計劃生育檔案管理創(chuàng)新研究及檔案管理數(shù)字化問題分析

胡素琴

摘 要：近年來，隨著我國計劃生育政策的不斷調(diào)整和完善，以及全面兩孩政策的施行，計劃生育工作提出了新要求、新目標、新任務，給計劃生育檔案管理工作帶來了巨大的壓力。為解決該問題，在傳統(tǒng)計劃生育檔案管理的基礎上，融合數(shù)字信息技術(shù)，以提高計劃生育檔案管理工作質(zhì)量與效率。本文以計劃生育檔案管理為研究內(nèi)容，從檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新的角度分析其具體應用現(xiàn)狀，指出其中存在的問題，并提出具有針對性的解決方案，以促進計劃生育檔案管理工作的不斷完善。

關(guān)鍵詞：計劃生育;檔案管理;數(shù)字化;問題;研究

科學技術(shù)研究的不斷進步，以及現(xiàn)代科學技術(shù)在社會各領(lǐng)域的廣泛應用，推動了社會的快速發(fā)展，改變了人們的傳統(tǒng)工作、生活和學習方式。計劃生育檔案管理工作內(nèi)容較為復雜，依托傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足計劃生育檔案管理工作的要求，在此情況下，加快檔案管理數(shù)字化的普及就顯得尤為必要。然而，在檔案管理數(shù)字化的應用實踐過程中，相關(guān)問題的存在對于其作用的充分發(fā)揮造成了一定的影響。在這種情況下，通過深入分析計劃生育檔案管理數(shù)字化中的問題，并能夠針對性的提出改進措施，以實現(xiàn)計劃生育傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的深入融合。

一、計劃生育檔案管理現(xiàn)狀

計劃生育是我國的一項基本國策，經(jīng)過長期的人口發(fā)展，我國走出了一條中國特色統(tǒng)籌解決人口問題的道路。為實現(xiàn)對我國人口年齡結(jié)構(gòu)變化情況的動態(tài)掌、積極穩(wěn)妥地推進計劃生育各項工作，則需要加強計劃生育檔案管理工作。目前，計劃生育檔案管理工作已經(jīng)在一定程度上實現(xiàn)了數(shù)字化，但是，受諸多因素的影響，傳統(tǒng)檔案管理方式依然發(fā)揮著作用，這對于計劃生育檔案管理數(shù)字化的推廣造成了阻礙。

二、計劃生育檔案管理數(shù)字化的必要性

1.國家發(fā)展戰(zhàn)略的要求。人口老齡化是大多數(shù)國家發(fā)展過程中必然經(jīng)歷的一個階段，實時掌握國家人口年齡結(jié)構(gòu)的變化情況對于國家發(fā)展戰(zhàn)略的動態(tài)調(diào)整有著較為積極的意義，所以，加快計劃生育檔案管理數(shù)字化的轉(zhuǎn)型就成為國家制定發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)。

例如，我國人口老齡化速度不斷加快，通過計劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，能夠及時匯總不同區(qū)域的人口信息變化情況，并能夠利用計算機數(shù)據(jù)建模軟件對未來一段時間內(nèi)的人口年齡結(jié)構(gòu)變化情況進行預測，從而為我國養(yǎng)老政策、人口政策的調(diào)整提供數(shù)據(jù)支撐。以全面放開兩孩政策為代表，就是根據(jù)計劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)信息所做出的重大決策，以此應對越發(fā)嚴峻的國家人口老齡化與勞動力不足等問題。

2.社會數(shù)字化發(fā)展的必然要求?？茖W技術(shù)是社會發(fā)展的第一推動力，隨著科學技術(shù)在社會各領(lǐng)域的廣泛滲透，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)被應用于人們工作、生活和學習的各個方面。為便于統(tǒng)計人口信息，減少不必要的重復勞動，計劃生育檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)，可以實現(xiàn)對相關(guān)人群計劃生育信息的實時獲取。

例如，智能手機已經(jīng)得到了普及，通過開發(fā)計劃生育檔案管理APP的方式，可以由用戶定期填寫其計劃生育信息，并通過后臺對個人計劃生育檔案進行持續(xù)性完善，并能實現(xiàn)網(wǎng)上辦證，更進一步方便群眾。如此一來，計劃生育檔案管理的效率將大大提高，也減輕了相關(guān)計劃生育檔案管理部門的工作壓力。

