疾風(fēng)御舟信息浪 鮮衣怒馬縱蘭臺

顧書緣

“以信息化培育新動能，用新動能推動新發(fā)展，以新發(fā)展創(chuàng)造新輝煌”是習(xí)近平主席提出的數(shù)字中國建設(shè)的理念，也是我們檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向。推進(jìn)檔案工作的信息化轉(zhuǎn)型，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，已成為檔案工作的時(shí)代任務(wù)。檔案信息化經(jīng)過十多年的發(fā)展，面臨從輔助管理功能向主流管理范式轉(zhuǎn)型的時(shí)代任務(wù)。近年來常熟市檔案局對標(biāo)國家示范數(shù)字檔案館樣本，對接數(shù)字中國發(fā)展戰(zhàn)略，制定縣域檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，以檔案館新館信息化建設(shè)為核心，通過理念更新、管理模式重塑、信息平臺再造、運(yùn)維管理升級、探索智能技術(shù)融入等系列建設(shè)，縣域檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)成果初顯，遠(yuǎn)景漸近。

常熟市縣域檔案信息化系統(tǒng)，是以常熟市檔案館為主體，覆蓋全市數(shù)字檔案館室，關(guān)聯(lián)常熟政務(wù)云平臺，銜接智慧城市的綜合體系，核心目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案資源的集約、智能化管理和開發(fā)利用，從而建設(shè)具有檔案信息來源多元化、檔案實(shí)體管理物聯(lián)化、電子文件歸檔和電子檔案接收網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)據(jù)存儲集約化、檔案信息開發(fā)智能化、檔案信息服務(wù)移動化等特點(diǎn)的智能檔案館系統(tǒng)，提高檔案收集、管理、利用效率，提升檔案管理與服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型。

一、硬件升級，技術(shù)提升，數(shù)字檔案館系統(tǒng)展現(xiàn)活力

現(xiàn)代數(shù)字檔案館系統(tǒng)是不拘囿于實(shí)體檔案管理邊際的虛擬信息系統(tǒng)，是從館內(nèi)到館外形成縣域范圍的檔案應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。準(zhǔn)確把握現(xiàn)代數(shù)字檔案館格局，建立技術(shù)平臺系統(tǒng)形成強(qiáng)勁支撐和控制是基礎(chǔ)和前提。常熟市數(shù)字檔案館建設(shè)重在先行的系統(tǒng)化設(shè)計(jì)，邀請三家業(yè)內(nèi)公司進(jìn)行設(shè)計(jì)，組織專家評審比對，選出最優(yōu)方案進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。方案對照國家、省數(shù)字檔案館技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，積極汲取信息技術(shù)最新發(fā)展成果，充分利用原有數(shù)字化成果，目標(biāo)是圍繞檔案業(yè)務(wù)全過程，通過對檔案“收、管、存、用”流程各環(huán)節(jié)進(jìn)行銜接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)跨互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和局域網(wǎng)等不同網(wǎng)域的整合。并應(yīng)用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，提升業(yè)務(wù)服務(wù)平臺系統(tǒng)的智慧管理。系統(tǒng)設(shè)計(jì)格局與業(yè)務(wù)技術(shù)的準(zhǔn)確定位為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。從2016年開始，工程經(jīng)過設(shè)計(jì)、招標(biāo)、建設(shè)三個(gè)階段，目前臨近尾聲，新型數(shù)字檔案館已漸具雛形。

軟件系統(tǒng)充分汲取和利用先進(jìn)成熟的、富有生命力的技術(shù)成果，使其成為一個(gè)高起點(diǎn)并有良好伸縮性的系統(tǒng)。全面采用了先進(jìn)成熟的信息采集、處理、存儲、管理、發(fā)布與安全技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等作為軟件集成環(huán)境，建立了基于OAIS模型、文本挖掘技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)等技術(shù)的架構(gòu)，并融合四性檢測工具、通用文件瀏覽器、元數(shù)據(jù)捕獲工具和全文檢索引擎工具。新系統(tǒng)迅速展現(xiàn)出技術(shù)穩(wěn)定性和操作便捷性，初顯智能智慧之光。

