馬麗
【摘? ? 要】檔案是記錄一個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、生活的歷史記錄,是一個(gè)人在這個(gè)世界存在過的歷史痕跡,對(duì)一個(gè)個(gè)體人來說尤為重要。同時(shí),檔案也是一個(gè)單位的重要構(gòu)成部分,是單位領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展決策的依據(jù),對(duì)單位的發(fā)展起重要推動(dòng)作用。由于在實(shí)際工作中因?yàn)榉N種因素的影響,各類企業(yè)單位在檔案管理上存在一些嚴(yán)重的漏洞和欠缺,為了更扎實(shí)地做好檔案管理相關(guān)方面的工作,就需要對(duì)所存在的問題采取專門性的改進(jìn)措施,從而推動(dòng)檔案工作更上一步新臺(tái)階。
【關(guān)鍵詞】檔案管理? 企事業(yè)單位? 改進(jìn)措施
中圖分類號(hào):G4? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A DOI:10.3969/j.issn.1672-0407.2019.14.003
隨著社會(huì)的發(fā)展,檔案管理在工作中的重要性愈發(fā)突出,它是各類企事業(yè)單位在人事管理中形成的以個(gè)人單位組合起來的、以備日后查考的文件材料記錄,反映了一個(gè)人的德才及工作情況。由此可看,人事檔案是每個(gè)自然人的教育、工作、生活等社會(huì)經(jīng)歷的原始記錄,客觀反映了一個(gè)人的生活軌跡,包括其學(xué)歷層次、政治身份、工作調(diào)整、獎(jiǎng)懲情況等。它對(duì)個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷和單位改革發(fā)展起著不可替代的作用。但在日常工作中,不同程度地存在對(duì)檔案管理重視程度不夠、從事人員業(yè)務(wù)能力不足、保存環(huán)境差等問題,造成了檔案保管不善,信息利用率低等問題,給個(gè)人及單位都造成了難以估計(jì)的損失。所以,文章結(jié)合這一困境,具體探析了人事檔案工作開展的具體對(duì)策。
一、檔案管理存在的問題
(一)重視程度不足
對(duì)于檔案管理一般單位都存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、員工不夠關(guān)心的問題。對(duì)于檔案管理的認(rèn)知基本處于傳統(tǒng)的狀態(tài),認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行保管,在需要的時(shí)候能調(diào)出所需的檔案即可,多數(shù)時(shí)間檔案管理工作都是由單位上臨近退休的老同志負(fù)責(zé),只是機(jī)械地把各類資料收集歸攏為止,沒有進(jìn)行系統(tǒng)地分類、校驗(yàn)、裝訂成冊(cè),導(dǎo)致收集到的資料雜亂不堪。同時(shí),在檔案資料的收集過程中,由于不重視和設(shè)備問題,通常需要漫長(zhǎng)的等待,往往收集到的資料在管理過程中又會(huì)發(fā)生遺失。因此,由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視,造成檔案工作滯后情況愈發(fā)嚴(yán)重。
(二)業(yè)務(wù)人員工作能力滯后
檔案管理工作的特點(diǎn)是專業(yè)性、政治性和保密性強(qiáng),需要專業(yè)性人才系統(tǒng)、穩(wěn)定地做好此項(xiàng)工作。但在不少單位中,從事檔案管理工作的人員大多數(shù)都是臨近退休的人員,受年齡和精力的影響,在做此項(xiàng)工作時(shí)顯得力不從心。隨著科技的發(fā)展,現(xiàn)在檔案主要以電子計(jì)算機(jī)、云辦公系統(tǒng)為主,老齡同志受知識(shí)局限的影響,很難運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作,再加上此項(xiàng)工作經(jīng)費(fèi)緊張、業(yè)務(wù)人員很難有機(jī)會(huì)外出學(xué)習(xí)培訓(xùn),造成業(yè)務(wù)能力很難有長(zhǎng)進(jìn)。同時(shí),各業(yè)務(wù)人員還可能身兼多職、隨意流動(dòng)性大,導(dǎo)致此項(xiàng)工作常常是流于形式。
(三)硬件設(shè)施不完善
先進(jìn)完善的硬件設(shè)施對(duì)于檔案保管至關(guān)重要。目前在許多單位,由于受辦公場(chǎng)所、資金、理念等諸多因素的限制,在裝放檔案時(shí)隨意找個(gè)倉(cāng)庫(kù)堆放,未嚴(yán)加保管,造成檔案受溫度、濕度以及蛇蟲鼠蟻損壞較大,以致許多檔案出現(xiàn)字跡模糊、紙面破損等情況,給個(gè)人及單位造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。許多檔案在分類歸檔時(shí)基本采用人工編號(hào),在查找時(shí)只能人工從堆積如山的檔案里一頁(yè)頁(yè)翻閱,宛如大海撈針,不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力,而且極易散失檔案資料。絕大多數(shù)單位在檔案保存這塊距離數(shù)字化、自動(dòng)化、遠(yuǎn)程化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)差距還很大,甚至有的單位還沒有配備信息化管理軟件,檔案信息缺乏相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的支撐,電子檔案建立工作更是進(jìn)展緩慢。
二、解決檔案管理工作中的對(duì)策
(一)提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
