計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用

荊麗華

摘要：應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案信息，能保證檔案信息的齊全性和時(shí)效性，保證檔案信息資源共享;要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案信息資源的安全性，規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和管理。在此過(guò)程中，要不斷更新硬軟件設(shè)備，繼續(xù)做好傳統(tǒng)檔案管理工作;要建立健全相關(guān)管理制度，提高安全意識(shí)確保檔案信息安全，要不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)和檔案信息的利用率，有效提高管理效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);檔案管理;信息化

中圖分類號(hào)：G270.7? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1現(xiàn)代檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的意義

1.1推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展

在現(xiàn)代檔案信息管理中，各類計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用不僅可以推進(jìn)檔案管理各項(xiàng)工作開展的規(guī)范化處理，而且避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作量龐大以及管理錯(cuò)誤頻發(fā)的狀況，并且能夠更加推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的科學(xué)化及數(shù)字化和自動(dòng)化發(fā)展，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理各項(xiàng)工作的效率提升以及準(zhǔn)確率保證。

1.2有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的綜合利用及共享

傳統(tǒng)的檔案信息管理采用紙質(zhì)版，一旦人們離開了工作或?qū)W習(xí)的地方，則無(wú)法進(jìn)行檔案的使用和查閱。而在現(xiàn)代化的檔案信息管理中，借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，人們則可以將世界上各個(gè)角落的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行連接，從而為任何一個(gè)區(qū)域的人們提供更加即時(shí)、便捷的檔案信息查閱服務(wù)，不僅有效實(shí)現(xiàn)了時(shí)間的節(jié)約，同時(shí)更可以全面推進(jìn)所有檔案信息內(nèi)容的共享及利用提升，而且在信息化技術(shù)及時(shí)代背景下，可以借助各種方式保存和管理檔案信息。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)勢(shì)

2.1保證檔案信息的齊全性和時(shí)效性

將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，非常方便收集檔案信息，同時(shí)完成核對(duì)檔案信息的作用。檔案室可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)定期采集各部門文件資料進(jìn)行歸檔，各部門也可以將重要的電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給檔案室，能有效保證檔案信息的齊全性。檔案室一般收集保存上一年度檔案，檔案信息總是處于滯后狀態(tài)。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，檔案室通過(guò)網(wǎng)絡(luò)能在最短時(shí)間內(nèi)或按照要求收集到最新的檔案信息，時(shí)效性得到充分保證。

2.2保證檔案信息資源共享

各部門可應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供已開放的檔案信息資源。應(yīng)設(shè)置檢索檔案信息入口，方便需求者查詢和利用。檔案管理者可利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成檔案信息的提取和存儲(chǔ)工作，人力物力時(shí)間可得到減低，更能提高檔案管理水平和工作效率。

3利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案信息的基本要求

3.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)是依照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和信息的分類來(lái)存儲(chǔ)，組織和管理數(shù)據(jù)的電子倉(cāng)庫(kù)，是需求者利用各種檔案信息數(shù)據(jù)的重要方式。檔案管理的核心是開發(fā)和建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)應(yīng)不斷完善和設(shè)計(jì)相配套的程序，修改并檢索原有數(shù)據(jù)，管理和共享大量檔案信息，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理檔案信息。

3.2保證檔案信息資源的安全性

保密及其安全性是檔案管理的一個(gè)基本要求。檔案能真實(shí)客觀記錄各單位重要文件和信息，必須采取相應(yīng)措施保守涉及不能公開事項(xiàng)之秘密，避免產(chǎn)生不必要的損失。這要求我們必須建立健全并完善相關(guān)管理制度，明確安全保密要求，保證檔案秘密信息的安全性。要安裝防火墻、設(shè)置相關(guān)用戶登錄密碼于涉密檔案計(jì)算機(jī)，同時(shí)應(yīng)為不同的用戶設(shè)置身份認(rèn)證和使用權(quán)限等關(guān)鍵措施，應(yīng)升級(jí)防病毒軟件并及時(shí)下載安裝漏洞補(bǔ)丁，解決電磁泄露問(wèn)題;禁止有涉密檔案信息的計(jì)算機(jī)鏈接互聯(lián)網(wǎng);禁止無(wú)權(quán)限管理者或需求者訪問(wèn)有涉密檔案信息的計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)和處理涉密檔案信息不得在非涉密計(jì)算機(jī)完成。務(wù)必要物理隔離互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)，禁止用互聯(lián)網(wǎng)傳輸涉密檔案信息。要按照規(guī)定管理和培訓(xùn)使用涉密計(jì)算機(jī)的檔案管理人員。

