淺談如何做好新時期企業(yè)辦公室文秘工作

宮樂

【摘? 要】文秘工作是辦公室整體工作的重要組成部分，新時期對企業(yè)辦公室文秘工作提出了新的要求，同時對文秘工作者提出了新的更高的要求，既要有較高的政治素質(zhì)、熟練的業(yè)務(wù)能力，還要具備與時俱進(jìn)的超前思維與創(chuàng)新能力，真正成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂、參謀助手和企業(yè)綜合協(xié)調(diào)指揮中心的掌控人。本文基于新時期對企業(yè)辦公室文秘工作的新的工作要求，提出幾點(diǎn)關(guān)于新時期如何做好企業(yè)辦公室文秘工作的思考，與同行們商榷。

【關(guān)鍵詞】文秘;辦公室;新時期

引言

辦公室是一個企業(yè)的行政指揮中心，是一個單位的窗口，是集行政、文字、信息、公文管理等工作于一體的綜合科室，負(fù)著參與政務(wù)、管理事務(wù)、綜合服務(wù)的任務(wù)。

1加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，注重自身修養(yǎng)，提高政治素質(zhì)

1.1堅(jiān)定政治立場，嚴(yán)格政策觀念。

企業(yè)文秘工作者工作在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)身邊，處于企業(yè)行政指揮中心，直接參與企業(yè)的重大決策過程，督導(dǎo)政策的貫徹落實(shí)。因此必須要有堅(jiān)定的政治立場，那就是同企業(yè)黨委和行政領(lǐng)導(dǎo)保持高度一致，不允許有與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相背的言行與行動。同時還要有嚴(yán)格的政策觀念，做到貫徹政策不走樣，督導(dǎo)工作嚴(yán)要求。

1.2擺正位置，找準(zhǔn)定位，牢固樹立服務(wù)意識。

企業(yè)文秘工作者負(fù)有上傳下達(dá)的職責(zé)，說話辦事往往代表領(lǐng)導(dǎo)意圖，傳達(dá)指示精神，常常受到下級單位的尊捧，很容易忘乎所以，以領(lǐng)導(dǎo)自居，擺錯位置。因此樹立為基層單位服務(wù)的思想尤其難能可貴，是文秘工作者的重要修養(yǎng)。

1.3講團(tuán)結(jié)，講奉獻(xiàn)，樹立大局觀念。

辦公室是企業(yè)的組織協(xié)調(diào)部門，工作涉及到上下左右，因此在工作中必須講團(tuán)結(jié)，把各有關(guān)部門團(tuán)結(jié)調(diào)動起來完成工作任務(wù)，要有犧牲精神和奉獻(xiàn)精神，做好帶頭作用，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)任務(wù)。

1.4堅(jiān)守職業(yè)道德，保守企業(yè)機(jī)密。

文秘工作接觸高層，參加決策會議，掌握核心機(jī)密因此要有嚴(yán)格保密意識，忠于企業(yè)，不以機(jī)密謀私利，不以原則做交易，甘于寂寞，守得住清貧。

2與時俱進(jìn)，更新觀念，在思想上、觀念上走在時代前列

作為企業(yè)智囊參謀的文秘工作者要適應(yīng)時代發(fā)展，與時俱進(jìn)，超前思維，在思想觀念上、理論研究上走在時代前列，為企業(yè)決策層提供先進(jìn)的經(jīng)營理念和經(jīng)營思路， 當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

2.1效益意識

一是由單純行政意識向效益意識轉(zhuǎn)變，不但要準(zhǔn)確傳達(dá)行政命令，還要關(guān)注行動的效果，即經(jīng)濟(jì)效益，做好調(diào)查向領(lǐng)導(dǎo)反饋，確保企業(yè)決策的經(jīng)濟(jì)效益。二是圍繞企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益這一中心出謀劃策，提出建議，發(fā)揮文秘工作者的參謀助手和督導(dǎo)作用。

2.2超前意識

文秘工作者必須具有超前意識，在思想上超前，觀念上超前，始終把握國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢，超前預(yù)測市場動向，以此及時提出企業(yè)經(jīng)營思路和改革發(fā)展方向建議，更好地發(fā)揮參謀助手作用。

2.3創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是企業(yè)的靈魂，企業(yè)文秘崗位創(chuàng)新，一是利用信息中心的有利條件，積極學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)企業(yè)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和思想理念，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際提出新的管理改革思路和改進(jìn)意見。二是在本職工作領(lǐng)域內(nèi)創(chuàng)新，改變文風(fēng)，改變會風(fēng)，轉(zhuǎn)變作風(fēng)等，以此提高工作效率，提高工作質(zhì)量，促進(jìn)工作的開展。

2.4信息大數(shù)據(jù)意識

我國已進(jìn)入信息時代，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)已進(jìn)入我們生活的各個領(lǐng)域，企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)發(fā)展、信息交流、日常生活無一不依賴互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，因此，作為企業(yè)文秘工作者必須及時掌握互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用技術(shù)，并應(yīng)用在工作中，提高工作效率，融入時代潮流，否則就會被時代淘汰。

3加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)工作能力

文秘工作是一個行業(yè)，具有一定的專業(yè)性，文秘工作者要具備相應(yīng)的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力才能勝任和做好文秘工作，專業(yè)知識和能力主要包括：

