規(guī)范和加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作的策略探究

劉繼敏

摘 要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政資料作為鄉(xiāng)域財(cái)政各個工作階段的信息記錄，對當(dāng)?shù)刎?cái)政業(yè)務(wù)開展非常重要。隨著我國經(jīng)濟(jì)持續(xù)快速發(fā)展，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也日新月異，財(cái)政檔案管理工作也開始采用先進(jìn)的技術(shù)手段。文章將介紹當(dāng)前中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作中所存在的主要問題，并研究總結(jié)造成其當(dāng)前狀況的主要因素，針對問題提出自己的意見與建議，以期進(jìn)一步提高整個鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案工作的現(xiàn)代化水平，進(jìn)一步推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展。

關(guān)鍵詞：規(guī)范；加強(qiáng)；鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作；策略

引言

隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)信息資源日益豐富，作為一種經(jīng)濟(jì)信息資源的鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)務(wù)檔案，其重要性也日益凸顯。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)務(wù)檔案對鄉(xiāng)鎮(zhèn)過去的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況進(jìn)行詳盡記載，是其發(fā)展進(jìn)程的數(shù)字化反映，從而對該地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況有一個基本的認(rèn)識。隨著科技進(jìn)步，金融文件的現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用逐步普及到整個行業(yè)。但由于種種原因，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)務(wù)檔案工作仍存在許多缺陷，亟待加強(qiáng)管理。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案系統(tǒng)在現(xiàn)代化管理工作中存在的問題

1.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視

當(dāng)前，部分縣鄉(xiāng)官員對財(cái)政檔案管理工作缺乏關(guān)注，主要是他們對財(cái)政檔案管理工作的意義沒有明確了解。在此影響下，部分農(nóng)村領(lǐng)導(dǎo)干部對財(cái)政檔案保管方面的人力、物力以及財(cái)力投入不夠，無法適應(yīng)財(cái)政檔案管理工作的具體要求，在很大程度上直接影響鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作的品質(zhì)與效果。和紙質(zhì)檔案文件管理一樣，對財(cái)政檔案實(shí)行電子存檔，對于部分農(nóng)村依然是一件比較困難的事情，由于一些管理財(cái)政檔案的政府工作人員仍然局限于以往的工作認(rèn)識，而忽略了將電子檔案加以合理歸檔。

2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

目前，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理部門存在檔案管理人員素質(zhì)較低和人數(shù)較少等問題，再加上鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)班子對財(cái)政檔案管理不夠重視，大部分被分配到檔案館的工作人員沒有掌握相關(guān)的法律和檔案管理的專業(yè)知識，人數(shù)上又無法滿足檔案工作的實(shí)際需求，這些都給財(cái)政檔案管理工作帶來極大的負(fù)面影響。同時，因?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理需要應(yīng)用更高層次的電腦技術(shù)，但是目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的許多財(cái)政檔案管理人員電腦技能都不夠熟練，還有一些檔案管理人員連電腦的基本操作都不會，對財(cái)政文件現(xiàn)代化管理產(chǎn)生了很大的影響。

3.檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施無法滿足相關(guān)要求

要想做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案的信息化管理工作，計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)硬件設(shè)備設(shè)施是不可或缺的。但是，在管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案的具體操作上，由于縣鄉(xiāng)領(lǐng)導(dǎo)干部對財(cái)政資料保管工作重視程度不足，直接造成對鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政資料保管項(xiàng)目的投入經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，在一定程度上無法滿足財(cái)政檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)需求。由于沒有相應(yīng)經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理機(jī)構(gòu)無法提高電腦等設(shè)備設(shè)施的配置。同時，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政文件大多包括很多業(yè)務(wù)資料和財(cái)務(wù)文件，由于歸檔工作任務(wù)劃分到各業(yè)務(wù)部門，使得財(cái)務(wù)資料無法進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的收集、處理和存檔，在很大程度上干擾了鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案信息化管理的有效實(shí)施。

