淺談市政工程檔案管理工作新思路

申輝　盧靜

摘 要：我國市政工程檔案管理已經從傳統的人工管理階段逐步步入全新的數字化信息發(fā)展階段，在此過渡階段，市政工程檔案管理工作存在諸多問題。通過研究當前市政工程檔案管理機制、檔案管理標準化、信息化、專業(yè)化建設進程中存在的具體問題，針對問題提出健全市政工程檔案管理機制、推進其標準化改革、提高信息化水平和專業(yè)化程度的具體對策。

關鍵詞：市政工程;檔案管理;新思路

1 檔案管理工作的重要性

1.1 共享檔案的信息資源。如今，在信息技術的影響下，大數據信息共享平臺在不斷建設，在現代化管理中，經過大數據平臺的應用，事業(yè)單位的各項工作能夠充分融入計算機技術、網絡技術等，可以有效提升工作效率。比如說，在人力資源部門中，在獲取學歷、職稱等信息時，通過數據平臺，能夠及時獲得相應的信息。財務部門對固定資產進行統計時，利用數據平臺，也可以在第一時間內了解本單位的相關情況，為各部門的相互合作打下基礎，有助于資源共享，全面提高了事業(yè)單位的工作效率。

1.2 為決策者提供可靠信息。通過檔案管理水平，能夠充分反映出事業(yè)單位的發(fā)展情況，檔案不僅記錄所有人員的相關信息，還保存了很多重要的資料等。通過創(chuàng)新檔案管理工作，可以進一步提升檔案管理工作的規(guī)范性，在程序上使檔案資料得到了合理應用。當相關科室需要查找所需資料時，在數據庫中可以及時搜索出所需的資料，有助于決策者作出正確的決策，實現事業(yè)單位的新發(fā)展。

1.3 提高各部門的工作效率。在事業(yè)單位中，工作流程有著明確的說明，部門與部門之間需要相互配合，共同完成相應的任務，通過大數據信息平臺的建設，相關信息能被及時共享，在很大程度上促進了各部門的交流，能夠按照既定目標實現工作目標。不僅如此，對于工作人員來說，也提供了很多便利。通過大量的實踐證明，通過對檔案資源的合理開發(fā)與高效管理，除了可以節(jié)省大量的資源，還可以提升管理水平，有助于實現節(jié)能減耗，為社會發(fā)展打下堅實的基礎。

2 市政工程檔案管理工作存在的問題

2.1 相關管理員工素質不高。市政工程檔案管理人員素質不高是目前市政工程檔案管理工作中普遍存在的問題。我國市政工程檔案管理部門很多工作人員是從其他崗轉職過來，工作思維古板守舊，在當今時代仍舊運用紙質檔案信息化管理的觀念和模式，不能熟練應用信息技術進行信息化的檔案管理工作，嚴重阻礙了市政工程檔案管理的推進，影響了互聯網時代市政工程檔案管理的效果。

2.2 市政工程檔案信息化建設不夠完善。在信息技術不斷更新發(fā)展的互聯網時代，雖然我國很多市政部門都開展了檔案信息化建設工作，將市政內部檔案資源數字化，從紙質檔案管理過渡到了信息化檔案管理。但是在實際建設過程中，卻仍舊存在諸多問題，由于沒有一個建設市政工程檔案信息化的統一標準，導致市政檔案管理與市政工程之間的信息無法實時共享，降低了信息化數據的利用率。有些市政工程檔案部門沒有先進的計算機設備，降低了檔案信息化管理的效率，再或者個別市政檔案部門無法保證數字檔案文件的安全性和完整性，經常出現檔案資料刪除或者認為修改的情況，這些都給市政工程檔案管理工作帶來了極大挑戰(zhàn)。

2.3 市政工程檔案資源利用率不高。實現市政工程檔案管理創(chuàng)新，能夠減少資料查閱時間，減少查閱資源的手續(xù)，提高工程檔案資源利用率和利用價值。但是在市政工程檔案管理實際工作中，很多檔案資源都沒有被充分使用，很多邊緣化的工程檔案資料沒有被重視，在信息化檔案管理系統中查詢不到。同時雖然有些市政單位進行了市政工程檔案管理的改革，也得到了一定的成果，但是檔案信息化管理工作的本質仍舊以傳統紙質檔案管理模式為基礎，再進行稍加修補，根本沒有做到真正的市政工程檔案信息化管理工作的創(chuàng)新，許多檔案資源都無法發(fā)揮出其自身的價值和作用。

