獻(xiàn)

[1]李巍巍. 淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[C]// 決策論壇——管理決策模式應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會(huì). 2016.

[2]王洋. 基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究[J]. 現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)， 2019（19）：60-60.

[3]劉曉艷. 淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（12）：158-158.

[4]崔揚(yáng). 淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[C]// 決策論壇——決策理論與方法研究學(xué)術(shù)研討會(huì). 2016.