市直惠州市直醫(yī)院管理人事檔案初探

韋燕青

摘 要：目前我市市直醫(yī)院人事檔案的管理水平還停留在紙質(zhì)的基礎(chǔ)上，隨著每個(gè)單位聘用人員的增加，而聘用人員的類型也越來越多，有編制人員、臨時(shí)工、借調(diào)人員、勞務(wù)派遣人員、勞務(wù)工等等，紙介質(zhì)的管理機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，因?yàn)樗速M(fèi)了許多人力和物力，這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理所取代。

關(guān)鍵詞：惠州市直醫(yī)院;管理;人事檔案

人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理中所產(chǎn)生出來的，主要用于記錄個(gè)人的活動(dòng)、工作表現(xiàn)、學(xué)識(shí)水平等，以個(gè)人作為單位來保存，并且以備查閱、利用的歷史記錄。而衛(wèi)生檔案事業(yè)發(fā)展不單要檔案管理人員用積極的工作態(tài)度、豐富的知識(shí)投身于其中，需要得到社會(huì)的支持和各界的重視。

一、人事檔案信息系統(tǒng)管理定義和背景

1.人事檔案的定義

人事檔案管理系統(tǒng)主要包含員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷材料、鑒定材料、學(xué)歷職稱材料等等各方面信息，內(nèi)容比較龐大復(fù)雜。同時(shí)還綜合考慮檔案管理工作的性質(zhì)，總結(jié)歸納出所需實(shí)現(xiàn)的功能。主要是為人事檔案進(jìn)行服務(wù)，對(duì)人事的變動(dòng)、人事資料、以及人事資料的查詢，統(tǒng)計(jì)等功能。總體上說具有編輯，查詢，用戶管理，圖表統(tǒng)計(jì)等功能。

2.以惠州市職業(yè)病防治院為例急需開發(fā)信息系統(tǒng)管理檔案的必要性

惠州市職業(yè)病防治院是市直屬衛(wèi)生事業(yè)單位，目前在編人員125人，聘用人員134人，其中聘用人員又分為臨時(shí)工，借調(diào)人員，勞務(wù)派遣人員，勞務(wù)工，聘用專家顧問等等，職工檔案日益龐大、復(fù)雜程度逐漸增強(qiáng)，而人事管理人員通常身兼數(shù)職，缺少專人來整理瑣碎、繁雜地工作。紙質(zhì)和手工管理的方式，表現(xiàn)出了效率低、保密性差，加之時(shí)間一長，不僅存在查找不方便，而信息維護(hù)更新不及時(shí)等等。所以科學(xué)化、正規(guī)化管理，必須要充分利用計(jì)算機(jī)管理。效率、快捷的統(tǒng)計(jì)檔案信息有利于我院管理人員協(xié)調(diào)統(tǒng)一各科室，并發(fā)揮醫(yī)院的控制能力和提高決策水平。

二、檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案信息的需求在不斷增長，并且也帶動(dòng)著檔案工作向前繼續(xù)發(fā)展。但惠州市職業(yè)病防治院檔案發(fā)展落后于其他業(yè)務(wù)，檔案到在設(shè)立時(shí)只有一個(gè)小庫房及幾排文件柜。在新時(shí)代下，電子信息、網(wǎng)絡(luò)信息的調(diào)整發(fā)展，檔案管理也發(fā)生了極大的變化，對(duì)其要求也越來越嚴(yán)格，辦公室的無紙化、自動(dòng)化辦公，讓檔案生成方式也有了極大的改變。文件的擬定、起草、催辦等等過程均用計(jì)算機(jī)來完成，檔案也要文檔的形式存在，其管理人員也會(huì)面臨著更多的檔案創(chuàng)新工作。管理人員的責(zé)任是需要把這此檔案信息有機(jī)結(jié)合，系統(tǒng)的提供給要檢索信息的人員。故要求工作人員要提供具有真實(shí)價(jià)值的檔案信息。正確認(rèn)知檔案工作落后的短板，找到檔案工作的定位，實(shí)事求是去評(píng)價(jià)檔案功能。

