基于政務云的檔案管理系統(tǒng)分析與設計

摘 ?要近年來我國檔案管理信息化雖然取得了一些進步，但同時也面臨著檔案采集不便、檔案利用率低、檔案管理不便、與其它系統(tǒng)交互困難等問題，離《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》確定的檔案管理信息化目標還有較大差距。為了解決這些問題，在全國各地正在推廣政務云的背景下，本文結合信息技術的最新進展，設計了一個方便采集、高效利用、便于管理、網絡交互的檔案管理系統(tǒng);闡述了系統(tǒng)的架構設計、軟件技術要素和主要功能設計;最后對文章進行總結，并對檔案管理信息化的下一步發(fā)展提出了一些新的研究課題。

關鍵詞政務云;檔案管理;信息化

中圖分類號：TP302 ???文獻標志碼：A

1引言

2016年國家檔案局發(fā)布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》對檔案管理信息化建設的重視程度以及在信息化建設的任務設計方面和以往的五年規(guī)劃相比有了顯著的突破與超越[1]。在此背景下，各地各部門都對檔案管理信息化更加重視，投入了大量人力物力進行檔案管理信息化工作，并且取得了一些成績[2-5]。

信息技術的發(fā)展為檔案管理信息化提供了更多可能的路徑。本文將從研究檔案管理面臨的主要問題入手，結合信息技術的最新進展，為解決這些問題提供可行的方案。

2檔案管理信息化的現狀及問題

目前，許多政府單位的檔案管理信息化雖然取得了一些進展，比如對歷史檔案進行了數字化掃描[3，6]，但檔案的查詢和開發(fā)利用情況卻不容樂觀[6]，離《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》確定的檔案管理信息化目標還有較大差距。在實際工作過程中，檔案管理信息化主要存在以下幾個方面的問題。

（1）檔案采集不便

歷史檔案采集工作量巨大。大量歷史檔案，包括各類文件以及教學、科研、會計、基建等多種類型的檔案，這些檔案的數字化掃描采集、編錄工作量巨大，僅靠本單位檔案管理人員難以完成，只能委托專業(yè)化的公司來完成這些工作。

另外，多數政府部門的信息化雖然已經頗具規(guī)模，但是各類信息系統(tǒng)基本上都沒有對電子文檔進行歸檔，如果將這些電子文檔歸檔還要先打印成紙質文檔，再掃描、編錄成為所謂的電子文檔，這就造成了歷史檔案還沒有掃描完畢，新的紙質檔案還在不斷產生，導致檔案采集困難。

（5）展現層。即檔案信息系統(tǒng)門戶，是各類用戶與本系統(tǒng)進行人機交互的界面，用戶登錄系統(tǒng)以后即可按照各自權限使用本系統(tǒng)。綜合來看，云桌面具有以下幾個方面的優(yōu)勢。

3.2軟件技術要求

政府部門的檔案管理系統(tǒng)并不需要最先進的前沿技術，只需相對先進即可，但是對系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性、可靠性要求較高。因此，本系統(tǒng)有以下幾項技術要求。

（1）軟件采用跨平臺技術構建，要采用標準、開放、成熟、先進的應用集成技術進行系統(tǒng)建設。主要包括J2EE技術、XML技術、中間件技術等。

（2）軟件開發(fā)架構主體采用基于Internet/Intranet的B/S架構。

（3）軟件采用MVC開發(fā)模式，以提高系統(tǒng)的可移植性和可擴展性。

（4）軟件運行平臺：支持Linux、Windows Server操作系統(tǒng)，支持國產安全可靠平臺。

（5）瀏覽器：支持IE 10.0版本以上，以及火狐、Firefox等主流瀏覽器。

（6）文檔格式：支持多種文檔格式，即可管理各種結構化的如DBF、MDB、XLS等格式目錄數據，也可以管理WORD、WPS、RTF等格式文檔數據，TIFF、JPEG、PDF等格式的全文圖像數據及經OCR識別的TXT文字型數據，WAV、MP3等音頻檔案數據，MPEG、ASF、WMV等視頻檔案數據，以及管理其他常用的XML、HTML等格式的檔案信息數據。

3.3主要功能設計

3.3.1檔案采集

本功能主要包括檔案目錄著錄、文件上傳、批量掛接、條目導入、電子文件接收等。

（1）檔案目錄著錄：錄入時能自動繼承上一條的指定字段內容，同時可以設定每個字段的輸入規(guī)則;

（2）項目檔案著錄：支持項目級、案卷級、文件級三級關聯著錄;

（3）文件上傳：支持多種文件格式，支持多個文件同時上傳;

（4）批量掛接：用戶可以通過FTP方式批量上傳不同文件格式的檔案數據，根據不同的檔案類型可以定義不同的掛接規(guī)則，上傳后能自動與目錄形成關聯關系;

（5）條目導入：支持大規(guī)模數據導入（Excel、Access、Xml等），具有批次管理、重復數據檢查功能，并能生成批次清單。

3.3.2檔案整理

本功能主要包括：檔號管理、檔案檢索、目錄打印、數據統(tǒng)計、年報管理、自定義專題及專業(yè)檔案類型、數據導出、檔案編研等功能。

（1）檔號管理：根據不同檔案類型，可定義不同的檔號規(guī)則，支持一文一件、組卷、項目級等管理模式;