4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案信息化管理工作制度不完善

檔案信息化建設(shè)是檔案規(guī)范化管理工作的重要組成部分，是提高檔案檢索和利用效率的重要手段。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理信息化工作大多通過電腦來完成，這在很大程度上給以往的農(nóng)村財(cái)政資料保存與管理方法造成不小的沖擊。當(dāng)前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)村財(cái)政資料數(shù)字化管理的使用系統(tǒng)并沒有全部建立起來，主要體現(xiàn)在對財(cái)政信息的收集、管理、保管以及使用的各個環(huán)節(jié)上，在許多重要環(huán)節(jié)沒有形成系統(tǒng)的操作規(guī)范，導(dǎo)致農(nóng)村財(cái)政信息數(shù)據(jù)的安全性與真實(shí)性無法得到保障。除此之外，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入發(fā)展和提高，有關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)領(lǐng)域的信息安全問題也日益引起人們重視，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案的可信度和穩(wěn)定性產(chǎn)生不好的影響。目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還沒有形成系統(tǒng)的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在具體實(shí)施過程中也缺乏相應(yīng)的實(shí)施流程，一些縣鄉(xiāng)單位雖然也針對自身的實(shí)際情況開發(fā)了一些歸檔系統(tǒng)軟件，但系統(tǒng)設(shè)計(jì)不夠規(guī)范，也缺乏一致性和可聯(lián)系性。

二、基層財(cái)政檔案管理重要性分析

檔案管理工作是“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)和替未來著想”的重要工作，基層財(cái)政檔案是當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政單位有關(guān)管理工作及其成果的主要記錄，對研究當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政的管理情況具有重大價(jià)值。首先，它是當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政單位的基本管理數(shù)據(jù)庫。當(dāng)前，農(nóng)村地區(qū)有關(guān)單位在開展相關(guān)檔案管理工作之后，就能夠直接調(diào)取這些基層資料，并根據(jù)基層檔案資料開展有關(guān)研究，從而搞好財(cái)政管理工作。其次，它是政策制定的重要參考與依據(jù)。當(dāng)前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位可以依據(jù)基層財(cái)政檔案的相關(guān)資料，按照當(dāng)前農(nóng)村實(shí)際狀況，制定涉及財(cái)政領(lǐng)域的相關(guān)政策。最后，它還能夠正確反映當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政發(fā)展進(jìn)程。通過建設(shè)基層財(cái)政檔案，能夠全面反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)的財(cái)政狀況，針對重要指標(biāo)規(guī)范農(nóng)村財(cái)政管理，以此推動中國農(nóng)村的健康穩(wěn)步發(fā)展。

檔案管理是基層財(cái)政工作的重要組成部分，是財(cái)政部門服務(wù)民生和服務(wù)社會的重要窗口。要發(fā)揮好檔案管理在基層財(cái)政工作中的作用，就必須加強(qiáng)檔案管理。一是加強(qiáng)基層財(cái)政檔案管理，有助于提高基層財(cái)政工作人員的檔案意識。作為一名財(cái)務(wù)工作者，要重視對檔案的收集、整理、保管和利用，通過不斷的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，提高對檔案重要性的認(rèn)識。只有這樣，才能更好地為基層財(cái)政工作服務(wù)。檔案工作人員要始終把財(cái)政資金安全作為第一要務(wù)，在做好日常會計(jì)核算和監(jiān)督工作的同時，也要關(guān)注資金使用過程中出現(xiàn)的各種問題。通過做好檔案管理工作，將相關(guān)資料保存好、存檔好和利用好，有助于規(guī)范基層財(cái)政資金使用行為，防止因財(cái)務(wù)管理不規(guī)范而導(dǎo)致的違法違紀(jì)現(xiàn)象發(fā)生。通過做好檔案管理工作，不僅可以為群眾提供便捷、高效以及優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而且還能為基層政府開展工作提供更加有力的保障。

