文書檔案管理中存在的問題及優(yōu)化策略

朱妍

摘要：文書檔案管理是一項(xiàng)比較基礎(chǔ)的工作，然而，其重要性同樣不容忽視。文書檔案管理水平與檔案管理質(zhì)量息息相關(guān)，為保證檔案發(fā)揮出有效的作用，就要積極提高文書檔案管理水平，對(duì)其中存在的問題進(jìn)行深入淺出的探討后，再采取有效的解決對(duì)策，對(duì)文書檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;問題;優(yōu)化

一、文書檔案管理中存在的問題

1、文書檔案管理手段比較落后

現(xiàn)階段，我國文書檔案管理手段比較落后，管理方式不夠科學(xué)合理，這樣就會(huì)降低管理效率。管理人員缺乏先進(jìn)的管理理念，不具備專業(yè)的管理知識(shí)，不能充分開展多方面的文件管理，這樣就會(huì)破壞內(nèi)部管理系統(tǒng)，無法提高文書檔案管理質(zhì)量。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作基本是依靠工作人員進(jìn)行操作。工作人員要按照要求對(duì)文書檔案進(jìn)行分類，歸納;工作人員要抄寫文件材料目錄和標(biāo)題，展示出文檔的關(guān)鍵信息，并保證記錄準(zhǔn)確，無誤，否則就會(huì)影響到后續(xù)文書檔案的管理。由于文書檔案管理工作環(huán)環(huán)相扣，加之人工操作極有可能存在失誤，這樣必然會(huì)影響到下一環(huán)節(jié)的工作。由于傳統(tǒng)人工操作方式浪費(fèi)時(shí)間，效率低，因此迫切需要改進(jìn)。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案管理的工作范圍越來越廣泛，工作人員所面臨的文件類型也不再僅限于紙質(zhì)材料，還有電子文件。融入信息技術(shù)的文書檔案管理水平得以進(jìn)一步改善，但還是會(huì)存在管理不當(dāng)之處，導(dǎo)致檔案在查找時(shí)十分困難。為了避免文檔丟失，遺漏，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的有效保管，就要積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改進(jìn)文檔管理現(xiàn)狀。

2、文書檔案工作銜接不到位

在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，由于文書工作和檔案工作銜接不到位，就會(huì)影響文書檔案管理質(zhì)量。文書檔案工作雖然彼此聯(lián)系，但也存在一定的區(qū)別。經(jīng)過科學(xué)歸檔后的文件通常會(huì)在合理篩選的情況下才會(huì)誕生，如果工作人員不重視這項(xiàng)工作，缺乏專業(yè)的知識(shí)，操作不規(guī)范，就會(huì)導(dǎo)致文書與檔案工作的銜接不自然，甚至彼此脫離?，F(xiàn)階段，我國的文書檔案管理缺乏明確的制度，這樣就會(huì)導(dǎo)致文書和檔案工作銜接不暢。我國文書檔案管理工作并不規(guī)范，這就需要文書檔案管理人員了解文書與檔案工作之間的關(guān)系，這樣才能實(shí)現(xiàn)文書檔案工作順利進(jìn)行。

3、不重視文書檔案管理

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，文書檔案管理的地位越來越高。不過，管理層并不重視文書檔案管理，對(duì)該工作缺乏必要的指導(dǎo)，這樣就會(huì)導(dǎo)致相關(guān)人員的操作行為不規(guī)范，缺乏科學(xué)的流程與計(jì)劃，既浪費(fèi)人力，又浪費(fèi)物力。許多領(lǐng)導(dǎo)、工作人員沒有充分意識(shí)到文書檔案管理的意義，對(duì)這一工作缺乏明確要求，在工作中投入較少，也沒有指定完善的規(guī)章制度。長(zhǎng)此以往，相關(guān)工作人員對(duì)文書檔案管理工作缺乏責(zé)任感，影響文書檔案管理工作質(zhì)量。

4、文書檔案人員能力不足

文書檔案管理人員的素質(zhì)還有待進(jìn)一步提升，這樣就會(huì)影響管理質(zhì)量。許多員工的技能單一，對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)有限，認(rèn)為工作僅僅搜集資料、對(duì)資料進(jìn)行歸檔即可。還有的文書檔案管理人員身兼數(shù)職，不能夠充分意識(shí)到檔案管理的重要性，這樣就會(huì)影響檔案的時(shí)效性和真實(shí)性。一些文書檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)有限，對(duì)工作缺乏責(zé)任感，在進(jìn)行編碼整理時(shí)十分不規(guī)范，這樣必然會(huì)影響到工作的嚴(yán)謹(jǐn)程度。由于現(xiàn)階段文書檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，因此，要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，這樣才能提高其專業(yè)技能，便于提高文書檔案管理質(zhì)量。許多單位、愜意對(duì)于文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作并不到位，而且培訓(xùn)制度不夠完善，這樣就會(huì)影響工作人員能力的提升。

