實(shí)踐視角下企業(yè)境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策與建議

李晶偉 王寧

[摘要]境外建設(shè)項(xiàng)目檔案是中國(guó)境外企業(yè)解決國(guó)際糾紛爭(zhēng)端、維護(hù)自身合法權(quán)益的法律憑證，是促進(jìn)企業(yè)提質(zhì)增效、合規(guī)控制不可或缺的基礎(chǔ)性工具，是確保企業(yè)科學(xué)決策、國(guó)有資產(chǎn)保值增值的知識(shí)資產(chǎn)。論文基于境外檔案管理理論和調(diào)研數(shù)據(jù)，指出實(shí)踐視角下企業(yè)境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)在于如何建立權(quán)責(zé)明確、管控有力的檔案管理機(jī)構(gòu)，全系統(tǒng)、成體系的檔案管理制度，檔案移交國(guó)內(nèi)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)與移交范圍，統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，并據(jù)此提出企業(yè)境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理七大對(duì)策與建議。

[關(guān)鍵詞]建設(shè)項(xiàng)目檔案境外檔案檔案管理雙重遵從

[分類號(hào)]G275.9

Countermeasures and Suggestions on Overseas Construction Project Archive Management from the Perspective of Practice

Li Jingwei1， Wang Ning2

（1.China Ship Research and Development Academy，Beijing，100101；

2.School of Information Resource Management， Renmin University of China， Beijing， 100872）

Abstract： The overseas construction projects archives are legal certificate for foreign enterprises of China to resolve international disputes and safeguard their legitimate rights and interests. They are essential tools to promote quality improvement and compliance control， scientific decision-making and state-owned assets.They are also precious value assets that preserve and increase corporate assets’value. Based on the theory and research data of overseas archives management， the paper points out that the key and difficult of the management of overseas construction projects archives from the perspective of practice lie in how to establish a clear and effective archives management organization with clear powers and responsibilities， a system-wide archives management system， key nodes and scope of archives transfer in China， and a unified archives management platform. Based on this， seven countermeasures and suggestions for archives management of enterprises’ overseas construction projects are put forward.

Keywords： Construction Project Archive； Overseas Archives； Archives Management； Double Compliance

1引言

近年來我國(guó)積極實(shí)施“走出去”“一帶一路”等重大戰(zhàn)略，中國(guó)企業(yè)紛紛走出國(guó)門。截至2016年末，中國(guó)境內(nèi)投資者設(shè)立對(duì)外投資企業(yè)3.72萬家，境外企業(yè)資產(chǎn)總額達(dá)5萬億美元，其中制造業(yè)、房地產(chǎn)行業(yè)、建筑業(yè)、采礦業(yè)、水利公共基礎(chǔ)設(shè)施等建設(shè)項(xiàng)目投資金額占比高達(dá)28%[1]。隨著國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)日益激烈、貿(mào)易摩擦持續(xù)升級(jí)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)日趨苛刻，如何保證境外建設(shè)項(xiàng)目合法合規(guī)、保障國(guó)有資產(chǎn)增值保值、維護(hù)國(guó)家安全利益成為中國(guó)境外企業(yè)亟須正視的問題。中興事件就是企業(yè)違規(guī)的典型案例，中國(guó)商務(wù)部明確表態(tài)：“中方一貫要求中國(guó)企業(yè)在海外經(jīng)營(yíng)過程中，遵守東道國(guó)的法律政策，合法合規(guī)開展經(jīng)營(yíng)”[2]。

境外建設(shè)項(xiàng)目檔案[3]是境外建設(shè)項(xiàng)目過程中形成的原始記錄，憑借其獨(dú)特的可追溯性和法律效力，是中國(guó)境外企業(yè)提質(zhì)增效、合規(guī)控制不可或缺的基礎(chǔ)性工具，是維護(hù)自身權(quán)益、法規(guī)遵從的自證書，是促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)保值增值、企業(yè)科學(xué)決策的珍貴知識(shí)資產(chǎn)。做好境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，能有效規(guī)避境外企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)。然而對(duì)于企業(yè)而言，由于境外建設(shè)項(xiàng)目涉及主體廣泛復(fù)雜（對(duì)外涉及當(dāng)?shù)卣?、建設(shè)方、承包方、設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方等，對(duì)內(nèi)涉及財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部、人事部等），面臨著復(fù)雜的海外政治環(huán)境、法律環(huán)境、文化環(huán)境、地理環(huán)境等，以及建設(shè)項(xiàng)目檔案本身所具有的內(nèi)容復(fù)雜多樣、文檔生命周期長(zhǎng)、文檔質(zhì)量要求高、文檔類型和載體廣泛、文檔信息需求響應(yīng)及時(shí)等特點(diǎn)，境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理面臨較大困難。

