談如何做好電子檔案管理工作

林毅

摘要：目前我國已經(jīng)步入了信息時(shí)代，電子技術(shù)也日益深入電子檔案管理中，并逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式，通過電子檔案管理能夠使工作的開展更加快捷、方便，真正彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端。本文就信息時(shí)代背景下電子檔案管理進(jìn)行了探討，希望能夠逐漸完善電子檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理;完善

在新的時(shí)代背景下，涉及檔案管理工作的各個(gè)領(lǐng)域必須要遵循時(shí)代的發(fā)展規(guī)律，推動(dòng)信息化檔案管理，建立電子檔案，合理利用信息化技術(shù)提高對(duì)檔案管理工作的要求，進(jìn)而提升檔案管理工作的水平與工作效率。同時(shí)，通過電子檔案管理也能夠進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)收集的效率與效果，確保檔案管理工作能夠最大程度地發(fā)揮作用，并以此來為人們提供更多的便利。

一、電子檔案管理工作具有的重要意義

檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，其主要作用就是通過電子檔案管理記錄與收集信息的工作，再通過合理化的分析，將其應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域的實(shí)際工作中，將其作為各個(gè)領(lǐng)域主要的工作內(nèi)容。也正是因?yàn)檫@樣，在信息化高速發(fā)展的今天，信息化技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域得到了充分應(yīng)用，這也就代表，二者之間必須要進(jìn)行充分融合，合理地利用信息化技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行改革，能夠有效提升檔案管理工作的工作水平，使其具備現(xiàn)代信息化能力與水平，從而進(jìn)一步促進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展。

二、提高檔案管理工作的效果與水平

相比傳統(tǒng)的檔案管理工作，其在對(duì)實(shí)際工作進(jìn)行管理時(shí)具有很好的作用。首先，在實(shí)際的電子檔案管理工作中，管理人員通過合理利用信息技術(shù)能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行更加完善的收集，并建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫，從而在提高檔案管理工作水平與效率的同時(shí)，也能夠有效降低工作人員的壓力。其次，在開展檔案管理工作時(shí)，一旦檔案信息出現(xiàn)變動(dòng)，通過電子檔案管理能夠有效地對(duì)信息進(jìn)行添加與調(diào)整，這樣一來就能夠有效確保信息的完整性。最后，電子檔案管理工作也能夠有效地提升檔案利用的便利性，從而提高檔案信息的利用率，擴(kuò)大其傳播率，同時(shí)，電子檔案管理也能夠有避免損壞與遺失等問題的發(fā)生。

三、信息化時(shí)代電子檔案管理工作存在的主要問題

1.缺乏對(duì)檔案管理應(yīng)用的重視。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，因?yàn)槿鄙賹?duì)其應(yīng)用的重視，導(dǎo)致檔案管理工作無法發(fā)揮出具體的作用與價(jià)值，同時(shí)，也因?yàn)橹匾暥炔蛔?，很難有效地將具體工作內(nèi)容下發(fā)到下級(jí)部門，或者在下發(fā)后就不再過問。如果長期處于這種情況下，則會(huì)形成一種惡性循環(huán)，并且也會(huì)降低檔案管理工作人員工作的積極性。

2.檔案管理設(shè)備較為陳舊。信息化高速發(fā)展的時(shí)代，但是檔案管理工作確缺少專門的工作場地，只是將檔案放在辦公室內(nèi)，這樣不僅會(huì)降低檔案管理的效果，而且也會(huì)影響正常工作的開展，降低了工作的質(zhì)量，甚至還會(huì)造成檔案不完善、丟失等情況。此外，檔案管理工作也缺乏專業(yè)的人才，有很多檔案管理工作人員無法對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行深入研究，并且不具備計(jì)算機(jī)操作能力以及表達(dá)能力等，這都會(huì)影響檔案管理開展的效果。

3.缺乏有效的管理制度。檔案管理工作需要使用有效的管理制度進(jìn)行約束，但是很多企業(yè)、單位等雖然具備管理制度，但是卻缺少執(zhí)行力，導(dǎo)致檔案管理工作不夠合理。此外，很多檔案管理工作在實(shí)際的工作過程中缺乏有效的管理目標(biāo)，無法明確具體的管理方向，使整個(gè)檔案管理工作的開展存在不合理性，甚至出現(xiàn)比較混亂的情況。

