淺談道路橋梁的檔案管理工作

胡嘉峰

摘要：在新形勢下，企業(yè)針對工程檔案管理工作的開展應該樹立起正確的工作理念，并對傳統(tǒng)不合理的工作模式及方法進行必要的改進和完善，促使企業(yè)的工程檔案管理工作能夠適應時代及工程建設的實際要求，而且要注重專業(yè)化檔案管理人員的引進和培養(yǎng)，進而為整個工程檔案管理工作的開展提供良好的保障。本文主要探討了道路橋梁的檔案管理工作。

關鍵詞：道路橋梁;檔案管理;重要性

在工程項目建設中，會涉及到多個方面的內(nèi)容，因此會出現(xiàn)大量的信息資料，檔案管理的主要目標就是完成這些信息資料的整理，真實有效且內(nèi)容完備的檔案資料能夠將工程管理水平予以體現(xiàn)，而且能夠為工程質(zhì)量控制提供可靠的依據(jù)，所以，工程檔案管理有著重要的意義。

一、道路橋梁工程檔案的重要性

道路橋梁工程檔案是科技檔案，存在雙重價值，即文件的原始價值和文件的從屬價值。道路橋梁工程檔案在形成過程中，其文件價值對文件的形成者在對工程質(zhì)量評定、完工后的維護管理等從事的其他工程實務都具有參考和憑證的價值。而文件的從屬價值體現(xiàn)了文件對社會的有用性，文件檔案可以給社會提供參考、借鑒等有用的情報價值。因此做好道路橋梁工程檔案管理非常重要，根據(jù)工程檔案的價值屬性我們知道在文件形成的過程中，控制好文件的真實、準確、完整是必要的。

二、道路橋梁工程檔案管理的特點

（一）轉換性

從道路橋梁工程檔案管理的整個過程來看，其信息總是在一種不斷地更新過程中，因此，在進行工程檔案管理時，在遵循基本的管理目標和要求的前提下，對各種道路橋梁工程信息進行相應的處理，這樣才可以保證道路橋梁工程檔案中的信息不僅更加易于管理，同時還可以更加方便快捷的進行調(diào)取使用。

（二）發(fā)展性

道路橋梁工程檔案管理還有一個顯著特點就是其發(fā)展性，因為隨著國家、社會以及管理機關的不斷發(fā)展變化，在不同的階段對于道路橋梁工程的檔案管理的要求也不盡相同。比方說，隨著社會科技的發(fā)展，要求道路橋梁工程的檔案管理在進行信息的收集和處理時，需要相應地增加其信息技術含量，這就要求檔案管理系統(tǒng)需要對自身的方式方法進行相應的升級和完善。

（三）效益性

在管理道路橋梁工程檔案的時候，效益性也是其不可忽視的特征。在管理檔案的時候，必然要損耗部分人、物、財力，因而，在管理的時候，要基于實際，將發(fā)揮檔案最大效能為抓手，基于花錢最少、辦事最多的原則，將有價值的檔案信息管理和保存好。

（四）總分合性

在管理公路檔案的時候，總分合性也是一個重要的特征，此特征指的是基于檔案管理的整體，對其進行系統(tǒng)的規(guī)劃以及管理，而這里的分，就是將整體把握好，將整個管理進行分解，然后結合分解的各個部分做好相應分工，使得檔案管理可以更加專業(yè)、更加規(guī)范、依據(jù)相關程序做好。而這里的合，是基于科學的分解，依據(jù)每個部分具有的特征以及它們之間存在的聯(lián)系，將它們成功組成為連接嚴密而有效的協(xié)作體系。

三、加強道路橋梁工程檔案管理工作的途徑

（一）完善管理制度

建設企業(yè)及施工單位在開展施工管理工作的過程中，都需要以健全的管理制度作為基礎，減少管理工作當中產(chǎn)生的問題。在對建設工程檔案信息進行管理的過程中，建設企業(yè)需要完善管理制度，讓工作人員在管理的過程中加強對其的重視，避免其在管理的過程中過于隨意。建設企業(yè)要明確工程檔案的管理范圍，對各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容進行明確，并且做好相應的記錄。管理人員在區(qū)分不同的環(huán)節(jié)時，需要避免重復記錄，防止增加工作量。不同的部門需要發(fā)揮不同的職能，檔案管理部門就需要體現(xiàn)其職能效用，在工作當中做好檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃管理，強化資料的收集、整理及保護作用。不同的管理部門需要設立不同的負責人，建設企業(yè)需要針對檔案管理工作的開展設立專門的管理人員，讓其按照要求定期移交工程資料。在管理的過程中，需要按照《中國檔案分類法》確定檔案管理范圍，然后再根據(jù)建設企業(yè)的實際發(fā)展情況對制度進行完善。在對檔案進行分類管理的過程中，需要按照制度內(nèi)容對文件進行歸檔，提高檔案資料的準確性及系統(tǒng)性，還需要使其完整保存在檔案庫中。