二、文書檔案管理的優(yōu)化措施

1、提高信息化建設(shè)水平

要積極改進(jìn)現(xiàn)有的文書檔案管理方式，就要應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的有效保管。只有充分利用高科技所帶來的便利條件，積極完善檔案庫，改進(jìn)檔案的保管方式，才能提高工作效率。在文書檔案的篩選、收發(fā)等環(huán)節(jié)上，均可擺脫傳統(tǒng)人工操作模式的束縛。實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)后，相關(guān)人員在查閱資料時(shí)就會(huì)提高速度，迅速找到所需資料。信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)資源共享，而這就需要加強(qiáng)信息的加密和保護(hù)。

為了實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，要積極打造數(shù)字化辦公模式，保證文書檔案管理工作更上一層樓。首先，要構(gòu)建完善的信息溝通渠道，保證每個(gè)部門可以隨時(shí)進(jìn)行溝通，使信息暢通，避免出現(xiàn)信息孤島模式。建立信息發(fā)布平臺(tái)和資源共享平臺(tái)，使各部門人員能夠在平臺(tái)上進(jìn)行溝通和交流，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作，減輕工作量。第二，要完善文書檔案管理工作，健全文書檔案管理平臺(tái)，保證信息資源得到高效下載，實(shí)現(xiàn)安全發(fā)送，便于及時(shí)查閱各方面的檔案資源信息，隨時(shí)、安全調(diào)用。第三，各種文書檔案可以以有效的方式存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器之中，可利用計(jì)算機(jī)隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行檢索和調(diào)用。這樣就會(huì)減少大量的人力、物力與時(shí)間的浪費(fèi)，提高工作效率。

2、實(shí)現(xiàn)文書與檔案的有效銜接

盡管文書與檔案工作區(qū)別較大，但還是要加強(qiáng)二者的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)文書與檔案工作的有效銜接，實(shí)現(xiàn)二者的高質(zhì)量轉(zhuǎn)化。文書檔案管理人員需要認(rèn)真了解文書與檔案工作之間的關(guān)系，仔細(xì)整理各項(xiàng)文書材料，明確材料的界限，對(duì)文書材料的價(jià)值進(jìn)行合理判斷。要采取有效的方式，對(duì)有價(jià)值的材料進(jìn)行保管，按照各項(xiàng)要求整理材料，使材料得到系統(tǒng)的整合、歸納和分類。要明確工作人員的各項(xiàng)職責(zé)，使其能夠?qū)ぷ鞒錆M責(zé)任感，保證文書工作和檔案工作協(xié)調(diào)一致，順利銜接，提高文書檔案管理水平。

3、重視文書檔案管理的作用

為了進(jìn)一步提升文書檔案管理質(zhì)量，領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書檔案管理的作用，認(rèn)識(shí)這一工作的重要性，積極解決文書檔案管理中存在的問題，制定合理完善的管理制度，保證文書檔案管理工作順利進(jìn)行。要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理的投入，除了要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備之外，還要積極采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，選擇高素質(zhì)檔案管理人員，采取有效的方式開展文書檔案管理。要將檔案管理工作納入日常工作行程之中，提高文書檔案工作的技術(shù)含量，使人們能夠意識(shí)到文書檔案管理的價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)這一工作的檢查和監(jiān)督，提高工作人員的責(zé)任感。

4、提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，要積極提高文書檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，使其能夠?qū)ぷ鞒錆M責(zé)任心，以高度敬業(yè)的態(tài)度做好各項(xiàng)工作。文書檔案管理人員要對(duì)待檔案高度負(fù)責(zé)，及時(shí)做好相應(yīng)的收發(fā)和保管工作。要掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，要按照一定要求對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)和分類，并根據(jù)規(guī)定的流程開展文書檔案管理。要提高文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力，使其能夠善于利用先進(jìn)的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開展文書檔案管理工作，提高工作效率，及時(shí)解決在工作中存在的問題，保證檔案安全。

結(jié)束語

綜上所述，為了提高文書檔案管理質(zhì)量，就要積極面對(duì)在這一過程中存在的各種問題，采取有效的解決對(duì)策，優(yōu)化文書檔案管理。要充分意識(shí)到文書檔案管理工作的價(jià)值，改進(jìn)落后的工作模式，做好各項(xiàng)銜接工作，加大投入力度，鼓勵(lì)文書檔案管理人員能夠應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，開展各項(xiàng)工作，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，為文書檔案管理工作保駕護(hù)航。

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（作者單位：中國電建集團(tuán)山東電力建設(shè)有限公司）