四、信息時(shí)代電子檔案管理工作開展的有效策略

1.創(chuàng)新檔案管理理念，重視電子檔案管理工作

為了能夠進(jìn)一步提高電子檔案管理的效果，必須要轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新檔案管理的理念，提高對(duì)電子檔案管理工作的重視程度，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案資源價(jià)值的利用與開發(fā)，從而充分發(fā)揮出電子檔案管理的作用。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該不斷強(qiáng)化自身的管理意識(shí)，端正自身的工作態(tài)度，開發(fā)出更加有效的信息價(jià)值，提高工作效率與工作水平。此外，相關(guān)的管理人員與工作人員必須要具備足夠的創(chuàng)新意識(shí)，提升檔案管理工作的效果。只有這樣，才能夠使信息技術(shù)與檔案管理進(jìn)行更深的融合。

2.增加資金投入力度，建立完善的信息數(shù)據(jù)庫

企業(yè)與單位應(yīng)該增加在電子檔案建立方面的投入力度，為工作的開展建立更加專業(yè)化的工作部門，強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，不斷創(chuàng)新思想觀念，使信息化技術(shù)能夠高度融合在電子檔案管理工作中。在信息化技術(shù)快速發(fā)展的今天，應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的便利性，建立起更加完善的信息數(shù)據(jù)庫，從而更好地對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)提高工作效率的目的，真正實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。

在信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，應(yīng)該重點(diǎn)考慮細(xì)節(jié)問題，在細(xì)節(jié)方面促進(jìn)檔案管理與信息技術(shù)的融合，從而真正打造出電子檔案管理的新局面，充分發(fā)揮出信息數(shù)據(jù)庫的核心作用，從而使電子檔案管理能夠發(fā)揮出更加高效的管理作用，確保檔案信息能夠發(fā)揮出更大的價(jià)值。

3.建立完善的電子檔案管理制度與管理體系

如今屬于信息化快速發(fā)展的階段，為了能夠進(jìn)一步強(qiáng)化電子檔案管理工作的效果，必須要建立更加完善的電子檔案管理制度與體系，而這也是電子檔案管理工作開展的基本保障。所以，相關(guān)的企業(yè)、單位等必須要重視電子檔案管理制度與體系的建立，從多個(gè)方面進(jìn)行綜合性考慮，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，樹立正確的檔案管理意識(shí)，使檔案管理工作能夠順利開展。同時(shí)，也應(yīng)該為工作人員制定有效的約束制度，確保能夠在約束工作人員行為的同時(shí)，也能夠激發(fā)工作人員工作的積極性，從而避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)記錄錯(cuò)誤等情況，進(jìn)一步提高電子檔案管理的工作質(zhì)量。

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性

信息技術(shù)是電子檔案管理中應(yīng)用的主要技術(shù)之一，而且通過信息技術(shù)也能夠完成數(shù)據(jù)的收集與處理，所以，在電子檔案管理的過程中，必須要加強(qiáng)信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源與信息的共享，搭建完善的信息共享平臺(tái)，從而使電子檔案中的內(nèi)容能夠更加完善。同時(shí)，在聯(lián)系各個(gè)部門時(shí)，也能夠使其發(fā)揮出相互監(jiān)督與相互協(xié)調(diào)的作用，這樣一來就能夠有效提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

綜上所述，在信息化快速發(fā)展的時(shí)代，不僅為檔案管理工作帶來了便利，同時(shí)也帶來了比較大的挑戰(zhàn)，所以，應(yīng)該合理利用信息化技術(shù)，解決其中存在的問題，通過多種方式對(duì)檔案管理的內(nèi)容、檔案管理的方式以及檔案管理的制度等多個(gè)方面進(jìn)行升級(jí)與創(chuàng)新，從而充分發(fā)揮出電子檔案管理工作的重要價(jià)值，為我國各行各業(yè)的發(fā)展提供充足的后備力量。