基于大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案管理優(yōu)化的路徑略談

郭曉文

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為地方高校檔案管理帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)地方高?？焖侔l(fā)展的需求，因此如何做好檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新，建立科學(xué)的檔案管理體系就顯得十分迫切.本文以赤峰學(xué)院為例就大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案管理優(yōu)化方面的內(nèi)容進(jìn)行分析和探究，并提出一系列有效的檔案管理優(yōu)化路徑，希望能夠促進(jìn)地方高校檔案管理水平的不斷提升.

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);地方高校;檔案管理;優(yōu)化路徑

中圖分類號(hào)：G647? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1673-260X（2019）11-0132-03

大數(shù)據(jù)時(shí)代為地方高校檔案管理提供了更加高效的平臺(tái)，使得地方高校檔案管理能夠通過互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用而更加規(guī)范，能夠有效做好檔案的分類和信息化建設(shè)，提升檔案管理的整體效果，因此在地方高校檔案管理中合理引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理的整體水平十分迫切.赤峰學(xué)院正處在改革轉(zhuǎn)型和內(nèi)涵建設(shè)的特殊時(shí)期，信息化建設(shè)進(jìn)程亟待加快，所以在深化內(nèi)部管理體制改革背景下探究大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理優(yōu)化的路徑具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義.

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校以赤峰學(xué)院為例檔案管理優(yōu)化的意義

大數(shù)據(jù)時(shí)代做好地方高校檔案管理的優(yōu)化，就是要做好檔案管理的信息化建設(shè)，推動(dòng)相關(guān)檔案管理人員思想觀念的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)檔案管理水平的快速提升.具體來說，以赤峰學(xué)院為例，大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案管理優(yōu)化的意義可以總結(jié)為如下幾個(gè)方面：

1.1 有助于推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理模式的發(fā)展與延伸

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得云計(jì)算、云存儲(chǔ)等技術(shù)不斷運(yùn)用在檔案管理中，這就能夠?yàn)榈胤礁咝n案管理帶來新的活力，使得檔案管理的方法不斷優(yōu)化，推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理的模式得到發(fā)展與延伸.就赤峰學(xué)院來說，如果大數(shù)據(jù)技術(shù)得到運(yùn)用，檔案管理工作將進(jìn)入信息化建設(shè)，這就摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的缺點(diǎn)，使得檔案管理更加科學(xué)，通過相關(guān)平臺(tái)進(jìn)行檔案信息的分類管理，還能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供更加準(zhǔn)確及時(shí)的檔案信息，有助于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與教職工快捷方便地進(jìn)行檔案信息的查閱，促進(jìn)檔案信息在學(xué)院建設(shè)中發(fā)揮重要作用，使得檔案管理的模式得到優(yōu)化與創(chuàng)新.

1.2 有助于提升赤峰學(xué)院現(xiàn)代化管理水平，促進(jìn)檔案管理效率的提高

檔案管理是地方高校管理的重要內(nèi)容，通過檔案管理信息化的建設(shè)，能夠推動(dòng)地方高?，F(xiàn)代化管理水平的提升，為提高整體管理水平奠定基礎(chǔ).以赤峰學(xué)院為例，在大數(shù)據(jù)時(shí)代做好檔案管理優(yōu)化，能夠充分借助于互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢進(jìn)行檔案的精細(xì)化管理，這就能夠提升檔案管理的整體水平和效率，使得檔案信息發(fā)揮更好的作用，促進(jìn)我院檔案管理快速發(fā)展.另外，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息管理，能夠及時(shí)為各個(gè)專業(yè)的教師提供相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，我院教師能夠通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的查閱，不用到檔案室進(jìn)行信息的尋找，可以節(jié)省大量的時(shí)間，推動(dòng)教師科研成果的不斷提升.檔案管理信息化建設(shè)將打破時(shí)間與空間的限制，極大拓展了檔案管理的服務(wù)空間，快速提升檔案管理效率，使得檔案信息能夠發(fā)揮更大的作用.

