高職院校學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高職院校的成立也越來(lái)越多，招收的學(xué)生也相應(yīng)的增加，學(xué)生檔案是學(xué)校管理工作的一部分，那么管理學(xué)生檔案成為一個(gè)重要內(nèi)容，檔案里包括了學(xué)生的學(xué)習(xí)情況以及參加項(xiàng)目比賽、擔(dān)任職務(wù)等等基本信息，學(xué)生檔案還影響著畢業(yè)生尋找工作。鑒于此，高職院校對(duì)于學(xué)生檔案的管理要做到更好。本文就是分析目前高職院校檔案管理工作時(shí)存在的許多問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出一系列的對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞：高職院校;學(xué)生檔案;工作問(wèn)題;對(duì)策

引言

近些年來(lái)，隨著我國(guó)的經(jīng)濟(jì)快速成長(zhǎng)，高職院校的規(guī)模數(shù)量也在相應(yīng)的增加，學(xué)生的檔案不僅反映了學(xué)生在校的真實(shí)情況，也是工作單位評(píng)價(jià)學(xué)生的有效依據(jù)。做好學(xué)生檔案的工作對(duì)于各個(gè)項(xiàng)目的內(nèi)容和相關(guān)活動(dòng)的進(jìn)行非常有利，對(duì)于學(xué)生的管理上，也是一種不斷的推進(jìn)，加快學(xué)校管理工作的合規(guī)性和合理性，對(duì)學(xué)校的整體的發(fā)展是非常有利。但是在實(shí)際中，高職院校的學(xué)生檔案管理工作還有不足，存在一些大大小小的問(wèn)題，這些影響了我國(guó)高校檔案管理的整個(gè)結(jié)果。本文章針對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的欠缺提出了相應(yīng)的問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)際情況給出了工作對(duì)策，以此來(lái)推進(jìn)檔案的管理工作，推進(jìn)高職院校的有效發(fā)展。

一、高職院校學(xué)生檔案的內(nèi)容

高校學(xué)生的檔案包括高中畢業(yè)登記表、高校學(xué)生的學(xué)年鑒定表、思想鑒定表、高校招生考生報(bào)名登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)習(xí)表、黨校學(xué)習(xí)的鑒定、實(shí)習(xí)情況表、黨團(tuán)的申請(qǐng)書(shū)等、處分和退學(xué)等、體檢、思想總結(jié)等等的材料。這些記錄都反映了學(xué)生的經(jīng)歷、學(xué)習(xí)情況的內(nèi)容。是核查與考核的資料。學(xué)生的檔案是自身的人事檔案，將會(huì)隨著學(xué)生的工作并進(jìn)人事的檔案中。可以看出，學(xué)生的檔案具有一定的多樣性、真實(shí)性、實(shí)用性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)。這使大家做好檔案的管理工作具有更為重要的復(fù)雜性。

二、目前我國(guó)高職院校學(xué)生檔案管理工作的情況和問(wèn)題

2.1 學(xué)生檔案信息不完整

對(duì)于學(xué)生檔案來(lái)說(shuō)，學(xué)生的基本信息應(yīng)該涵蓋多一點(diǎn)比較好，這樣可以反應(yīng)學(xué)生的全面的信息，讓檔案能夠基本反映學(xué)生的個(gè)人情況。檔案中不僅僅只有學(xué)生的考試成績(jī)和學(xué)籍、入學(xué)登記內(nèi)容以及黨團(tuán)資料等等，這些只能表明學(xué)生的單方面，還需要把學(xué)生的創(chuàng)新技能、信用、誠(chéng)實(shí)品格、情商等的內(nèi)容進(jìn)行記錄與歸檔整理。但是，一般部分院校只有一些學(xué)生最基礎(chǔ)的信息內(nèi)容，對(duì)這些其他方面的信息不能完整反映。當(dāng)前社會(huì)在選拔人才時(shí)很注重學(xué)生的課外能力、人品、以及為人處事等的能力，單一的基本信息已經(jīng)不適合企業(yè)的要求，由于檔案中不能反映學(xué)生職業(yè)教育的特征，讓很多大批學(xué)子失去了很好的就業(yè)機(jī)遇，也嚴(yán)重影響了學(xué)校的就業(yè)率的情況。

2.2 學(xué)生檔案管理老套

隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)在有些中學(xué)都已經(jīng)運(yùn)用電子記錄的方式來(lái)管理學(xué)生的檔案，而有些高職院校卻還在用紙質(zhì)版檔案來(lái)進(jìn)行管理，紙質(zhì)版存在很多的弊端。例如：查找時(shí)困難還占很大空間，還耗費(fèi)很多的紙張，保存也是很難處理，在檔案整理時(shí)會(huì)浪費(fèi)很多不必要的時(shí)間，這些老套以及落后的檔案管理是重大問(wèn)題之一。

2.3 學(xué)生檔案管理不合理

由于一些院校對(duì)檔案的投入費(fèi)用很少，導(dǎo)致檔案在檢查與監(jiān)督等方面上不符合標(biāo)準(zhǔn)，輔導(dǎo)員在對(duì)學(xué)生進(jìn)行評(píng)語(yǔ)時(shí)也未根據(jù)實(shí)際情況，而是類(lèi)似語(yǔ)句，甚至有的還有錯(cuò)別字，這可謂是對(duì)待檔案態(tài)度的重大缺失。還有的高校把學(xué)生檔案隨便放置，和其他檔案混在一起，更沒(méi)有一定期限的整頓和核查。

