加強(qiáng)電力工程設(shè)計(jì)電子檔案的歸檔管理

陳娟

【摘 要】電是國家發(fā)展的基礎(chǔ)，是人們生活的支撐?，F(xiàn)階段我國主要分為兩個(gè)電網(wǎng)，分別為國家電網(wǎng)和南方電網(wǎng)。電網(wǎng)和線路不是一次性使用的，而是需要不斷使用和維護(hù)的。在電力工程設(shè)計(jì)中進(jìn)行電網(wǎng)和電力工程設(shè)計(jì)的記錄和保存工作顯得尤為重要。本文以電力工程設(shè)計(jì)的性質(zhì)和特殊性入手，分析電力工程設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)保存的重要性以及紙質(zhì)版檔案和電子檔案的區(qū)別。此外，探討電子檔案正確、完整保存的方法，并分析應(yīng)該制定的制度等。

【關(guān)鍵詞】電網(wǎng)；電力工程設(shè)計(jì)；電子檔案；保存

一、電力工程設(shè)計(jì)的性質(zhì)

工程建設(shè)是我國現(xiàn)在最常見的經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式，工程種類繁多，主要包括建筑工程、市政工程、水利工程和電力工程等，這些工程支撐著人們的生活與生產(chǎn)。國家電網(wǎng)屬于國企，國企對(duì)于國家的發(fā)展起著積極的作用。而電力工程涵蓋了中國各地區(qū)的用電系統(tǒng)，無論是上海、北京這樣的一線城市，還是貧困落后的山區(qū)的生產(chǎn)與生活都離不開電。因此，在國家和人民群眾的監(jiān)督下，電力工程的設(shè)計(jì)必須有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度、先進(jìn)的設(shè)計(jì)技術(shù)和為人民服務(wù)的觀念。電力工程設(shè)計(jì)的相關(guān)單位，在工作的過程中應(yīng)該擔(dān)負(fù)起自身的責(zé)任，使電力工程的正常運(yùn)行得到保障。

二、電力工程設(shè)計(jì)的特殊性

電力工程可以和水利工程、建筑工程等并列，但是電力工程的設(shè)計(jì)有一定的特殊性。首先從電力工程本身來說，電力工程有一定的危險(xiǎn)性，如果電力工程設(shè)計(jì)人員沒有做好設(shè)計(jì)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，很有可能會(huì)對(duì)國家財(cái)產(chǎn)和人民生命造成威脅。尤其是在高壓電力工程中，如果設(shè)計(jì)出現(xiàn)問題，輕則會(huì)導(dǎo)致用電故障，重則就會(huì)引發(fā)嚴(yán)重的人員傷亡事故。在用戶用電的過程中，如果電力工程的設(shè)計(jì)出現(xiàn)問題或者用戶沒有正確使用電能，會(huì)引起電器的損壞甚至火災(zāi)。在電力工程的設(shè)計(jì)過程中，因?yàn)殡娏儆诟呶９こ?，所以工作人員必須了解安全用電的原則并嚴(yán)格的遵守。優(yōu)秀的電力工程設(shè)計(jì)會(huì)為人們的生活帶來了極大的方便，并且可以保障人們的用電安全。所以電力工程的設(shè)計(jì)必須考慮這些方面，如何讓電力工程更好的服務(wù)于社會(huì)，讓它的利大于弊，只有做好電力工程的設(shè)計(jì)工作，才能使電力工程的價(jià)值得到充分發(fā)揮。

三、電力工程設(shè)計(jì)文檔數(shù)據(jù)保存的重要性

根據(jù)電力工程設(shè)計(jì)的特殊性以及電力工程的組成部分，電力工程設(shè)計(jì)有關(guān)數(shù)據(jù)的存檔是非常有必要的，比如最常見的是電力工程中的用電部分，現(xiàn)階段用戶用電主要是電表計(jì)量，每戶交的電費(fèi)是根據(jù)電表的數(shù)據(jù)來征收的。所以，如果電表的數(shù)據(jù)丟失了或者沒有正確的存檔，就會(huì)造成用戶和電費(fèi)征收單位的矛盾，做不到公平公正的征收，會(huì)損害用戶或國家的利益，所以必須保存好設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)。電表的上一級(jí)是各個(gè)小區(qū)進(jìn)戶線，這個(gè)進(jìn)線是從架設(shè)在道路的總線上接出的分用線，每一個(gè)小區(qū)都有屬于自己的進(jìn)線，并且電工師傅做好了標(biāo)記，為了防止出現(xiàn)故障進(jìn)行檢修時(shí)找不到故障點(diǎn)，浪費(fèi)人力物力。電力人員需要把進(jìn)戶線的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與存檔，如果沒有存檔，檢修時(shí)將很難找出故障地點(diǎn)，檢查范圍會(huì)增大，使修理的時(shí)間延長，從而會(huì)對(duì)用戶造成困擾。進(jìn)戶線的上一級(jí)是每一條道路的總線，這些線是根據(jù)城市道路的布局合理分布的，因此，一條條總線就形成了一個(gè)城市用電網(wǎng)。在新增主路或者需要擴(kuò)寬道路時(shí)，隨著用戶的增多，就會(huì)增加總線，這時(shí)候需要技術(shù)人員根據(jù)設(shè)計(jì)時(shí)已有的總線，分析數(shù)據(jù)以便接入新的線路，這也需要根據(jù)已經(jīng)留檔的數(shù)據(jù)開展工作。城市在高速的發(fā)展，城市的電網(wǎng)布置也需要不斷的更新，這時(shí)候電力局和國家電網(wǎng)設(shè)計(jì)部門就會(huì)在現(xiàn)有的電力系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行改造，所以，也需要原始的電力系統(tǒng)數(shù)據(jù)作為改造的支持。因此，電力工程中文檔和數(shù)據(jù)的保存是非常有必要的。無論電力系統(tǒng)的哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了故障或者有新的設(shè)施需要配備，都需要根據(jù)以前保留下來的數(shù)據(jù)開展新的工作。因?yàn)樵陔娏ο到y(tǒng)中，每一部分都不是獨(dú)立的，都是相互關(guān)聯(lián)的。