所以，計劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的完善，是社會數(shù)字化發(fā)展的必然結(jié)果。然而，在社會數(shù)字化發(fā)展的過程中，同樣會存在著一系列的問題，因此，計劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的應用依然需要慎重。

三、計劃生育檔案管理創(chuàng)新下的數(shù)字化問題分析

1.計劃生育檔案管理數(shù)字化的安全風險。計算機網(wǎng)絡是計劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)構(gòu)建的基礎，基于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，計劃生育檔案管理數(shù)字化需要依托計算機檔案管理軟件構(gòu)建一個完整的網(wǎng)絡系統(tǒng)。在這種情況下，計劃生育檔案管理的相關(guān)信息以數(shù)字化的形式存在互聯(lián)網(wǎng)上進行傳輸，并存儲于計算機之中。在黑客、病毒、木馬等網(wǎng)絡威脅的影響下，計劃生育檔案管理數(shù)字化的風險也就明顯增加。

2.計劃生育檔案管理數(shù)字化的網(wǎng)絡建設問題。現(xiàn)階段，計劃生育檔案管理工作主要依托社區(qū)、村工作人員進行信息統(tǒng)計，并通過網(wǎng)絡辦公平臺將各自轄區(qū)內(nèi)的計劃生育信息進行統(tǒng)計，在這種情況下，則需要通過構(gòu)建完善的網(wǎng)絡體系，從而保證計劃生育檔案管理數(shù)字化的作用得到充分發(fā)揮。

然而，受行政管理劃分的影響，計劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的網(wǎng)絡建設工作并未實現(xiàn)統(tǒng)一化管理，效率相對較低。

3.計劃生育檔案管理數(shù)字化的人員能力缺失。相比較傳統(tǒng)計劃生育檔案管理工作來說，基于數(shù)字化技術(shù)的計劃生育檔案管理對相關(guān)工作人員的要求較高，除具備檔案管理工作能力以外，還需要掌握一定的檔案管理數(shù)字化技術(shù)，以適應計劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)普及后的工作需要。然而，對于大多數(shù)計劃生育檔案管理工作人員來說，受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，對檔案管理數(shù)字化的重要性認識不夠，相關(guān)業(yè)務素養(yǎng)偏低，尤其是在數(shù)字化等現(xiàn)代科學技術(shù)的學習方面存在缺失，以至于計劃生育檔案數(shù)字化的普及速度較為緩慢。

4.計劃生育檔案管理數(shù)據(jù)庫的配套建設滯后。目前，關(guān)于計劃生育檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設存在著明顯的滯后問題，盡管，全國各地區(qū)的計劃生育管理部門已經(jīng)根據(jù)地區(qū)計劃生育工作的實際開展情況，建立了區(qū)域性的計劃生育數(shù)據(jù)庫。但是，由于數(shù)據(jù)庫中的計劃生育檔案數(shù)據(jù)越來越多，在缺少專門用于檢索數(shù)據(jù)庫信息的計算機軟件，導致相關(guān)信息查詢工作依然需要人工完成，從而導致計劃生育檔案管理的效率偏低。

四、計劃生育檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新下的建議

1.完善計算機網(wǎng)絡安全防御體系。計劃生育檔案管理數(shù)字化是依托計算機網(wǎng)絡技術(shù)來實現(xiàn)的，計算機網(wǎng)絡的開放性所帶來的潛在風險對計劃生育檔案管理數(shù)字化的數(shù)據(jù)安全造成了一定威脅，為此，則需要完善其計算機網(wǎng)絡安全防御體系。

首先，工作人員需要在計算機中安裝殺毒軟件，從而能夠及時發(fā)現(xiàn)入侵的網(wǎng)絡病毒，并能夠及時清理。除此之外，為提高對黑客的防御能力，還應當開啟計算機的防火墻，并適當提高防火墻的防護等級，從而能夠阻擋來自外部網(wǎng)絡的非法訪問。