三、當(dāng)前惠州市直醫(yī)院檔案管理工作所存在的問題

1.認(rèn)識(shí)不足，檔案管理重視度過輕

惠州市職業(yè)病防治院人事檔案是一個(gè)人身份、資歷、學(xué)歷的方面證據(jù)，與個(gè)人工資的待遇、組織關(guān)系、社會(huì)勞動(dòng)保障相互聯(lián)系的，有著極為重要的法律效用，是記載一個(gè)人在惠州市職業(yè)病防治院工作軌跡的重要根據(jù)。但在惠州市直醫(yī)院人事檔案管理工作中，卻存在著對(duì)檔案工作不重視的問題，一些領(lǐng)導(dǎo)未能重視檔案管理的工作，人事檔案工作無法像其他工作一樣快速取得進(jìn)展，很多人對(duì)于人事檔案管理工作本就就存在著認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的存放、裝訂、收發(fā)類的一些工作，只要保管得當(dāng)，不丟失不亂放即可，在認(rèn)識(shí)上的不足造成了惠州市職業(yè)病防治院領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理工作，未能真正把人事檔案管理工作擺上日程，導(dǎo)致這一項(xiàng)工作長時(shí)間處在被動(dòng)的狀態(tài)下。

2.管理亂，制度不完善

管理制度亂?；葜菔新殬I(yè)病防治院很早就出臺(tái)了有關(guān)檔案工作的管理?xiàng)l件。并且擬定了一系列的工作細(xì)則和規(guī)章制度。這些制度是當(dāng)前我院人事管理管理的根據(jù)、基礎(chǔ)。但伴隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步、發(fā)展，這些規(guī)章里的很多內(nèi)容都已無法適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需求。例如有關(guān)電子檔的保管等說明，在原有的規(guī)章制度及細(xì)則中均未有涉及，這為之后的工作帶來一定的難度。

檔案管理混亂。目前惠州市職業(yè)病防治院檔案管理所執(zhí)行的是統(tǒng)一式及集中式的管理，人事檔案管理主要集中在人事部、檔案管理部門等，但是集中化的檔案分散化間的矛盾卻影響著檔案的有效管理。例如，關(guān)系著員工的學(xué)歷、學(xué)位等材料要由院校出具，支撐著評(píng)定材料則由人事部門開出，表彰材料由單位開出等等。檔案材料過于分散。需將不同部門、人員、時(shí)間所形成的材料統(tǒng)一收集歸檔，所要涉及的部門非常多，而且人員也比較復(fù)雜，工作量極大。而我們國家所執(zhí)行的是檔案跟著人走的管理制度，檔案也會(huì)隨著人員調(diào)動(dòng)于不同的單位、部門，因此檔案材料極容易出現(xiàn)斷檔、不完整的情況。

3.技術(shù)陳舊，管理效率低

目前網(wǎng)絡(luò)及電子信息技術(shù)發(fā)展越來越快，檔案管理的手段也在不斷優(yōu)化?；葜菔新殬I(yè)病防治院配置了現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但是管理管理卻仍存在著技術(shù)問題。

例如對(duì)于一些設(shè)備、系統(tǒng)更新不及時(shí)，惠州市職業(yè)病防治院檔案管理人員主要工作是簡(jiǎn)接收移交檔案、查閱調(diào)養(yǎng)、存出入庫等等，缺少一些機(jī)機(jī)讀、掃描入庫等技術(shù)，多數(shù)單位檔案管理采用的是手工收集、檔案管理數(shù)據(jù)庫建立以及現(xiàn)代化信息技術(shù)相離非常遠(yuǎn)，也嚴(yán)重了影響人事檔案準(zhǔn)確、快速的運(yùn)用。再者檔案管理對(duì)硬件也有比較高的要求，檔案室建設(shè)不規(guī)范，設(shè)備陳舊，保管條件過簡(jiǎn)單。再加上六防不到位的問題容易引發(fā)檔案的

4.人事管理檔案隊(duì)伍建設(shè)不完善

在新時(shí)代下，信息化建設(shè)已被運(yùn)用到了各大企事業(yè)部門，如國企、事業(yè)單們，也包括了惠州市直醫(yī)院，而且明顯提升了人事檔案的管理效率。且信息化軟件成為了多數(shù)惠州市直醫(yī)院推廣及運(yùn)用的工具，取得了一定的成績。但惠州市職業(yè)病防治院人事管理隊(duì)伍卻存在發(fā)展中遇到了很多問題。例如沒有系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)以及制度化的培訓(xùn)，人事檔案管理隊(duì)伍也未能形成網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)思維，缺少網(wǎng)絡(luò)管理的技術(shù)。部分惠州市直醫(yī)院未開展有效的監(jiān)督、評(píng)價(jià)制度，缺少嚴(yán)格的監(jiān)督和責(zé)任分工的檔案管理隊(duì)伍也會(huì)不可避免的會(huì)產(chǎn)生一些問題。最后在新形勢(shì)下，檔案管理方式發(fā)生了極大的改變，而有的工作人員卻無法跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，制約著檔案管理的效率、效果。