1.3 是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的重要舉措，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化與升級(jí)

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)被運(yùn)用到各行各業(yè)中，很多行業(yè)通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用提升了自身發(fā)展的水平，為企業(yè)創(chuàng)造了更多的價(jià)值和利潤，赤峰學(xué)院作為地方高校，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢，積極進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，使得檔案管理能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用，這是赤峰學(xué)院轉(zhuǎn)型發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)的需求.同時(shí)，通過檔案管理的優(yōu)化，還能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)很多傳統(tǒng)檔案管理中的問題，可以及時(shí)采取措施進(jìn)行問題的解決，推動(dòng)檔案管理的優(yōu)化與升級(jí)，使得檔案管理工作更加適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢，促進(jìn)學(xué)院更好地運(yùn)營.

2 當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校以赤峰學(xué)院為例檔案管理中存在的問題分析

雖然隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，赤峰學(xué)院檔案管理的水平得到了一定程度的提升，檔案管理更加科學(xué)與規(guī)范，但是具體的檔案管理中仍然存在諸多問題，使得檔案管理的效率無法得到大幅度提升，阻礙了我院的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，具體來說檔案管理中存在的問題可以總結(jié)為如下幾點(diǎn)：

2.1 檔案管理的理念落后

地方高校檔案管理人員的理念直接影響了檔案管理的水平和效率，因此做好檔案管理人員理念的更新與優(yōu)化十分重要.大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理路徑優(yōu)化，并不僅僅是建立電子化和信息化的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，更重要的是要做好檔案管理人員思想的轉(zhuǎn)變與更新.大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展對(duì)赤峰學(xué)院檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)能夠充分運(yùn)用檔案管理的數(shù)據(jù)庫，做好檔案收集與轉(zhuǎn)換，加快檔案信息流轉(zhuǎn)和更新的速度.據(jù)調(diào)查，學(xué)院當(dāng)前的檔案管理人員并沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，檔案管理的理念仍然是停留在傳統(tǒng)管理上，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，部分檔案管理人員過于注重檔案管理的私密性，使得檔案信息無法發(fā)揮應(yīng)有的作用.甚至還有部分人員管理理念較為陳舊，排斥新的管理模式與理念，無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的需求.

2.2 檔案管理的軟硬件設(shè)備不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)地方高校檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要求地方高校檔案管理能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展的需求，促進(jìn)檔案管理效率的不斷提升.以赤峰學(xué)院為例，目前檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備不足，沒有科學(xué)化、現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，檔案管理無法進(jìn)行信息化建設(shè)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理水平的提升，也不利于檔案管理更好地順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求.學(xué)院檔案室目前仍然采用傳統(tǒng)檔案管理形式，沒有數(shù)字檔案的痕跡，檔案管理利用效率低.隨著赤峰學(xué)院整體條件的改善，檔案室配備了部分硬件設(shè)備，但是沒有檔案管理方面的軟件系統(tǒng)，存在著功能單一、不能共享等問題，數(shù)據(jù)檔案管理的作用無法顯現(xiàn).

2.3 檔案服務(wù)形式過于單一

地方高校檔案管理工作所包含的內(nèi)容較多，并不僅僅進(jìn)行檔案信息的保存、分類整理，還涉及檔案信息的收集、歸納以及應(yīng)用服務(wù)等方面.在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，赤峰學(xué)院檔案管理的重心應(yīng)當(dāng)向檔案信息的開發(fā)與服務(wù)方面延伸，將檔案管理的功能向更加全面的方向拓展，提升檔案管理的整體作用.我院檔案人員在開展檔案管理的時(shí)候，往往只是進(jìn)行基礎(chǔ)性的管理，如整理、分類以及保存等等，服務(wù)形式單一，無法充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，在赤峰學(xué)院教務(wù)部門雖然建立了相應(yīng)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，但是其功能也僅僅是停留在資源備份、存儲(chǔ)等方面，綜合檔案部門無法與其共享，不能充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，其功能得不到充分發(fā)揮.

