有關(guān)流動人員檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

曹麗娜

摘 要：中國在轉(zhuǎn)型過程中通過結(jié)構(gòu)調(diào)整，對人的主體性進(jìn)一步解放，出現(xiàn)前所未有的創(chuàng)業(yè)潮，在經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的今天，不僅制度有了融合，各行各業(yè)人員也進(jìn)行了大融合。在良好的市場經(jīng)濟(jì)條件下，人才之間的競爭如此激烈，隨著人才之間的來來往往，人員的流動也是在急劇加快的過程中。人員流動的規(guī)模、速度前所未有，我國檔案管理工作中針對流動人員的專業(yè)管理也應(yīng)運(yùn)而生。但我國作為一個經(jīng)濟(jì)大國，人口的大量流動對檔案管理也是一項巨大挑戰(zhàn)，對此類檔案的管理從無到有、從小到大的過程仍需進(jìn)一步科學(xué)化、制度化。現(xiàn)階段流動人員的人員檔案管理依然存在一些問題和困難，這就需要有關(guān)單位進(jìn)行強(qiáng)化，采取有效的措施，加強(qiáng)對流動人員的檔案管理。

關(guān)鍵詞：流動人員;檔案管理;現(xiàn)狀

計劃經(jīng)濟(jì)體制下，我國沿用干部身份檔案管理體制，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國政府的人力資源配置轉(zhuǎn)向市場化配置。這一轉(zhuǎn)變促進(jìn)了體制內(nèi)外人才的流動，流動人員的檔案管理也打破了干部身份管理模式，流動人員一定程度上不再受限于地域、戶籍等，使得其檔案有地方管，戶籍有地方掛，職稱有地方評。2014年以來國家先后印發(fā)《中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》、《人力資源社會保障部關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)人力資源社會保障領(lǐng)域公共服務(wù)的意見》，這些政策法規(guī)等都進(jìn)一步表明政府在人力資源管理上所做的重大突破。但我國人事檔案針對流動人員的管理起步較晚，在近30年的發(fā)展進(jìn)程中看，有關(guān)流動人員的檔案管理在不斷創(chuàng)新發(fā)展的同時，一些管理工作仍不能跟上市場化改革的進(jìn)程。在市場化高速發(fā)展的時期，有關(guān)流動人員檔案管理需進(jìn)一步制度化和科學(xué)化。

一、流動人員人事檔案管理現(xiàn)狀

1.流動人員檔案信息的真實(shí)性有待確定。檔案資料是流動人員身份、經(jīng)歷、學(xué)歷等個人信息的資料證明，反映了人員的真實(shí)情況和表現(xiàn)。在人事檔案轉(zhuǎn)遞、借閱過程中，尤其是紙質(zhì)化的管理下，很多信息難以確保其真實(shí)性，個人可能存在自行添減信息等，帶有很強(qiáng)的主觀性，使檔案管理缺乏意義。加上紙質(zhì)版的人員檔案規(guī)格不統(tǒng)一，資料書寫也沒有標(biāo)準(zhǔn)。手寫板的檔案信息資料很容易出紕漏，有可能會被手動增改，有可能由于墨水書寫字跡模糊不清。在保管過程中，如果人員操作稍微有些失誤，可能會出現(xiàn)缺頁或者資料填寫不一致，造成人員信息的混亂而缺乏真實(shí)性和參考性。在信息化大數(shù)據(jù)時代，采用電子檔案是一大革新，不僅節(jié)約成本，節(jié)省人力、物力，更能保證信息的真實(shí)性和完整性。

2.檔案管理工作中各環(huán)節(jié)銜接問題。由于流動人員檔案包括非公有制企業(yè)聘用人員檔案、未就業(yè)高校畢業(yè)生、被解聘人員或無業(yè)人員的檔案等，涉及范圍之廣，行業(yè)之多，使得在人事檔案管理中，部分環(huán)節(jié)之間可能脫節(jié)，一些檔案信息不能及時更新，對企事業(yè)用人單位造成一定困擾。針對此類現(xiàn)象，檔案管理應(yīng)進(jìn)一步做好相關(guān)銜接方案，彌補(bǔ)脫節(jié)造成的空缺。工作人員手機(jī)資料靠純?nèi)耸植僮?，在拆裝的過程中難免會產(chǎn)生工作失誤。不少資料在人手多次反復(fù)操作下，出現(xiàn)紙張發(fā)黃、字跡褪色、紙張破損等現(xiàn)象，直接影響著人員檔案資料的完整性。辦公軟件的落后嚴(yán)重影響著檔案管理的順利開展，同時也沒有真正反映出實(shí)際的情況。流動人員資料因?yàn)楦鞣N工作交接或工作交叉，需要傳閱資料，這個過程中檔案來回傳遞，有時候沒有及時進(jìn)行交接登記，有時候私自外帶檔案資料違規(guī)辦事，有時候檔案資料丟失，這些都是工作中發(fā)生的不安全因素。

