office辦公軟件應(yīng)用在管理學(xué)生日常事務(wù)的研究

馮愛花 段振華

1. 前言

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入到人們的日常生活與工作當(dāng)中，給人們的生活帶來了極大的便捷。Office的出現(xiàn)，使人們的生活方式、思維方式均發(fā)生了巨大變化。近年來，各個高職院校的學(xué)生在不斷的增多，管理學(xué)生的日常事務(wù)也成了十分棘手的事情。將Office辦公軟件應(yīng)用到學(xué)生日常事務(wù)的管理中，可以幫助高職院校以簡單、科學(xué)的方式進(jìn)行對學(xué)生的日常事務(wù)進(jìn)行管理，進(jìn)一步提高管理的效率以及管理質(zhì)量。

2. 通過Office辦公軟件對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集

隨著我國教育水平的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段的學(xué)校已經(jīng)不僅僅只是管理學(xué)生成績那么簡單，且現(xiàn)今的學(xué)校，大部分都是寄宿學(xué)校，因此，學(xué)校在管理學(xué)生成績的同時也會對學(xué)生的生活方面加強(qiáng)管理，對管理工作方面的要求也越來越高。為了能夠高效的管理學(xué)生的日常事務(wù)，學(xué)校應(yīng)該做到與時俱進(jìn)，充分利用各種先進(jìn)的技術(shù)手段，對學(xué)生的日常事務(wù)進(jìn)行管理。Office辦公軟件的加入，可以幫助高職院校改變傳統(tǒng)的管理模式，可以輕松采集學(xué)生的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，大部分管理實(shí)務(wù)都需要依靠所收集到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行參考。例如：可以使用Office辦公軟件的excel應(yīng)用軟件建立一個關(guān)于學(xué)生的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，excel具有十分強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，能夠在最短的時間內(nèi)將所輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、整合，可以幫助學(xué)校在今后的日常事務(wù)管理中更加便捷，實(shí)現(xiàn)對學(xué)生日常事務(wù)的高效管理。比如在對學(xué)生的性別進(jìn)行分類時，可以直接在excel電子表格中選取性別這一行，假設(shè)性別一行在C2單元格，則直接選擇C2，隨后只需要進(jìn)行排序就可以將學(xué)生的性別進(jìn)行分類，通過這種方式，可以讓學(xué)生的基本信息變得一目了然，進(jìn)一步提高了工作的效率以及工作的質(zhì)量。

3. 通過Office辦公軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入

在高職院校中，不同教師所帶的班級有著不同的學(xué)情，學(xué)校在進(jìn)行日常事務(wù)的管理時，對獎學(xué)金管理、助學(xué)金管理、特殊學(xué)生的情況管理以及獎懲數(shù)據(jù)的管理等，雖然這些管理的內(nèi)容比較簡單，但是卻需要管理人員不斷的將各種數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入、填寫，這種反復(fù)性的工作內(nèi)容需要花費(fèi)大量的時間才能完成。且這種工作內(nèi)容十分枯燥，極容易讓管理人員在工作的過程中喪失耐心，同時還會打擊管理人員的工作激情，這種現(xiàn)象一旦發(fā)生，容易出現(xiàn)錯誤。而利用Office辦公軟件中的excel電子表格，可以輕松的錄入各項(xiàng)資料，同時還可以輕松的對數(shù)據(jù)進(jìn)行排列和處理。例如：在錄入獎學(xué)金的學(xué)生名單時，可以使用拖動填充柄自動填充的辦法，首先要將所需要的例數(shù)段進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置成數(shù)字、文本以及日期等屬性即可，最后在填充是拖到填充柄就可以進(jìn)行自動填充。若需要增加序列，可以直接單擊“文件”——選項(xiàng)——“Excel選項(xiàng)——高級——編輯自定義列表——“輸入序列”中輸入新設(shè)置的序列，最后按回車鍵，并選擇添加即可。”

4. Office辦公軟件在學(xué)生管理中的優(yōu)勢

Microsift Office辦公軟件主要包括Excel、Word以及Power point等幾個應(yīng)用軟件，這三個辦公軟件主要是可以通過文字、表格以及幻燈片對資料進(jìn)行處理，隨著我國計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，Microsift Office辦公軟件現(xiàn)在已經(jīng)在大部分領(lǐng)域被應(yīng)用，而現(xiàn)在很多學(xué)校為了方便在進(jìn)行辦公管理時開始使用Microsift Office辦公軟件系統(tǒng)，在學(xué)校應(yīng)用該系統(tǒng)極大程度上方便了學(xué)校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.1 利用Office辦公軟件進(jìn)行教學(xué)