中國(guó)人民大學(xué)徐擁軍教授“國(guó)有企業(yè)境外檔案監(jiān)管體系研究”（項(xiàng)目編號(hào)：12CTQ036）項(xiàng)目的系列研究成果[4]，從宏觀層面明確境外檔案管理監(jiān)管制度與原則理念[5][6]，從中觀層面構(gòu)建較為成熟的境外檔案管理理論體系[7]，從微觀層面提出境外檔案監(jiān)督管理的具體方式[8]。尤其是2018年4月，徐擁軍教授撰寫的《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)境外檔案管理的政策建議》資政報(bào)告呈送國(guó)務(wù)院后，獲王勇國(guó)務(wù)委員、國(guó)務(wù)院國(guó)資委郝鵬書記的重要批示，這標(biāo)志著其構(gòu)建的境外檔案管理理論由理論到實(shí)踐逐步具備落地推廣條件。筆者在境外檔案管理理論基礎(chǔ)之上，暫不考慮境外建設(shè)項(xiàng)目檔案所面臨的政治動(dòng)蕩、文化差異、地域限制等不可控因素，基于企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理實(shí)踐視角，將境外檔案管理理論研究成果應(yīng)用到境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐，結(jié)合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)踐調(diào)研數(shù)據(jù)，闡釋境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理重點(diǎn)與難點(diǎn)，探討境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理具體性對(duì)策與建議。

2企業(yè)境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)

2.1如何建立一個(gè)權(quán)責(zé)明確、管控有力的境外項(xiàng)目檔案管理組織機(jī)構(gòu)

根據(jù)《國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)劃委員會(huì)、對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易部關(guān)于加強(qiáng)境外投資、承包工程、設(shè)計(jì)咨詢、科技合作和勞務(wù)合作項(xiàng)目檔案工作的通知》（國(guó)檔發(fā)〔1993〕2號(hào)）規(guī)定，境外企業(yè)、機(jī)構(gòu)形成的全部檔案應(yīng)集中到本單位的綜合部門或技術(shù)部門的檔案室集中保管。然而據(jù)筆者調(diào)研，實(shí)踐中建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)層層交叉，較為復(fù)雜，尚未形成一個(gè)權(quán)責(zé)明確、管控有力的檔案管理組織機(jī)構(gòu)。某企業(yè)成套管理部是負(fù)責(zé)工程成套業(yè)務(wù)及項(xiàng)目相關(guān)管理工作的職能管理部門，下設(shè)八個(gè)事業(yè)部，事業(yè)部下分區(qū)域部，區(qū)域部下設(shè)項(xiàng)目部，項(xiàng)目部采用工程總承包（EPC）模式開展境外項(xiàng)目建設(shè)。項(xiàng)目建設(shè)又涉及建設(shè)方、承包方、設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方、施工方等不同主體。組織機(jī)構(gòu)的復(fù)雜性使得檔案工作缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分散管理，造成建設(shè)項(xiàng)目檔案管理面臨以下問題：首先，企業(yè)總部缺乏對(duì)各個(gè)項(xiàng)目部建設(shè)檔案的過程管控，往往通過項(xiàng)目巡查的方式監(jiān)督管理，但該方式成本太高、頻率太低且難以復(fù)查；其次，各項(xiàng)目部文檔管理較為分散，文檔員收集文檔范圍不完整，如分包采購(gòu)合同由國(guó)內(nèi)商務(wù)人員保管，運(yùn)輸管理、物資管理文檔由專職人員保管，與業(yè)主交涉文檔由現(xiàn)場(chǎng)商務(wù)人員保管；再次，各事業(yè)部、項(xiàng)目部專職文檔員之間缺少工作交流溝通，工作中遇到問題既難以通過企業(yè)職能部門尋求幫助，也無法與同行溝通獲得指導(dǎo)，只能“八仙過海，各顯神通”。