3.檔案管理收費(fèi)行為有待規(guī)范。在流動人員檔案管理基本公共服務(wù)中，自2015年1月1日起，國家取消了流動人員人事檔案的保管費(fèi)、查閱費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等費(fèi)用。但一些地區(qū)部門管理理念落后，加之流動人員在這方面的自我保護(hù)意識欠缺等，仍有個別項目收取費(fèi)用，不符合檔案管理的現(xiàn)代化和體制化要求。沒有組織管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，更新最新的動態(tài)信息，導(dǎo)致檔案管理有所滯后。

4.流動人員檔案管理缺乏規(guī)范管理。人員檔案是個人的重要資料信息，利用率也是比較大的，但是缺乏管理規(guī)范的人員檔案管理是很難發(fā)揮其作用的。流動人員檔案來源比較多，結(jié)構(gòu)相對比較復(fù)雜多變，加上人員的職業(yè)繁多，人員的資料內(nèi)容也有很大的差別，缺乏管理是非常不理智的。在現(xiàn)實(shí)操作中，流動人員檔案的復(fù)雜性和多變性，影響著工作人員對檔案管理的耐心和責(zé)任心，加上管理制度的不完善和不完整，導(dǎo)致人員檔案管理工作一直止步不前。

二、流動人員檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

1.不斷完善流動人員檔案管理的政策法規(guī)。流動人員是我國各行各業(yè)人才梯隊的重要部分，對經(jīng)濟(jì)的發(fā)展至關(guān)重要，政府服務(wù)和培養(yǎng)好這批人員可促進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)、人才強(qiáng)國等戰(zhàn)略的發(fā)展。因此隨著流動人員檔案管理的相關(guān)政策、法律法規(guī)的一系列出臺，一定意義上推進(jìn)人力資源的合理化建設(shè)。不斷健全、修訂相關(guān)規(guī)定，更加完善檔案管理的基本公共服務(wù)，使得其不斷法制化、規(guī)范化、信息化和科學(xué)化。政府服務(wù)可以在現(xiàn)有的制度基礎(chǔ)上，根據(jù)人員流動情況進(jìn)行制定鑒別歸檔制度、傳遞制度、保密制度、檢查制度等等，形成一個較為完整的管理體系，從多方面進(jìn)行監(jiān)控，從而實(shí)現(xiàn)管理的進(jìn)步和提升。對檔案的收集、轉(zhuǎn)交手續(xù)、表述方式、填寫要求等等進(jìn)行全方位地監(jiān)控個管理，做到不丟失、不損壞、不堆積，通過制定一系列的規(guī)章制度，保證流動人員檔案工作逐步規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，真正發(fā)揮流動人員檔案的作用和參考意義。

2.形成完整的管理體系。流動人員檔案管理體制實(shí)行“集中管理，歸口管理”，嚴(yán)格按照國家賦予的權(quán)利和應(yīng)盡的義務(wù)各司其職，在人事管理部門設(shè)立專門的流動人員檔案管理，并配備專業(yè)人員對此類檔案進(jìn)行管理。對專業(yè)人員進(jìn)行科學(xué)的培訓(xùn)，提高其辦事效率并精簡辦事過程。隨著人才市場和勞動力市場的進(jìn)一步融合，人力資源市場日益規(guī)范化，初步完成了資源的整合，也完善了人才服務(wù)體系。人事管理部門需要重視管理工作，把流動人員檔案管理工作列入會議的匯報工作，定期監(jiān)督和聽取工作的運(yùn)行情況，加強(qiáng)對流動人員檔案工作的管控。除了定期的工作匯報之外，還要制定明確的規(guī)劃和實(shí)施方案，有計劃、有組織、有目的、有檢查地進(jìn)行工作的部署和安排。通過相關(guān)管理體系的明確規(guī)定和落實(shí)，增強(qiáng)了各部門的溝通協(xié)作，要求管理人員及時歸檔和收集等檔案資料的工作處理，也確保了資料的完整度和真實(shí)性。