在檔案管理工作中,需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視,將檔案管理納入年初規(guī)劃和議事日程,建立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)小組,由主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng),分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng),落實(shí)專人專項(xiàng)制度完成此項(xiàng)工作。同時(shí),成立相關(guān)督導(dǎo)小組對(duì)此項(xiàng)工作的落實(shí)情況進(jìn)行督導(dǎo)檢查,對(duì)在檔案管理工作過程中存在的問題及時(shí)進(jìn)行解決。另外,建立相關(guān)的檔案管理達(dá)標(biāo)考核機(jī)制,對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行考核,從而進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。
(二)加強(qiáng)檔案管理優(yōu)秀隊(duì)伍的培育
做好檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是此項(xiàng)工作的重中之重。在實(shí)際工作中,檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)和綜合能力常常發(fā)揮著巨大的作用,是做好此項(xiàng)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié),在檔案的分類、裝訂、保管、管理等各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作發(fā)揮著不可替代的作用。因此,打造一支作風(fēng)過硬、工作精益求精的隊(duì)伍尤為重要。首先在選擇人員上,應(yīng)該選擇政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)的人員,具體體現(xiàn)在責(zé)任心強(qiáng)、堅(jiān)持原則,嚴(yán)格遵守制度、保守秘密,工作業(yè)務(wù)精通,熟悉計(jì)算機(jī)操作等。其次加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員的工作能力,在培訓(xùn)過程中,可采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”的方法,對(duì)在職的員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn),開展各種形式的檔案管理研討和開發(fā)工作,加強(qiáng)交流,提高認(rèn)識(shí),強(qiáng)化管理水平和業(yè)務(wù)水平。同時(shí),設(shè)置一些激勵(lì)的手段,獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀的管理人員,激發(fā)他們的工作熱情,提高日常的工作效率。
(三)加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)建設(shè)
目前各類企事業(yè)單位的檔案放置環(huán)境較差,為徹底扭轉(zhuǎn)這一困境,需要適當(dāng)加大對(duì)于檔案管理的工作投入,要設(shè)立專門的檔案室,配置好防潮、防腐、防火、防盜設(shè)備,整個(gè)檔案室要干凈通風(fēng)、寬敞明亮。要引入新興的技術(shù)和設(shè)備,加快信息化建設(shè)。各類檔案可采用電腦記錄、影像記錄、聲音記錄等方法,對(duì)檔案進(jìn)行綜合管理,并在管理過程中去發(fā)現(xiàn)、改造和創(chuàng)新現(xiàn)有的方法,使檔案管理工作能有更高的效率。同時(shí),利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),實(shí)現(xiàn)線下檔案信息資源共享,通過多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、海量存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)字通訊技術(shù)、智能檢索技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
三、結(jié)語
總而言之,在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷提升之下,檔案管理的工作愈發(fā)重要,這就需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)更加重視,提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)管理,制定和完善相關(guān)的檔案管理制度。選好用好相關(guān)的檔案管理工作人員,加強(qiáng)對(duì)其綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn),增加對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入,新建或維修好檔案庫(kù)存條件,運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),增強(qiáng)對(duì)檔案的利用效率,切實(shí)可行地做好檔案管理相關(guān)工作。
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