（二）優(yōu)化人員配置

工作人員是檔案管理的關鍵，雖然在現(xiàn)代化社會發(fā)展的過程中，信息化管理方式層出不窮，但是對于部分重要的管理內(nèi)容還是需要由工作人員實施管理工作。建設工程的檔案資料存在一定的特殊性，檔案管理人員在管理的過程中需要做好合同等資料的管理，防止其產(chǎn)生問題，影響建設企業(yè)的根本效益。建設工程項目種類較多，還會分散在不同的區(qū)域，在較長的施工周期中，管理人員要強化綜合管理效用。建設企業(yè)需要對人員配置進行優(yōu)化，在處理龐大的數(shù)據(jù)及資料時，需要具備較強的責任心，做好檔案分類工作，還需要對其進行整合，錄入到檔案管理系統(tǒng)中。企業(yè)在選拔檔案管理人員時，要對其專業(yè)能力進行考察，工作人員要了解建設工程的基礎特點，并且對項目的第一線情況進行掌握，這樣才能夠在檔案管理的過程中得心應手。管理人員最好需要具備一定的檔案管理經(jīng)驗，了解檔案管理的各項內(nèi)容，還需要具備創(chuàng)新意識，在管理的過程中對管理方式進行創(chuàng)新。工作人員需要具備端正的工作態(tài)度，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，為提高建設工程建設施工質(zhì)量提供保障。

（三）提高管理信息化

現(xiàn)代化信息社會的發(fā)展促使各行各業(yè)在開展工作的過程中都開始利用信息化技術提高工作效率。雖然建設工程檔案管理的部分內(nèi)容需要由工作人員全權開展，但是還是由大部分檔案可以通過信息化方式進行管理。網(wǎng)絡技術的應用能夠給建設工程檔案管理注入新鮮的血液，讓現(xiàn)代信息化技術逐漸取代傳統(tǒng)的管理方式。建設企業(yè)需要提高管理信息化，對管理人員進行信息化培訓，讓其能夠靈活應用信息化技術完善建設工程檔案管理。管理人員可以對計算機技術及信息技術等進行應用，建立信息化檔案管理平臺，讓工作人員在需要檔案時，直接輸入關鍵詞，檢索檔案信息。這種方式方便、快捷，能夠有效提高檔案管理效率。建設企業(yè)可以建立信息化檔案庫，讓檔案管理工作可以與建設工程建設施工的開展同步發(fā)展。管理人員需要提高自身的信息化技能，在編制與建設工程相關的資料及信息時，直接利用信息化技術進行查詢，減少人力資源的使用，還能夠提高檔案信息的準確性。

（四）營造良好的環(huán)境條件，完善獎懲制度

環(huán)境營造人，一個工作環(huán)境和氛圍都不是很好的項目，難以留住優(yōu)秀的檔案人員，相反，好的環(huán)境造就好的人，即使是初學者，在良好的學習、工作、生活環(huán)境下，也將不斷成長為優(yōu)秀的人才。在公路工程建設中，先天的環(huán)境因素并非特別理想，但環(huán)境氛圍是人為創(chuàng)造的。業(yè)主管理單位一開始就要求監(jiān)理、施工單位建立檔案管理制度，建構檔案框架，具體到人，責任到分管領導。通過建立獎罰制度、培訓制度、提高檔案人員的待遇、改善員工的生活環(huán)境等手段營造輕松良好的工作氛圍，從各方面提高綜合檔案人員的積極性、增強責任感、提升個人能力、減少流動性，期間兩名專職檔案人員在工程建設期間未更換，有效保障了檔案資料的延續(xù)性，為工程交工驗收提供了有利的保證。

四、結語：

工程檔案管理需要以有關的管理制度作為基礎，檔案管理人員在工作當中需要按照制度規(guī)范提高管理質(zhì)量。建設企業(yè)可以引進信息化技術，提高檔案管理效率，讓管理人員掌握信息化技術，推動建設企業(yè)檔案管理工作的開展。做好各方面的檔案管理工作能夠為建設施工質(zhì)量的提升提供保障，還可以促使建設企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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