3 市政工程檔案管理創(chuàng)新對策

要實現市政工程檔案管理新途徑，不僅要構建完備的檔案管理體系，制定完善的電子檔案管理制度，不斷提高檔案管理水平。而且要使檔案信息化管理更加規(guī)范高效，建立完善相關檔案管理安全制度，保障檔案管理信息化安全。

3.1 加強檔案人員及管理技術的提升。檔案管理人員是市政工程檔案管理創(chuàng)新的實際執(zhí)行者，其綜合素質和能力直接關系著市政工程檔案管理創(chuàng)新質量和效果。因此，市政工程檔案部門必須要加強對檔案管理人員素質的培養(yǎng)，通過組織工作交流會和聘請信息化管理專家培訓等方式提高檔案管理人員的服務管理能力和水平，讓管理人員正確認識到檔案信息化管理工作的重要性和必要性，更新管理人員工作觀念，增強服務意識，一方面培養(yǎng)在職檔案管理人員，另一方面要引進高素質、專業(yè)性強的人才，給市政工程檔案管理創(chuàng)新隊伍注入新鮮血液，從而不斷提升市政工程檔案管理隊伍的綜合水平和素質，為市政工程相關單位提供更好的信息化服務。

3.2 提高市政工程檔案人性化管理能力。市政工程檔案部門在推進檔案信息化建設創(chuàng)新中要堅持以人為本的工作理念，圍繞用戶的實際需求開展檔案信息化管理工作，提高人性化管理服務的意識，積極運用信息化檔案管理手段和技術為用戶帶來更優(yōu)質的個性化服務。為了滿足互聯網時代對市政工程檔案管理工作創(chuàng)新的要求，市政工程部門要重視對檔案資源的管理，明確用戶的重要位置，增加與用戶的互動和交流，及時了解并掌握用戶檔案需求，提高檔案服務的有效性。同時，市政檔案部門要科學合理地管理檔案資源，利用信息化檔案資源管理系統整合、分類檔案資源，提高檔案信息化管理質量。

3.3 應用云計算創(chuàng)建數字工程檔案。在互聯網時代，市政單位想要做到工程檔案全信息化管理，就必須要不斷更新信息技術的應用，目前云技術作為一項剛剛興起的技術，對工程檔案信息化管理工作具有重要推進作用，近年來越來越多的單位將之運用到檔案信息化管理工作中，為用戶帶來更高質量的服務。因此，想要創(chuàng)新互聯網時代市政工程檔案信息化管理，就要積極分析云計算的特點，應用云計算的優(yōu)勢結合單位實際情況，推進檔案信息化工作的進度，充分整合工程檔案數據資源，通過應用云技術達到工程檔案資源信息的共享，從而給用戶提供更加豐富、更加全面的檔案信息服務。

3.4 加強市政工程檔案信息化服務的層次。簡化用戶查閱檔案的手續(xù)和流程，不斷豐富、充實數字資源，為用戶營造一個舒適、滿意的查閱體驗。另外，不斷提高檔案管理人員的管理水平，運用信息技術為用戶搭建出交流的平臺，讓市政工程檔案管理人員能夠基于對用戶的了解，增加服務針對性，要嚴格執(zhí)行對工程檔案的審查制度，避免錯誤檔案入庫。

4 結語

綜上所述，市政工程檔案創(chuàng)新內容是非常復雜的，它既包括了健全和創(chuàng)新市政檔案管理機制、統籌原始資料收集、市政工程檔案編制、管理、查詢與利用各相關環(huán)節(jié);同時還要暢通市政檔案各相關部門銜接機制，大力推進市政基礎設施建設、改擴建和維修管養(yǎng)過程中各種原始資料保存形式的標準化改革，希望通過本文研究能夠大大提高當前市政檔案管理水平和管理效率。

參考文獻

[1]王微.我國市政工程檔案管理的建設成就與發(fā)展構想[J].辦公室業(yè)務，2017（02）.

[2]許秀芬.探討市政工程檔案管理工作思路[J].赤子（上中旬），2016（01）.