2.2如何建立一個(gè)全系統(tǒng)、成體系具有較強(qiáng)執(zhí)行力的境外項(xiàng)目檔案管理制度

目前關(guān)于境外檔案管理專門性法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)有《廣州市境外企業(yè)檔案管理辦法》（1994年廣州市人民政府）、《關(guān)于加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見》（檔函〔2005〕205號(hào)）等。此外還有部分法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)條款涉及境外檔案管理，比如《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中央企業(yè)檔案工作的意見》（檔發(fā)〔2009〕6號(hào)）明確要求加強(qiáng)境外企業(yè)和機(jī)構(gòu)的檔案管理，《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》（國(guó)資委發(fā)〔2014〕6號(hào)）第二十一條要求中央企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)境外企業(yè)（機(jī)構(gòu)）檔案管理。盡管上述法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為境外項(xiàng)目檔案管理提供參考標(biāo)準(zhǔn)和方法指導(dǎo)，但專門性法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)仍然較少，可操作性和執(zhí)行性有待提升。其一，目前相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容較為寬泛，沒有從統(tǒng)一管理、統(tǒng)籌全局的視角解決建設(shè)項(xiàng)目檔案由誰管、如何管的問題，且宣貫廣度有限，諸多企業(yè)并未參照相關(guān)規(guī)范制定相應(yīng)管理辦法，增加建設(shè)項(xiàng)目檔案管理者的工作難度；其二，現(xiàn)有法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍和歸檔要求不清，部分企業(yè)主要側(cè)重技術(shù)檔案、合同檔案收集，建設(shè)項(xiàng)目中的施工檔案、外事檔案等尚未涵蓋，造成檔案收集范圍較??；其三，實(shí)踐中企業(yè)檔案分類方式較為混亂，沒有形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，尚未按照項(xiàng)目代號(hào)分類；其四，在檔案驗(yàn)收后沒有開展檔案績(jī)效考核，檔案管理缺乏考核評(píng)價(jià)機(jī)制。

2.3如何管控境外建設(shè)項(xiàng)目檔案移交國(guó)內(nèi)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)與移交范圍

《關(guān)于加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見》（檔函〔2005〕205號(hào)）要求，在不違反相關(guān)法律及規(guī)定的前提下，要及時(shí)將重要檔案原件送回國(guó)內(nèi)母體公司?！蛾P(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中央企業(yè)檔案工作的意見》（檔發(fā)〔2009〕6號(hào)）建議，應(yīng)及時(shí)接收境外企業(yè)和機(jī)構(gòu)各種載體形式的重要與核心檔案。但現(xiàn)有法規(guī)就哪些檔案是重要核心檔案尚未明確，企業(yè)在管理過程中面臨較大困惑。且由于境外偏遠(yuǎn)地域限制，重要核心檔案如何移交國(guó)內(nèi)，也是境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理面臨的較大問題。某企業(yè)境外建設(shè)項(xiàng)目檔案在國(guó)外缺乏統(tǒng)一的寄存管理平臺(tái)，向國(guó)內(nèi)移交時(shí)就哪些需要保存國(guó)外、哪些需要移交國(guó)內(nèi)總部界限不清。該企業(yè)第八事業(yè)部將經(jīng)業(yè)主驗(yàn)收通過的驗(yàn)收證、重要協(xié)議帶回國(guó)內(nèi)，第四事業(yè)部將財(cái)務(wù)文件運(yùn)回國(guó)內(nèi)，其他過程性文件留存國(guó)外。

2.4如何建立一個(gè)統(tǒng)一的境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理平臺(tái)

由于企業(yè)境外機(jī)構(gòu)地理位置偏遠(yuǎn)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立統(tǒng)一的境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理意義重大。某企業(yè)目前境外建設(shè)項(xiàng)目檔案電子版?zhèn)鬏斨饕ㄟ^郵箱、QQ、移動(dòng)硬盤等方式，缺乏統(tǒng)一加密傳輸平臺(tái)，檔案?jìng)鬏敶嬖谳^大安全隱患。且檔案資源分散在各個(gè)業(yè)務(wù)過程中，尚未集中統(tǒng)一管理，如OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的建設(shè)項(xiàng)目簽報(bào)、授權(quán)書，項(xiàng)目管理平臺(tái)南北系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的合同及付款文件。部分企業(yè)事業(yè)部探索建立的檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、南北系統(tǒng)、采購(gòu)管理平臺(tái)、報(bào)賬中心等系統(tǒng)間并未實(shí)現(xiàn)對(duì)接，完全是一個(gè)信息孤島，不利于檔案信息的共享。同時(shí)該檔案管理系統(tǒng)并未實(shí)現(xiàn)全文檢索，更未實(shí)現(xiàn)境外境內(nèi)的有效鏈接，檔案信息化水平較低。