為滿足常熟市智慧檔案館業(yè)務(wù)服務(wù)平臺系統(tǒng)高性能、高可用性指標(biāo)需求，即百萬級目錄在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下能5秒內(nèi)響應(yīng)，遵守“三網(wǎng)四庫”部署原則，系統(tǒng)核心硬件采購目前IT領(lǐng)域中穩(wěn)定高效、應(yīng)用廣泛的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、存儲等設(shè)備，采用超融合應(yīng)用服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分層、虛擬一體化存儲管理。虛擬化存儲池可接管舊存儲，形成共計(jì)80T的雙活存儲結(jié)構(gòu)的硬件配置，可滿足未來20年的數(shù)據(jù)存儲需求。根據(jù)綠色生態(tài)發(fā)展理念，選用一體化機(jī)柜，將基礎(chǔ)設(shè)施產(chǎn)品進(jìn)行深度整合，包含UPS、配電、制冷、機(jī)柜、加濕除濕等多個(gè)子系統(tǒng)，通過監(jiān)控系統(tǒng)對全部系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)籌管理。一體化機(jī)柜只需對機(jī)柜內(nèi)部進(jìn)行環(huán)控，縮小了控制面積，提高了工作效率，降低了能源消耗。

二、放眼全市，依法管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

實(shí)現(xiàn)檔案信息化全面轉(zhuǎn)型，主動地參與電子文件管理，探索單套制、雙套制管理，以政務(wù)云為核心，實(shí)現(xiàn)信息共享共管，這是檔案信息資源建設(shè)的積極策略。新系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)是通過規(guī)范電子文件歸檔、管理和利用過程，解決電子政務(wù)建設(shè)中與日俱增的電子文件收集、積累、歸檔管理和機(jī)關(guān)檔案室電子檔案移交接收進(jìn)館渠道問題，防止國家檔案信息資源的流失，實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件的集中統(tǒng)一管理和質(zhì)量的前端控制，保證電子檔案真實(shí)、完整、有效與安全。主要通過優(yōu)化原有多個(gè)平臺，實(shí)現(xiàn)功能全面提升，更順暢地實(shí)現(xiàn)市檔案局館內(nèi)部各業(yè)務(wù)科室之間、各級立檔單位之間的檔案資源交換和無縫連接，有效消除信息孤島，支持深度開發(fā)信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理全流程信息化。既能滿足政務(wù)信息資源共享的需求，又可節(jié)約政務(wù)管理成本，促進(jìn)依法管理檔案。

優(yōu)化政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺，增強(qiáng)與全市政務(wù)平臺OA系統(tǒng)銜接的穩(wěn)定性，使常熟市政府網(wǎng)內(nèi)各級檔案室進(jìn)行各類檔案的收集、整理、管理、利用和在線移交進(jìn)館工作的性能穩(wěn)定，效率更高。同時(shí)增加了檔案室數(shù)據(jù)集中進(jìn)行備份的功能，加強(qiáng)了電子檔案歸檔功能，實(shí)現(xiàn)了“資源共享、工作互濟(jì)、優(yōu)勢互補(bǔ)”的目的。2018年應(yīng)用平臺助力6家單位通過江蘇省3A、4A級數(shù)字檔案室的評估。

升級“民生檔案共享利用平臺”，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館查檔效率。民生檔案專題庫，是對婚姻登記檔案、建房檔案、獨(dú)生子女檔案、退伍軍人檔案等專題檔案實(shí)現(xiàn)全市一站式服務(wù)的共享平臺，為社會公眾提供“就近查檔、就近出證”的便捷化服務(wù)。新系統(tǒng)注重界面可操作性的提升，結(jié)合電子簽章技術(shù)實(shí)現(xiàn)在民生檔案原件上加蓋電子簽章，確保了檔案數(shù)據(jù)的安全性，增強(qiáng)了系統(tǒng)的穩(wěn)定性。新平臺在市檔案館搬遷閉館期間很好地承擔(dān)了檔案館查檔分流任務(wù)。

