高校檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設(shè)的再思考

謝暉

摘 要：應(yīng)我國近幾年的發(fā)展需求，通過對(duì)我國國情的分析和高校檔案信息與圖書館信息資源的發(fā)展規(guī)律，對(duì)高校檔案館與圖書館信息資源嵌入式整合建設(shè)提出了相應(yīng)的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：高校;檔案信息;圖書館信息;嵌入;整合建設(shè)

對(duì)高校檔案館與圖書館信息資源嵌入式整合建設(shè)問題的研究，國內(nèi)和國外都已經(jīng)是一個(gè)比較活躍的話題。但就目前的研究成果和內(nèi)容上看，有相當(dāng)一部分停留在它的可行性和優(yōu)越性的研究，對(duì)與一些實(shí)質(zhì)的內(nèi)容還沒有開發(fā)出來。不過在我國高校檔案和圖書館信息資源整合共享的實(shí)施已經(jīng)有了一定的成效，不過還處在這種理論大于實(shí)踐的現(xiàn)狀中，不利于對(duì)他們整合發(fā)展，更不利于科技和社會(huì)的發(fā)展。因?yàn)殚L期以來高校檔案信息和圖書館信息的差別管理方式，使檔案信息與圖書館信息分立而制，加上檔案信息的保密性，很多檔案信息一直處于閑置狀態(tài)，這樣就談不上信息的共享和開發(fā)。因此對(duì)高校檔案和圖書館信息的整合工件研究應(yīng)該列為檔案學(xué)理論的重中之重。

一、高校檔案信息資源的特點(diǎn)和存在的問題

需要準(zhǔn)備建立檔案文件的領(lǐng)域有很多種，如行政類、教學(xué)類、產(chǎn)品類、文化傳播類等等，都是有獨(dú)立檔案資料的部門。高等學(xué)校檔案的保存方式有紙質(zhì)型和電子型，檔案信息是高校里面重要的信息資源，他能最真實(shí)的反應(yīng)每個(gè)部門在教學(xué)、研究和管理上面的發(fā)展歷程，也能更好的反應(yīng)出學(xué)校的發(fā)展過程和歷史。檔案管是高校里面重要的科學(xué)文化單位，它主要負(fù)責(zé)檔案信息的永久保存和給學(xué)校提供資料，是信息資源保存與利用的中心單位，是進(jìn)行愛國宣傳的重要基地。

在對(duì)高校檔案資源建設(shè)上，目前還存在著許多的問題，（1）對(duì)檔案管理的不注重，許多高校的領(lǐng)導(dǎo)和部分圖書館的管理人員對(duì)檔案重要性沒有充分重視，不注意日常的管理和對(duì)細(xì)節(jié)的把控。（2）檔案管理制度不夠健全，許多高校沒有建立關(guān)于管理檔案的主要流程，就使得許多檔案資料殘缺不全，沒有一套齊全有層次和分類的檔案資料管理體系，嚴(yán)重影響了檔案資料的使用。（3）檔案收藏的方式比較單一，現(xiàn)在很多高校對(duì)于檔案資料的存儲(chǔ)方式還是紙質(zhì)保存，使用多媒體電子形式的保存方式很少。（4）對(duì)檔案的價(jià)值缺少分類，在檔案的分類中，開放性的檔案資料還是占有很大比例的，有些檔案具有很強(qiáng)的時(shí)效性，作用也有大小之分，這就要求在存儲(chǔ)和管理中要能進(jìn)行個(gè)別的分類，但在實(shí)際實(shí)施過程中，很多高校不管檔案資料的來源、價(jià)值等，直接存放在一起，這就嚴(yán)重造成了對(duì)檔案管理和利用的困難，也不能完全發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值。（5）缺乏檔案資源和圖書館資源的共享，使用的方式比較單一，兩者同為高校的資源信息點(diǎn)，但是兩者是完全獨(dú)立的存在，大多數(shù)高校里面是有網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)頁的，而檔案館里面很少有的，兩者之間更是很少連接。（6）檔案管理的信息化低，由于現(xiàn)在很多高校里面存儲(chǔ)檔案的方式采用紙質(zhì)的，電子形式的很少，并且建立網(wǎng)站的部門不多，就算有的建立在網(wǎng)站上面，也是只提供簡要的內(nèi)容，并不能全部查閱，有的就直接是禁止訪問或者網(wǎng)站無法打開。（7）工作者缺乏競爭和對(duì)職業(yè)的追求，管理者專業(yè)素質(zhì)低，業(yè)務(wù)技能低，只是滿足在基本最低的水平服務(wù)，缺乏進(jìn)取心和競爭意識(shí)。這些都是高校檔案資源管理所存在的問題。