3企業(yè)境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策與建議

3.1增強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案證據(jù)、資產(chǎn)意識(shí)，強(qiáng)化高層重視、全員有責(zé)思想

實(shí)踐中，各企業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性，但未從更高層次上認(rèn)識(shí)到境外建設(shè)項(xiàng)目檔案價(jià)值。在國(guó)際貿(mào)易爭(zhēng)端日益嚴(yán)重的國(guó)際背景下，解決貿(mào)易爭(zhēng)端、維護(hù)自身權(quán)益越來越需要境外企業(yè)能夠提供切實(shí)有效的法規(guī)遵從證明材料，證明自身確實(shí)遵從踐行相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求，這就要求企業(yè)增強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案證據(jù)意識(shí)。境外建設(shè)項(xiàng)目檔案記錄了項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的依據(jù)、過程和結(jié)果，是企業(yè)守法、合規(guī)、誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)的可追溯性證明，是維護(hù)企業(yè)權(quán)益的最重要、最基本的法律憑證[9]。比如中國(guó)建筑工程總公司較全面地完成了伊拉克債權(quán)索賠的各類檔案資料梳理，向國(guó)際聯(lián)合索賠委員會(huì)提出索賠訴求，委員會(huì)幾乎支持了企業(yè)的全部訴求，為國(guó)家追回經(jīng)濟(jì)賠償3.8億美元，為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失逾9億美元[10]。同時(shí)企業(yè)也要增強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案資產(chǎn)意識(shí)，將檔案視為一種無形資產(chǎn)與固定資產(chǎn)同等對(duì)待，促進(jìn)中國(guó)境外企業(yè)增值保值。為確保建設(shè)項(xiàng)目檔案證據(jù)與資產(chǎn)意識(shí)在涉及建設(shè)項(xiàng)目所有層次上的部門、員工都得到強(qiáng)化，高層管理者應(yīng)將思想意識(shí)傳達(dá)到各個(gè)層次，落實(shí)必備的資源，提供充分的條件，提高全員認(rèn)同、全員參與意識(shí)，使全員正確理解并認(rèn)真執(zhí)行。

3.2理清建設(shè)項(xiàng)目檔案組織體系，加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是企業(yè)檔案工作的重要組成部分，應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)原則，明確各相關(guān)主體之間權(quán)責(zé)關(guān)系，落實(shí)檔案管理層層負(fù)責(zé)制，形成“上面千條線，下面一根針”合理局面。對(duì)于實(shí)行工程總承包模式的企業(yè)，應(yīng)處理好建設(shè)單位（業(yè)主）、總承包單位、承建分包單位、企業(yè)項(xiàng)目部之間的權(quán)責(zé)組織關(guān)系。首先，總承包單位應(yīng)建立總承包范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案工作組織，履行項(xiàng)目檔案管理職責(zé)任務(wù)，在與建設(shè)單位（業(yè)主）和項(xiàng)目專業(yè)分包商簽訂合同過程中，明確各單位在制定、貫徹建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度以及收集、整理、移交檔案方面的責(zé)任范圍，并形成具有法律效力的合同文件或條文。其次，各參建分包單位（包括設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等）負(fù)責(zé)承包范圍內(nèi)項(xiàng)目文件從形成或接收到最終處置全過程的控制與管理，負(fù)責(zé)其分包部分文件的收集、整理，提交總承包單位審核，總承包單位應(yīng)簽署審查意見。最后，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，項(xiàng)目經(jīng)理為本項(xiàng)目檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目所產(chǎn)生的項(xiàng)目文件材料歸檔工作，并對(duì)歸檔的材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)程度負(fù)責(zé)。同時(shí)，各建設(shè)項(xiàng)目主體應(yīng)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，配備專兼職檔案員，加強(qiáng)專兼職檔案員崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理專業(yè)技能。

