論城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

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摘要：本文分析了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的現(xiàn)實意義和現(xiàn)狀，闡述了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作優(yōu)化的路徑。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民;養(yǎng)老保險;檔案管理

在養(yǎng)老保險破除城鄉(xiāng)二元分離結(jié)構(gòu)改革的時代背景下，城鄉(xiāng)居民參與養(yǎng)老保險的意識越來越強(qiáng)，在此過程中積累的養(yǎng)老保險檔案資料也越來越多，導(dǎo)致檔案管理工作難度大大提升。檔案管理部門要對檔案管理用作的現(xiàn)實情況有所重視，主動探索檔案管理工作創(chuàng)新的路徑，借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段和檔案管理理念來提升檔案管理工作效率，以保障人民群眾核心利益為宗旨，讓養(yǎng)老保險檔案管理工作能夠緊跟社會改革的步伐和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度。

一、加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的意義

第一，可以為養(yǎng)老保險制度改革提供助力。我國很多地區(qū)城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老保險檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了集成和并軌管理，很多新的內(nèi)容和新的檔案管理要求在全國統(tǒng)一并軌之后將會浮現(xiàn)。對于并軌后的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險部門來說，一方面要承擔(dān)起檔案管理職責(zé)和社會保障職責(zé)，另一方面還要為六十歲以上的老年人提供完善的社會化服務(wù)，提升自身的社會管理職能。作為一項龐大的、系統(tǒng)的、牽涉眾多部門的工程，檔案管理工作必須做到準(zhǔn)確記錄個人資料、扎實打好檔案管理工作基礎(chǔ)。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作是養(yǎng)老保險制度改革的基石和原動力。

第二，可以更好地保障公民切身利益。城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險的參與是一個復(fù)雜的過程，從居民辦理參保手續(xù)到退休之后享受離職后福利，期間需要經(jīng)歷很多環(huán)節(jié)和流程。參保手續(xù)的辦理過程就是對個人信息進(jìn)行收集和整理的過程，同時也是形成原始材料的過程，這是形成個人養(yǎng)老保險檔案的開始;之后保險費(fèi)用的繳納、個人賬戶的劃撥、利息的計算都需要在個人養(yǎng)老保險檔案之中體現(xiàn)。城鄉(xiāng)一體的居民養(yǎng)老保險檔案管理還牽涉到保險關(guān)系轉(zhuǎn)移、養(yǎng)老保險流動、新舊保險制度銜接等多方面的內(nèi)容，這些也需要在個人檔案之中詳細(xì)地記載下來。檔案資料是參保人養(yǎng)老保險權(quán)益享受的保障和基礎(chǔ)，是其維權(quán)、及時查詢養(yǎng)老保險信息的前提。

第三，提升養(yǎng)老保險經(jīng)辦部門的工作效率。從養(yǎng)老保險檔案管理的本質(zhì)來看，檔案的收集和整理只是基礎(chǔ)性工作，檔案的梳理和歸納才是最重要的，檔案管理人員需要及時總結(jié)和回顧自身工作經(jīng)驗，吸取相應(yīng)的教訓(xùn)，在這個過程中不斷地提升工作能力和服務(wù)效率。為之后工作開展少走彎路提供借鑒和指引。此外，養(yǎng)老保險檔案管理工作可以讓領(lǐng)導(dǎo)者和決策者及時獲得相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算法來讓決策更加科學(xué)和合理。

二、當(dāng)前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)狀

首先，檔案管理重要性認(rèn)識欠缺。一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為城鄉(xiāng)檔案管理工作不過是檔案資料重新歸納和整理的過程，沒有將之視為可以帶來經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的管理工作，在這種思想的影響下也就自然而然地減少在工作上的資本投入和人力投入，導(dǎo)致檔案管理軟件不能及時獲得更新，也缺少專業(yè)的檔案管理人員對工作進(jìn)行科學(xué)安排和監(jiān)督，大致檔案管理工作效率大打折扣。個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)養(yǎng)老保險檔案甚至沒有專門的檔案室，檔案資料保存的安全性受到嚴(yán)重威脅，在防火、防潮和防盜工作上做得差強(qiáng)人意，安全事故爆發(fā)的概率非常高。一些檔案管理工作經(jīng)辦人對檔案管理工作概念意識不清，加之受到日常事務(wù)性工作的影響，很少能花費(fèi)專門的時間去整理和收集數(shù)量龐大、流程繁瑣的檔案資料，這給養(yǎng)老保險檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性帶來了消極的影響。