四、紙質(zhì)版檔案和電子檔案的區(qū)別

紙質(zhì)版的檔案在以前主要是記錄數(shù)據(jù)，電力施工人員會(huì)將操作記錄在已經(jīng)打印好的表格中，將數(shù)據(jù)填寫完整以便查看。有的電工將線路出現(xiàn)的故障和一些經(jīng)常出現(xiàn)的問題手寫在紙上，每一個(gè)工人的字跡不一樣，有的寫字比較潦草，如果這名電工調(diào)離了崗位，那么他記錄的數(shù)據(jù)就不好確認(rèn)。針對(duì)這些記錄材料，電力工程設(shè)計(jì)檔案管理部門會(huì)將這些紙質(zhì)版的檔案留存下來。和電子版檔案相比較，紙質(zhì)版的檔案比較浪費(fèi)空間，而電力系統(tǒng)和電力設(shè)計(jì)工程是需要長期持續(xù)的工作。因此，一份紙質(zhì)版的檔案可能會(huì)留存數(shù)十年，新增檔案越來越多，可能會(huì)造成占地面積過大，當(dāng)存放不下的時(shí)候，為了保證檔案更好的留存，就會(huì)更換檔案室。但是一張紙的存在壽命是有限的，經(jīng)過長時(shí)間的存放可能會(huì)發(fā)生氧化現(xiàn)象，在搬運(yùn)過程中很容易被損壞。此外，在搬運(yùn)過程中，如果分類不清晰或者粗心會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失和混亂。

電子版檔案就不會(huì)出現(xiàn)這種問題，首先電子版不會(huì)出現(xiàn)不清晰的數(shù)據(jù)，因?yàn)殡娮影娴奈臋n都是有統(tǒng)一規(guī)定的，而且是電腦打字，字體基本都是宋體。其次是電子版文件可以備份很多份，電力企業(yè)的各個(gè)部門都可以留存?zhèn)浞?，這種操作簡單方便快捷。國家的環(huán)保政策是盡量做到無紙化辦公，國家電力設(shè)計(jì)部門更應(yīng)該響應(yīng)國家的政策進(jìn)行無紙化辦公。在工作人員進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)工作時(shí)，攜帶一些需要填寫的材料會(huì)很不方便，如果是用手機(jī)進(jìn)行打字或者拍照會(huì)更節(jié)省時(shí)間，也更具有安全性。和紙質(zhì)版的文件相比，電子版文件具有節(jié)省空間的特點(diǎn)。電子版在存儲(chǔ)過程中，無論多長時(shí)間的文檔，只要存儲(chǔ)在電腦和移動(dòng)硬盤中就可以很好的保留。最后一點(diǎn)優(yōu)勢(shì)是，電子版文檔或數(shù)據(jù)放在電腦中，把文件名按照一定的內(nèi)容編好，在需要的時(shí)候只要在電腦中搜索就可以輕松找到。如果是紙質(zhì)版的文件，需要花費(fèi)較長的時(shí)間，并且很難查找到想要的資料。與紙質(zhì)版的存檔相比較，電子版的文檔有很多的優(yōu)點(diǎn)，如何更好的規(guī)范電子檔案歸檔很重要。

五、電子檔案歸檔管理

電子檔案的歸檔是有一定規(guī)律的。這樣便于以后的查找利用。做好歸檔管理要從以下幾方面出發(fā)。第一個(gè)方面，首先要確定好電子文檔歸檔工作的主要負(fù)責(zé)人，如果有條件，可以派兩個(gè)以上的人負(fù)責(zé)電力設(shè)計(jì)工程的歸檔工作。第二個(gè)方面，就是在進(jìn)行歸檔時(shí)規(guī)律的制定文件名稱。不同的操作人員對(duì)同一個(gè)文檔會(huì)有不同命名，這時(shí)候就需要檔案室的工作人員制定出一個(gè)統(tǒng)一的文件命名格式，并且對(duì)文檔數(shù)據(jù)的分類工作做出統(tǒng)一的規(guī)劃。第三個(gè)方面，是文檔在歸檔后一定要進(jìn)行備份。一般進(jìn)行電子文檔歸檔的工具就是電腦，如果不對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制，然后粘貼到其它地方，電腦出現(xiàn)故障，輕則影響數(shù)據(jù)的查找和使用，重則會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，將數(shù)據(jù)備份到硬盤或者U盤上就可以避免這樣的問題發(fā)生。最后一個(gè)方面，就是電力工程的設(shè)計(jì)是一個(gè)復(fù)雜長期的過程，在電力工程的設(shè)計(jì)過程中如果能夠準(zhǔn)確及時(shí)的歸檔，可以為后續(xù)的設(shè)計(jì)工作提供方便。

結(jié)束語

電力工程是重要的民生工程，相關(guān)人員做好電力工程設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)的保存工作，不僅是對(duì)國家以及電力部門負(fù)責(zé)，而且是對(duì)老百姓負(fù)責(zé)。本文對(duì)電力工程設(shè)計(jì)電子檔案的歸檔管理工作進(jìn)行了全面分析，希望可以給相關(guān)人員提供一定借鑒，以期促進(jìn)電力工程的進(jìn)一步發(fā)展。

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（作者單位：湖北省電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院有限公司）