2.4 檔案交接不合理

目前大多數(shù)的院校都根據(jù)學(xué)生的就業(yè)去向來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行移交，由人才交流中心或者畢業(yè)學(xué)校等來(lái)代管，這樣導(dǎo)致學(xué)生生源地大多對(duì)學(xué)生的檔案管理不再管理與重視。而在傳接時(shí)很容易的就把學(xué)生檔案弄丟了，有的學(xué)生甚至都無(wú)處查找自己的檔案。這些反映了檔案在交接時(shí)不規(guī)范的情況。

三、學(xué)生檔案管理工作的相應(yīng)對(duì)策

3.1 整理完善的檔案信息

檔案信息不再只是學(xué)生的簡(jiǎn)單基礎(chǔ)信息，一定要把學(xué)生平時(shí)參加的活動(dòng)和技能競(jìng)賽、社會(huì)的實(shí)踐和技能證書(shū)等填補(bǔ)上，若提前告知大家信息的重要性，也是促進(jìn)學(xué)生學(xué)習(xí)中積極進(jìn)取的方法。在高校期間，學(xué)生的種種表現(xiàn)，學(xué)生成績(jī)以及考試情況都是學(xué)生努力的結(jié)果，學(xué)校也應(yīng)進(jìn)行有效記錄，盡最大可能的詳細(xì)一點(diǎn)，以次來(lái)反映學(xué)生的綜合實(shí)力。在每年的畢業(yè)時(shí)期更需要學(xué)校把學(xué)生的表現(xiàn)和社會(huì)實(shí)踐以及個(gè)人能力等都要進(jìn)行有效評(píng)價(jià)與補(bǔ)充，讓學(xué)生的檔案更加豐富，為用人單位招納人才做好依據(jù)。不再讓學(xué)生失去良好的工作機(jī)會(huì)。

3.2 運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案

隨著社會(huì)不斷地進(jìn)步，各行各業(yè)都在借用科技，為人們的生活提供了及時(shí)和便捷的快速幫助。所以，高校檔案管理工作也應(yīng)該運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)建立一個(gè)檔案管理系統(tǒng)。這樣會(huì)大大提高高校檔案管理的速度和質(zhì)量。不再像用紙質(zhì)版那樣，既耗費(fèi)人力又浪費(fèi)紙張，在查找的時(shí)候不再出現(xiàn)錯(cuò)誤或者找不到的可能，讓檔案的管理上節(jié)省時(shí)間、準(zhǔn)確性提高，不再為檔案的復(fù)雜性而苦惱。讓檔案信息化實(shí)現(xiàn)檔案的快捷性欲及時(shí)性。可是，由于信息化的管理對(duì)員工的能力以及要求有很多，若走這條信息化的路，還需要長(zhǎng)期的探索與追求。

3.3 規(guī)范高校檔案管理機(jī)制

在學(xué)校里，應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案工作的重要性，對(duì)老師和檔案人員以及學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)定期召開(kāi)會(huì)議，讓大家認(rèn)識(shí)與熟悉檔案管理工作的內(nèi)容，讓他們對(duì)檔案的管理?yè)碛袊?yán)格的態(tài)度。不再出現(xiàn)基礎(chǔ)性的錯(cuò)誤，不再敷衍了事，要把檔案管理當(dāng)作重要工作之一，在年底評(píng)選時(shí)，檔案管理工作也應(yīng)進(jìn)入老師考核范圍之內(nèi)。學(xué)校對(duì)檔案的投入資金也應(yīng)相對(duì)加大，不僅要培養(yǎng)管理檔案的優(yōu)秀員工，還要對(duì)相應(yīng)的設(shè)備以及費(fèi)用做到位。在對(duì)于改進(jìn)高校檔案機(jī)制時(shí)，學(xué)校要根據(jù)自身的實(shí)際情況嚴(yán)格要求，建立一個(gè)便捷、及時(shí)、可實(shí)用性和完整性的管理系統(tǒng)。

3.4 完善高校檔案的移交工作

通常情況下，畢業(yè)生都會(huì)在每年的6月畢業(yè)。在此之前，學(xué)校應(yīng)加大對(duì)檔案整理的工作量，一定要完善學(xué)生的信息，把情況告知大家，讓所有成員對(duì)檔案工作引起重視。更為重要的是要做好檔案在查看以及借用的相關(guān)工作。在移交和傳遞時(shí)不能馬虎大意，一定要確保學(xué)生檔案的安全與嚴(yán)格，不能隨意分拆檔案，不能隨意對(duì)檔案進(jìn)行裁剪以及復(fù)印、劃線(xiàn)等等。相關(guān)的人員要做好保密或者不能隨便外泄別人的信息，一定要遵循嚴(yán)肅、嚴(yán)格的要求。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，當(dāng)前我們國(guó)家對(duì)于高校的檔案管理工作還不足夠重視，存在很多的弊端和問(wèn)題。不僅影響了學(xué)生的以后工作，還對(duì)國(guó)家檔案的管理有一定的影響。通過(guò)相應(yīng)問(wèn)題的分析并針對(duì)性的提出對(duì)策來(lái)解決問(wèn)題，能夠促進(jìn)各個(gè)部門(mén)加大對(duì)學(xué)生檔案的管理，提升學(xué)生的就業(yè)率，最終促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的有效進(jìn)行。

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作者簡(jiǎn)介：秦佳（1987.12-），男，學(xué)歷：本科，職稱(chēng)助理館員，研究方向：檔案管理。