第二，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)模糊。城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險檔案管理一體化工作的開展還處于初級階段，性教育其他社會檔案管理工作，其管理對象和管理標(biāo)準(zhǔn)有著自己的獨特性，截止到目前還沒有一個養(yǎng)老保險檔案管理工作統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來明確檔案歸檔方式、歸檔范圍、銷毀原則和銷毀措施，也沒有采取分類和分級的檔案管理方法。與此同時，當(dāng)前的養(yǎng)老保險檔案管理工作對于應(yīng)當(dāng)收集資料的類型和管理方式也定位模糊。上述因素導(dǎo)致檔案管理人員在工作開展中無規(guī)可循，部分情況下對于工作愛占束手無策，只有提升城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險檔案管理個工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，才能將檔案資料的作用充分地發(fā)揮出來。

第三，檔案管理方式相對落后。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作一體化工作開展之中，每年參保的業(yè)務(wù)量急劇上升。很多經(jīng)辦機(jī)構(gòu)已經(jīng)進(jìn)入到信息化管理模式，但是受到檔案管理硬件設(shè)施、檔案管理人員自身綜合素養(yǎng)的影響，檔案管理工作的實際效用還沒有充分地挖掘處理來。部分城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險機(jī)構(gòu)的管理模式還停留在手工操作階段，管理效率受到嚴(yán)重地影響，檔案管理人員大部分的時間和精力都被日常繁雜的事務(wù)性工作占據(jù)，沒有時間分析數(shù)據(jù)之中蘊(yùn)含的內(nèi)在價值，自然也不能思考養(yǎng)老保險工作的創(chuàng)新方法和路徑。

三、加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的策略

（一）提升養(yǎng)老保險檔案管理工作的戰(zhàn)略認(rèn)識

養(yǎng)老保險機(jī)構(gòu)可以通過各種渠道來宣傳檔案管理工作的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)干部和城鄉(xiāng)居民都能夠提升對檔案的重視程度。思想是行動的先驅(qū)，只有思想意識上去了，檔案管理工作實效的提升才有跡可循。各級政府領(lǐng)導(dǎo)和黨委應(yīng)當(dāng)給予養(yǎng)老保險檔案管理足夠的經(jīng)費(fèi)支持和人員安排，幫助其提升軟硬件設(shè)施和檔案室配置，創(chuàng)造良好的檔案管理工作條件和工作氛圍，讓城鄉(xiāng)檔案管理工作在更加順暢的環(huán)境下進(jìn)行。檔案經(jīng)辦人員需要及時地進(jìn)行知識學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，在提升檔案管理意識的基礎(chǔ)上盡快地更新檔案管理工作理念，以高度的責(zé)任心和人本的工作理念來扎實地推進(jìn)工作開展。

（二）完善檔案管理制度

一項工作的開展需要相應(yīng)的流程和規(guī)范作為保障，這些流程和規(guī)范就是制度的主要內(nèi)容?！稒n案法》和《社會保險法》為養(yǎng)老保險檔案管理工作的開展提供了制度規(guī)范的框架。最新制定的城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險檔案分類大綱為制度的建設(shè)提供了依據(jù)。對于養(yǎng)老保險檔案管理工作，要明確檔案收集方式、檔案要求形式、檔案歸檔期限和方法、檔案保存期限等等，通過健全的制度和規(guī)范來讓檔案管理工作有跡可循，保證檔案存檔、移交過程中的妥善性和安全性。養(yǎng)老保險檔案管理制度一方面要滿足檔案工作進(jìn)程要求，另一方面還要滿足檔案管理工作實質(zhì)要求。對于各類個人信息資料、業(yè)務(wù)資料、工作單位資料、圖表信息等，要及時地予以歸檔。

（三）增加在檔案管理工作的投入

檔案管理工作需要引入先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方式，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老部門需要積極地探索資金來源問題，將計算機(jī)和管理軟件更新到最新狀態(tài)，健全檔案室配置，通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)給管理，讓居民養(yǎng)老保險檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享。檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用工作應(yīng)當(dāng)放在種種志宏，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險部門需要及時關(guān)注和跟進(jìn)該工作的進(jìn)行，讓軟件能夠具備檔案自動編目、檔案信息檢索功能，進(jìn)而提升檔案利用效率，做好檔案統(tǒng)計工作。

（四）提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)。城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險檔案管理工作最終是依靠檔案管理人員來完成的，因此在完善制度的同時還要提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，為其提供繼續(xù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會，使其對新時期檔案管理工作流程有更加清晰的認(rèn)知，將檔案維護(hù)工作放在重要位置上，對于一些珍貴檔案則要及時做好備份，為養(yǎng)老保險工作順利開展奠定良好環(huán)境。

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