新形勢(shì)下電子檔案的建設(shè)與發(fā)展

鄭志軍

摘 要：進(jìn)入新時(shí)代，檔案管理方式和管理對(duì)象范圍有了巨大改變，產(chǎn)生這些變化的原因一個(gè)是來(lái)源于檔案事業(yè)內(nèi)部，另一個(gè)是來(lái)源于檔案事業(yè)的外部，確切的說(shuō)是檔案載體和信息傳遞方式的變化，檔案工作不再是單一傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是包含新型電子檔案在內(nèi)的多種形式的檔案復(fù)合體。

關(guān)鍵詞：檔案;電子;信息;新型;保密;共享

一、電子檔案發(fā)展存在的問(wèn)題

（一）檔案電子化管理逐漸普及，但人員素質(zhì)有待提高。目前，電子化操作已成為文件運(yùn)作的主要手段，檔案文件的電子化輸入、輸出基本代替了手寫(xiě)記錄。但實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時(shí)要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。從人員現(xiàn)狀來(lái)看，許多檔案管理人員僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作，檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

（二）檔案信息電子化處理軟件有待進(jìn)一步統(tǒng)一。檔案電子化處理不是僅僅依靠幾臺(tái)計(jì)算機(jī)的問(wèn)題，更重要的是形成統(tǒng)一的電子化處理軟件平臺(tái)。各個(gè)部門(mén)、行業(yè)、地區(qū)之間的電子檔案種類各異，如需調(diào)用資料，還不能直接調(diào)用電子檔案信息實(shí)現(xiàn)互通。

（三）尚未建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，大部分辦公網(wǎng)絡(luò)在設(shè)計(jì)時(shí)，井未將檔案電子化管理考慮其中，因此設(shè)計(jì)層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

（四）電子檔案規(guī)范化管理水平不高。現(xiàn)有計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備，容量雖然很大，但面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問(wèn)題。在實(shí)行檔案信息電子化管理的同時(shí)，建立一套適應(yīng)電子化管理的檔案管理體系十分重要。

（五）檔案信息電子化管理保密工作還需加強(qiáng)。電子檔案的可復(fù)制、可修改，可實(shí)現(xiàn)較小載體存放大量文件，這即是它的優(yōu)越性也是安全隱患之一。同時(shí)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在方便文件交換傳遞的同時(shí)，各種計(jì)算機(jī)病毒、木馬等有害程序，也給檔案保密工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。

二、檔案信息電子化發(fā)展及對(duì)策

（一）建立規(guī)范的管理機(jī)制。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果相關(guān)檔案部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

（二）實(shí)行紙質(zhì)文件與電子文件的 “雙套制”和 “雙軌制。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝;也可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)。所謂雙軌制，是指在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進(jìn)人運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。當(dāng)然，在辦理結(jié)束后，雙軌制大多導(dǎo)致雙套歸檔?？梢灶A(yù)計(jì)，電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會(huì)持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間，因總體來(lái)說(shuō)，功能的完全替代很難，也并非必須，“無(wú)紙化” 必然經(jīng)歷一個(gè)漫長(zhǎng)的漸進(jìn)過(guò)程。

（三）改變思維，正確面對(duì)新形勢(shì)。當(dāng)前，正是傳統(tǒng)檔案管理方式與電子化管理并存的時(shí)期，在這個(gè)時(shí)代轉(zhuǎn)型期中，傳統(tǒng)的思想與新技術(shù)的應(yīng)用相互撞擊，使得檔案工作者只有拋棄許多傳統(tǒng)的理論和方法才能在新的信息環(huán)境中維護(hù)檔案專業(yè)的相關(guān)理論和核心原則，才能夠?qū)崿F(xiàn)繼承與超越的統(tǒng)一。我們要以現(xiàn)有檔案工作為基礎(chǔ)，根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，及其所涉及到的載體的理化性能和技術(shù)設(shè)備不斷更新的實(shí)際情況，進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的研究和積極審慎的實(shí)踐，創(chuàng)立我國(guó)的電子檔案管理理論、管理方法和技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)、鄉(xiāng)規(guī)和制度等，確保由傳統(tǒng)時(shí)期向電子化時(shí)期平穩(wěn)過(guò)度。

（四）建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案信息管理平臺(tái)。逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，使眾多的檔案部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)，實(shí)現(xiàn)電子檔案資源共享和高速傳遞，從而使檔案資源得到更廣泛開(kāi)發(fā)與利用。各部門(mén)可以隨時(shí)將本部門(mén)形成的有存檔價(jià)值的電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到檔案部門(mén)，檔案人員可以通過(guò)相應(yīng)的電腦程序進(jìn)行核對(duì)、統(tǒng)計(jì);另一方面，檔案部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)站，將允許公開(kāi)的電子檔案信息隨時(shí)發(fā)布，用戶能夠隨時(shí)獲取檔案信息，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

（五）培養(yǎng)新形勢(shì)下的檔案管理人才。電子化檔案管理是不斷完善深化的過(guò)程，在這一過(guò)程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識(shí).知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)做好充分的準(zhǔn)備，以適應(yīng)新形勢(shì)下電子化檔案管理的需要。

（六）加強(qiáng)電子化檔案信息的安全保密工作。應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理電子檔案必須有足夠強(qiáng)的安全保密措施。首先，電子檔案應(yīng)同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣設(shè)置不同的密級(jí)，并按密級(jí)的不同，分別存儲(chǔ)到不同的數(shù)據(jù)庫(kù)。第二，要建立不同級(jí)別的網(wǎng)絡(luò)分段，對(duì)特定網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)采取訪問(wèn)控制手段，通常把內(nèi)部用戶設(shè)置在受限網(wǎng)段，內(nèi)外分離以減少被外部攻擊的機(jī)率。第三，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。第四，要不斷完善管理制度，實(shí)行專機(jī)專甩，專人管理，確保涉密計(jì)算機(jī)的唯一性。

參考文獻(xiàn)

[1]姚保華.加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法分析[J].企業(yè)改革與管理，2017（04）：15+34.

[2]王曉帆，劉惠，田新贊.新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（24）：79.

[3]陳志文，方鳳英.淺談檔案信息化管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016（12）：26-29.