淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義和方法

徐芳芳

摘要：在當今信息化高速發(fā)展的同時，信息技術(shù)被運用到各行各業(yè)中，作為事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，檔案管理信息化建設(shè)對提升檔案管理有效性、促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);意義;方法

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）檔案資料的收集、整理、查詢方便，可高密度永久保存

檔案信息落實數(shù)字化處理，應(yīng)用計算機實施檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制目錄，可以任意整序、分類、排列、檢索，實現(xiàn)檔案全文自動檢索。檔案儲存實現(xiàn)集成化，極大地提升了檔案信息存儲量和高密度。

（二）提升檔案管理的有效性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中的工作較為煩瑣，相應(yīng)程序也相對較多，不易于工作人員查詢和整理。通過信息化建設(shè)，檔案查詢可以通過專門查詢系統(tǒng)進行有效查詢，提升相關(guān)工作人員的查詢效率，管理過程相對簡單，能夠大大提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（三）可以實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的快速統(tǒng)計和分析

互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，使大數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析成為現(xiàn)代化管理的有效工具，也成為科學正確決策的依據(jù)。檔案信息化為實現(xiàn)大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析創(chuàng)造了條件。如利用干部培訓中心歷年干部培訓檔案信息，開展干部培訓人數(shù)、學習成績、培訓效果等大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，更好地指導干部培訓工作等。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法

（一）提高事業(yè)單位信息化建設(shè)的針對性信息化

建設(shè)是有效提高事業(yè)單位檔案管理水平的策略，能夠從根本上滿足事業(yè)單位檔案管理的實用性需求，因此事業(yè)單位必須提供足夠的人力，物力和財力用于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中，通過信息化網(wǎng)站向相關(guān)人員提供檔案信息，以網(wǎng)頁的形式建立，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上查找和信息化，對于提高事業(yè)單位信息化建設(shè)具有非常重要的現(xiàn)實意義，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)主要應(yīng)開展網(wǎng)頁式服務(wù)，網(wǎng)頁服務(wù)能夠更高效的實現(xiàn)信息資源的傳遞、運用和保存。

（二）檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標準化

事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)時，必須嚴格執(zhí)行國家推薦信息化管理的標準，遵循地區(qū)信息網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)范，結(jié)合單位自身發(fā)展的需求和特點來制定內(nèi)部的管理標準體系。在技術(shù)規(guī)范上，對數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標等進行統(tǒng)一規(guī)范，以此實現(xiàn)檔案信息在全國及地區(qū)網(wǎng)絡(luò)傳輸解碼中做到統(tǒng)一格式，數(shù)據(jù)共享，避免因軟、硬件和文檔格式的不同，造成數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換解碼或者不能讀取的網(wǎng)絡(luò)障礙。

（三）注重對檔案信息資源的安全防護

首先，需要加強相關(guān)管理人員的安全意識，對檔案資源進行安全鑒定，明確檔案的開放范圍與安全密保程度，以此來提升檔案安全管理的有效性。其次，對存儲檔案資源的計算機進行殺毒，以實際情況為基礎(chǔ)，裝設(shè)相關(guān)殺毒軟件、防火墻，注重對相關(guān)硬件設(shè)備進行升級維護。在信息化檔案建設(shè)過程中，以《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》為基礎(chǔ)，充分利用數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)以及防火墻等功能來提升檔案管理的安全性。在此過程中需要注意，單純依靠相關(guān)安全軟件保護檔案資源，無法確保檔案資源的絕對安全。因此，事業(yè)單位需要以自身實際情況為基礎(chǔ)，構(gòu)建有效的檔案信息化管理安全體系，以此對安全問題、風險進行識別、監(jiān)控、處理以及報告等，進而確保檔案資源的安全管理。

（四）建立檔案管理的規(guī)范制度

首先，在事業(yè)單位中，由于社會環(huán)境的變化速度較快，所以各類文獻、資料的數(shù)量也不斷增多，相關(guān)部門很難在短時間內(nèi)將這些資料收集到一處，所以，對于這種問題，管理人員不妨進行橫向式的聯(lián)合操作，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)資源的共享，進一步提升各類檔案資料的利用效率。其次，由于事業(yè)單位的工作情況，在具體的工作過程中，相關(guān)人員也可以建立電子文件數(shù)據(jù)管理中心，深化單位信息資源的管理組成，在這個數(shù)據(jù)管理中心上，可以提供一些非保密性、制約性的電子文件，為單位內(nèi)相關(guān)部門提供信息服務(wù)，實現(xiàn)真正的電子資源共享操作，既能夠拓寬檔案的整體管理范圍，同時也可以提升檔案的應(yīng)用效率。當然，在具體操作上，還可以設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，以免一些相關(guān)的檔案信息出現(xiàn)泄露的問題。

（五）優(yōu)化軟硬件設(shè)施，打造良好的檔案管理服務(wù)平臺

事業(yè)單位領(lǐng)導要高度重視創(chuàng)建事業(yè)單位檔案管理服務(wù)平臺，并結(jié)合自身的工作實際需要，臺理規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)。一方面，事業(yè)單位要加大對檔案信息化管理工作的資金投入，引進存儲量大、處理能力強的設(shè)備以確保電子檔案信息系統(tǒng)的高效性和穩(wěn)定性。另一方面，要著重提高檔案管理人員的技術(shù)水平，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，既要提高數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查詢服務(wù)的便捷性和高效性，又要致力于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的綜合服務(wù)能力的應(yīng)用，在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全維護工作上盡最大可能做到“專人專項”管理。

（六）創(chuàng)新管理工作的改革標準

在當前的社會環(huán)境下，信息技術(shù)已經(jīng)成為單位、企業(yè)發(fā)展的一項重要內(nèi)容，對于這方面的技術(shù)，事業(yè)單位要在檔案管理工作中進行合理化的應(yīng)用，進一步強化檔案管理工作的標準化水平。在具體執(zhí)行的過程中，為了創(chuàng)新管理工作的改革標準，相關(guān)責任人員不妨從以下幾個方面入手：首先，在管理方法的引入上，工作人員對于那些信息技術(shù)，要進行積極、大膽的應(yīng)用，根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展特點，邀請外包企業(yè)編制一些有效的檔案管理系統(tǒng)，進一步提升檔案收集、歸納和整理的效率，鞏固檔案的整體管理質(zhì)量，這樣能夠有效降低管理人員的壓力。其次，工作人員在對檔案資料進行整理的時候，還可以應(yīng)用一些信息技術(shù)來完成檔案資料的共享，盡可能發(fā)揮檔案的資料價值，比如在單位的內(nèi)部，可以建立一些檔案管理平臺，通過權(quán)限設(shè)置，幫助各個部門的工作人員，對檔案信息展開合理化的使用。

三、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對提升檔案管理質(zhì)量、效率，促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展具有重要的作用和影響。因此，在實際建設(shè)過程中，事業(yè)單位需要結(jié)合有效方式來提升信息化建設(shè)的有效性，進而為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻：

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