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校以赤峰學(xué)院為例檔案管理優(yōu)化的對(duì)策

大數(shù)據(jù)時(shí)代下做好地方高校檔案管理的優(yōu)化，提升檔案管理水平十分重要，有助于推動(dòng)地方高校檔案管理價(jià)值的發(fā)揮，提升現(xiàn)代化發(fā)展的整體水平，促進(jìn)其科學(xué)持續(xù)發(fā)展.以赤峰學(xué)院為例，大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理優(yōu)化的對(duì)策可以總結(jié)為如下幾個(gè)：

3.1 做好檔案管理人員理念的更新與優(yōu)化

大數(shù)據(jù)時(shí)代下赤峰學(xué)院檔案管理應(yīng)當(dāng)更加注重于創(chuàng)新，通過互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的運(yùn)用來實(shí)現(xiàn)檔案管理流程的優(yōu)化，提升檔案的價(jià)值，使得檔案管理能夠發(fā)揮更好的作用，推動(dòng)檔案管理更加規(guī)范化與科學(xué)化.因此在赤峰學(xué)院內(nèi)部管理體制改革的進(jìn)程中，要做好檔案管理人員理念的更新與優(yōu)化，使得檔案管理人員具有大數(shù)據(jù)意識(shí)，提升檔案信息共享的力度.學(xué)院檔案綜合部門應(yīng)當(dāng)做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，使得檔案管理人員能夠認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理帶來的價(jià)值，增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)，充分樹立大數(shù)據(jù)意識(shí).同時(shí)，還要構(gòu)建科學(xué)規(guī)范化的檔案信息共享平臺(tái)，使得檔案管理人員能夠更好地進(jìn)行檔案的深入開發(fā)與利用，提升檔案數(shù)據(jù)的管理效率.另外，還要建立以人為本的檔案管理服務(wù)理念，提升檔案管理服務(wù)的整體水平，推動(dòng)檔案管理價(jià)值的有效發(fā)揮.

3.2 加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)備的建設(shè)和引進(jìn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，技術(shù)更新與發(fā)展的速度很快，對(duì)于赤峰學(xué)院檔案管理來說，大數(shù)據(jù)發(fā)展為其帶來的不僅僅是海量數(shù)據(jù)，更是對(duì)學(xué)院檔案管理數(shù)據(jù)處理能力的考驗(yàn).所以，在此背景下，學(xué)院應(yīng)當(dāng)做好檔案管理的軟硬件設(shè)備建設(shè)和引進(jìn)，確保檔案管理能夠有基礎(chǔ)化健全的設(shè)備，為推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù)的提升打好基礎(chǔ).首先，做好硬件設(shè)備的購買和引進(jìn)，在該方面投入更多的資金，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備，使得檔案管理能夠有足夠的硬件設(shè)備來運(yùn)用，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化水平的有效提升.其次，做好軟件設(shè)施的建設(shè)和引進(jìn)，要根據(jù)赤峰學(xué)院檔案管理的具體情況引進(jìn)科學(xué)化的軟件設(shè)備，并注重軟件的升級(jí)與改造，利用虛擬技術(shù)、云存儲(chǔ)等新穎的技術(shù)手段，使得檔案內(nèi)容更加豐富，開展檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理效率的不斷提升.再次，做好系統(tǒng)安全管理工作.要根據(jù)檔案管理平臺(tái)的具體情況構(gòu)建相關(guān)的安全保護(hù)體系，強(qiáng)化用戶訪問的權(quán)限管理，做好操作權(quán)限的界定等等，使得檔案管理更加有序與科學(xué).最后，學(xué)院要及時(shí)引進(jìn)相對(duì)應(yīng)的信息化檔案管理人才，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，注重檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升.培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括軟件的應(yīng)用、信息化技術(shù)下的工作流程以及相關(guān)資料的收集方法和信息安全監(jiān)管制度等等.使檔案管理人員不僅熟悉業(yè)務(wù)流程，而且還對(duì)檔案各類載體能夠熟練應(yīng)用操作，不斷促進(jìn)其技能的優(yōu)化，為檔案管理效率的提升做好基礎(chǔ)性工作.