3.清晰的功能定位。2015年1月1日起，流動人員檔案管理工作納入政府基本公共服務(wù)體系，取消收取流動人員人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等費(fèi)用，并為流動人員免費(fèi)提供多項基本服務(wù)。各級服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，精簡辦事窗口，使基本服務(wù)更加規(guī)范化。實(shí)現(xiàn)對各管理部門的分工合作，明確其職責(zé)和功能，讓各部門的工作各司其職、各盡所能地為流動人員檔案作出努力，從而避免盲目地進(jìn)行管理。各部門的工作都是一環(huán)扣一環(huán)的，所以各部門的工作交流和職責(zé)的分工，有利于管理部門的有效溝通和正常運(yùn)作，避免因工作交叉或工作重復(fù)造成資源的浪費(fèi)和人員的損耗。

4.管理方法和技術(shù)不斷創(chuàng)新。流動人員對于人事檔案的查閱率較高，以往的紙質(zhì)檔案不易保存，隨著電子技術(shù)的發(fā)展，越來越多部分采用電子檔案，提高了查閱效率同時也可長時間保存?zhèn)€人檔案。隨著管理設(shè)備和技術(shù)的不斷創(chuàng)新以及專業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)，有關(guān)流動人員的檔案管理愈發(fā)具有專業(yè)性。提高管理人員和管理方法的現(xiàn)代化水平，順應(yīng)社會發(fā)展和最新要求，引進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)方法和手段，提高流動人員檔案工作的效果和質(zhì)量。

例如，使用一些網(wǎng)絡(luò)平臺的管理服務(wù)軟件，開發(fā)適合實(shí)際情況的搜索工具，進(jìn)一步優(yōu)化流動人員檔案的查閱、收集、歸檔、分析等方面的操作。也可以通過建立流動人員檔案的信息資料電子庫，當(dāng)收到檔案的時候，及時進(jìn)行掃描和文件的電子備份，建立電子信息庫。電子信息庫可以讓單位或個人需要的時候，隨時隨地進(jìn)行查閱或參考，實(shí)現(xiàn)資源的共享。相關(guān)檔案管理部門需要加大對檔案管理的資金投入和管理，加強(qiáng)管理的設(shè)備設(shè)施建設(shè)，提供現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理手法和工具，讓信息進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)操作，使信息更具反饋性和跟蹤性。

三、小結(jié)

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展轉(zhuǎn)型階段，大量流動人員促成各行業(yè)之間的聯(lián)系，其各種勞動、報酬、保障等方面與國家的快速發(fā)展息息相關(guān)，做好流動人員人事檔案的管理工作可適應(yīng)和促進(jìn)這一發(fā)展的新階段。目前有關(guān)流動人員的檔案管理辦法雖有些許困難，但政府不斷加強(qiáng)政策引導(dǎo)與支持，大力發(fā)展人力資源服務(wù)企業(yè)，激活了市場經(jīng)濟(jì)的活力。流動人員人事檔案的管理工作應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)帶來的便利，進(jìn)行人事資源整合，打破以往的服務(wù)壁壘。積極對檔案管理進(jìn)行模式創(chuàng)新，充分發(fā)揮流動人員帶來的行業(yè)互通，使各行業(yè)更加具有專業(yè)性，同時也進(jìn)一步提高了社會公共服務(wù)能力。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)，打造一批高素質(zhì)、高水準(zhǔn)、專業(yè)化的人才隊伍，為有關(guān)流動人員提高更便捷、更高效、更全面的服務(wù)，從而促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)和人才的強(qiáng)勁發(fā)展。在此過程中，相關(guān)管理職能部門要順應(yīng)社會的發(fā)展和形勢變化，正視流動人員檔案管理中的漏洞和問題，不斷在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善相關(guān)管理制度，創(chuàng)新管理手段，通過高效且科學(xué)的管理方法進(jìn)行管理，從而提高流動人員檔案管理的質(zhì)量和水平。流動人員檔案管理工作在當(dāng)前社會發(fā)展中具有舉足輕重的作用，各單位部門需要多加重視，根據(jù)實(shí)際情況制定方案進(jìn)行完善優(yōu)化，為不斷完善流動人員檔案管理工作努力和創(chuàng)新。

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