三、加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理工作的經(jīng)驗(yàn)措施

1.提高縣鄉(xiāng)領(lǐng)導(dǎo)班子對財(cái)政檔案管理的關(guān)注

領(lǐng)導(dǎo)能夠充分認(rèn)識鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作的重要作用，可以更高效地促進(jìn)財(cái)政檔案管理工作。首先，地方財(cái)政部門與檔案管理部門，都要搞好對鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作的科普、宣教和培訓(xùn)工作，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理的基本知識，以此增強(qiáng)其對財(cái)政檔案管理作用的認(rèn)識，更全面了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理方面的重大作用。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)要十分重視財(cái)政檔案管理工作，發(fā)揮檔案管理人員的積極性，這就要求檔案管理人員要切實(shí)做好基層財(cái)政檔案管理工作，以提高檔案資料管理的能力，還要及時向鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)反饋有關(guān)財(cái)政檔案管理的工作情況，并詳細(xì)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)在財(cái)政檔案管理工作上的成果及其出現(xiàn)的新情況，幫助領(lǐng)導(dǎo)更加正確地認(rèn)識基層財(cái)政檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r，以便進(jìn)一步增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重要性的認(rèn)識。同時，還要著力做好財(cái)政資料保護(hù)管理工作，發(fā)揮財(cái)政檔案管理的資源優(yōu)勢，向領(lǐng)導(dǎo)及時提供檔案管理信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)能夠了解開展基層財(cái)政檔案管理工作的必要性。

2.提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位開展檔案管理工作，必須要有一批專業(yè)知識素質(zhì)和技能水平過硬的檔案管理人才隊(duì)伍。在面對鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)相對較弱和電腦操作水平相對低下的情況，鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位可以針對檔案管理人員系統(tǒng)開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，切實(shí)提升管理人員的現(xiàn)代化檔案管理能力。同時，針對財(cái)政檔案管理工作人員系統(tǒng)開展現(xiàn)代計(jì)算機(jī)應(yīng)用訓(xùn)練，使他們逐漸了解有關(guān)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)方面的新知識，從而提高自身的電腦應(yīng)用能力，確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案信息化管理能夠順利開展。此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位還要進(jìn)一步培養(yǎng)財(cái)政檔案管理人員的良好工作道德素質(zhì)，培養(yǎng)他們事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神，從而提高他們的工作熱情。

3.加大對鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作的資金投入

要想使鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作能夠正常開展，必須要有足夠的資金作為保證，當(dāng)?shù)卣訌?qiáng)對財(cái)政檔案管理工作的投資，以提高其信息化管理水平。唯有保證相關(guān)經(jīng)費(fèi)的投入，才能保證財(cái)政檔案管理信息化整體工作效率得到提高。此外，適當(dāng)改善基層檔案管理人員的工作福利，留住專業(yè)人才，有利于提升財(cái)政檔案管理的工作質(zhì)量，從而推動現(xiàn)代化財(cái)政檔案管理工作深入開展。

同時，根據(jù)國家及各級財(cái)政部門對鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作的要求，財(cái)政部門必須按照文件規(guī)定，加大對鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作的資金投入，保障檔案管理工作所需的軟硬件設(shè)施建設(shè)。在硬件方面，應(yīng)配置足夠數(shù)量和性能良好的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀以及傳真機(jī)等設(shè)備；在軟件方面，應(yīng)配備專門的檔案管理人員和建立完善的檔案管理制度。為了保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作的順利開展，必須配備專業(yè)人員從事相關(guān)工作，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作能夠有序和高效地開展。同時，在現(xiàn)有條件下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政部門還應(yīng)積極爭取上級有關(guān)部門對檔案管理工作的支持和指導(dǎo)，加大資金投入力度。

4.建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理制度

伴隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動化時代的到來為鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作的要求。所以，必須進(jìn)一步提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作水平，以適應(yīng)在新形勢下鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作的需要。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作必須進(jìn)一步保障資料的完整性和信息安全。所以，要有效促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案信息化管理，必須對傳統(tǒng)財(cái)政制度做出相應(yīng)的變革。為此，必須建立健全基層財(cái)政檔案管理信息化體系。一方面，現(xiàn)代化的財(cái)政資料保管系統(tǒng)必須注重計(jì)算機(jī)安全保障方面，注重做好對計(jì)算機(jī)軟硬件的維護(hù)管理工作，保證基層財(cái)政檔案的安全。另外，在財(cái)政資料的搜集、處理、保管和利用各環(huán)節(jié)中要遵循合理的工作標(biāo)準(zhǔn)，可以有效防止財(cái)政資料在運(yùn)用中發(fā)生數(shù)據(jù)流失的現(xiàn)象，有利于保障財(cái)政檔案電子文書的原始性和真實(shí)性，提高財(cái)政資料的現(xiàn)代化管理水平。