教學(xué)過程中，教師可以利用Office辦公軟件對學(xué)生進(jìn)行教學(xué)，將課文內(nèi)容與實(shí)踐內(nèi)容進(jìn)行融合，通過這種方式突出知識的實(shí)踐性，可以幫助學(xué)生提升自身的實(shí)踐能力與操作能力。例如：在進(jìn)行計(jì)算機(jī)等科目的教學(xué)時，教師可以讓學(xué)生自己動手操作Office辦公軟件，通過動手實(shí)踐的方式進(jìn)行教學(xué)，讓學(xué)生在掌握知識的同時，還能提升自身的動手操作能力。教師還可以利用Power point將抽象的知識制作成幻燈片，并在教室利用多媒體投影儀進(jìn)行投放，以此來激發(fā)學(xué)生的視覺以及聽覺，通過這種方式可以讓學(xué)生進(jìn)一步掌握Office辦公軟件的操作方法，有效的提高了教學(xué)的質(zhì)量。

4.2 利用Office辦公軟件處理信息

高校學(xué)生管理工作是高校日常事務(wù)的重要組成部分，直接影響到高校的發(fā)展，在高校的管理中，要秉承一切為了提高學(xué)生素養(yǎng)，一切為了學(xué)生的全面發(fā)展的理念。在高校的建設(shè)中，應(yīng)不斷創(chuàng)新管理理念，以更加科學(xué)和高效的方式管理，將高校建設(shè)成為教育中一道亮麗的風(fēng)景線。由于高校的學(xué)生過多，因此學(xué)校在管理學(xué)生的日常事務(wù)時，就需要管理多個方面的事務(wù)，主要管理內(nèi)容包括學(xué)生的基本資料管理、貧困檔案管理、學(xué)習(xí)成績管理以及評優(yōu)評選管理等，這類事務(wù)的管理十分繁瑣，若直接采用人工進(jìn)行管理，就需要消化大量的時間，而且采用人工管理的方式，可能會由于人為因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，且人工管理的效率也十分低下，效果始終達(dá)不到預(yù)期。教師可以充分的利用Office辦公軟件對這些事務(wù)進(jìn)行處理。例如：可以在Excel應(yīng)用軟件中制作幾個文檔，將學(xué)生的基本資料、貧困檔案、學(xué)習(xí)成績以及評優(yōu)評選等內(nèi)容分別錄入到文檔中，將其打造成一個信息管理平臺，在信息技術(shù)的指導(dǎo)下，可以將各類數(shù)據(jù)以及信息進(jìn)行整編，有利于各種管理事務(wù)的展開，為今后的其他管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

5. Office辦公軟件在學(xué)生管理中的應(yīng)用分析

5.1 Excel的綜合應(yīng)用

Excel是日常辦公中常用的軟件，它在數(shù)據(jù)的記錄、處理、對比、分析方面有著強(qiáng)大的作用。隨著計(jì)算機(jī)時代的到來，Excel在日常辦公中已經(jīng)成為了不可或缺的辦公軟件。電子表格本身的功能十分強(qiáng)大，并且有許多操作的技巧，可以解決日常辦公中的許多問題，將Excel運(yùn)用到高職院校的學(xué)生日常事務(wù)管理當(dāng)中，可以有效的提高管理的效率。Excel本身具有極大的優(yōu)勢，例如制表、排版、打印、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及制作圖表等，教師可以在開學(xué)時，利用Excel的制表、排班等優(yōu)勢，將學(xué)生的基本資料制作成各種表格，讓學(xué)?？梢钥焖倭私鈱W(xué)生的基本信息。同時還可以建立一個關(guān)于新生的檔案數(shù)據(jù)，方便調(diào)用以及儲存，并每個學(xué)期更新這份檔案數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。

5.2 Word的綜合應(yīng)用

Word對于學(xué)生日常事務(wù)的管理可以發(fā)揮強(qiáng)大的作用，Word是一個具有強(qiáng)大文本編輯的應(yīng)用軟件，且計(jì)算機(jī)Word課程是高職院校計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)課程之一，也是高職學(xué)生所必須要掌握的知識。Word除了文本編輯強(qiáng)大這一特點(diǎn)之外，同時能使用郵件對批量的文檔進(jìn)行合并與處理，在教學(xué)的過程中，教師可以利用Word來對學(xué)生的信函、成績單等信息批量進(jìn)行處理，通過這種方式對文檔進(jìn)行處理，可以有效的提高工作的效率。

結(jié)語：由于我國高職院校的學(xué)生數(shù)據(jù)較多，導(dǎo)致學(xué)生日常事務(wù)的管理變得十分繁瑣，若直接使用人工管理的方式，管理的效率以及質(zhì)量都比較低?？梢酝ㄟ^Office辦公軟件的運(yùn)用，對需要管理的數(shù)據(jù)以及信息進(jìn)行快速分類、處理，通過這種方式，可以幫助高職院校提高管理的質(zhì)量以及管理的效率。

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