如何提高醫(yī)院辦公室工作效率

許真 陳孟利

摘 要：我國的醫(yī)改正在有條不紊地進行中，使醫(yī)院的發(fā)展面臨著更多的挑戰(zhàn)和改革。醫(yī)院辦公室是醫(yī)院行政工作的重要職能部門，醫(yī)院辦公室的工作狀態(tài)和質(zhì)量直接影響到醫(yī)院辦公的質(zhì)量和工作效率。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室;作用;管理;創(chuàng)新

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院的中樞神經(jīng)，擔(dān)負著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外、輔助參謀等重要任務(wù)。醫(yī)院辦公室只有具備過硬的素質(zhì)和能力，才能提高工作效率，充分發(fā)揮應(yīng)有的職能作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，更好地為本單位和社會服務(wù)。

1 醫(yī)院辦公室的作用

醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院的綜合辦事機構(gòu)，在醫(yī)院管理中具有重要的地位和作用，主要體現(xiàn)在服務(wù)作用、協(xié)調(diào)作用、參謀作用、監(jiān)管作用和外事作用。當(dāng)這些作用得到很好的發(fā)揮時，能有效促進醫(yī)院更好的發(fā)展，更好的服務(wù)于社會。

1.1 服務(wù)作用

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院的心臟，又是一個服務(wù)機構(gòu)，服務(wù)的質(zhì)量和水平，直接關(guān)系到醫(yī)院整體行政效率的提高。醫(yī)院辦公室既服務(wù)于院領(lǐng)導(dǎo)，聽從院領(lǐng)導(dǎo)的指示和安排;又服務(wù)于臨床科室和其他行政職能部門，溝通和協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系;同時還要服務(wù)于患者，為患者及家屬解決問題，排憂解難。所以，醫(yī)院辦公室要把服務(wù)是否到位作為衡量辦公室工作的重要標準，要努力從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，從常規(guī)性服務(wù)向創(chuàng)造性服務(wù)轉(zhuǎn)變。

1.2 協(xié)調(diào)作用

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院的對外窗口，做好溝通協(xié)調(diào)，為醫(yī)院樹立良好的形象，也是辦公室要承擔(dān)的重要任務(wù)。醫(yī)院辦公室的協(xié)調(diào)作用主要分為外部協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)。外部協(xié)調(diào)是協(xié)調(diào)醫(yī)院與上級主管部門的關(guān)系，以及醫(yī)院與政府的有關(guān)行政部門的關(guān)系，期望在醫(yī)院的發(fā)展過程中，能得到各相關(guān)部門的支持和幫助。內(nèi)部協(xié)調(diào)則是協(xié)調(diào)辦公室與其他行政職能部門的關(guān)系、辦公室與臨床科室的關(guān)系、以及辦公室與患者及其家屬之間的關(guān)系。醫(yī)院有很多大型的活動是由醫(yī)院辦公室來牽頭負責(zé)，辦公室在統(tǒng)籌安排的時候，需要得到其他行政職能部門的配合與幫助，才能讓活動得以順利推進，所以，辦公室在平時就要加強與其他行政職能部門的溝通和聯(lián)系。

1.3 參謀作用

醫(yī)院辦公室既要服務(wù)于院領(lǐng)導(dǎo)，又要在院領(lǐng)導(dǎo)做出決策時，發(fā)揮參謀的作用。醫(yī)院辦公室要關(guān)注和熟悉國家相關(guān)的衛(wèi)生工作政策和法律法規(guī)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)和信息資料，積極為醫(yī)院發(fā)展出謀劃策，輔助領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策，配合領(lǐng)導(dǎo)做好工作。醫(yī)院辦公室要將領(lǐng)導(dǎo)的決策準確的傳達給相關(guān)科室和部門，在決策的執(zhí)行過程中，要跟蹤動態(tài)、收集反饋信息、及時發(fā)現(xiàn)問題并上報給領(lǐng)導(dǎo)，提出可行的建議和方案，充分發(fā)揮好參謀的作用。

1.4 監(jiān)管作用

醫(yī)院辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，肩負著上傳下達的重要任務(wù)。不僅要及時并準確傳達院領(lǐng)導(dǎo)的指示和決策，還要及時傳達上級衛(wèi)生管理部門的政策，并對指示、決策和政策的執(zhí)行情況及其結(jié)果進行監(jiān)督管理。醫(yī)院辦公室在進行監(jiān)督管理時，需要注意協(xié)調(diào)好與其他行政職能部門的關(guān)系。一方面，醫(yī)院辦公室要監(jiān)督管理其他行政職能部門的工作落實情況;另一方面，醫(yī)院辦公室需要和其他行政職能部門一起協(xié)作，對臨床科室的工作進行監(jiān)督管理。醫(yī)院辦公室還要將監(jiān)管時獲得的重要信息和發(fā)現(xiàn)的問題，及時向院領(lǐng)導(dǎo)匯報，等待領(lǐng)導(dǎo)作出指示和決定。