3.1語言文字運(yùn)用能力和公文管理知識。

企業(yè)管理和市場運(yùn)作需要信息傳遞和交流。而信息傳遞交流的主要方式是語言和文字。因此企業(yè)文秘工作者必須具備較高的語言文字運(yùn)用能力，清楚準(zhǔn)確地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，高標(biāo)準(zhǔn)撰寫公司文件，快速準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)達(dá)公司各種信息。同時還要具備公文管理知識，做到各種公文有條有理，傳達(dá)及時，保存完善。

3.2調(diào)查研究，分析洞察能力。

深入基層調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)問題;掌握信息，概括提煉帶有普遍性和傾向性的問題，及時向決策者匯報，及時得到解決，是文秘工作者的基本職責(zé)。 做好這項(xiàng)工作，就要掌握調(diào)查研究的方法和技巧，具有透過現(xiàn)象看到本質(zhì)的分析洞察能力，寫出有價值、有指導(dǎo)意義的調(diào)研文章，起到指導(dǎo)工作的作用。

3.3現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用能力。

企業(yè)辦公現(xiàn)代化，信息傳遞都使用了電子網(wǎng)絡(luò)，文秘工作者要熟練掌握這一技術(shù)，最大限度地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

3.4組織協(xié)調(diào)和外交能力。

辦公室是企業(yè)的窗口，文秘工作者是企業(yè)的代言人。對內(nèi)組織協(xié)調(diào)各機(jī)關(guān)部門和基層建設(shè)廠隊(duì)落實(shí)工作部署;對外負(fù)責(zé)與政府、社會各界的聯(lián)系，與各兄弟企業(yè)的合作交流，這就需要有一定的組織協(xié)調(diào)和外交能力，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)一致，政通人和，企業(yè)外部和諧共處，共同發(fā)展。

4高標(biāo)準(zhǔn)做好文秘工作

4.1管好公文，辦好會務(wù)，保證政令暢通。

公文和會議（包括電子版公文和電視電話會議）是企業(yè)傳達(dá)政令的主要手段。管好公文包括重要文件的撰寫和各種公文的管理。重要文件撰寫是文秘工作者的基本素質(zhì)要求，是企業(yè)整體公文文字水平的體現(xiàn)。重要公文要成為企業(yè)各種公文的標(biāo)準(zhǔn)和樣板，不僅要有高超的文字運(yùn)用技巧，還要有鮮明的政治觀點(diǎn)和政策觀念，更要具有可操作性和執(zhí)行性，成為指導(dǎo)企業(yè)工作的綱領(lǐng)性文件。公文管理要制定公文管理制度，嚴(yán)格公文質(zhì)量和政治政策審核，搞好發(fā)放登記，確保傳送及時，完善保存。辦好會議的組織召開和貫徹落實(shí)反饋，制定各種會議制度，形成到會考核和會議落實(shí)反饋機(jī)制，確保會議開好并貫徹落實(shí)好。

4.2開展調(diào)查研究，當(dāng)好參謀助手。

調(diào)查研究是我黨一貫行之有效的工作方法。企業(yè)也是一樣，深入調(diào)查研究，及時發(fā)現(xiàn)問題是制定政策的前提和依據(jù)。調(diào)查研究可采取召開基層座談會議、深入生產(chǎn)一線調(diào)研等方法，廣泛了解各方面的情況，主動收集、綜合分析，研究帶有普遍性、傾向性的問題，切實(shí)找出影響全公司工作的難題，緊緊抓住工作重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)問題以及對全公司有指導(dǎo)意義的典型，采集編輯政務(wù)信息上報下發(fā)，提出具有建設(shè)性的設(shè)想和意見，積極為各級領(lǐng)導(dǎo)決策和進(jìn)行管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和參考。

4.3抓好督導(dǎo)反饋，推進(jìn)工作落實(shí)。

督導(dǎo)反饋是企業(yè)推進(jìn)工作落實(shí)的重要手段，企業(yè)要建立重點(diǎn)工作督導(dǎo)反饋制度，制定獎懲辦法。落實(shí)工作督導(dǎo)反饋責(zé)任，做到重點(diǎn)工作督導(dǎo)落實(shí)到人，做到現(xiàn)場跟蹤督導(dǎo)工作進(jìn)度，保證工作質(zhì)量，協(xié)調(diào)部門配合，幫助解決問題。工作落實(shí)情況要及時反饋。工作完成要有總結(jié)、有考核、有獎勵，做到件件有著落、事事有回音。

4.4搞好服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

服務(wù)包括一是做好領(lǐng)導(dǎo)辦公用品、用具配置和文件起草、管理工作;二是建立企業(yè)上下級工作程序和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)信訪接待制度，協(xié)調(diào)處理好周邊人事關(guān)系和兄弟單位來往關(guān)系，為領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造好的工作環(huán)境和和諧的人事關(guān)系，使領(lǐng)導(dǎo)全身心投入工作，有利于企業(yè)工作的開展和企業(yè)的發(fā)展。

5結(jié)束語

以上是本人結(jié)合本職工作對如何做好新時期企業(yè)辦公室文秘工作的幾點(diǎn)思考。其中最大的體會是，企業(yè)辦公室文秘工作者是一個奉獻(xiàn)大于索取、工作不出政績的崗位，可謂“好漢子”不想干，“賴漢子”干不了，選擇文秘工作必須要有樂于吃苦、不怕受累、甘于寂寞的奉獻(xiàn)精神。探討做好企業(yè)辦公室文秘工作的思路和方法，就是要更好地找出企業(yè)辦公室文秘工作的規(guī)律，提高企業(yè)文秘工作的效率，使文秘工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，為企業(yè)做出新的更大貢獻(xiàn)。