完善“檔案行政監(jiān)管系統(tǒng)”，改進(jìn)數(shù)據(jù)采集方式。檔案行政監(jiān)管系統(tǒng)是常熟市檔案局在依法行政實(shí)踐中創(chuàng)新發(fā)展的平臺，為全市基層單位建立了檔案工作電子登記臺賬，全面記錄各級檔案管理部門的有關(guān)工作數(shù)據(jù)，檔案局通過直通交互式平臺實(shí)時(shí)、動態(tài)地采集、分析基層檔案工作信息，發(fā)布有關(guān)工作信息。經(jīng)過多年實(shí)踐，系統(tǒng)不斷改進(jìn)提升，增加了檔案行政執(zhí)法“雙隨機(jī)”抽取功能，重點(diǎn)解決了與政務(wù)網(wǎng)檔案管理平臺對接中相關(guān)數(shù)據(jù)的自動生成和推送的問題，調(diào)整了交互式頁面的設(shè)計(jì)。

三、數(shù)據(jù)治理，智能檢索，內(nèi)涵發(fā)展讓智慧之光初顯

常熟市檔案信息化已有良好基礎(chǔ)，館藏檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，基層檔案室數(shù)字化也達(dá)到較高程度，但也暴露出數(shù)字檔案質(zhì)量低、電子檔案流程管理不嚴(yán)、長久安全保管存在風(fēng)險(xiǎn)等問題，與地方政府“智慧常熟”建設(shè)的需要存在錯(cuò)位。近年來常熟市檔案局秉承創(chuàng)新發(fā)展理念，在新館信息化工程建設(shè)方案中特設(shè)數(shù)據(jù)治理項(xiàng)目，升級信息安全模塊，探索“智慧檔案”管理體系建設(shè)，注重內(nèi)涵發(fā)展成為新一輪信息化建設(shè)的主旋律。目標(biāo)有對館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行治理校驗(yàn)與標(biāo)準(zhǔn)封裝，對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（文本、照片、音視頻等對象）進(jìn)行挖掘分析，在大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助下建立館藏特色知識庫，生成有明顯效果的文字圖片集成展示成果，用于展覽或以網(wǎng)頁方式發(fā)布，形成檔案文化產(chǎn)品輸出的良性循環(huán)。

數(shù)據(jù)治理已初見成效。對館藏500余萬條目錄數(shù)據(jù)全面普查，檢出數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類型不規(guī)范不完整條目，對照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行治理。如完善獨(dú)生子女信息28萬余條，原來數(shù)據(jù)只有父母名字，重新補(bǔ)錄子女姓名、獨(dú)生子女證號，領(lǐng)證時(shí)間等信息，豐富檢索路徑入口，提高了工作效率與查詢準(zhǔn)確率。計(jì)劃數(shù)據(jù)治理?xiàng)l目300余萬條，對檔案數(shù)據(jù)也進(jìn)行了檢測，將不標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)文件全部轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)格式，提高館藏?cái)?shù)據(jù)規(guī)范化程度。

探索智能檢索技術(shù)，提升查檔效能。計(jì)劃在采用全文檢索技術(shù)的基礎(chǔ)上，探索智能檢索技術(shù)領(lǐng)域，分別為局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)用戶提供三個(gè)前臺門戶，三個(gè)門戶的主體功能相似，但實(shí)際展示內(nèi)容、查詢內(nèi)容、頁面風(fēng)格各不相同，為不同類型、不同操作習(xí)慣的用戶提供不同的智能檢索體驗(yàn)，從而適應(yīng)不同的檢索需求，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速檢索。

常熟市檔案信息化工作緊跟信息化浪潮，從數(shù)字化奠定基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化構(gòu)造平臺，走到了智能化展現(xiàn)能力的時(shí)代。加快數(shù)字檔案建設(shè)，就是要適應(yīng)我國發(fā)展新的歷史方位，把握時(shí)代脈搏，抓住發(fā)展機(jī)遇，用智能化推進(jìn)檔案利用進(jìn)入新時(shí)代。常熟市檔案人以新成就致敬新時(shí)代，前景可待，未來可期！