3.3 建立多元化檔案服務(wù)形式

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，不斷創(chuàng)新自身的服務(wù)形式，有效借助于大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行深層次地挖掘，提升并發(fā)揮檔案的整體價(jià)值.以赤峰學(xué)院為例，可以通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)相關(guān)模塊及時(shí)了解用戶的傾向，并根據(jù)用戶傾向分析用戶的真正需求，主動(dòng)為用戶提供服務(wù)，使得檔案的價(jià)值得到有效發(fā)揮.還可以借助于大數(shù)據(jù)平臺(tái)的智能化抓取功能，精確地滿足用戶的不同需求，及時(shí)將有價(jià)值的檔案信息傳遞給用戶，使得自身能夠滿足用戶的多元化需求，有效發(fā)揮計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的便捷性.另外，檔案管理人員可以根據(jù)赤峰學(xué)院的不同院系，建立相對(duì)應(yīng)的信息檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)數(shù)據(jù)庫中的資料進(jìn)行細(xì)化分類，在相關(guān)院系的教師需要哪個(gè)方面檔案信息的時(shí)候，能夠及時(shí)有效地提供相對(duì)應(yīng)的信息，這就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的高效化，節(jié)約更多的檔案查找時(shí)間，促進(jìn)檔案信息的有效利用.再就是可以建立檔案微信公眾服務(wù)平臺(tái)，采用音頻、圖片、視頻以及照片等形式實(shí)時(shí)發(fā)布檔案信息，有效拓展檔案信息服務(wù)的渠道，增強(qiáng)檔案管理的有效性.從而針對(duì)本單位在不同時(shí)期、不同階段對(duì)檔案的各種需求，都能做到“招之即來，來之能用，科學(xué)準(zhǔn)確，規(guī)范有序”，為領(lǐng)導(dǎo)決策，為教學(xué)科研提供科學(xué)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù).

3.4 做好檔案信息化管理責(zé)任的劃分和落實(shí)

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，其所涉及的內(nèi)容多，任務(wù)量大，檔案管理的責(zé)任大，為了提升檔案管理的有效性，減少檔案遺失或者毀損的概率，應(yīng)當(dāng)做好檔案信息化管理責(zé)任的劃分和落實(shí)，推動(dòng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理更加科學(xué)與規(guī)范.以赤峰學(xué)院為例，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行有效劃分，明確每一位檔案管理人員所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，做到職責(zé)清晰，管理制度明確，這樣在檔案出現(xiàn)遺失或者毀損等狀況的時(shí)候能夠及時(shí)將責(zé)任落實(shí)到人，并及時(shí)采取相對(duì)應(yīng)的懲罰措施，避免再次發(fā)生類似事件.同時(shí)，學(xué)院綜合檔案部門還要建立檔案管理人員交接制度，在檔案管理人員交接工作或者更換管理人員的時(shí)候，能夠具有清晰的制度來參考，明確交接的內(nèi)容等等.另外，還要做好不同檔案管理人員權(quán)限的制定，做好權(quán)屬設(shè)置，使得檔案管理的效率更高，管理過程更加規(guī)范.

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案管理面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，一方面能夠?yàn)榈胤礁咝n案管理帶來新的契機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，另一方面也對(duì)地方高校檔案管理人員的理念、技術(shù)等帶來了嚴(yán)峻的考驗(yàn).各地方高校只有加大檔案管理方面的投入，并做好相關(guān)人員的教育與培訓(xùn)，合理引入計(jì)算機(jī)設(shè)備，并多元化檔案服務(wù)的形式，切實(shí)合理劃分檔案管理的責(zé)任，才能更好地推動(dòng)檔案管理水平的提升.檔案管理信息化發(fā)展必將推動(dòng)地方高校內(nèi)部管理體制改革，并為地方高校建設(shè)和服務(wù)地方發(fā)揮更大的作用.

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