電力企業(yè)提升檔案管理水平的措施分析

劉曉娟 樊榮

【摘 要】隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都在進(jìn)行質(zhì)的蛻變。而隨著電力企業(yè)的改革，無論是從內(nèi)部組織架構(gòu)還是提高各部門的管理水平，都在加強改革措施。電力企業(yè)的檔案作為電力企業(yè)的歷史見證，具有重要的保存價值，所以必須要提升電力企業(yè)檔案管理水平。本文將圍繞這一中心進(jìn)行分析，并對提高電力企業(yè)檔案管理水平提出有效的改革措施。

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè)；檔案管理；提升；措施

引言

現(xiàn)如今，在經(jīng)濟全球化的大背景下，國內(nèi)的電力企業(yè)也不甘落后，正在飛速向國際化邁進(jìn)。從改革開放至今，國內(nèi)電力企業(yè)發(fā)展自動化設(shè)備已經(jīng)投入大量的資金且獲得了良好的效果，控制系統(tǒng)的許多設(shè)備都已達(dá)到全球一流的水平，但對創(chuàng)建信息系統(tǒng)卻始終不夠重視，同時國內(nèi)電力企業(yè)相對落后還體現(xiàn)在檔案管理的工作中，檔案作為一個企業(yè)不可缺失的一部分，必須得到妥善的管理與保護。因此，電力企業(yè)加強檔案管理力度已是勢在必行。

1電力企業(yè)提高檔案管理水平的作用與意義

檔案是指國家機構(gòu)單位、社會組織或個人從事政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化等社會活動直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。在電力企業(yè)中，檔案一樣具有很大的參考價值，在企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)作重要決定時，都會通過查找和對比相關(guān)檔案，利用以往的經(jīng)驗和教訓(xùn)，找到?jīng)Q定性依據(jù)，而檔案是否完整全面，是關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的決定性因素。檔案管理工作包括對企業(yè)發(fā)展歷史記錄和企業(yè)發(fā)展史所涉及的所有材料的整理、分散到各個部門內(nèi)部相關(guān)檔案的搜集和整理、為方便檔案查閱所做的相關(guān)工作以及對檔案的保管。所以，提高檔案的管理水平不僅可以提高對檔案的利用率，增加檔案的利用價值，還可以提高檔案管理的工作效率，使得各部門能夠有效聯(lián)系、協(xié)同辦公。

2檔案管理現(xiàn)狀存在的弊端

2.1缺乏規(guī)范性管理

電力企業(yè)作為傳統(tǒng)企業(yè)，其內(nèi)部的管理機制相對來說并不健全，在人員分配和管理制度上都存在著較大的問題。其中，大部分企業(yè)對檔案管理部門的關(guān)注度并不高，導(dǎo)致缺乏專門的管理機制；即使個別企業(yè)建立了相關(guān)的管理機制，但是疏于標(biāo)準(zhǔn)化管理，也只能形同虛設(shè)，缺乏實質(zhì)性的工作。同時，相關(guān)管理制度不夠健全，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作效率低，對檔案保管也相對比較“隨意”，一旦需要調(diào)取相關(guān)材料，往往耗費大量的精力，所以電力企業(yè)的檔案管理工作呈現(xiàn)比較“混亂”的局勢。

2.2管理技術(shù)落后

互聯(lián)網(wǎng)早已進(jìn)入千家萬戶，而帶來的信息化改革也已影響著各行各業(yè)。隨著信息化改革的沖擊力，各行各業(yè)都在進(jìn)行改革創(chuàng)新。目前我國電力企業(yè)的檔案管理信息化平臺建設(shè)還處在有待完善階段，而所涉及的檔案管理在分類上也還延續(xù)著傳統(tǒng)檔案管理分類模式，其數(shù)字化應(yīng)用還不夠廣泛，在技術(shù)水平和設(shè)備管理上都無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求，且各部門還無法存在協(xié)同辦公，未形成有效溝通的工作模式，更多的都是“獨立辦公”。另一方面，在人員分配上不夠均衡，檔案管理人員的水平參差不齊，有些缺乏扎實的專業(yè)管理知識，在理論與實際相結(jié)合的運用上還存在各種問題。與此同時，企業(yè)由于長期以來對管理缺乏足夠的重視，在檔案管理人員培訓(xùn)方面并未投入足夠的精力，從而導(dǎo)致檔案管理人員仍然處于相對封閉的工作環(huán)境中，無法與時俱進(jìn)地提高企業(yè)檔案管理水平。