二、高校檔案信息與圖書館信息資源的整合考慮

信息資源的整合就是將一定范圍內(nèi)的內(nèi)容，按照互補(bǔ)互贏的原則進(jìn)行協(xié)調(diào)，共同納入到一個(gè)新的信息結(jié)構(gòu)里面，使這個(gè)結(jié)構(gòu)里面的信息能更好的被使用者來利用和共享。它用最低的成本提供更多的、更有用、更簡明的信息，最大可能的來滿足一切需求者。在這信息時(shí)代，高校檔案信息和圖書館信息的共建與共享是一個(gè)時(shí)代工程，兩者之間信息資源共建的目的是實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)外檔案，圖書館信息有各自為王的狀態(tài)轉(zhuǎn)變成整合利用的狀態(tài)，并最終實(shí)現(xiàn)資源信息共享，一切的協(xié)作共建都要和實(shí)現(xiàn)信息共享的目標(biāo)結(jié)合起來開展。

實(shí)現(xiàn)信息資源嵌入式整合的過程

實(shí)現(xiàn)信息資源嵌入式整合建設(shè)中，建立資源共享體系是需要一個(gè)漫長的過程。因此每個(gè)高校要通過自身的實(shí)際情況，一步一個(gè)腳印的，實(shí)事求是的進(jìn)行開展，想要實(shí)現(xiàn)資源信息的共享就要有發(fā)展模式：（1）一體化的發(fā)展模式，這里說的一體化模式，是說檔案館和圖書館應(yīng)該盡量的集中在一個(gè)建筑里面，這樣不僅可以收藏檔案也可以收藏圖書。這樣就能很好的形成溝通和協(xié)調(diào)的機(jī)制，加大了他們之間的合作，更大程度的實(shí)現(xiàn)了信息資源、公共設(shè)施和人力資源的共建和共享，也達(dá)到了互補(bǔ)方便和節(jié)約成本的目的。另外這里講的一體化模式，只是實(shí)現(xiàn)了檔案館和圖書館建筑的一體化，不是說它們合并，形成一個(gè)新的管理體系，目的只是方便它們之間的交流溝通，合作配合，并各自實(shí)現(xiàn)他們的價(jià)值，最大限度的滿足需求者的要求。兩者之間都有著不同的社會(huì)作用，他們還是以獨(dú)立的個(gè)體存在。當(dāng)然，有優(yōu)點(diǎn)就有缺點(diǎn)了，這樣的一體化模式，要求建筑的規(guī)模大，牽涉的范圍大，在傳統(tǒng)觀念的影響下，人們一時(shí)還是難以接受的。不過好在現(xiàn)在高校由于招生規(guī)模的增加，都有建設(shè)新的校區(qū)來滿足需求，那一體化的建設(shè)規(guī)模也就成了很好的選擇。（2）聯(lián)合體信息中心模式，也就是說檔案館和圖書館在原有的機(jī)制上統(tǒng)一存儲(chǔ)模式和服務(wù)模式，組成一個(gè)新的聯(lián)合體就是信息中心。將原有的封閉性和獨(dú)立性改為開放性的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，對(duì)服務(wù)對(duì)象形成一個(gè)資源的合理性。信息管理的領(lǐng)導(dǎo)可以按照“全局集中、局部分散、通用集中、專用分散”的原則，建立縱橫交錯(cuò)的多功能和高效的立體管理體系。對(duì)檔案館和圖書館進(jìn)行科學(xué)和合理的分配信息管理，改變各自為政的現(xiàn)狀，達(dá)到系統(tǒng)能夠整體的發(fā)展。信息中心還要負(fù)責(zé)檢查，分類，建檔服務(wù)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)檔案館和圖書館的關(guān)系制定合理的技術(shù)分配，組織具有高效率的開發(fā)部門，進(jìn)行整體科學(xué)的綜合信息資源。按照這樣的發(fā)展，不但增強(qiáng)兩者的互補(bǔ)性，為高校節(jié)省經(jīng)濟(jì)開出，為使用者提供方便，而且也不會(huì)影響到他們內(nèi)部的管理。這樣既達(dá)到了共建的目的，也滿足了他們能保持各自特色的獨(dú)立。信息中心模式的缺點(diǎn)就是不能實(shí)現(xiàn)檔案館和圖書館公共設(shè)施的公用，它需要重復(fù)建設(shè)。（3）策略聯(lián)盟的模式，這個(gè)模式是具有兩個(gè)有優(yōu)勢(shì)團(tuán)隊(duì)之間具有策略性的合作關(guān)系，就它的特點(diǎn)而言，它是一種合作關(guān)系，不是聯(lián)合更不是合并，它的合作所達(dá)到的效果是大于兩個(gè)團(tuán)體能力的總合。而相對(duì)于檔案館和圖書館的合作來說，就能夠型形成一個(gè)長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)雙贏的目的。它是一種合作關(guān)系，目的不僅僅是為了獲得對(duì)方的信息資源來擴(kuò)大自己的資源，而是更加注重發(fā)現(xiàn)兩者信息的關(guān)聯(lián)，并且可以利用這個(gè)信息，來擴(kuò)展更多方面的內(nèi)容。由此可見，檔案館和圖書館信息的聯(lián)盟，可以對(duì)他們共享的資源信息進(jìn)行深層的整理和延伸的重要作用。（4）第三方整合信息模式，這種模式就比較簡單，檔案館和圖書館把各自收藏的一些信息資源交由第三方進(jìn)行整合，比如利用網(wǎng)絡(luò)，這樣使用者就可以通過一方的資源了解到另外一方的信息。其他的就不去互相干涉和影響。這樣的模式有利于高校內(nèi)部信息的共享，更有利于高校之間的信息共享服務(wù)。第三方整合模式的缺點(diǎn)就是對(duì)檔案館和圖書館沒有一定的約束，結(jié)構(gòu)也不牢固，也沒有更好的保障，他不能解決關(guān)于信息重復(fù)性和遺漏，不能節(jié)約信息資源建設(shè)的成本，更不能解決在當(dāng)前信息更新很快的社會(huì)形式下的收藏能力。