5.構(gòu)建現(xiàn)代化管理制度，規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)

合理的制度可以讓管理工作事倍功半，可以達(dá)到人力資源的合理分配，有效起到管理的實(shí)際效果，推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的持續(xù)發(fā)展。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位必須根據(jù)實(shí)際需要，形成一套科學(xué)有效的現(xiàn)代化管理體系，指導(dǎo)和制約員工的言行，規(guī)范其工作標(biāo)準(zhǔn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)在建設(shè)管理制度進(jìn)程中，要隨著時間變遷，對自身的管理制度做出完善和調(diào)整，再根據(jù)實(shí)際狀況，聽取管理人員建議做出制度的初步設(shè)計(jì)。然后，再聘請相應(yīng)制度專家，提供比較全面和正確的建議，協(xié)助鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位逐步健全相關(guān)的規(guī)章管理制度。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位必須設(shè)置監(jiān)督部門，監(jiān)管規(guī)章制度貫徹落實(shí)的具體情況。同時，可以適當(dāng)使用現(xiàn)代信息技術(shù)，記錄和控制檔案管理人員的操作情況與作業(yè)狀態(tài)。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門應(yīng)配備一定的高新技術(shù)設(shè)備設(shè)施，大大提高其工作效率，并對其操作的計(jì)算機(jī)實(shí)施分級控制，確?；鶎迂?cái)政檔案的安全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管部門必須設(shè)置電子攝像頭，形成電子聯(lián)網(wǎng)，使領(lǐng)導(dǎo)能夠準(zhǔn)確了解員工的業(yè)務(wù)動向，采用電子簽到管理系統(tǒng)，將它融入管理制度中，幫助職工完成上下班的簽到，避免遲到早退等情況的發(fā)生。采用信息化管理體系，能使職工全心全意投入財(cái)政檔案管理服務(wù)中，以此推動檔案管理工作順利開展。

6.完善評估考核制度，充分調(diào)動員工工作積極性

想要調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位應(yīng)根據(jù)他們的具體需要，不斷完善評價(jià)激勵機(jī)制。首先，可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)，收集員工的平時工作情況，包括工資信息和福利待遇等，并做好數(shù)據(jù)的綜合研究，給出具體的業(yè)績評語，進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫剳痛胧?。對于工作成績比較好的人員，根據(jù)情況予以鼓勵，如創(chuàng)造升職機(jī)遇、帶薪假期、禮品卡和改善工資待遇等，以此來調(diào)動他們的工作積極性。但對于成績不好的人員，則應(yīng)及時批評，并相應(yīng)給予口頭警告、降薪處罰和暫停工作等處罰。采用這種評估方式，能夠調(diào)動職工內(nèi)部競爭能力，避免他們在工作中發(fā)生渾水摸魚和消極怠工的不良行為，促使他們著眼于單位的持續(xù)發(fā)展，可以積極學(xué)習(xí)，不斷完善和提升自己的專業(yè)能力，可以利用最小的資金，花費(fèi)最少時間和精力取得最完美的工作效益，從而推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理工作開展。此外，加強(qiáng)硬軟件設(shè)備設(shè)施投入與管理，不斷增強(qiáng)檔案意識，努力提高檔案工作管理水平，以高度的事業(yè)心和責(zé)任心做好基層檔案管理工作，加快應(yīng)用現(xiàn)代化的手段科學(xué)管理檔案，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政管理各項(xiàng)工作中的作用。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平不斷進(jìn)步，鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理方式將代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理方式。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案管理系統(tǒng)可以更有效地記錄不同發(fā)展時期的鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，通過加強(qiáng)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案工作現(xiàn)代化管理，可以更好地促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)工作快速發(fā)展。但是，在基層財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理過程中，仍然存在各種各樣的問題，嚴(yán)重阻礙了鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理工作的正常開展，必須針對這些問題采取多方面的有效措施，切實(shí)提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政檔案的現(xiàn)代化管理水平。

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（作者單位：山東省菏澤市鄄城縣鳳凰鎮(zhèn)人民政府）