3.3健全創(chuàng)新檔案工作制度體系，提高制度可操作性與執(zhí)行力

境外建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目檔案重要組成部分，可參照國(guó)內(nèi)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理較為成熟的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，比如《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2014）、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號(hào)）、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28—2018），設(shè)計(jì)出臺(tái)境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度體系，明確建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范與整理細(xì)則，細(xì)化歸檔范圍和保管期限表，建立驗(yàn)收評(píng)價(jià)考核機(jī)制，解決建設(shè)項(xiàng)目檔案由誰管、如何管、如何評(píng)價(jià)的問題，提高制度可操作性與執(zhí)行力。此外，各企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體實(shí)際情況創(chuàng)新建設(shè)項(xiàng)目檔案管理：第一，可提前制定好歸檔計(jì)劃，梳理各類型業(yè)務(wù)在執(zhí)行項(xiàng)目移交文檔類型清單及歸檔要求，便于各項(xiàng)目部提前按此要求辦理，減少后續(xù)移交歸檔階段重復(fù)性工作。第二，對(duì)于特殊類型境外建設(shè)項(xiàng)目檔案，比如涉及出口管制的文件材料可實(shí)行專項(xiàng)管理。第三，可明確三類建設(shè)項(xiàng)目文件材料永久歸檔：一是項(xiàng)目執(zhí)行后涉及索賠、反索賠或發(fā)生虧損的文件應(yīng)長(zhǎng)期保存，一方面作為訴訟證據(jù)，另一方面作為反面教材學(xué)習(xí)研究材料；二是同類型業(yè)務(wù)首個(gè)項(xiàng)目及規(guī)模最大項(xiàng)目文件應(yīng)長(zhǎng)期保存，主要用于項(xiàng)目投標(biāo)時(shí)業(yè)績(jī)查詢使用；三是提前完工并獲得相關(guān)評(píng)比獎(jiǎng)項(xiàng)的項(xiàng)目文件應(yīng)長(zhǎng)期保存，作為正面教材深度總結(jié)，并存儲(chǔ)在企業(yè)共享知識(shí)庫。

3.4秉持雙重遵從管理原則，加強(qiáng)重要節(jié)點(diǎn)檔案管控力度

在境外產(chǎn)生的檔案和需要向建設(shè)單位交付的檔案的管理，優(yōu)先遵循建設(shè)項(xiàng)目所在國(guó)家地區(qū)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、與建設(shè)單位所簽合同規(guī)定，其次盡可能同時(shí)遵循我國(guó)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)檔案制度。如果所在國(guó)家地區(qū)沒有相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、與建設(shè)單位所簽合同中沒有明確規(guī)定，經(jīng)與建設(shè)單位協(xié)商之后，參照我國(guó)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)檔案制度執(zhí)行。在境內(nèi)產(chǎn)生的檔案和不需要向建設(shè)單位交付的檔案，按照我國(guó)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)檔案制度管理。同時(shí)要加強(qiáng)重要節(jié)點(diǎn)檔案的管控力度：第一，企業(yè)境外現(xiàn)場(chǎng)檔案管理應(yīng)安排專門檔案庫房，配備專兼職檔案員，專兼職檔案員一般情況下應(yīng)由中國(guó)籍員工擔(dān)任。第二，在境外現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生戰(zhàn)爭(zhēng)、內(nèi)亂或其他重大自然災(zāi)害，檔案面臨嚴(yán)重威脅之時(shí)，境外項(xiàng)目部立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，在確保人身安全的前提下，想辦法將檔案轉(zhuǎn)移到安全地點(diǎn)。第三，對(duì)于在境外產(chǎn)生的可能涉及國(guó)家秘密的檔案、有關(guān)公司注冊(cè)登記和經(jīng)營(yíng)資質(zhì)的檔案、有關(guān)公司不動(dòng)產(chǎn)和其他重要權(quán)屬證明的檔案、重要的合同協(xié)議、涉及公司核心技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案、會(huì)計(jì)檔案等，應(yīng)通過合法方式將其紙質(zhì)原件移交回國(guó)。如果根據(jù)所在國(guó)家地區(qū)的法律規(guī)定，檔案原件不能出境的，應(yīng)將其復(fù)制件移交國(guó)內(nèi)。

3.5優(yōu)化建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收移交程序，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案閉環(huán)管理