三、信息資源嵌入的最終目的

共同建立高校檔案資源和圖書館信息資源的共享體系，主要表現(xiàn)在共同的建設(shè)，發(fā)展和提高的方面。這就要求高校檔案資源管理部門和圖書館管理部門能放棄封閉、各自單獨(dú)存在的管理模式，走上融合和開放的模式。以高校里面的用戶為對(duì)象，用先進(jìn)的管理理念，采用最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)，全自動(dòng)化的系統(tǒng)技術(shù)對(duì)高校里面檔案資源和圖書館資源采用一體化的分化，分析和管理。通過這樣的融合和統(tǒng)一的管理，可以在校園內(nèi)到更大規(guī)模的資源共享。其實(shí)最終的目的也就是通過高校檔案資源和圖書館資源的共享，甚至是學(xué)校與學(xué)校之間的相互協(xié)作的整體作用來提高信息資源保證的綜合能力，提高能完全利用共享資源的實(shí)力和提高對(duì)信息資源可知能力。對(duì)高校檔案信息資源和圖書館信息資源嵌入型整合建設(shè)的最終目的就是能全面管理，信息資源的有效利用，和更多資源能共享。

四、結(jié)束語

沒有檔案館，就沒有了人類發(fā)展的記憶和跟現(xiàn)代發(fā)展的對(duì)比，它代表著一個(gè)高校甚至一個(gè)地區(qū)的文化發(fā)展歷程和文化。因此把高校檔案信息和圖書館資源信息通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合起來，建立一個(gè)新的信息資源，就能有效的提供更多的信息讓人們熟悉社會(huì)的發(fā)展，這是一個(gè)發(fā)展歷程中一個(gè)重要的成績。

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