同時(shí)，人事檔案管理人員的素質(zhì)高低會(huì)直接影響檔案管理工作的效率?；葜菔新殬I(yè)病防治院人事檔案管理隊(duì)伍由于缺少了專業(yè)的檔案管理知識(shí)，計(jì)算機(jī)以及外語水平不高，以及文化程度不高，思維觀以及管理水平無法跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。這些問題極大制約著檔案管理工作的發(fā)展、創(chuàng)新。

四、健全和完善人事檔案管理對(duì)策

以惠州市職業(yè)病防治院信息系統(tǒng)管理來分析健全和完善人事檔案管理對(duì)策。

1.惠州市職業(yè)病防治院開發(fā)His系統(tǒng)用于人事檔案管理

惠州市職業(yè)病防治院針對(duì)相應(yīng)的需求建立人事管理系統(tǒng)，使其不僅能很好地發(fā)揮應(yīng)有的管理作用，又能符合醫(yī)院的實(shí)際要求。系統(tǒng)的信息主要包括三個(gè)層次的內(nèi)容：（1）職員管理信息。如：其本人的基本情況的信息，學(xué)歷、簡(jiǎn)歷等。（2）職員本身經(jīng)歷。如：干部考核、任免、獎(jiǎng)懲、職稱、專業(yè)等信息。（3）各種需要與職員管理有關(guān)的信息。如人才培訓(xùn)，人員統(tǒng)計(jì)、人員預(yù)測(cè)和需求量、人才密度變化等。

目前正準(zhǔn)備開發(fā)二次系統(tǒng)，與工資管理、績效考核、職稱人才規(guī)劃掛鉤。檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，在使用中積極給予改進(jìn)和完善，為推動(dòng)醫(yī)院信息化管理水平做出貢獻(xiàn)。

2.提升認(rèn)識(shí)，重視檔案管理

由思想上提升重視度，將人事檔案管理放在加強(qiáng)惠州市職業(yè)病防治院建設(shè)的高度，認(rèn)真對(duì)待，擺放在單位工作的重要位置，構(gòu)建起專業(yè)的檔案管理小組，定期對(duì)有關(guān)工作進(jìn)行查檢、指標(biāo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要及時(shí)去解決，正視面對(duì)。同時(shí)，還需要構(gòu)建起人事檔案管理績效考核制度，對(duì)工作開展定性、定量考核，采取分類和分級(jí)的指導(dǎo)，推進(jìn)人事檔案管理工作的規(guī)范與制度化構(gòu)建。

3.完成制度，提升檔案管理水平

惠州市職業(yè)病防治院嚴(yán)格開展檔案管理制度，實(shí)行規(guī)范化的運(yùn)作，堅(jiān)決避免人事檔案再現(xiàn)了涂改以及丟失的情況。

提升工作人員素質(zhì)。安排責(zé)任心強(qiáng)，有職業(yè)素養(yǎng)的人員從事檔案管理荼。加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，重點(diǎn)意識(shí)檔案管理有關(guān)的知識(shí)，以此來提升業(yè)務(wù)的水平及工作能力。

五、結(jié)語

人事檔案為惠州市職業(yè)病防治院進(jìn)行學(xué)科帶頭人、專業(yè)技術(shù)人員等人才培訓(xùn)，包括辦理員工退休手續(xù)等提供了極強(qiáng)的人才信息、支持以及決策的根據(jù)。根據(jù)上級(jí)主管部門人事檔案管理需求，結(jié)合惠州市職業(yè)病防治院的具體情況，完善制度的建設(shè)，及時(shí)收集并整理人事檔案，可有效增加和專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等情況開展匯總、分析，鳥瞰醫(yī)院全局并預(yù)測(cè)人才的發(fā)展?jié)摿?。合理、科學(xué)、統(tǒng)籌的規(guī)劃，有針對(duì)性選擇學(xué)科帶領(lǐng)人。

只有真正重視并加強(qiáng)惠州市職業(yè)病防治院人事檔案管理工作，才能讓這項(xiàng)工作及時(shí)有效的為有關(guān)人員提供有效的決策服務(wù)，為進(jìn)一步促進(jìn)制度優(yōu)化、為惠州市直醫(yī)院選拔人才等提供有力的支持。

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