3.3規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和管理

在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)后，要強(qiáng)化規(guī)范建設(shè)和管理。不同數(shù)據(jù)庫(kù)存在一定缺失和漏洞，可能出現(xiàn)泄密等不同的問(wèn)題。因此，必須加強(qiáng)并進(jìn)一步健全和完善檔案信息管理。為避免檔案信息泄露，必須不斷提高和完善檔案管理安全機(jī)制;要根據(jù)科技發(fā)展水平，不斷擴(kuò)大檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，研制新的管理軟件和程序，使之順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

4計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用

4.1重視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，很多企業(yè)高度重視對(duì)先進(jìn)設(shè)備及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的采買，卻忽略了文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，從而導(dǎo)致采購(gòu)的設(shè)備及先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)長(zhǎng)期閑置，浪費(fèi)資金。新型的計(jì)算機(jī)檔案信息系統(tǒng)無(wú)法滿足企業(yè)內(nèi)部的真實(shí)需求，因此，企業(yè)必須高度重視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，并設(shè)立專業(yè)的研發(fā)部門，對(duì)企業(yè)的計(jì)算機(jī)文檔管理軟件進(jìn)行整體的規(guī)劃，提高其實(shí)用性、合理性和科學(xué)性，從而確保企業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展。

4.2優(yōu)化企業(yè)文檔數(shù)據(jù)庫(kù)的信息保護(hù)系統(tǒng)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，我國(guó)電子文檔數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)也應(yīng)該隨之不斷的升級(jí)和優(yōu)化。因此，企業(yè)要不斷的研發(fā)先進(jìn)、科學(xué)的計(jì)算機(jī)保密技術(shù)及防火墻技術(shù)，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的保護(hù)和監(jiān)控。企業(yè)文檔數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)有大量重要的商業(yè)機(jī)密和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，這些數(shù)據(jù)一旦泄露，會(huì)給企業(yè)的發(fā)展造成很大的影響，甚至?xí)斐善髽I(yè)倒閉，后果不堪設(shè)想，因此，對(duì)企業(yè)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和文件的保護(hù)是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的必要前提。

4.3提高企業(yè)文檔管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人意識(shí)到了計(jì)算機(jī)信息管理的高效性，因此高度重視對(duì)先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件及硬件設(shè)施的采買和應(yīng)用，但是卻忽視了相關(guān)檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，導(dǎo)致先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備得不到合理的應(yīng)用，浪費(fèi)財(cái)力、物力，又無(wú)法提高工作效率，因此，我們必須改變文件與檔案管理的相關(guān)人員對(duì)紙質(zhì)文檔處理的傳統(tǒng)思想，定期開展計(jì)算機(jī)培訓(xùn)合成，對(duì)相關(guān)管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)進(jìn)行合理的培訓(xùn)，使其熟練計(jì)算機(jī)文檔管理流程，完善計(jì)算機(jī)文檔操作技術(shù)，并推行獎(jiǎng)懲制度，對(duì)積極配合并應(yīng)用熟練的員工予以嘉獎(jiǎng)，對(duì)無(wú)法跟上科技進(jìn)步步伐的員工予以淘汰，從而提高企業(yè)內(nèi)部人員的綜合素質(zhì)和企業(yè)的科技化管理水平，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

5結(jié)語(yǔ)綜：

綜上所述，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用分析，體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件與檔案管理工作的突出貢獻(xiàn)。企業(yè)實(shí)行計(jì)算機(jī)文檔管理模式，不僅提高了企業(yè)相關(guān)文檔管理人員的工作效率，還實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息和數(shù)據(jù)的共享，為查閱文檔的人員提供了極大地便利。計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的應(yīng)用是迎合時(shí)代發(fā)展潮流的必然趨勢(shì)，即增強(qiáng)了企業(yè)對(duì)相關(guān)電子文檔的管理力度，還提高了企業(yè)掌握科學(xué)技術(shù)的能力，為企業(yè)的快速發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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