3提升電力企業(yè)檔案管理水平的措施

3.1提升企業(yè)對檔案管理的重視程度

電力企業(yè)的檔案管理人員若是想使檔案管理中存在的問題逐一解決，就必須得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案管理只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視才能有足夠的資金與人力投入，才能充分發(fā)揮其對企業(yè)的重大作用。但是檔案管理人員畢竟是執(zhí)行工作的主體，若只是讓領(lǐng)導(dǎo)來要求與強調(diào)，檔案管理工作依舊不會得到實質(zhì)性的進(jìn)展，因此，管理人員需要積極主動學(xué)習(xí)更多管理知識，在實踐中不斷探索更成熟有效的檔案管理方法，才能更好地促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。

3.2有效提升工作人員的檔案管理意識

電力企業(yè)在將員工的個人信息、工作表現(xiàn)以及杰出貢獻(xiàn)轉(zhuǎn)化成文件、圖紙與資料等的過程中，投入了大量人力、物力與財力，但在部分企業(yè)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)改革的時候，檔案的管理工作太過于敷衍，只是走個形式，檔案資產(chǎn)完全沒有得到應(yīng)得的開發(fā)利用。檔案是有形資產(chǎn)與無形資產(chǎn)記錄和憑證，它在某種意義上可以說是企業(yè)資產(chǎn)的一部分。檔案部門可以利用現(xiàn)代化的方式，利用各種媒體來對檔案規(guī)范管理工作進(jìn)行強勢的推廣與宣傳，如此在引起領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的同時，還能夠受到社會各方的支持與監(jiān)督，使檔案管理的工作質(zhì)量能夠再進(jìn)一步。

3.3建設(shè)檔案的信息數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)如今，全球都已經(jīng)被網(wǎng)絡(luò)覆蓋，電力企業(yè)也應(yīng)該緊跟時代潮流，在檔案管理以及其他方面應(yīng)用信息技術(shù)。電力企業(yè)檔案管理人員能夠借助普及的互聯(lián)網(wǎng)，學(xué)習(xí)更多更先進(jìn)的管理知識與理念，在現(xiàn)有的檔案管理方法上不斷進(jìn)行改良，將已不適應(yīng)現(xiàn)代管理方式的手段去掉，再添加一些能使管理工作真正實現(xiàn)高效率的途徑。除此之外，檔案信息庫的建立十分關(guān)鍵，檔案管理人員可以通過在網(wǎng)絡(luò)上建立信息庫保存原本只以紙質(zhì)形式存在的檔案，在輸入所有檔案之后，再查閱或者是改動檔案就會十分簡單，如此不僅降低了管理人員的工作強度，也能更高效地為企業(yè)提供所需要的資料。此外，網(wǎng)上信息庫也非常容易保存，只要記住賬號密碼并進(jìn)行備份，就能夠隨時查到需要的信息，網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫作為新興技術(shù)已經(jīng)得到了普遍的應(yīng)用，電力企業(yè)也需要及時認(rèn)識到互聯(lián)網(wǎng)的重要性，才能在市場競爭中立于不敗之地。

3.4強化檔案管理機制

傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理都是處于比較“被動”的狀態(tài)，檔案管理人員都是被動等待需要保管的檔案，而通過完善檔案管理機制，加大對檔案管理人員的管理，實行績效考核管理機制，一方面可以督促員工的工作，讓員工有一個良好的參考機制，更好地完成本職工作；另一方面可以促使員工更加積極認(rèn)真地工作，主動走出去聯(lián)系各部門，將等待檔案上門變成積極主動工作，把收集變成搜集，使得檔案更加完善和豐富。同時，把晉級考核列入到平時的考核中去，讓個人的工作業(yè)績直接掛鉤到平時的晉級考核中去，將工作落到實處，做到事事有人管，事事有人負(fù)責(zé)。另外，檔案管理人員也要及時掌握行業(yè)發(fā)展動態(tài)和企業(yè)發(fā)展情況，對電力企業(yè)可能發(fā)生的“大事件”提早進(jìn)行參考性的資料準(zhǔn)備，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策性決定提供完善和詳細(xì)的參考資料，以解除領(lǐng)導(dǎo)的后顧之憂。例如，在實施一項新工程時，往往需要參考大量的資料才能做出決策性判斷，而檔案管理人員工可以有針對性地提早做好準(zhǔn)備，提供更加完善的資料給予其進(jìn)行參考。

結(jié)語

電力企業(yè)的實際生產(chǎn)經(jīng)營中，檔案管理不像生產(chǎn)經(jīng)營，可以直接帶來經(jīng)濟價值，但檔案管理的實際價值是巨大而無形的。通過分析電力企業(yè)檔案管理弊端，從本質(zhì)上對其進(jìn)行實質(zhì)性改革，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高全體員工對檔案管理的重視程度，提高電力企業(yè)的檔案管理水平，可以為電力企業(yè)的發(fā)展提供更好的基礎(chǔ)保障。

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（作者單位：國網(wǎng)山西技培中心大同分部）