淺析大學生英文電子郵件溝通禮儀

林益敏

摘要：調(diào)查大學生對英文電子郵件格式的掌握程度，探究學生在不同情境下寫就的英文電子郵件所采用的策略及應用效果，總結英文學術電子郵件的溝通禮儀，歸納大學生與外籍教師進行電子郵件交際有效的策略，進而使此交流過程取得最好的交際效果。

關鍵詞：英文學術電子郵件;禮貌;請求;策略

在跨文化交際過程中，不同語言環(huán)境下的郵件格式及表達禮貌的用語存在差異，為了盡可能展現(xiàn)交際參與者的禮貌并最終實現(xiàn)交際目的，了解目標語對應的郵件禮儀成為使用者關注的重點。

1 調(diào)查研究過程。

首先，通過問卷廣泛了解學生對英文電子郵件格式的掌握情況。此后，基于Bhtia提出的文本結構分析方法和Blum-Kulka提出的請求策略分類，設計本次文本分析表格（如下）并以此對42份基于不同郵件主題的英文電子郵件進行分析，并邀請執(zhí)教英語專業(yè)學生寫作課的美籍教師對郵件格式及內(nèi)容禮貌性進行評價指導。郵件主題包括邀請、預約面談、提交作業(yè)、道歉。同時，隨機抽取大學生被試進行面談，記錄其在郵件創(chuàng)作過程中所用各類表達方式的意圖。

2 英文電子郵件文本分析

通過調(diào)查問卷、教師評價指導、隨機面談等方式，我們了解了大學生在跨文化交際中使用的英文電子郵件禮儀存在的問題，具體在郵件格式、結構、內(nèi)容等方面進行剖析：

2.1 格式。問卷題目的正答率顯示，大學生對英文電子郵件書寫格式掌握程度總體偏低。部分被試混淆了書信和電子郵件兩種寫作格式。而文本分析使用的郵件樣本也均或多或少存在基本格式問題。

2.2 結構

2.2.1 主題。主題是郵件內(nèi)容的濃縮，是郵件內(nèi)容及目的的概括。簡潔且具體地點出郵件主題有助于收件人權衡郵件的輕重緩急，分類處理，無疑將提升收信人的好感度。本次郵件樣本按照郵件主題的具體程度和簡潔程度進行分類。絕大多數(shù)的樣本主題是具體的，但仍存在極少樣本主題未能凝練地反映出郵件內(nèi)容和發(fā)送者的意圖。

2.2.2 稱呼語。Bj?rge認為，稱呼語的選擇通常與寫信人對自己和收信人之間關系的親密程度的判定有關。學生與教師之間是一種特殊社會關系，這也就使在稱呼語的選擇上與普通人際關系有區(qū)別。基于Shim在處理韓國學生所寫的英文電子郵件時總結的稱呼語類型，下表總結了大學生英文電子郵件書寫中采用的稱呼語類型及分布。

除Academic Title+ First name這一語法上錯誤的表達，其他表達均正確，但仍需要根據(jù)親密程度進行恰當選擇。在無法確定與對方之間的關系程度的情況下，采用“Dear+ Academic Title+ Last name”是最明智的選擇。

在面談環(huán)節(jié)中，很大一部分大學生被試表示，郵件創(chuàng)作是根據(jù)以往學習經(jīng)驗（初、高中作文練習）選取稱呼語。這表明英語作文訓練在一定程度上對大學生英文電子郵件書寫產(chǎn)生了影響，使表達方式的選擇有章可循。選擇Hi開頭的被試表示，希望以此來表達對外教的親近，并表示會基于與教師親密程度和教師本身的性格特點進行稱呼調(diào)整。

2.2.3 自我介紹。自我介紹指學生提供的用于定位發(fā)件人身份的表達，其詳細程度也與收發(fā)人關系親密度有關。外教指出，學生人數(shù)較多且中國名字對于外教來說復雜難記，更推薦在郵件中指明學號，有助于使外教更便捷的確定發(fā)件人身份，增加好感度。

2.2.4 結束語。參與實驗的被試者在結束語的選擇上呈現(xiàn)出多樣性。傾向于使用closing lines+ complementary close + signature這種比較完善的表達方式。有被試者表示，寫作過程中會假設自己是收件人，考慮期待對方給予自己何種信息。

2.3 內(nèi)容

2.3.1 請求策略。Blum Kulka將請求策略分為三類，分別是直接、相對委婉、暗示。

在預約面談這一情景中，大部分學生選擇了相對委婉的表達方式;三分之一的被試選擇直接的表達方式，且傾向于使用“I want”“I hope”的句式。Chen指出，在中文中，“我想”可以給人以很委婉禮貌的感覺，但是在英語中，“I want”可能會被看作是不禮貌的表現(xiàn)，應斟酌使用。在邀請外教擔任比賽評委這一情景中，大學生傾向于使用委婉的請求方式，即便是在使用直接請求方式時，也傾向于搭配委婉請求用語來修飾過于直接的表達。這反映出中國大學生在提出請求時，試圖提高郵件的禮貌程度。參與評價的外教表示，中國大學生的表達請求的方式均無失禮冒犯，但存在過度禮貌的現(xiàn)象。

2.3.2 道歉策略

Blum Kulka總結了道歉策略的四個類型。

承擔責任，在此實驗情境下指學生承擔對“遲交PPT”給外教造成困擾這件事的自我譴責。此次試驗中的大學生被試均采用了該策略。

解釋描述即對沒有按時交ppt的原因進行說明。對此避而不談或者是含混不清均有損禮貌性。本情景下只有少數(shù)學生在郵件中給出解釋。

當發(fā)件人的行為給收件人造成了不便或損失，出于禮貌，發(fā)件人應主動提出補救措施。在本情境中，由于遲交PPT這一事件的補救措施相對局限，這一策略的使用不明顯。

在給對方造成困擾后，除了解釋原因和補救，最好還要作出承諾，但只有少數(shù)被試在寫作中作出相關承諾。

3 大學生英文電子郵件書寫禮儀存在的不足

通過對大學生電子郵件樣本的分析，初步掌握了大學生英文電子郵件書寫禮儀現(xiàn)狀：

（1）英文電子郵件的格式不規(guī)范，水平有待提升;

（2）在執(zhí)行請求語言行為時，學生普遍有意識提高郵件禮貌程度，但偶有措辭不當或用力過猛的情況出現(xiàn);

（3）在執(zhí)行道歉語言行為時，學生主要采用承擔責任這一策略，忽視對事件的原因進行解釋和對以后不再出現(xiàn)同樣失誤進行保證這兩個環(huán)節(jié)，使郵件禮貌性略有降低。

4 大學生英文電子郵件書寫禮儀策略

在進行請求語言行為時，使用委婉的表達方式有助于提高電子郵件禮貌程度，即便是采用了相對直接的請求方式表達自己的意愿，補充使用委婉的請求與之配合將會對郵件禮貌性有所改善，但也應注意避免用力過猛造成過度禮貌的情況。

隨著大學生受教育水平的提高，與外籍教師、學生的溝通機會增加，跨文化交際能力的提高就顯得極為迫切，這也就使對學生進行電子郵件指導變得很必要。將學術電子郵件寫作列入英語寫作教學中，將對促成大學生跨文化交際有所助力。

參考文獻：

[1]Young-Sook Shim. International Faculty Perceptions of Requestive Emails by Korean University Students. Multimedia-Assisted Language Learning， 2013， 16（4）： 111-131.

[2]Maria Economidou-Kogetsidis. Teaching email politeness in the EFL/ESL classroom. ELT Journal， 1 October 2015， Volume 69， Issue 4： 415–424.