第一，明確境外建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收移交的標(biāo)準(zhǔn)與依據(jù)。驗(yàn)收合格標(biāo)準(zhǔn)主要依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。根據(jù)企業(yè)制定的境外建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍和保管期限以及與各參建單位和業(yè)主簽訂合同要求，詳細(xì)核查各參建單位應(yīng)向企業(yè)交付的項(xiàng)目文件。建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的步驟、方法和標(biāo)準(zhǔn)按照各企業(yè)制定的檔案驗(yàn)收細(xì)則執(zhí)行。第二，嚴(yán)格履行境外建設(shè)項(xiàng)目檔案“自驗(yàn)收——預(yù)驗(yàn)收——正式驗(yàn)收——移交歸檔”程序。以工程總承包模式建設(shè)項(xiàng)目檔案為例，首先，各參建單位檔案機(jī)構(gòu)接收專兼職檔案員移交的檔案，審核無誤后，進(jìn)行檔案自驗(yàn)收，根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果自行整改；其次，各參建單位在合同履約完成后，將本單位應(yīng)交付總承包企業(yè)的檔案向企業(yè)項(xiàng)目部移交，企業(yè)項(xiàng)目部進(jìn)行項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收，并及時(shí)整改；再次，企業(yè)會(huì)同建設(shè)單位（業(yè)主）所在國(guó)家地區(qū)相關(guān)管理機(jī)構(gòu)、監(jiān)理單位組織項(xiàng)目檔案驗(yàn)收；最后，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，由項(xiàng)目部向建設(shè)單位交付，或向公司檔案管理機(jī)構(gòu)移交。第三，嚴(yán)格執(zhí)行境外建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收與結(jié)算要求。法律相關(guān)部門按照簽訂合同，對(duì)各類建設(shè)項(xiàng)目合同中有關(guān)檔案管理與交付條款的內(nèi)容進(jìn)行審核與履約監(jiān)督，檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的工程，不得通過檔案驗(yàn)收。未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，不得進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算付款。

3.6加快檔案信息化建設(shè)，建立統(tǒng)一的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)

我國(guó)企業(yè)境外駐地機(jī)構(gòu)分散且距離遙遠(yuǎn)，為降低管理成本，提高管控力度，建立一個(gè)企業(yè)級(jí)境外項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)成為必然要求。比如國(guó)家電網(wǎng)公司依托公司檔案信息化工作的優(yōu)勢(shì)，針對(duì)境外機(jī)構(gòu)特點(diǎn)，研發(fā)多語言的單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)置公司各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)與境外檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接[11]。對(duì)于企業(yè)而言，可在借鑒同行經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，從市場(chǎng)上選取適合的檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)功能應(yīng)滿足《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》（檔辦發(fā)〔2016〕1號(hào)）、《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》（GB/T31914-2015）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T 117-2007）、《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發(fā)〔2016〕11號(hào)）等標(biāo)準(zhǔn)性能要求。在滿足基本性能要求后，企業(yè)在征求建設(shè)項(xiàng)目文檔管理員意見后，再逐步開發(fā)系統(tǒng)部分定制功能，打造一個(gè)項(xiàng)目與項(xiàng)目之間、境內(nèi)與境外之間傳輸便捷、管控有力、互通有無、安全可靠的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)。

3.7借助市場(chǎng)資源和外部力量，實(shí)行建設(shè)項(xiàng)目檔案管理外包戰(zhàn)略

隨著社會(huì)分工日益專業(yè)化，企業(yè)應(yīng)充分借助市場(chǎng)資源和外部力量，實(shí)行建設(shè)項(xiàng)目檔案管理外包戰(zhàn)略。建設(shè)項(xiàng)目檔案由誰管、如何管可依托檔案咨詢外包服務(wù)，以項(xiàng)目形式由專家團(tuán)隊(duì)幫助制定符合企業(yè)實(shí)際情況的管理制度體系。后期建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化、檔案整理、檔案寄存、檔案鑒定也都可依托市場(chǎng)服務(wù)外包手段，提高工作質(zhì)量和效率，節(jié)約企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理成本。具體可參照《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》（DA/T 67-2017）、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T 68-2017）等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。此外在開展檔案外包服務(wù)過程中，應(yīng)符合國(guó)家保密要求，選取具有國(guó)家保密資質(zhì)的相關(guān)機(jī)構(gòu)，具體名錄可參照國(guó)家保密局公布的國(guó)家秘密載體印制甲級(jí)資質(zhì)單位名錄。

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