其次，除被動防御以外，計劃生育檔案管理數(shù)字化的網(wǎng)絡安全防御體系還可以實現(xiàn)主動防御，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過搜集互聯(lián)網(wǎng)中與黑客、病毒、木馬相關(guān)的各種信息，并進行整理與科學的分析，從而能夠主動識別各種類型的網(wǎng)絡風險，弱化被動防御機制的風險。

最后，計劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)應做好備份，以避免計算機管理軟件、數(shù)據(jù)庫等被破壞后可以及時進行回復，將網(wǎng)絡風險降至最低。

2.完善計劃生育檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡。目前，以省、縣、鄉(xiāng)為單位的計劃生育檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡已經(jīng)基本建立，并形成了區(qū)域性的數(shù)據(jù)庫共享，在此基礎上，為發(fā)揮計劃生育檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢，則需要對現(xiàn)有數(shù)字化網(wǎng)絡進行完善，使其數(shù)據(jù)庫的共享范圍從地區(qū)擴展至全國。

但是，在計劃生育檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡的完善過程中，我們需要注意的是，相關(guān)計劃生育檔案數(shù)據(jù)信息應當設定共享權(quán)限，如計劃生育檔案管理中的人員家庭住址、電話等內(nèi)容，除地區(qū)計劃生育管理部門具有知悉權(quán)利之外，在其它地區(qū)計生管理部門在查閱相關(guān)成員計劃生育檔案信息時，此類信息則不屬于計劃生育檔案中對外公開的部分，為尊重他人隱私，則需要限制計劃生育檔案中相關(guān)信息的知悉范圍。

3.加強計劃生育檔案管理數(shù)字化專業(yè)人才培養(yǎng)

為更好地發(fā)揮計劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的作用，除以上內(nèi)容之外，還需要考慮到人的因素所帶來的影響。首先，地方計劃生育管理部門需要注重對現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，以適應計劃生育檔案管理數(shù)字化的要求;其次，引進相關(guān)技術(shù)人才，實現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人才的快速補充;最后，制定完善的技能培訓課程，實現(xiàn)計劃生育檔案管理工作人員在專業(yè)技能方面的持續(xù)提升。

例如，在計劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)中，基于相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的不斷增加，工作人員需要根據(jù)工作需要對指定人員的計劃生育檔案進行查閱，此時，則需要利用準確的檢索方式，以快速定位其計劃生育檔案在數(shù)據(jù)庫中的具體位置。

4.加快計劃生育檔案數(shù)管理數(shù)字化系統(tǒng)的配套建設

計劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)是一個較為復雜的工程，其中需要計算機網(wǎng)絡技術(shù)、計算機軟件技術(shù)等多種技術(shù)的配合，因此，加快計劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的配套建設也就成為提高計劃生育檔案管理效率的前提。

首先，計劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)應當在計算機檔案管理軟件的基礎上，利用移動互聯(lián)網(wǎng)絡與智能手機軟件，可以使檔案管理工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)信息的實時錄取，提高了工作效率;其次，以個人注冊的方式，為相關(guān)人員開通個人計劃生育檔案信息登記通道，從而減輕計劃生育檔案管理工作人員的壓力;最后，對于日益增加的計劃生育檔案數(shù)據(jù)，為提高數(shù)據(jù)管理效率，應當充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助檔案管理人員為完成數(shù)據(jù)整理工作，并能夠?qū)崿F(xiàn)對指定檔案的快速檢索。

五、總結(jié)

計劃生育檔案管理工作是我國計劃生育工作的重要組成部分，是踐行我國計劃生育基本國策的直接體現(xiàn)。隨著數(shù)字化技術(shù)在傳統(tǒng)計劃生育檔案管理工作中的滲透，使我國計劃生育檔案管理工作完成了信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，顯著提升了計劃生育檔案管理效率。然而，這種技術(shù)上的創(chuàng)新依然存在著諸多問題，通過科學的手段能夠?qū)⑾嚓P(guān)問題的負面影響降至最低，以充分發(fā)揮計劃生育檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢。

參考文獻：

[1]吳新興.計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].低碳世界，2017（19）

[2]李忠平.計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題探析[J].科技視界，2013（24）

[3]王建國.計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2012（07）