（2）檔案檢索：系統(tǒng)能提供多種檢索方式，包括一鍵檢索、自定義檢索、全文檢索等多種檢索手段對室藏檔案進行檢索。

（3）目錄打?。耗馨凑仗囟l件查詢出結果，按指定格式生成打印報表。

（4）數據統(tǒng)計：提供報表自定義功能，用戶可根據實際的業(yè)務需要和操作習慣，定制多樣化的數據統(tǒng)計報表（包括檔案移交統(tǒng)計、借閱利用統(tǒng)計、月、季、年報統(tǒng)計等）。

（5）年報管理：能根據檔案局的要求，自定義年報的內容和字段，根據數據情況自動生成年報初稿。

（6）數據導出：能根據條件導出檔案數據（包括全文），并支持多種格式。

（7）檔案編研：能夠按照檔號、題名等其他方式進行查找，并把結果集中顯示在一個界面，可以在結果中進行編研操作。

3.3.3與其他信息系統(tǒng)的交互

實現與OA、教學教務管理、科研管理、資產管理、財務管理等內部信息系統(tǒng)的信息交互，能夠對這些系統(tǒng)產生的電子文件進行歸檔接收和管理;實現與檔案局、公共檔案館之間的信息交互，具備檔案移交等功能。

（1）電子文件采集：通過接口方式自動采集其他信息系統(tǒng)產生的電子文件。

（2）電子文件處理：接收的電子文件進入檔案系統(tǒng)中進行管理，檔案管理人員可以對電子文件進行補錄、歸檔等。

（3）分類管理：按照分類要求對采集的電子文件進行分類。

（4）統(tǒng)計查詢：對采集的電子文件進行分類統(tǒng)計，支持多種條件的查詢。

（5）檔案移交：能夠按照檔案局、公共檔案館的要求移交符合其規(guī)定格式的檔案，并提供相應的統(tǒng)計信息。

3.3.4檔案資源的共享利用

本功能主要包括單位內部檔案的在線查閱、借閱管理、添加水印等。

（1）設置權限：為不同的用戶角色授予不同的權限。

（2）在線查閱：提供多種檢索方式，包括一體化檢索、條件檢索、全文檢索等多種檢索手段，用戶根據權限對檔案信息進行查詢、閱覽。

（3）借閱管理：用戶可直接在線上借閱有權限查看的電子檔案，到期自動歸還;實體檔案則必須按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并提供到期提醒、續(xù)借等服務。

（4）添加水印：系統(tǒng)將自動對用戶查閱的檔案添加水印，控制檔案的下載、打印等。

（5）操作日志分析：系統(tǒng)自動記錄用戶操作行為，管理員可對用戶的操作日志進行查詢分析，以保證檔案數據的安全。

3.3.5系統(tǒng)管理

本功能僅面向系統(tǒng)管理員提供，管理員可進行角色、權限、流程以及安全性設置。

（1）自定義角色：可以根據用戶要求靈活定制各類角色。

（2）自定義用戶權限：所有和數據相關按鈕、功能都可以定義到權限設置項里，供管理員給不同用戶分配不同權限，支持分級管理模式。

（3）流程自定義：系統(tǒng)支持檔案借閱審批流程的圖形化自定義界面。

（4）安全性設置：支持多種方式的安全認證及授權;支持數據傳輸的加密;可設置日志攔截器;全過程監(jiān)控檔案的操作。

4結語

隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理信息化的變革與創(chuàng)新是必然趨勢。檔案作為承載歷史信息的特殊資源，具有不可替代性、不可再生性，檔案的有效利用是檔案工作的本意所在，因此，檔案管理信息化既要保障歸檔信息的安全有效，也要保障檔案利用的便利化、高效化。

本文的設計方案僅解決了檔案管理信息化面臨的部分問題，在原有檔案管理信息化工作的基礎上進一步提高了檔案管理信息化水平，但距離《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出的建設智慧檔案館的目標還有較大差距，值得深入研究。除此之外，規(guī)劃綱要提出的電子檔案單套單軌制、網頁資源采集歸檔、社交媒體文件歸檔、檔案數據開放等也是檔案管理信息化工作要進一步研究的課題。

參考文獻

[1]?于英香.大數據視閾下檔案信息化建設新路向——基于《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的思考[J].北京檔案，2017（02）：9-12.

[2]?閆紅春.加強黨校檔案管理工作的思考[J].現代經濟信息，2018（21）：73.

[3]?白東霞.實現黨校檔案信息化管理的思路選擇[J].中共山西省委黨校學報，2018，41（06）：118-119.

[4]?王蕓芳.新時期黨校檔案服務應堅持“四轉變”思路[J].檔案時空，2019（06）：38-39.

[5]?吳建利.黨校文書檔案的管理演變及優(yōu)化研究[J].智庫時代，2019（04）：212+214.

[6]?杜敏.省級黨校檔案開發(fā)利用工作中存在的問題及對策研究——以天津市委黨校為例[J].檔案天地，2019（05）：40-42.

[作者簡介]戴建華（1974-），男（漢族），河南西平人，中共浙江省委黨校高級工程師，碩士，研究方向：云計算、大數據、電子政務。