1.5 外事作用

一些醫(yī)院沒有把外事辦公室設(shè)立為一個獨立的行政職能部門，而是把外事辦公室掛靠在醫(yī)院辦公室下面，在這種情況下，外事工作就成為了醫(yī)院辦公室工作的一項重要內(nèi)容。醫(yī)院的對外交流越加頻繁，外事手續(xù)的辦理和外事接待也需要由醫(yī)院辦公室來承擔(dān)。外事工作是一項非常嚴謹?shù)墓ぷ?，不論是外出進修，還是來院交流，都要嚴格按照相關(guān)規(guī)定來辦理，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)請示和備案。在外事接待工作中，既要展現(xiàn)醫(yī)院的風(fēng)采，又要盡量滿足交流單位的需求。在食宿和餐飲方面，要尊重來賓的宗教信仰、風(fēng)俗習(xí)慣和生活習(xí)慣，進行妥善的安排。

2 怎樣提高醫(yī)院辦公室的工作效率

2.1 建立健全相關(guān)管理制度

醫(yī)院辦公室要尋找曾經(jīng)沒有建立或沒有被發(fā)現(xiàn)的制度，對原有的制度進行一種擴展，以便于對辦公室工作人員進行調(diào)控和引導(dǎo)，讓工作人員更清楚的理解工作內(nèi)容和要求。這并不需要刻意為之，只要在有問題發(fā)生的時候，及時把處理過程記錄下來，并對措施進行相應(yīng)整改，避免事情再次發(fā)生。醫(yī)院辦公室應(yīng)該在條例中明確規(guī)定違反條例后的具體懲罰措施，這樣可以讓工作人員更加直觀的感受到違反條例的后果，并以此來提升自己的責(zé)任感以及辦公室的效能。與之相應(yīng)的，關(guān)于獎勵方面的條例也需要完善，獎懲措施的明確規(guī)定能刺激和調(diào)動工作人員的積極性。

2.2 提高工作人員的綜合能力

醫(yī)院辦公室地位特殊，工作量大，涉及面廣，綜合性強，對工作人員的能力也提出了較高的要求。醫(yī)院辦公室的工作人員不僅要正確高效地處理好日常事務(wù)，還要提高自己的政治素養(yǎng)，保證醫(yī)院辦公室工作的正確性與方向的合理性;要熟悉醫(yī)院的規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃和發(fā)展戰(zhàn)略，保證在思想上和行為上與醫(yī)院總體目標相一致;要不斷擴充知識面，提高工作技能，增強知識儲備量;要始終保持良好的工作心態(tài)，在被動服務(wù)中尋找主動，探索做好工作的新途徑。

2.3 營造積極向上的工作氛圍

醫(yī)院辦公室的任務(wù)繁重，醫(yī)院要為醫(yī)院辦公室的工作人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，營造積極向上的工作氛圍，使工作人員擺脫機械式的思維，開闊視野，有更多的自主權(quán)和發(fā)展平臺。醫(yī)院要從以人為本的角度出發(fā)，尊重和關(guān)心工作人員，加強與他們的交流和溝通，取得他們的理解和支持。通過定期開展有意義的文化活動，緩解工作人員的工作壓力，提高他們的工作效率。例如，辦公室可以定期開會學(xué)習(xí)在良好的工作環(huán)境與氛圍中，工作人員能夠以更飽滿的熱情去工作，更好地發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性，提高工作質(zhì)量和效率。

3 結(jié)語

在新形勢下，醫(yī)院需要不斷創(chuàng)新和改變自己的發(fā)展理念，不斷完善和調(diào)整自己的管理理念。醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院重要的行政職能部門，辦公室的工作也面臨著各種挑戰(zhàn)。醫(yī)院辦公室要完善相關(guān)的管理制度，提高工作人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)造良好的環(huán)境和氛圍，從而提高辦公室的工作效率，推動醫(yī)院的健康蓬勃發(fā)展。

參考文獻

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（作者單位：西南醫(yī)科大學(xué)附屬中醫(yī)醫(yī)院）